Eine Postfachverknüpfung kann einen Entwurf bereitstellen. Direktes Senden nach Freigabe ist nur eingeschränkt verfügbar und erfordert eine separate Prüfung jeder E-Mail.
Hinweis. Gmail-Entwürfe sind in einer eingeschränkten Beta verfügbar. Für Microsoft 365 und das Senden nach Freigabe gelten eigene Verfügbarkeitsgrenzen.
Die Verknüpfungen senden abgeschlossene Ergebnisse an ein System deiner Wahl. Schlüssel und Kundeninhalte gehören ausschließlich in die geprüfte Zielumgebung.
Hinweis. Die Entwickler-API hat einen eigenen Vertrag, eine eigene Testumgebung und eigene Release-Grenzen. Verwende für die Implementierung den aktuellen Download-Leitfaden und die OpenAPI-Beschreibung in der Anleitung API für Entwickler.
Optionen: Entwürfe · Senden erlauben · richtiges Konto
Optionen: Gmail-Entwurf · prüfen · selbst senden
Optionen: Empfänger · Vorschau · Bcc · Freigabe · Warteschlange
Optionen: Google · Microsoft · Termine · trennen
Optionen: Konversation abgeschlossen · Bericht abgeschlossen · Ziel-App · Webhook-Status
Ausführliche Erklärung
Verbinde dein Gmail-Postfach und bereite eine Kunden-E-Mail mit vorgeschlagenen Anhängen als Entwurf vor. Die Gmail-Verbindung ist ab Pro+ als begrenzte Beta auf Einladung verfügbar.
Gmail-Entwürfe wurden praktisch getestet. Der Versand nach Freigabe wird noch praktisch geprüft. Microsoft 365/Outlook folgt.
Öffne Mein Konto → Verbindungen und wähle Gmail. Wähle für den Versand aus Rapportly zusätzlich Versand erlauben und bestätige die Verbindung. Google bündelt das Erstellen und Senden von Entwürfen in einer Berechtigung. Rapportly verlangt zusätzlich deine Freigabe für jede Nachricht.
Öffne unter deiner Kunden-E-Mail Direkt über Rapportly senden. Gib den Empfänger ein und prüfe Betreff, Text, Anhänge und gegebenenfalls Bcc in der Vorschau.
Wähle Freigeben und senden. Ändert sich anschließend der Text oder Empfänger, musst du zuerst eine neue Vorschau prüfen.
Rapportly stellt die freigegebene E-Mail in die Versandwarteschlange. Dein Versandzeitfenster bestimmt den Verarbeitungszeitpunkt. Den Status findest du unter Automatisierung.
Du kannst auch einen Entwurf in Gmail erstellen und dort selbst senden. Eine Postfachverbindung allein gibt keine Kunden-E-Mail frei. Weitere Anbieter folgen nach eigenen Praxistests.
Während der begrenzten Beta muss Rapportly dein Google-Konto zuerst zur Testgruppe hinzufügen. Danach verbindest du es selbst unter Mein Konto → Verbindungen. Du brauchst weder ein Google-Cloud-Projekt noch einen API-Schlüssel oder eine Serverkonfiguration. Teile dein Passwort nicht mit Rapportly.
Wähle das Gmail- oder Google-Workspace-Konto, von dem du senden möchtest. Es darf von deiner Rapportly-Anmeldeadresse abweichen. Prüfe nach dem Verbinden die angezeigte E-Mail-Adresse.
Ja. Deine Organisation kann den Zugriff verbundener Apps beschränken. Meldet Google eine Sperre durch deine Organisation, bitte deinen Google-Workspace-Administrator, Rapportly zu prüfen.
Eine bestehende Entwurfsverbindung erlaubt in Rapportly noch keinen Versand. Aktiviere Versand erlauben. Im aktuellen Google-Testmodus läuft die Zustimmung nach sieben Tagen ab und du musst die Verbindung erneuern. Auch nach einem Widerruf ist eine neue Zustimmung nötig.
In diesem Ablauf prüfst du die Vorschau und gibst jede E-Mail einzeln frei. Das Versandzeitfenster und mögliche Sperren unter Automatisierung gelten weiterhin. Außerhalb des Zeitfensters warten Nachrichten. Gesendet bedeutet, dass der Anbieter den Versandauftrag angenommen hat, nicht dass der Empfänger die Nachricht gelesen hat.
Öffne Mein Konto → Verbindungen und wähle beim Postfach Verbindung trennen. Prüfe vorher unter Automatisierung, ob freigegebene E-Mails noch warten. Bereits in Gmail gespeicherte Entwürfe und gesendete Nachrichten werden dadurch nicht gelöscht.
Zapier kann eine abgeschlossene Konversationszusammenfassung oder einen Bericht automatisch an ein anderes System weiterleiten, beispielsweise an Ihr CRM, Ihre Tabellenkalkulation oder Ihren Teamkanal. Zapier ist von der Kunden-E-Mail getrennt: Es sendet keine Kunden-E-Mails aus Ihrem Rapportly-Postfach.
Die Rapportly-App in Zapier ist als Betaversion nur auf Einladung von Pro+ verfügbar. Sie benötigen eine Einladung zur Zapier-App. Nur der Rapportly-Kontoadministrator kann den erforderlichen API-Schlüssel erstellen.
Fragen Sie Rapportly nach dem Einladungslink und akzeptieren Sie ihn mit dem Zapier-Konto, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten. Rapportly ist noch nicht im öffentlichen Zapier-App-Verzeichnis aufgeführt.
Gehen Sie in Rapportly zu Mein Konto → Verbindungen. Geben Sie dem Schlüssel einen erkennbaren Namen, z. B. Zapier CRM, und wählen Sie Neuer API-Schlüssel. Kopieren Sie den Schlüssel sofort: Aus Sicherheitsgründen wird er nur einmal angezeigt.
Erstellen Sie einen neuen Zap, wählen Sie Rapportly als Start-App und fügen Sie den API-Schlüssel ein, wenn Zapier Sie auffordert, eine Verbindung herzustellen. Geben Sie den Schlüssel nicht per E-Mail oder Chat weiter und speichern Sie ihn nicht außerhalb von Zapier.
Wählen Sie „Konversation abgeschlossen“, um Zusammenfassungen abgeschlossener Konversationen zu verarbeiten, oder „Bericht abgeschlossen“, um abgeschlossene Berichte zu erhalten. Wählen Sie dann die Ziel-App und Aktion aus, z. B. das Aktualisieren eines CRM-Datensatzes oder das Hinzufügen einer Tabellenzeile.
Ordnen Sie nur die Felder zu, die das Zielsystem benötigt. Testen Sie am besten mit synthetischen Daten, überprüfen Sie das Ergebnis in der Ziel-App und schalten Sie erst dann den Zap ein.
Unter Mein Konto → Verbindungen zeigt Rapportly den aktiven Webhook und seinen neuesten Lieferstatus an. Zapier erstellt und entfernt diesen Webhook automatisch, wenn Sie den Zap ein- oder ausschalten.
Sie wählen das Zielsystem und die dorthin gesendeten Daten in Zapier aus. Prüfen Sie vorab, welche Kundendaten notwendig sind und wer Zugriff hat. Durch das Widerrufen eines API-Schlüssels in Rapportly wird die verbundene Übertragung sofort gestoppt.
Die Zapier-App ist immer noch eine Betaversion, die nur auf Einladung zugänglich ist und nicht öffentlich im App-Verzeichnis aufgeführt ist. Akzeptieren Sie zunächst den Einladungslink von Rapportly und prüfen Sie dann, ob Sie beim richtigen Zapier-Konto angemeldet sind.
Nein. Nur der Rapportly-Kontoadministrator kann API-Schlüssel erstellen und widerrufen. Der Administrator kann die Verbindung einrichten oder den Schlüssel direkt in Zapier eingeben.
Das hängt vom ausgewählten Trigger und den Feldern ab, die Sie in Zapier zuordnen. Eine abgeschlossene Gesprächszusammenfassung oder ein abgeschlossener Bericht kann Kundendaten enthalten. Senden Sie nur das, was benötigt wird, und stellen Sie sicher, dass das Zielsystem Ihren Datenschutzbestimmungen unterliegt.
Schalten Sie den Zap aus, damit sein Webhook automatisch entfernt wird. Um den Zugriff sofort und vollständig zu sperren, widerrufen Sie den entsprechenden API-Schlüssel unter Mein Konto → Verbindungen.
Ja. Ein technischer Administrator kann die Rapportly-API verwenden und Webhooks direkt sichern. Für eine Standard-CRM-, Tabellenkalkulations- oder Team-Channel-Verbindung ist Zapier normalerweise der einfachste Weg.
Was du siehst, kann von deiner Rolle, deinem Paket und den Verknüpfungen deiner Organisation abhängen. Prüfe jeden erstellten Entwurf, bevor du ihn teilst oder versendest.