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Anleitungen

Kundenmappen und sicheres Teilen

Eine Kundenmappe bündelt Kontaktdaten, Berichte und Gesprächspakete. Kundenzugang und Dokumentfreigabe sind getrennte Entscheidungen.

Kurz gesagt

  1. Öffne Kunden. Suche eine vorhandene Mappe oder klicke auf Neue Kundenmappe.
  2. Gib den Namen ein und erstelle die Mappe. Öffne danach Kontakt, um die Kontaktdaten zu verwalten.
  3. Verwende Einreichen für eine Eingangsadresse oder einen sicheren Einreichungslink, sofern dies für deine Organisation verfügbar ist.
  4. Verwende Kundenanmeldung, um einen Kunden einzuladen. Der Kunde sieht standardmäßig nichts aus der Mappe; gib Dokumente einzeln über Mit Kunde teilen frei.
  5. Prüfe nach der Freigabe, was sichtbar ist. Widerrufe einen Link oder eine Freigabe, sobald sie nicht mehr nötig ist.

Hinweis. Verwende keine echte Kundenmappe zum Üben. Ein Kundenportal oder Einreichungslink kann vom Paket abhängen.

Aufgaben

Eine Kundenmappe erstellen

Optionen: Neue Kundenmappe · Kontaktdaten

  1. Öffne Kunden und wähle Neue Kundenmappe.
  2. Gib den Kundennamen ein und erstelle die Mappe.
  3. Öffne die Mappe und gib Kontaktdaten erst ein, wenn du sie für deine Arbeit brauchst.
  4. Prüfe, dass deine Arbeit in der richtigen Kundenmappe landet.

Eine Kundenmappe wiederfinden

Optionen: Suchen · Mappe öffnen

  1. Öffne Kunden und verwende das Suchfeld.
  2. Prüfe den gefundenen Namen und öffne die richtige Mappe.
  3. Verwende die Registerkarten für Kontakt, Material, Einreichen oder Zugang.

Kundendaten aktualisieren

Optionen: Kontakt · E-Mail-Adresse

  1. Öffne die richtige Kundenmappe und wähle Kontakt.
  2. Aktualisiere nur die benötigten Kontaktdaten.
  3. Prüfe die gespeicherten Daten, bevor du eine Einladung oder E-Mail verwendest.

Unterlagen über eine kundenbezogene E-Mail-Adresse empfangen

Optionen: Eingangsadresse · bekannter Absender · Anhänge empfangen

  1. Öffne die Kundenmappe und gib unter Kontakt die E-Mail-Adresse des Kunden ein.
  2. Öffne Einreichen und erstelle eine Eingangsadresse, wenn dies für dein Büro aktiviert ist.
  3. Gib die Adresse an den Kunden weiter und prüfe später die empfangenen Dateien in der Mappe.
  4. Verwende für Aufnahmen und Transkripte die separate Einreichungsadresse deines Büros.

Einen Kunden ins Kundenportal einladen

Optionen: Kundenanmeldung · einladen · Portal

  1. Gib unter Kontakt die richtige E-Mail-Adresse des Kunden ein.
  2. Öffne Kundenanmeldung und wähle Kunden einladen, wenn das Portal in deinem Paket verfügbar ist.
  3. Prüfe den Einladungsstatus.
  4. Gib Dokumente danach einzeln frei; eine Portaleinladung teilt sie nicht automatisch.

Ein Dokument mit dem Kunden teilen

Optionen: Pro Dokument freigeben · prüfen · widerrufen

  1. Öffne das richtige Dokument in der Kundenmappe.
  2. Wähle Mit Kunde teilen und prüfe, welche Unterlage du freigibst.
  3. Prüfe nach der Freigabe, was der Kunde im Portal sehen kann.
  4. Widerrufe die Freigabe, wenn das Dokument nicht länger sichtbar sein soll.

Eine Kundenmappe mit einem neuen Auftrag verknüpfen

Optionen: Vorhandene Mappe wählen · neue Mappe erstellen

  1. Öffne den neuen Auftrag, zum Beispiel Bericht oder Gesprächspaket.
  2. Wähle unter Kundenmappe die richtige vorhandene Mappe oder verwende Neuer Kundenordner.
  3. Prüfe die Verknüpfung, bevor du die Verarbeitung startest.
  4. Prüfe das Ergebnis danach in der betreffenden Kundenmappe.

Ausführliche Erklärung

Kundenordner, Unterlagen und Kundenlogin

Eine Mappe pro Kunde mit allen Berichten und Gesprächsbündeln. So findest du bei einem Folgegespräch alles sofort wieder.

Öffne Kunden und wähle eine Kundenmappe. Nutze Kontakt für Kundendaten, Einreichen für Einreichungen, Kundenanmeldung für den Kundenzugang und Mit Kunde teilen für die Freigabe von Dokumenten.

Kunden

Unterlagen per E-Mail einreichen

Gib diesem Kunden eine eigene E-Mail-Adresse zum Einreichen fehlender Unterlagen. Was er dorthin schickt, zum Beispiel ein Foto seiner Gehaltsabrechnung, landet automatisch in der Akte dieses Kunden.

  1. E-Mail-Adresse:

    Trage oben die E-Mail-Adresse dieses Kunden ein. Ohne diese Adresse werden seine Nachrichten ignoriert: nur bekannte Absender kommen durch.

  2. Einreichungsadresse anlegen

    Dieser Kunde kann fehlende Unterlagen an diese Adresse mailen. Die Anhänge landen automatisch in seiner Akte. Fotos einer Gehaltsabrechnung oder Jahreslohnbescheinigung sind ebenfalls möglich.

Damit Kunden Unterlagen per E-Mail einreichen können, muss ein Administrator den Dokumenteneingang für dein Büro aktivieren.

Diese Adresse ist für Unterlagen des Kunden. Aufnahmen und Transkripte sendest du an die Einlieferungsadresse deines Büros beim Gesprächsbündel.

Sicherer Einreichungslink

Gib deinem Kunden einen Link, über den er seine Aufnahme und Dokumente selbst einreichen kann. Er braucht kein Konto und sieht nichts aus seiner Akte.

  1. Einreichungslink erstellen

    Der Link ist bereit. Schick ihn an deinen Kunden.

  2. Widerrufen

    Wer den Link hat, kann bis zum Ablaufdatum einreichen, aber nichts einsehen. Widerrufe den Link, sobald du fertig bist.

Der sichere Einreichungslink ist ab Pro+ verfügbar.

Kundenportal

Gib deinem Kunden einen eigenen Login. Er sieht nur seine eigene Kundenmappe und darin nur das, was du freigibst. Dokumente einreichen kann er jederzeit.

  1. E-Mail-Adresse:

    Trage zuerst die E-Mail-Adresse dieses Kunden in den Kundendaten ein; dorthin wird die Einladung geschickt.

  2. Kunden einladen

    Dein Kunde erhält eine Einladung per E-Mail und meldet sich über einen Link an. Ein Passwort ist nicht erforderlich.

  3. Was dein Kunde sehen kann

    Dein Kunde sieht standardmäßig nichts aus dieser Kundenmappe. Gib einzeln frei, was er sehen darf; das Zurückziehen ist jederzeit möglich.

Gesichertes Kundenportal

Das Kundenportal ist ab Pro+ verfügbar.

Was du siehst, kann von deiner Rolle, deinem Paket und den Verknüpfungen deiner Organisation abhängen. Prüfe jeden erstellten Entwurf, bevor du ihn teilst oder versendest.