Gå til indholdet

Vejledninger

Kundemapper og sikker deling

En kundemappe samler kontaktoplysninger, rapporter og samtalepakker. Kundeadgang og frigivelse af dokumenter er separate valg.

Kort fortalt

  1. Åbn Kunder. Søg efter en eksisterende mappe, eller klik på Ny kundemappe.
  2. Udfyld navnet, og opret mappen. Åbn derefter Kontakt for at administrere kontaktoplysningerne.
  3. Brug Indsend til en modtageadresse eller et sikkert afleveringslink, hvis det er tilgængeligt for organisationen.
  4. Brug Kundelogin til at invitere en kunde. Kunden ser som standard intet fra mappen; frigiv dokumenter enkeltvis via Del med kunde.
  5. Kontroller efter frigivelsen, hvad der er synligt. Træk et link eller en frigivelse tilbage, så snart der ikke længere er brug for det.

Bemærk. Brug ikke en rigtig kundemappe til øvelser. En kundeportal eller et afleveringslink kan afhænge af pakken.

Opgaver

Opret en kundemappe

Muligheder: Ny kundemappe · kontaktoplysninger

  1. Åbn Kunder, og vælg Ny kundemappe.
  2. Udfyld kundenavnet, og opret mappen.
  3. Åbn mappen, og udfyld kun kontaktoplysninger, når de er nødvendige for dit arbejde.
  4. Kontroller, at arbejdet havner i den rigtige kundemappe.

Find en kundemappe igen

Muligheder: Søg · åbn mappe

  1. Åbn Kunder, og brug søgefeltet.
  2. Kontroller det fundne navn, og åbn den rigtige mappe.
  3. Brug fanerne til kontakt, materiale, indsendelse eller adgang.

Opdater kundeoplysninger

Muligheder: Kontakt · mailadresse

  1. Åbn den rigtige kundemappe, og vælg Kontakt.
  2. Opdater kun de nødvendige kontaktoplysninger.
  3. Kontroller de gemte oplysninger, før du bruger en invitation eller mail.

Modtag dokumenter via en kundetilknyttet mailadresse

Muligheder: Modtageadresse · kendt afsender · modtag bilag

  1. Åbn kundemappen, og udfyld kundens mailadresse under Kontakt.
  2. Åbn Indsend, og opret en modtageadresse, hvis det er slået til for dit kontor.
  3. Giv adressen til kunden, og kontroller senere de modtagne filer i mappen.
  4. Brug kontorets separate afleveringsadresse til optagelser og transskripter.

Inviter en kunde til kundeportalen

Muligheder: Kundelogin · inviter · portal

  1. Udfyld den rigtige mailadresse for kunden under Kontakt.
  2. Åbn Kundelogin, og vælg Inviter klient, hvis portalen er tilgængelig i din pakke.
  3. Kontroller invitationens status.
  4. Frigiv derefter dokumenterne enkeltvis; en portalinvitation deler dem ikke automatisk.

Del et dokument med kunden

Muligheder: Frigiv pr. dokument · kontroller · træk tilbage

  1. Åbn det rigtige dokument i kundemappen.
  2. Vælg Del med kunde, og kontroller, hvilket dokument du frigiver.
  3. Kontroller efter frigivelsen, hvad kunden kan se i portalen.
  4. Træk frigivelsen tilbage, hvis dokumentet ikke længere må være synligt.

Tilknyt en kundemappe til en ny opgave

Muligheder: Vælg eksisterende mappe · opret ny mappe

  1. Åbn den nye opgave, for eksempel Rapport eller Samtalepakke.
  2. Vælg den rigtige eksisterende mappe under Kundemappe, eller brug Ny kundemappe.
  3. Kontroller tilknytningen, før du starter behandlingen.
  4. Kontroller derefter resultatet i den pågældende kundemappe.

Uddybende forklaring

Kundemapper, filer og kundelogin

Én mappe pr. kunde med alle rapporter og samtalepakker. Så finder du alt med det samme ved en opfølgende samtale.

Åbn Kunder, og vælg en kundemappe. Brug Kontakt til kundeoplysninger, Indsend til indsendelse, Kundelogin til kundeadgang og Del med kunde til at gøre dokumenter tilgængelige.

Kunder

Indsend dokumenter via e-mail

Giv denne kunde en dedikeret e-mailadresse til indsendelse af manglende dokumenter. Det kunden sender dertil, f.eks. et foto af sin lønseddel, havner automatisk i denne kundes sag.

  1. E-mailadresse:

    Udfyld kundens e-mailadresse ovenfor. Uden den ignoreres kundens post: kun kendte afsendere kommer igennem.

  2. Opret en indsendelses-adresse

    Denne kunde kan sende manglende dokumenter til denne adresse. Vedhæftningerne havner automatisk i kundens sag. Fotos af en lønseddel eller årsopgørelse er også velkomne.

En administrator skal aktivere dokumentmodtagelse for dit kontor, før kunder kan sende filer via e-mail.

Denne adresse er til dokumenter fra kunden. Optagelser og transskriptioner sender du til kontorets indleveringsadresse ved samtalebundtet.

Sikker afleveringslink

Giv din kunde et link, som han kan bruge til selv at aflevere sin optagelse og dokumenter. Han behøver ingen konto og kan ikke se noget fra sin sag.

  1. Opret afleveringslink

    Linket er klar. Send det til din kunde.

  2. Tilbagekald

    Den der har linket kan aflevere indtil udløbsdatoen, men kan ikke se noget. Tilbagekald linket, når du er færdig.

Den sikre afleveringslink er tilgængelig fra Pro+.

Klientportal

Giv din klient et eget login. Han ser kun sin egen klientmappe og inden for den kun det, du frigiver. Han kan altid indsende materialer.

  1. E-mailadresse:

    Udfyld først klientens e-mailadresse i klientoplysningerne; det er der, invitationen bliver sendt hen.

  2. Inviter klient

    Din klient modtager en invitation via e-mail og logger ind med et link. Der er ingen adgangskode involveret.

  3. Hvad din klient kan se

    Din klient ser som standard intet fra denne klientmappe. Frigiv enkeltvis det, han må se; du kan altid tilbagekalde det.

Sikret klientportal

Klientportalen er tilgængelig fra Pro+.

Hvad du ser, kan afhænge af din rolle, din pakke og din organisations integrationer. Gennemgå hvert udkast, før du deler eller sender det.