Prijeđi na sadržaj

Priručnici

Mape klijenata i sigurno dijeljenje

Mapa klijenta objedinjuje podatke za kontakt, izvješća i pakete razgovora. Pristup klijenta i objava dokumenata zasebni su izbori.

Ukratko

  1. Otvorite Klijenti. Pronađite postojeću mapu ili kliknite Nova mapa klijenta.
  2. Unesite naziv i izradite mapu. Zatim otvorite Kontakt kako biste upravljali podacima za kontakt.
  3. Upotrijebite Predaja materijala za adresu za primanje ili sigurnu poveznicu za dostavu ako je to dostupno za organizaciju.
  4. Upotrijebite Prijava klijenta za pozivanje klijenta. Klijent prema zadanim postavkama ne vidi ništa iz mape; dokumente objavljujte pojedinačno putem Podijeli s klijentom.
  5. Nakon objave provjerite što je vidljivo. Opozovite poveznicu ili objavu čim više nije potrebna.

Napomena. Za vježbu ne upotrebljavajte stvarnu mapu klijenta. Portal za klijente ili poveznica za dostavu mogu ovisiti o paketu.

Zadaci

Izraditi mapu klijenta

Mogućnosti: Nova mapa klijenta · podaci za kontakt

  1. Otvorite Klijenti i odaberite Nova mapa klijenta.
  2. Unesite ime klijenta i izradite mapu.
  3. Otvorite mapu i podatke za kontakt unesite tek kad su vam potrebni za rad.
  4. Provjerite završava li rad u pravoj mapi klijenta.

Pronaći mapu klijenta

Mogućnosti: Pretraživanje · otvaranje mape

  1. Otvorite Klijenti i upotrijebite polje za pretraživanje.
  2. Provjerite pronađeno ime i otvorite pravu mapu.
  3. Upotrijebite kartice za kontakt, materijal, predaju materijala ili pristup.

Ažurirati podatke klijenta

Mogućnosti: Kontakt · adresa e-pošte

  1. Otvorite pravu mapu klijenta i odaberite Kontakt.
  2. Ažurirajte samo potrebne podatke za kontakt.
  3. Prije upotrebe pozivnice ili e-poruke provjerite spremljene podatke.

Primati dokumente putem adrese e-pošte vezane uz klijenta

Mogućnosti: Adresa za primanje · poznati pošiljatelj · primanje privitaka

  1. Otvorite mapu klijenta i u odjeljku Kontakt unesite adresu e-pošte klijenta.
  2. Otvorite Predaja materijala i izradite adresu za primanje ako je to uključeno za vaš ured.
  3. Dajte adresu klijentu i kasnije provjerite primljene datoteke u mapi.
  4. Za snimke i prijepise upotrijebite zasebnu adresu za predaju vašeg ureda.

Pozvati klijenta na portal za klijente

Mogućnosti: Prijava klijenta · pozivanje · portal

  1. U odjeljku Kontakt unesite ispravnu adresu e-pošte klijenta.
  2. Otvorite Prijava klijenta i odaberite Pozovi klijenta ako je portal dostupan za vaš paket.
  3. Provjerite status pozivnice.
  4. Zatim zasebno objavite dokumente; pozivnica na portal ne dijeli ih automatski.

Podijeliti dokument s klijentom

Mogućnosti: Pojedinačna objava · provjera · opoziv

  1. U mapi klijenta otvorite pravi dokument.
  2. Odaberite Podijeli s klijentom i provjerite koji dokument objavljujete.
  3. Nakon objave provjerite što klijent može vidjeti na portalu.
  4. Opozovite objavu ako dokument više ne smije biti vidljiv.

Povezati mapu klijenta s novim zadatkom

Mogućnosti: Odabir postojeće mape · izrada nove mape

  1. Otvorite novi zadatak, na primjer Izvješće ili Paket razgovora.
  2. U polju Mapa klijenta odaberite pravu postojeću mapu ili upotrijebite Nova mapa klijenta.
  3. Prije pokretanja obrade provjerite povezivanje.
  4. Zatim provjerite rezultat u odgovarajućoj mapi klijenta.

Detaljno objašnjenje

Mape klijenata, slanje i prijava

Jedna mapa po klijentu sa svim izvještajima i paketima razgovora. Tako ćeš pri sljedećem razgovoru odmah pronaći sve što ti treba.

Otvorite Klijenti i odaberite mapu klijenta. Koristite Kontakt za podatke klijenta, Predaja materijala za dostavu materijala, Prijava klijenta za pristup klijenta i Podijeli s klijentom za omogućavanje pristupa dokumentima.

Klijenti

Dostava dokumenata putem e-maila

Daj ovom klijentu vlastitu e-mail adresu za dostavu nedostajućih dokumenata. Što god pošalje na tu adresu, primjerice fotografiju platne liste, automatski se sprema u dosje ovog klijenta.

  1. E-mail adresa:

    Unesi e-mail adresu ovog klijenta gore. Bez te adrese njegova pošta će biti zanemarena: prolaze samo poznati pošiljatelji.

  2. Stvori adresu za prijem dokumenata

    Ovaj klijent može nedostajuće dokumente slati na ovu adresu. Privici se automatski spremaju u njegov dosje. Fotografije platne liste ili godišnjeg obračuna su također u redu.

Administrator mora omogućiti primanje dokumenata za tvoj ured prije nego što klijenti mogu slati datoteke e-poštom.

Ova adresa je za dokumente klijenta. Snimke i transkripte šalješ na adresu za predaju tvog ureda kod razgovornog paketa.

Sigurna poveznica za dostavu

Daj klijentu poveznicu putem koje može sam dostaviti snimku i dokumente. Ne treba mu račun i ne vidi ništa iz svojeg dosjea.

  1. Izradi poveznicu za dostavu

    Poveznica je spremna. Pošalji je klijentu.

  2. Povuci

    Svatko tko ima poveznicu može dostavljati do datuma isteka, ali ne može ništa pregledavati. Opozovi poveznicu čim završiš.

Sigurna poveznica za dostavu dostupna je od paketa Pro+ nadalje.

Portal za klijente

Omogući klijentu vlastitu prijavu. Vidi samo svoju klijentsku mapu i u njoj samo ono što mu odobriš. Materijale uvijek može dostavljati.

  1. E-mail adresa:

    Najprije u podatke klijenta unesi njegovu adresu e-pošte; na nju će stići poziv.

  2. Pozovi klijenta

    Klijent dobiva poziv e-poštom i prijavljuje se putem poveznice. Lozinka nije potrebna.

  3. Što tvoj klijent može vidjeti

    Klijent prema zadanim postavkama ne vidi ništa iz ove klijentske mape. Zasebno odobri svaki sadržaj koji smije vidjeti; odobrenje uvijek možeš povući.

Siguran portal za klijente

Portal za klijente dostupan je od paketa Pro+ naviše.

Ono što vidite može ovisiti o vašoj ulozi, paketu i povezivanjima vaše organizacije. Provjerite svaki izrađeni nacrt prije nego što ga podijelite ili pošaljete.