Prijeđi na sadržaj

Priručnici

Paket razgovora i e-poruka klijentu

Paket razgovora objedinjuje kratki zapisnik, internu e-poruku i nacrt e-poruke klijentu.

Ukratko

Izraditi paket razgovora

  1. Na zaslonu Početak otvorite Zapisnik + naknadna e-poruka.
  2. Dodajte prijepis, tekst razgovora ili dokumente. Možete upotrijebiti i Odaberi postojeći materijal.
  3. Kliknite Dalje na postavke. Po želji navedite temu i mapu klijenta.
  4. Provjerite primarni jezik, eventualni drugi jezik i odabrani način rada.
  5. Kliknite Napravi paket razgovora. Pročitajte sva tri rezultata i provjerite svako obećanje, primatelja i privitak prije nego što pripremite ili pošaljete e-poruku klijentu.

Odgovarajući privici uz e-poruku klijentu

Stalne brošure i cjenici mogu se predložiti kao odgovarajući privitak kada se u razgovoru nešto obeća.

  1. Otvorite Biblioteka, Stalni dokumenti i dodajte datoteke s jasnim nazivima.
  2. Izradite paket razgovora u kojem se pojavljuje obećanje klijentu.
  3. U odjeljku Dogovoreno u ovom razgovoru provjerite koje datoteke Rapportly predlaže. Datoteka koja nedostaje ostaje vidljiva u odjeljku Još za dostaviti.
  4. Pripremite e-poruku klijentu kao nacrt i provjerite tekst, primatelja i privitke. Datoteke možete preuzeti i zasebno.
  5. Uklonite netočan privitak i pošaljite e-poruku tek kad sve provjerite.

Napomena. Preuzeta datoteka nacrta ne dolazi automatski u poštanski sandučić. Zato pripremite e-poruku putem povezanog poštanskog sandučića ili je pošaljite sami.

Zadaci

Izraditi paket razgovora

Mogućnosti: Lijepljenje prijepisa · postojeći materijal · postavke

  1. Otvorite Početak, Zapisnik + naknadna e-poruka.
  2. Zalijepite tekst razgovora ili odaberite postojeći materijal.
  3. Idite na Postavke i odaberite naslov, eventualnu mapu klijenta i izlazni jezik.
  4. Izradite paket i zasebno provjerite zapisnik, internu e-poruku i e-poruku klijentu.

Dodati postojeći materijal u paket razgovora

Mogućnosti: Postojeća snimka · tekst razgovora

  1. Otvorite korak Unos i odaberite Odaberi postojeći materijal.
  2. Odaberite pravu snimku ili izvor iz materijala kojem imate pristup.
  3. Provjerite odabrani tekst prije nego što prijeđete na Postavke.

Postaviti naslov, mapu klijenta i jezik

Mogućnosti: Klijent ili tema · mapa klijenta · primarni jezik · drugi jezik

  1. Iz koraka Unos prijeđite na Postavke.
  2. Ispunite Klijent ili tema i po želji odaberite mapu klijenta.
  3. Odaberite primarni jezik i uključite drugi jezik ako je dostupan i potreban.
  4. Prije izrade paketa provjerite sažetak odabira jezika.

Odabrati razinu kvalitete paketa razgovora

Mogućnosti: Troškovi · kvaliteta · Samostalno prilagodi

  1. U Postavkama otvorite Kako želite da se vaš dokument izradi? i odaberite Samostalno prilagodi.
  2. Usporedite dostupne razine prema troškovima i pažnji posvećenoj tekstu.
  3. Odaberite razinu koja odgovara cilju, a zatim provjerite prikazani odabir.
  4. Pokrenite tek kad su izvor i postavke ispravni.

Provjeriti zapisnik i e-poruke nakon obrade

Mogućnosti: Zapisnik · interna e-poruka · e-poruka klijentu · obećanja

  1. Otvorite rezultat dovršenog paketa razgovora.
  2. Najprije usporedite zapisnik s razgovorom.
  3. U internoj i vanjskoj e-poruci provjerite radnje, obećanja i primatelje.
  4. Ispravite pogreške i podijelite ili pošaljite tek provjereni rezultat.

Provjeriti odgovarajuće privitke uz e-poruku klijentu

Mogućnosti: Predloženi privici · još za dostaviti · uklanjanje

  1. Najprije pripremite prave datoteke u odjeljku Biblioteka, Stalni dokumenti.
  2. Izradite paket razgovora s obećanjem iz razgovora.
  3. Provjerite Dogovoreno u ovom razgovoru i Još za dostaviti.
  4. Uklonite netočne privitke i provjerite e-poruku prije nego što je pripremite.

Pripremiti e-poruku klijentu kao nacrt

Mogućnosti: Preuzimanje datoteke nacrta · zasebno preuzimanje privitaka

  1. Otvorite provjerenu e-poruku klijentu iz paketa razgovora.
  2. Odaberite Spremi kao nacrt i otvorite preuzetu datoteku e-poruke u prikladnom programu za e-poštu.
  3. Unesite primatelja i provjerite predmet, tekst i privitke.
  4. Pošaljite je iz programa za e-poštu tek nakon te provjere.

Detaljno objašnjenje

Odgovarajući privitci uz poruku klijentu

Obećaš li tijekom razgovora poslati brošuru, cjenik ili drugi dokument? Rapportly uz nacrt poruke predlaže odgovarajuću datoteku iz biblioteke dokumenata. Dostupno od Pro+.

  1. Pripremi stalne dokumente

    Idi na Moj rad → Privitci i dodaj brošure, cjenike ili dokumente s objašnjenjima. Koristi jasne nazive datoteka.

  2. Izradi paket razgovora

    Koristi transkript ili bilješke. Uključi obećanje, primjerice: poslat ću ti brošuru o ugovorima o održavanju.

  3. Pogledaj predložene privitke

    Pod Obećano u ovom razgovoru vidiš odgovarajuće dokumente. Ako datoteka nije pronađena, obećanje je pod Još treba dostaviti.

  4. Pripremi poruku klijentu

    Putem Pripremi kao nacrt preuzimaš datoteku poruke s predloženim privitcima. Datoteke možeš preuzeti i zasebno. Otvori u programu za e-poštu ne uključuje automatski privitke.

  5. Provjeri i pošalji

    Otvori nacrt u prikladnom programu za e-poštu, unesi primatelja i provjeri tekst i privitke. Ukloni neprikladni privitak. Rapportly javlja ako datoteku nije bilo moguće dodati.

Izravno povezivanje sandučića nije potrebno. Preuzimanje izrađuje datoteku nacrta; ne stavlja ništa izravno u sandučić i ništa ne šalje.

Ono što vidite može ovisiti o vašoj ulozi, paketu i povezivanjima vaše organizacije. Provjerite svaki izrađeni nacrt prije nego što ga podijelite ili pošaljete.