İçeriğe geç

Kılavuzlar

Görüşme paketi ve müşteri e-postası

Görüşme paketi kısa bir tutanağı, bir iç e-postayı ve müşteriye yönelik bir taslak e-postayı bir araya getirir.

Kısaca

Bir görüşme paketi oluşturmak

  1. Başlangıç'ta Tutanak + takip e-postası'nı açın.
  2. Bir döküm, görüşme metni veya belge ekleyin. Mevcut materyal seç seçeneğini de kullanabilirsiniz.
  3. Ayarlara geç'e tıklayın. İsterseniz bir konu ve müşteri klasörü belirtin.
  4. Birincil dili, varsa ikinci dili ve seçilen çalışma yöntemini kontrol edin.
  5. Görüşme paketi oluştur'a tıklayın. Üç sonucu okuyun ve müşteri e-postasını hazırlamadan veya göndermeden önce her taahhüdü, alıcıyı ve eki kontrol edin.

Müşteri e-postası için uygun ekler

Sabit broşürler ve fiyat listeleri, görüşmedeki bir taahhüde uygun ek olarak önerilebilir.

  1. Kütüphane, Sabit belgeler'i açın ve dosyaları açık adlarla ekleyin.
  2. Müşteriye verilen taahhüdün yer aldığı bir görüşme paketi oluşturun.
  3. Rapportly'nin hangi dosyaları önerdiğini Bu görüşmede taahhüt edilenler altında kontrol edin. Eksik bir dosya Henüz teslim edilmesi gerekenler altında görünür kalır.
  4. Müşteri e-postasını taslak olarak hazırlayın ve metni, alıcıyı ve ekleri kontrol edin. Dosyaları ayrı olarak da indirebilirsiniz.
  5. Yanlış bir eki kaldırın ve e-postayı ancak her şeyi kontrol ettikten sonra gönderin.

Dikkat. İndirilen bir taslak dosya otomatik olarak posta kutusuna gelmez. Bu nedenle e-postayı bağlı bir posta kutusu üzerinden hazırlayın veya kendiniz gönderin.

Görevler

Bir görüşme paketi oluşturmak

Seçenekler: Dökümü yapıştırma · mevcut materyal · ayarlar

  1. Başlangıç, Tutanak + takip e-postası'nı açın.
  2. Görüşme metnini yapıştırın veya mevcut materyal seçin.
  3. Ayarlar'a gidin; bir başlık, varsa müşteri klasörü ve çıktı dili seçin.
  4. Paketi oluşturun ve tutanağı, iç e-postayı ve müşteri e-postasını ayrı ayrı kontrol edin.

Bir görüşme paketine mevcut materyal eklemek

Seçenekler: Mevcut kayıt · görüşme metni

  1. Giriş adımını açın ve Mevcut materyal seç'i seçin.
  2. Erişebildiğiniz materyaller arasından doğru kaydı veya kaynağı seçin.
  3. Ayarlar'a geçmeden önce seçilen metni kontrol edin.

Başlık, müşteri klasörü ve dili ayarlamak

Seçenekler: Müşteri veya konu · müşteri klasörü · birincil dil · ikinci dil

  1. Giriş adımından Ayarlar'a geçin.
  2. Müşteri veya konu alanını doldurun ve isterseniz bir müşteri klasörü seçin.
  3. Birincil dili seçin ve kullanılabilir ve gerekliyse ikinci bir dili etkinleştirin.
  4. Paketi oluşturmadan önce dil seçiminin özetini kontrol edin.

Bir görüşme paketinin kalite seviyesini seçmek

Seçenekler: Maliyet · kalite · Kendin düzenle

  1. Ayarlar'da Belgenizin nasıl oluşturulmasını istersiniz? bölümünü açın ve Kendin düzenle'yi seçin.
  2. Kullanılabilir seviyeleri maliyet ve metne gösterilen özen açısından karşılaştırın.
  3. Amaca uygun seviyeyi seçin ve ardından gösterilen seçimi kontrol edin.
  4. Ancak kaynak ve ayarlar doğru olduğunda başlatın.

İşlemden sonra tutanağı ve e-postaları kontrol etmek

Seçenekler: Tutanak · iç e-posta · müşteri e-postası · taahhütler

  1. Tamamlanan görüşme paketinin sonucunu açın.
  2. Önce tutanağı görüşmeyle karşılaştırarak okuyun.
  3. İç ve dış e-postadaki eylemleri, taahhütleri ve alıcıları kontrol edin.
  4. Hataları düzeltin ve yalnızca kontrol edilmiş sonucu paylaşın veya gönderin.

Bir müşteri e-postasının uygun eklerini kontrol etmek

Seçenekler: Önerilen ekler · henüz teslim edilmesi gerekenler · kaldırma

  1. Doğru dosyaları önce Kütüphane, Sabit belgeler altında hazırlayın.
  2. Görüşmedeki taahhüdü içeren görüşme paketini oluşturun.
  3. Bu görüşmede taahhüt edilenler ve Henüz teslim edilmesi gerekenler bölümlerini kontrol edin.
  4. Yanlış ekleri kaldırın ve e-postayı hazırlamadan önce kontrol edin.

Bir müşteri e-postasını taslak olarak hazırlamak

Seçenekler: Taslak dosyayı indirme · ekleri ayrı indirme

  1. Bir görüşme paketinin kontrol edilmiş müşteri e-postasını açın.
  2. Taslak olarak hazırla'yı seçin ve indirilen e-posta dosyasını uygun bir e-posta programında açın.
  3. Alıcıyı girin ve konuyu, metni ve ekleri kontrol edin.
  4. Bu kontrolden sonra e-postayı e-posta programınızdan gönderin.

Ayrıntılı açıklama

Müşteri mailine uygun ekler

Bir görüşmede broşür, fiyat listesi veya başka bir belge göndereceğinizi taahhüt ediyor musunuz? Rapportly, taslak mailde belge bankanızdan uygun dosyayı önerir. Pro+ sürümünden itibaren kullanılabilir.

  1. Sabit belgelerinizi hazırlayın

    Çalışmam → Ekler bölümüne gidin ve broşürlerinizi, fiyat listelerinizi veya açıklama belgelerinizi ekleyin. Açık ve net dosya adları kullanın.

  2. Bir görüşme paketi oluşturun

    Transkripti veya notlarınızı kullanın. Taahhüdünüzün içinde yer aldığından emin olun; örneğin: bakım sözleşmelerimize ait broşürü gönderiyorum.

  3. Önerilen ekleri inceleyin

    Bu görüşmede taahhüt edilenler bölümünde uygun belgeler görüntülenir. Hiçbir dosya bulunamadıysa taahhüt, Henüz teslim edilmedi bölümünde yer alır.

  4. Müşteri mailini hazırlayın

    Taslak olarak hazırla seçeneğiyle önerilen ekleri içeren bir mail dosyası indirebilirsiniz. Dosyaları ayrı ayrı da indirebilirsiniz. Mail programınızda aç seçeneği ekleri otomatik olarak dahil etmez.

  5. Kontrol edin ve gönderin

    Taslağı uygun bir mail programında açın, alıcıyı girin ve metin ile ekleri kontrol edin. Uygun olmayan bir eki kaldırın. Bir dosya eklenemediğinde Rapportly sizi bilgilendirir.

Doğrudan bir posta kutusu bağlantısı gerekmez. İndirme işlemi bir taslak dosyası oluşturur; posta kutunuza doğrudan bir şey yerleştirmez ve hiçbir şey göndermez.

Gördükleriniz rolünüze, paketinize ve kuruluşunuzun entegrasyonlarına bağlı olabilir. Oluşturulan her taslağı paylaşmadan veya göndermeden önce kontrol edin.