Gå til indholdet

Vejledninger

Samtalepakke og kundemail

En samtalepakke kombinerer et kort referat, en intern mail og et udkast til en mail til kunden.

Kort fortalt

Opret en samtalepakke

  1. Åbn Referat + opfølgningsmail på Start.
  2. Tilføj et transskript, en samtaletekst eller dokumenter. Du kan også bruge Vælg eksisterende materiale.
  3. Klik på Videre til indstillinger. Angiv eventuelt et emne og en kundemappe.
  4. Kontroller primært sprog, et eventuelt andet sprog og den valgte arbejdsmetode.
  5. Klik på Opret samtalepakke. Læs de tre resultater igennem, og kontroller hvert tilsagn, hver modtager og hver vedhæftet fil, før du klargør eller sender kundemailen.

Passende bilag til kundemailen

Faste brochurer og prislister kan foreslås som passende bilag, når der gives et tilsagn i en samtale.

  1. Åbn Bibliotek, Faste dokumenter, og tilføj filerne med tydelige navne.
  2. Opret en samtalepakke, hvor tilsagnet til kunden fremgår.
  3. Kontroller under Lovet i denne samtale, hvilke filer Rapportly foreslår. En manglende fil forbliver synlig under Mangler stadig at blive leveret.
  4. Klargør kundemailen som udkast, og kontroller tekst, modtager og bilag. Du kan også downloade filerne enkeltvis.
  5. Fjern et forkert bilag, og send først mailen, når du har gennemgået det hele.

Bemærk. En downloadet udkastfil havner ikke automatisk i postkassen. Klargør derfor mailen via en tilknyttet postkasse, eller send den selv.

Opgaver

Opret en samtalepakke

Muligheder: Indsæt transskript · eksisterende materiale · indstillinger

  1. Åbn Start, Referat + opfølgningsmail.
  2. Indsæt samtaleteksten, eller vælg eksisterende materiale.
  3. Gå til Indstillinger, og vælg en titel, en eventuel kundemappe og et outputsprog.
  4. Opret pakken, og kontroller referat, intern mail og kundemail hver for sig.

Føj eksisterende materiale til en samtalepakke

Muligheder: Eksisterende optagelse · samtaletekst

  1. Åbn trinnet Input, og vælg Vælg eksisterende materiale.
  2. Vælg den rigtige optagelse eller kilde blandt det materiale, du har adgang til.
  3. Kontroller den valgte tekst, før du går til Indstillinger.

Indstil titel, kundemappe og sprog

Muligheder: Kunde eller emne · kundemappe · primært sprog · andet sprog

  1. Gå fra Input til Indstillinger.
  2. Udfyld Kunde eller emne, og vælg eventuelt en kundemappe.
  3. Vælg det primære sprog, og slå et andet sprog til, hvis det er tilgængeligt og nødvendigt.
  4. Kontroller oversigten over sprogvalget, før du opretter pakken.

Vælg kvalitetsniveau for en samtalepakke

Muligheder: Omkostninger · kvalitet · Tilpas selv

  1. Åbn Hvordan vil du have dit dokument lavet? under Indstillinger, og vælg Tilpas selv.
  2. Sammenlign de tilgængelige niveauer med hensyn til omkostninger og omhu med teksten.
  3. Vælg det niveau, der passer til formålet, og kontroller derefter det viste valg.
  4. Start først, når kilde og indstillinger er i orden.

Kontroller referat og mails efter behandlingen

Muligheder: Referat · intern mail · kundemail · tilsagn

  1. Åbn resultatet af den færdige samtalepakke.
  2. Læs først referatet igennem op imod samtalen.
  3. Kontroller handlinger, tilsagn og modtagere i den interne og den eksterne mail.
  4. Ret fejl, og del eller send kun det kontrollerede resultat.

Kontroller passende bilag til en kundemail

Muligheder: Foreslåede bilag · mangler stadig at blive leveret · fjern

  1. Læg først de rigtige filer klar under Bibliotek, Faste dokumenter.
  2. Opret samtalepakken med tilsagnet fra samtalen.
  3. Kontroller Lovet i denne samtale og Mangler stadig at blive leveret.
  4. Fjern forkerte bilag, og kontroller mailen, før du klargør den.

Klargør en kundemail som udkast

Muligheder: Download udkastfil · download bilag enkeltvis

  1. Åbn den kontrollerede kundemail fra en samtalepakke.
  2. Vælg Klargør som udkast, og åbn den downloadede mailfil i et egnet mailprogram.
  3. Udfyld modtageren, og kontroller emne, tekst og bilag.
  4. Send først fra dit mailprogram efter denne kontrol.

Uddybende forklaring

Passende vedhæftede filer til din kundeMail

Lover du under en samtale at sende en brochure, prisliste eller andet dokument? Rapportly foreslår den passende fil fra din dokumentbank i konceptmailen. Tilgængelig fra Pro+.

  1. Gør dine faste dokumenter klar

    Gå til Mit arbejde → Vedhæftede filer og tilføj dine brochurer, prislister eller forklaringsdokumenter. Brug klare filnavne.

  2. Opret en samtalepakke

    Brug transskriptet eller dine noter. Sørg for at dit løfte er med, for eksempel: jeg sender dig vores brochure om vedligeholdelseskontrakter.

  3. Se de foreslåede vedhæftede filer

    Under Lovet i denne samtale ser du de passende dokumenter. Er der ikke fundet nogen fil? Så vises løftet under Mangler stadig at levere.

  4. Gør kundemaiLen klar

    Med Gem som koncept downloader du en mailfil med de foreslåede vedhæftede filer. Du kan også downloade filer enkeltvis. Åbn i dit mailprogram tager ikke automatisk vedhæftede filer med.

  5. Kontroller og send

    Åbn konceptet i et egnet mailprogram, udfyld modtageren og kontroller tekst og vedhæftede filer. Fjern en vedhæftning, hvis den ikke passer. Rapportly giver besked, hvis en fil ikke kunne tilføjes.

En direkte postkasseforbindelse er ikke nødvendig. Download opretter en konceptfil; den placerer intet direkte i din postkasse og sender intet.

Hvad du ser, kan afhænge af din rolle, din pakke og din organisations integrationer. Gennemgå hvert udkast, før du deler eller sender det.