Přejít na obsah

Návody

Složky klientů a bezpečné sdílení

Složka klienta spojuje kontaktní údaje, zprávy a balíčky rozhovorů. Přístup klienta a zpřístupnění dokumentů jsou samostatné volby.

Ve zkratce

  1. Otevřete Klienti. Najděte existující složku nebo klikněte na Nová složka klienta.
  2. Vyplňte název a vytvořte složku. Poté otevřete Kontakt a spravujte kontaktní údaje.
  3. Pokud je to pro organizaci dostupné, použijte Dodání podkladů pro adresu pro příjem nebo bezpečný odkaz pro doručení.
  4. Pomocí Přihlášení klienta klienta pozvete. Klient ve výchozím stavu ze složky nic nevidí; dokumenty zpřístupňujte jednotlivě přes Sdílet s klientem.
  5. Po zpřístupnění zkontrolujte, co je vidět. Odkaz nebo zpřístupnění zrušte, jakmile už nejsou potřeba.

Upozornění. Pro cvičení nepoužívejte skutečnou složku klienta. Klientský portál nebo odkaz pro doručení může záviset na tarifu.

Úkoly

Vytvořit složku klienta

Možnosti: Nová složka klienta · kontaktní údaje

  1. Otevřete Klienti a vyberte Nová složka klienta.
  2. Vyplňte jméno klienta a vytvořte složku.
  3. Otevřete složku a kontaktní údaje vyplňte, až když je pro svou práci potřebujete.
  4. Zkontrolujte, že se práce ukládá do správné složky klienta.

Najít složku klienta

Možnosti: Hledat · otevřít složku

  1. Otevřete Klienti a použijte vyhledávací pole.
  2. Zkontrolujte nalezený název a otevřete správnou složku.
  3. Použijte karty pro kontakt, materiál, dodání podkladů nebo přístup.

Aktualizovat údaje klienta

Možnosti: Kontakt · e-mailová adresa

  1. Otevřete správnou složku klienta a vyberte Kontakt.
  2. Aktualizujte pouze potřebné kontaktní údaje.
  3. Než použijete pozvánku nebo e-mail, zkontrolujte uložené údaje.

Přijímat dokumenty přes e-mailovou adresu klienta

Možnosti: Adresa pro příjem · známý odesílatel · přijímat přílohy

  1. Otevřete složku klienta a v části Kontakt vyplňte e-mailovou adresu klienta.
  2. Otevřete Dodání podkladů a vytvořte adresu pro příjem, pokud je pro vaši kancelář zapnutá.
  3. Adresu předejte klientovi a přijaté soubory později zkontrolujte ve složce.
  4. Pro nahrávky a přepisy používejte samostatnou adresu pro odevzdání vaší kanceláře.

Pozvat klienta do klientského portálu

Možnosti: Přihlášení klienta · pozvat · portál

  1. V části Kontakt vyplňte správnou e-mailovou adresu klienta.
  2. Otevřete Přihlášení klienta a vyberte Pozvat klienta, pokud je portál ve vašem tarifu dostupný.
  3. Zkontrolujte stav pozvánky.
  4. Dokumenty poté zpřístupněte jednotlivě; pozvánka do portálu je automaticky nesdílí.

Sdílet dokument s klientem

Možnosti: Zpřístupnit po dokumentech · zkontrolovat · zrušit

  1. Otevřete správný dokument ve složce klienta.
  2. Vyberte Sdílet s klientem a zkontrolujte, který dokument zpřístupňujete.
  3. Po zpřístupnění zkontrolujte, co klient v portálu vidí.
  4. Pokud už dokument nemá být viditelný, zpřístupnění zrušte.

Propojit složku klienta s novou úlohou

Možnosti: Vybrat existující složku · vytvořit novou složku

  1. Otevřete novou úlohu, například Zpráva nebo Balíček rozhovoru.
  2. V části Složka klienta vyberte správnou existující složku nebo použijte Nová složka klienta.
  3. Před spuštěním zpracování zkontrolujte propojení.
  4. Poté zkontrolujte výsledek v příslušné složce klienta.

Podrobné vysvětlení

Složky klientů, odesílání a přihlášení

Jedna složka na klienta se všemi zprávami a složkami hovorů. Při následném jednání tak vše okamžitě najdeš.

Otevřete Klienti a vyberte složku klienta. Použijte Kontakt pro údaje klienta, Dodání podkladů pro předávání podkladů, Přihlášení klienta pro přístup klienta a Sdílet s klientem pro zpřístupnění dokumentů.

Klienti

Doručování dokumentů e-mailem

Přidělte tomuto klientovi vlastní e-mailovou adresu pro doručování chybějících dokumentů. Co na ni pošle, například fotografii výplatní pásky, se automaticky uloží do složky tohoto klienta.

  1. E-mailová adresa:

    Zadej výše e-mailovou adresu tohoto klienta. Bez ní budou jeho zprávy ignorovány: propustí se pouze zprávy od známých odesílatelů.

  2. Vytvořit příjmovou adresu

    Tento klient může zasílat chybějící dokumenty na tuto adresu. Přílohy se automaticky uloží do jeho složky. Fotografie výplatní pásky nebo ročního přehledu jsou také v pořádku.

Než budou klienti moci posílat soubory e-mailem, musí správce pro vaši kancelář zapnout příjem dokumentů.

Tato adresa slouží pro dokumenty od klienta. Nahrávky a přepisy posíláš na odevzdávací adresu kanceláře v balíčku hovorů.

Bezpečný odkaz pro doručení

Dej svému klientovi odkaz, přes který může sám dodat nahrávku a dokumenty. Nepotřebuje účet a nevidí nic ze svého spisu.

  1. Vytvořit odkaz pro doručení

    Odkaz je připraven. Pošli ho svému klientovi.

  2. Odvolat

    Kdo má odkaz, může doručovat do data vypršení platnosti, ale nic si prohlížet nemůže. Odvolej odkaz, jakmile skončíš.

Bezpečný odkaz pro doručení je dostupný od plánu Pro+.

Klientský portál

Dejte svému klientovi vlastní přihlášení. Vidí pouze svou vlastní složku klienta, a v ní jen to, co mu zpřístupníte. Odevzdávat může kdykoli.

  1. E-mailová adresa:

    Nejprve vyplňte e-mailovou adresu tohoto klienta v údajích o klientovi; tam bude pozvánka odeslána.

  2. Pozvat klienta

    Váš klient obdrží pozvánku e-mailem a přihlásí se pomocí odkazu. Žádné heslo není potřeba.

  3. Co může váš klient vidět

    Váš klient ve výchozím nastavení z této složky klienta nic nevidí. Zpřístupněte jednotlivé položky, které může vidět; kdykoli to lze vzít zpět.

Zabezpečený klientský portál

Klientský portál je dostupný od plánu Pro+.

To, co vidíte, může záviset na vaší roli, tarifu a integracích vaší organizace. Každý vytvořený návrh před sdílením nebo odesláním zkontrolujte.