Prejsť na obsah

Návody

Balík rozhovoru a e-mail klientovi

Balík rozhovoru spája krátky zápis, interný e-mail a návrh e-mailu pre klienta.

V skratke

Vytvoriť balík rozhovoru

  1. Na obrazovke Štart otvorte Zápis + nadväzujúci e-mail.
  2. Pridajte prepis, text rozhovoru alebo dokumenty. Môžete použiť aj Vybrať existujúci materiál.
  3. Kliknite na Pokračovať na nastavenia. Podľa potreby zadajte tému a priečinok klienta.
  4. Skontrolujte primárny jazyk, prípadný druhý jazyk a zvolený postup.
  5. Kliknite na Vytvoriť súbor zo stretnutia. Prečítajte si všetky tri výsledky a pred pripravením alebo odoslaním e-mailu klientovi skontrolujte každý prísľub, príjemcu a prílohu.

Vhodné prílohy k e-mailu klientovi

Stále brožúry a cenníky sa môžu pri prísľube v rozhovore navrhnúť ako vhodná príloha.

  1. Otvorte Knižnica, Stále dokumenty a pridajte súbory s jasnými názvami.
  2. Vytvorte balík rozhovoru, v ktorom sa objaví prísľub klientovi.
  3. V časti Prisľúbené na tomto stretnutí skontrolujte, ktoré súbory Rapportly navrhuje. Chýbajúci súbor zostane viditeľný v časti Ešte je potrebné dodať.
  4. E-mail klientovi pripravte ako koncept a skontrolujte text, príjemcu a prílohy. Súbory môžete stiahnuť aj samostatne.
  5. Nesprávnu prílohu odstráňte a e-mail odošlite až po kontrole všetkého.

Upozornenie. Stiahnutý súbor konceptu sa do poštovej schránky nedostane automaticky. E-mail preto pripravte cez prepojenú poštovú schránku alebo ho odošlite sami.

Úlohy

Vytvoriť balík rozhovoru

Možnosti: Vložiť prepis · existujúci materiál · nastavenia

  1. Otvorte Štart, Zápis + nadväzujúci e-mail.
  2. Vložte text rozhovoru alebo vyberte existujúci materiál.
  3. Prejdite na Nastavenia a vyberte názov, prípadný priečinok klienta a výstupný jazyk.
  4. Vytvorte balík a samostatne skontrolujte zápis, interný e-mail a e-mail klientovi.

Pridať existujúci materiál do balíka rozhovoru

Možnosti: Existujúca nahrávka · text rozhovoru

  1. Otvorte krok Vstup a vyberte Vybrať existujúci materiál.
  2. Vyberte správnu nahrávku alebo zdroj z materiálu, ku ktorému máte prístup.
  3. Pred prechodom na Nastavenia skontrolujte vybraný text.

Nastaviť názov, priečinok klienta a jazyk

Možnosti: Klient alebo téma · priečinok klienta · primárny jazyk · druhý jazyk

  1. Z kroku Vstup prejdite na Nastavenia.
  2. Vyplňte Klient alebo téma a podľa potreby vyberte priečinok klienta.
  3. Vyberte primárny jazyk a zapnite druhý jazyk, ak je dostupný a potrebný.
  4. Pred vytvorením balíka skontrolujte súhrn výberu jazyka.

Vybrať úroveň kvality balíka rozhovoru

Možnosti: Náklady · kvalita · Upraviť vlastnoručne

  1. V Nastaveniach otvorte Ako chcete nechať vytvoriť svoj dokument? a vyberte Upraviť vlastnoručne.
  2. Porovnajte dostupné úrovne z hľadiska nákladov a starostlivosti o text.
  3. Vyberte úroveň, ktorá zodpovedá cieľu, a potom skontrolujte zobrazený výber.
  4. Spustite až vtedy, keď sú zdroj aj nastavenia správne.

Skontrolovať zápis a e-maily po spracovaní

Možnosti: Zápis · interný e-mail · e-mail klientovi · prísľuby

  1. Otvorte výsledok dokončeného balíka rozhovoru.
  2. Najprv porovnajte zápis s rozhovorom.
  3. V internom aj externom e-maile skontrolujte úlohy, prísľuby a príjemcov.
  4. Chyby opravte a zdieľajte alebo odošlite až skontrolovaný výsledok.

Skontrolovať vhodné prílohy k e-mailu klientovi

Možnosti: Navrhnuté prílohy · ešte je potrebné dodať · odstrániť

  1. Najprv pripravte správne súbory v časti Knižnica, Stále dokumenty.
  2. Vytvorte balík rozhovoru s prísľubom z rozhovoru.
  3. Skontrolujte Prisľúbené na tomto stretnutí a Ešte je potrebné dodať.
  4. Odstráňte nesprávne prílohy a e-mail skontrolujte skôr, než ho pripravíte.

Pripraviť e-mail klientovi ako koncept

Možnosti: Stiahnuť súbor konceptu · stiahnuť prílohy samostatne

  1. Otvorte skontrolovaný e-mail klientovi z balíka rozhovoru.
  2. Vyberte Uložiť ako koncept a stiahnutý e-mailový súbor otvorte vo vhodnom e-mailovom programe.
  3. Doplňte príjemcu a skontrolujte predmet, text a prílohy.
  4. Odošlite ho z e-mailového programu až po tejto kontrole.

Podrobné vysvetlenie

Vhodné prílohy k e-mailu pre klienta

Sľúbite počas rozhovoru, že pošlete brožúru, cenník alebo iný dokument? Rapportly navrhne príslušný súbor z vašej dokumentovej banky v koncepte e-mailu. Dostupné od Pro+.

  1. Pripravte si svoje stále dokumenty

    Prejdite do Moja práca → Prílohy a pridajte svoje brožúry, cenníky alebo vysvetľujúce dokumenty. Používajte zrozumiteľné názvy súborov.

  2. Vytvorte balík rozhovoru

    Použite prepis alebo svoje poznámky. Dbajte na to, aby v nich bol uvedený váš prísľub, napríklad: pošlem vám našu brožúru o servisných zmluvách.

  3. Pozrite si navrhované prílohy

    V časti Prisľúbené v tomto rozhovore uvidíte príslušné dokumenty. Nenašiel sa žiadny súbor? Prísľub sa zobrazí v časti Ešte treba dodať.

  4. Pripravte e-mail pre klienta

    Pomocou funkcie Uložiť ako koncept stiahnete súbor e-mailu s navrhovanými prílohami. Súbory môžete tiež sťahovať jednotlivo. Možnosť Otvoriť v e-mailovom programe nepridá prílohy automaticky.

  5. Skontrolujte a odošlite

    Otvorte koncept vo vhodnom e-mailovom programe, zadajte príjemcu a skontrolujte text aj prílohy. Prílohu, ktorá nie je vhodná, odstráňte. Rapportly vás upozorní, ak sa nepodarilo pridať niektorý súbor.

Priame prepojenie s poštovou schránkou nie je potrebné. Stiahnutím sa vytvorí súbor konceptu; nič sa neuloží priamo do vašej poštovej schránky a nič sa neodošle.

To, čo vidíte, môže závisieť od vašej roly, balíka a prepojení vašej organizácie. Každý vytvorený návrh skontrolujte skôr, než ho zdieľate alebo odošlete.