Gesprächspaket und Kunden-E-Mail

Ein Gesprächspaket kombiniert ein kurzes Protokoll, eine interne E-Mail und einen E-Mail-Entwurf an den Kunden.

Kurz gesagt

Ein Gesprächspaket erstellen

Öffne Gesprächsprotokoll + Folge-E-Mail unter Start.
Füge ein Transkript, einen Gesprächstext oder Dokumente hinzu. Du kannst auch Vorhandenes Material auswählen verwenden.
Klicke auf Weiter zu den Einstellungen. Gib bei Bedarf ein Thema und eine Kundenmappe an.
Prüfe die primäre Sprache, eine eventuelle zweite Sprache und die gewählte Vorgehensweise.
Klicke auf Gesprächspaket erstellen. Lies die drei Ergebnisse gegen und prüfe jede Zusage, jeden Empfänger und jeden Anhang, bevor du die Kunden-E-Mail bereitstellst oder versendest.

Passende Anhänge für die Kunden-E-Mail

Feste Broschüren und Preislisten können bei einer Zusage im Gespräch als passender Anhang vorgeschlagen werden.

Öffne Bibliothek, Referenzdokumente und füge die Dateien mit eindeutigen Namen hinzu.
Erstelle ein Gesprächspaket, in dem die Zusage an den Kunden vorkommt.
Prüfe unter In diesem Gespräch zugesagt, welche Dateien Rapportly vorschlägt. Eine fehlende Datei bleibt unter Noch einzureichen sichtbar.
Stelle die Kunden-E-Mail als Entwurf bereit und prüfe Text, Empfänger und Anhänge. Du kannst Dateien auch einzeln herunterladen.
Entferne einen falschen Anhang und versende die E-Mail erst, nachdem du alles geprüft hast.

Hinweis. Eine heruntergeladene Entwurfsdatei landet nicht automatisch in deinem Postfach. Stelle die E-Mail deshalb über ein verknüpftes Postfach bereit oder versende sie selbst.

Aufgaben

Ein Gesprächspaket erstellen

Optionen: Transkript einfügen · vorhandenes Material · Einstellungen

Öffne Start, Gesprächsprotokoll + Folge-E-Mail.
Füge den Gesprächstext ein oder wähle vorhandenes Material.
Gehe zu Einstellungen und wähle einen Titel, gegebenenfalls eine Kundenmappe und die Ausgabesprache.
Erstelle das Paket und prüfe Protokoll, interne E-Mail und Kunden-E-Mail jeweils einzeln.

Vorhandenes Material zu einem Gesprächspaket hinzufügen

Optionen: Vorhandene Aufnahme · Gesprächstext

Öffne den Schritt Eingabe und wähle Vorhandenes Material auswählen.
Wähle die richtige Aufnahme oder Quelle aus dem Material, auf das du Zugriff hast.
Prüfe den gewählten Text, bevor du zu Einstellungen gehst.

Titel, Kundenmappe und Sprache einstellen

Optionen: Kunde oder Thema · Kundenmappe · primäre Sprache · zweite Sprache

Gehe von Eingabe zu Einstellungen.
Fülle Kunde oder Thema aus und wähle bei Bedarf eine Kundenmappe.
Wähle die primäre Sprache und aktiviere eine zweite Sprache, wenn sie verfügbar und nötig ist.
Prüfe die Zusammenfassung der Sprachauswahl, bevor du das Paket erstellst.

Die Qualitätsstufe eines Gesprächspakets wählen

Optionen: Kosten · Qualität · Selbst anpassen

Öffne unter Einstellungen Wie möchtest du dein Dokument erstellen lassen? und wähle Selbst anpassen.
Vergleiche die verfügbaren Stufen nach Kosten und Sorgfalt beim Text.
Wähle die Stufe, die zum Zweck passt, und prüfe anschließend die angezeigte Auswahl.
Starte erst, wenn Quelle und Einstellungen stimmen.

Protokoll und E-Mails nach der Verarbeitung prüfen

Optionen: Protokoll · interne E-Mail · Kunden-E-Mail · Zusagen

Öffne das Ergebnis des abgeschlossenen Gesprächspakets.
Gleiche zuerst das Protokoll mit dem Gespräch ab.
Prüfe Aufgaben, Zusagen und Empfänger in der internen und der externen E-Mail.
Korrigiere Fehler und teile oder versende erst das geprüfte Ergebnis.

Passende Anhänge einer Kunden-E-Mail prüfen

Optionen: Vorgeschlagene Anhänge · noch einzureichen · entfernen

Lege die richtigen Dateien zuerst unter Bibliothek, Referenzdokumente bereit.
Erstelle das Gesprächspaket mit der Zusage aus dem Gespräch.
Prüfe In diesem Gespräch zugesagt und Noch einzureichen.
Entferne falsche Anhänge und prüfe die E-Mail, bevor du sie bereitstellst.

Eine Kunden-E-Mail als Entwurf bereitstellen

Optionen: Entwurfsdatei herunterladen · Anhänge einzeln herunterladen

Öffne die geprüfte Kunden-E-Mail eines Gesprächspakets.
Wähle Als Entwurf bereitstellen und öffne die heruntergeladene E-Mail-Datei in einem geeigneten E-Mail-Programm.
Gib den Empfänger ein und prüfe Betreff, Text und Anhänge.
Versende die E-Mail erst nach dieser Prüfung aus deinem E-Mail-Programm.

Ausführliche Erklärung

Passende Anhänge für deine Kundenmail

Sagst du im Gespräch zu, eine Broschüre, Preisliste oder ein anderes Dokument nachzusenden? Rapportly schlägt die passende Datei aus deiner Dokumentenbank in der Konzeptmail vor. Verfügbar ab Pro+.

Bereite deine festen Dokumente vor
Gehe zu Mein Bereich → Anhänge und füge deine Broschüren, Preislisten oder Erklärungsdokumente hinzu. Verwende aussagekräftige Dateinamen.
Erstelle ein Gesprächspaket
Nutze das Transkript oder deine Notizen. Achte darauf, dass deine Zusage enthalten ist, zum Beispiel: Ich sende dir unsere Broschüre zu Wartungsverträgen.
Sieh dir die vorgeschlagenen Anhänge an
Unter 'Zugesagt in diesem Gespräch' siehst du die passenden Dokumente. Wurde keine Datei gefunden, erscheint die Zusage unter 'Noch nachzuliefern'.
Bereite die Kundenmail vor
Mit 'Als Entwurf bereitstellen' lädst du eine Maildatei mit den vorgeschlagenen Anhängen herunter. Du kannst Dateien auch einzeln herunterladen. 'Im Mailprogramm öffnen' übernimmt die Anhänge nicht automatisch.
Prüfen und senden
Öffne den Entwurf in einem geeigneten Mailprogramm, trage den Empfänger ein und prüfe Text und Anhänge. Entferne einen Anhang, wenn er nicht passt. Rapportly meldet es, wenn eine Datei nicht hinzugefügt werden konnte.

Eine direkte Postfachverbindung ist nicht erforderlich. Beim Herunterladen wird eine Entwurfsdatei erstellt; es wird nichts direkt in dein Postfach gelegt und nichts versendet.

Was du siehst, kann von deiner Rolle, deinem Paket und den Verknüpfungen deiner Organisation abhängen. Prüfe jeden erstellten Entwurf, bevor du ihn teilst oder versendest.