Prejsť na obsah

Návody

Priečinky klientov a bezpečné zdieľanie

Priečinok klienta spája kontaktné údaje, správy a balíky rozhovorov. Prístup klienta a uvoľnenie dokumentov sú samostatné voľby.

V skratke

  1. Otvorte Klienti. Nájdite existujúci priečinok alebo kliknite na Nový priečinok klienta.
  2. Zadajte názov a vytvorte priečinok. Potom otvorte Kontakt a spravujte kontaktné údaje.
  3. Ak je to pre organizáciu dostupné, použite Dodanie podkladov na adresu na príjem alebo bezpečný odkaz na odovzdanie.
  4. Na pozvanie klienta použite Prihlásenie klienta. Klient predvolene nevidí nič z priečinka; dokumenty uvoľňujte jednotlivo cez Zdieľať s klientom.
  5. Po uvoľnení skontrolujte, čo je viditeľné. Odkaz alebo uvoľnenie zrušte, keď už nie sú potrebné.

Upozornenie. Na cvičenie nepoužívajte skutočný priečinok klienta. Klientsky portál alebo odkaz na odovzdanie môže závisieť od balíka.

Úlohy

Vytvoriť priečinok klienta

Možnosti: Nový priečinok klienta · kontaktné údaje

  1. Otvorte Klienti a vyberte Nový priečinok klienta.
  2. Zadajte meno klienta a vytvorte priečinok.
  3. Otvorte priečinok a kontaktné údaje vyplňte, až keď ich na svoju prácu potrebujete.
  4. Skontrolujte, či sa práca ukladá do správneho priečinka klienta.

Nájsť priečinok klienta

Možnosti: Hľadať · otvoriť priečinok

  1. Otvorte Klienti a použite vyhľadávacie pole.
  2. Skontrolujte nájdené meno a otvorte správny priečinok.
  3. Karty použite na kontakt, materiál, dodanie podkladov alebo prístup.

Aktualizovať údaje klienta

Možnosti: Kontakt · e-mailová adresa

  1. Otvorte správny priečinok klienta a vyberte Kontakt.
  2. Aktualizujte iba potrebné kontaktné údaje.
  3. Pred použitím pozvánky alebo e-mailu skontrolujte uložené údaje.

Prijímať dokumenty cez e-mailovú adresu viazanú na klienta

Možnosti: Adresa na príjem · známy odosielateľ · prijímať prílohy

  1. Otvorte priečinok klienta a v časti Kontakt zadajte e-mailovú adresu klienta.
  2. Otvorte Dodanie podkladov a vytvorte adresu na príjem, ak je to pre vašu kanceláriu zapnuté.
  3. Adresu odovzdajte klientovi a neskôr skontrolujte prijaté súbory v priečinku.
  4. Na nahrávky a prepisy použite samostatnú adresu na odovzdanie vašej kancelárie.

Pozvať klienta do klientskeho portálu

Možnosti: Prihlásenie klienta · pozvať · portál

  1. V časti Kontakt zadajte správnu e-mailovú adresu klienta.
  2. Otvorte Prihlásenie klienta a vyberte Pozvať klienta, ak je portál pre váš balík dostupný.
  3. Skontrolujte stav pozvánky.
  4. Dokumenty potom uvoľnite samostatne; pozvánka do portálu ich automaticky nezdieľa.

Zdieľať dokument s klientom

Možnosti: Uvoľniť jednotlivo · skontrolovať · zrušiť

  1. V priečinku klienta otvorte správny dokument.
  2. Vyberte Zdieľať s klientom a skontrolujte, ktorý dokument uvoľňujete.
  3. Po uvoľnení skontrolujte, čo klient v portáli vidí.
  4. Ak dokument už nemá byť viditeľný, uvoľnenie zrušte.

Priradiť priečinok klienta k novej úlohe

Možnosti: Vybrať existujúci priečinok · vytvoriť nový priečinok

  1. Otvorte novú úlohu, napríklad Správa alebo Balík rozhovoru.
  2. V poli Priečinok klienta vyberte správny existujúci priečinok alebo použite Vytvoriť priečinok klienta.
  3. Pred spustením spracovania skontrolujte priradenie.
  4. Potom skontrolujte výsledok v príslušnom priečinku klienta.

Podrobné vysvetlenie

Priečinky klientov, odosielanie a prihlásenie

Jeden priečinok na klienta so všetkými správami a zväzkami rozhovorov. Tak nájdeš všetko ihneď pri ďalšom stretnutí.

Otvorte Klienti a vyberte priečinok klienta. Použite Kontakt pre údaje klienta, Dodanie podkladov na odovzdávanie podkladov, Prihlásenie klienta pre prístup klienta a Zdieľať s klientom na sprístupnenie dokumentov.

Klienti

Doručovanie dokumentov e-mailom

Daj tomuto klientovi vlastnú e-mailovú adresu na doručovanie chýbajúcich dokumentov. Čo tam pošle, napríklad fotografiu výplatnej pásky, sa automaticky uloží do spisu tohto klienta.

  1. E-mailová adresa:

    Vyplň e-mailovú adresu tohto klienta vyššie. Bez tejto adresy bude jeho pošta ignorovaná: prepustia sa len správy od známych odosielateľov.

  2. Vytvoriť prijímaciu adresu

    Tento klient môže posielať chýbajúce dokumenty na túto adresu. Prílohy sa automaticky uložia do jeho spisu. Fotografie výplatnej pásky alebo ročného výkazu sú tiež v poriadku.

Predtým, ako budú môcť klienti posielať súbory e-mailom, musí správca pre vašu kanceláriu zapnúť príjem dokumentov.

Táto adresa je určená pre dokumenty od klienta. Nahrávky a prepisy posielaš na odovzdávaciu adresu tvojej kancelárie pri balíku rozhovorov.

Bezpečný odkaz na odovzdanie súborov

Daj klientovi odkaz, cez ktorý môže sám odovzdať nahrávku a dokumenty. Nepotrebuje účet a nevidí nič zo svojho spisu.

  1. Vytvoriť odkaz na odovzdanie

    Odkaz je pripravený. Pošli ho svojmu klientovi.

  2. Odvolať

    Ktokoľvek má odkaz, môže odovzdávať súbory do dátumu vypršania platnosti, ale nič si nemôže prezerať. Odvolaj odkaz hneď, keď skončíš.

Bezpečný odkaz na odovzdanie súborov je dostupný od plánu Pro+.

Klientský portál

Daj svojmu klientovi vlastné prihlásenie. Vidí iba svoju klientsku zložku a v nej len to, čo ty uvoľníš. Odovzdávať môže kedykoľvek.

  1. E-mailová adresa:

    Najprv zadaj e-mailovú adresu tohto klienta v klientských údajoch; tam bude pozvánka odoslaná.

  2. Pozvať klienta

    Tvoj klient dostane pozvánku e-mailom a prihlási sa pomocou odkazu. Žiadne heslo nie je potrebné.

  3. Čo môže klient vidieť

    Klient štandardne nevidí nič z tejto klientskej zložky. Uvoľni jednotlivo to, čo smie vidieť; odvolať to môžeš kedykoľvek.

Zabezpečený klientský portál

Klientský portál je dostupný od plánu Pro+.

To, čo vidíte, môže závisieť od vašej roly, balíka a prepojení vašej organizácie. Každý vytvorený návrh skontrolujte skôr, než ho zdieľate alebo odošlete.