Přejít na obsah

Návody

Balíček rozhovoru a e-mail klientovi

Balíček rozhovoru spojuje krátký zápis, interní e-mail a návrh e-mailu klientovi.

Ve zkratce

Vytvořit balíček rozhovoru

  1. Na stránce Start otevřete Zápis + navazující e-mail.
  2. Přidejte přepis, text rozhovoru nebo dokumenty. Můžete také použít Vybrat existující materiál.
  3. Klikněte na Pokračovat k nastavení. Podle potřeby zadejte téma a složku klienta.
  4. Zkontrolujte hlavní jazyk, případný druhý jazyk a zvolený způsob zpracování.
  5. Klikněte na Vytvořit balíček rozhovoru. Přečtěte si všechny tři výsledky a před přípravou nebo odesláním e-mailu klientovi zkontrolujte každý příslib, příjemce a přílohu.

Vhodné přílohy k e-mailu klientovi

Stálé brožury a ceníky mohou být navrženy jako vhodná příloha, pokud v rozhovoru zazněl příslib.

  1. Otevřete Knihovna, Stálé dokumenty a přidejte soubory s jasnými názvy.
  2. Vytvořte balíček rozhovoru, ve kterém se příslib klientovi objeví.
  3. V části Přislíbeno v tomto rozhovoru zkontrolujte, které soubory Rapportly navrhuje. Chybějící soubor zůstane viditelný v části Ještě dodat.
  4. Připravte e-mail klientovi jako koncept a zkontrolujte text, příjemce a přílohy. Soubory si můžete stáhnout i samostatně.
  5. Odstraňte nesprávnou přílohu a e-mail odešlete až poté, co vše zkontrolujete.

Upozornění. Stažený soubor konceptu se do poštovní schránky nedostane automaticky. E-mail proto připravte přes propojenou poštovní schránku nebo ho odešlete sami.

Úkoly

Vytvořit balíček rozhovoru

Možnosti: Vložit přepis · existující materiál · nastavení

  1. Otevřete Start, Zápis + navazující e-mail.
  2. Vložte text rozhovoru nebo vyberte existující materiál.
  3. Přejděte do Nastavení, zvolte název, případnou složku klienta a výstupní jazyk.
  4. Vytvořte balíček a zkontrolujte zvlášť zápis, interní e-mail a e-mail klientovi.

Přidat existující materiál do balíčku rozhovoru

Možnosti: Existující nahrávka · text rozhovoru

  1. Otevřete krok Zadání a vyberte Vybrat existující materiál.
  2. Vyberte správnou nahrávku nebo zdroj z materiálu, ke kterému máte přístup.
  3. Před přechodem do Nastavení zkontrolujte vybraný text.

Nastavit název, složku klienta a jazyk

Možnosti: Klient nebo téma · složka klienta · hlavní jazyk · druhý jazyk

  1. Ze Zadání přejděte do Nastavení.
  2. Vyplňte Klient nebo téma a podle potřeby vyberte složku klienta.
  3. Vyberte hlavní jazyk a zapněte druhý jazyk, pokud je dostupný a potřebný.
  4. Před vytvořením balíčku zkontrolujte shrnutí volby jazyka.

Zvolit úroveň kvality balíčku rozhovoru

Možnosti: Náklady · kvalita · Upravit ručně

  1. V Nastavení otevřete Jak chcete nechat vytvořit svůj dokument? a vyberte Upravit ručně.
  2. Porovnejte dostupné úrovně z hlediska nákladů a péče věnované textu.
  3. Zvolte úroveň, která odpovídá cíli, a poté zkontrolujte zobrazenou volbu.
  4. Spusťte zpracování, až když zdroj i nastavení odpovídají.

Zkontrolovat zápis a e-maily po zpracování

Možnosti: Zápis · interní e-mail · e-mail klientovi · přísliby

  1. Otevřete výsledek dokončeného balíčku rozhovoru.
  2. Nejprve porovnejte zápis s průběhem rozhovoru.
  3. Zkontrolujte úkoly, přísliby a příjemce v interním i externím e-mailu.
  4. Opravte chyby a sdílejte nebo odešlete až zkontrolovaný výsledek.

Zkontrolovat vhodné přílohy k e-mailu klientovi

Možnosti: Navržené přílohy · ještě dodat · odstranit

  1. Nejprve si správné soubory připravte v Knihovna, Stálé dokumenty.
  2. Vytvořte balíček rozhovoru s příslibem z rozhovoru.
  3. Zkontrolujte Přislíbeno v tomto rozhovoru a Ještě dodat.
  4. Odstraňte nesprávné přílohy a před přípravou e-mail zkontrolujte.

Připravit e-mail klientovi jako koncept

Možnosti: Stáhnout soubor konceptu · stáhnout přílohy samostatně

  1. Otevřete zkontrolovaný e-mail klientovi z balíčku rozhovoru.
  2. Vyberte Připravit jako koncept a stažený e-mailový soubor otevřete ve vhodném poštovním programu.
  3. Vyplňte příjemce a zkontrolujte předmět, text a přílohy.
  4. Teprve po této kontrole e-mail odešlete ze svého poštovního programu.

Podrobné vysvětlení

Vhodné přílohy pro váš e-mail zákazníkovi

Přislíbíte během rozhovoru zaslání brožury, ceníku nebo jiného dokumentu? Rapportly navrhne odpovídající soubor z vaší knihovny dokumentů při vytváření konceptu e-mailu. Dostupné od plánu Pro+.

  1. Připravte si stálé dokumenty

    Přejděte do části Moje práce → Přílohy a přidejte své brožury, ceníky nebo vysvětlující dokumenty. Používejte srozumitelné názvy souborů.

  2. Vytvořte souhrn rozhovoru

    Použijte přepis nebo své poznámky. Ujistěte se, že je v nich zaznamenán váš příslib, například: pošlu ti naši brožuru o servisních smlouvách.

  3. Prohlédněte navrhované přílohy

    V části Přislíbeno v tomto rozhovoru uvidíte odpovídající dokumenty. Nebyl nalezen žádný soubor? Pak se příslib zobrazí v části Ještě nedodáno.

  4. Připravte e-mail zákazníkovi

    Pomocí funkce Uložit jako koncept stáhnete poštovní soubor s navrženými přílohami. Soubory lze také stahovat jednotlivě. Při otevření v e-mailovém programu se přílohy nepřidají automaticky.

  5. Zkontrolujte a odešlete

    Otevřete koncept ve vhodném e-mailovém programu, vyplňte příjemce a zkontrolujte text i přílohy. Odeberte přílohu, pokud se nehodí. Rapportly vás upozorní, pokud se soubor nepodařilo přidat.

Přímé propojení s poštovní schránkou není nutné. Stažením vznikne soubor s konceptem; nic se automaticky nevloží do vaší schránky ani neodešle.

To, co vidíte, může záviset na vaší roli, tarifu a integracích vaší organizace. Každý vytvořený návrh před sdílením nebo odesláním zkontrolujte.