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Guías de uso

Paquete de conversación y correo al cliente

Un paquete de conversación combina un resumen breve, un correo interno y un borrador de correo para el cliente.

En resumen

Crear un paquete de conversación

  1. Abre Resumen + correo de seguimiento en Inicio.
  2. Añade una transcripción, el texto de la conversación o documentos. También puedes usar Elegir material existente.
  3. Haz clic en Continuar a la configuración. Si quieres, indica un asunto y una carpeta de cliente.
  4. Comprueba el idioma principal, el posible segundo idioma y el método elegido.
  5. Haz clic en Crear paquete de conversación. Revisa los tres resultados y comprueba cada compromiso, destinatario y archivo adjunto antes de preparar o enviar el correo al cliente.

Adjuntos adecuados para el correo al cliente

Los folletos y listas de precios fijos pueden proponerse como adjunto adecuado cuando en una conversación se asume un compromiso.

  1. Abre Biblioteca, Documentos de referencia y añade los archivos con nombres claros.
  2. Crea un paquete de conversación en el que aparezca el compromiso con el cliente.
  3. Comprueba en Compromisos de esta conversación qué archivos propone Rapportly. Un archivo que falte sigue visible en Pendiente de entrega.
  4. Prepara el correo al cliente como borrador y revisa el texto, el destinatario y los adjuntos. También puedes descargar los archivos por separado.
  5. Elimina cualquier adjunto incorrecto y envía el correo solo después de haberlo revisado todo.

Atención. Un archivo de borrador descargado no llega automáticamente a tu buzón. Por eso, prepara el correo mediante un buzón conectado o envíalo tú mismo.

Tareas

Crear un paquete de conversación

Opciones: Pegar transcripción · material existente · configuración

  1. Abre Inicio, Resumen + correo de seguimiento.
  2. Pega el texto de la conversación o elige material existente.
  3. Ve a Configuración y elige un título, una posible carpeta de cliente y el idioma de salida.
  4. Crea el paquete y revisa por separado el resumen, el correo interno y el correo al cliente.

Añadir material existente a un paquete de conversación

Opciones: Grabación existente · texto de la conversación

  1. Abre el paso Entrada y elige Elegir material existente.
  2. Selecciona la grabación o fuente correcta entre el material al que tienes acceso.
  3. Revisa el texto elegido antes de pasar a Configuración.

Configurar título, carpeta de cliente e idioma

Opciones: Cliente o asunto · carpeta de cliente · idioma principal · segundo idioma

  1. Desde Entrada, ve a Configuración.
  2. Rellena Cliente o asunto y, si quieres, elige una carpeta de cliente.
  3. Elige el idioma principal y activa un segundo idioma si está disponible y lo necesitas.
  4. Revisa el resumen de la selección de idioma antes de crear el paquete.

Elegir el nivel de calidad de un paquete de conversación

Opciones: Coste · calidad · Personalizar manualmente

  1. En Configuración, abre ¿Cómo quieres que se cree tu documento? y elige Personalizar manualmente.
  2. Compara los niveles disponibles en cuanto a coste y cuidado del texto.
  3. Elige el nivel adecuado para el objetivo y comprueba después la opción mostrada.
  4. Empieza solo cuando la fuente y la configuración sean correctas.

Revisar el resumen y los correos tras el proceso

Opciones: Resumen · correo interno · correo al cliente · compromisos

  1. Abre el resultado del paquete de conversación terminado.
  2. Revisa primero el resumen comparándolo con la conversación.
  3. Comprueba las acciones, los compromisos y los destinatarios en el correo interno y en el externo.
  4. Corrige los errores y comparte o envía solo el resultado revisado.

Revisar los adjuntos adecuados de un correo al cliente

Opciones: Adjuntos propuestos · pendiente de entrega · eliminar

  1. Prepara primero los archivos correctos en Biblioteca, Documentos de referencia.
  2. Crea el paquete de conversación con el compromiso asumido en la conversación.
  3. Revisa Compromisos de esta conversación y Pendiente de entrega.
  4. Elimina los adjuntos incorrectos y revisa el correo antes de prepararlo.

Preparar un correo al cliente como borrador

Opciones: Descargar archivo de borrador · descargar adjuntos por separado

  1. Abre el correo al cliente revisado de un paquete de conversación.
  2. Elige Guardar como borrador y abre el archivo de correo descargado en un programa de correo adecuado.
  3. Indica el destinatario y revisa el asunto, el texto y los adjuntos.
  4. Envía el mensaje desde tu programa de correo solo después de esa revisión.

Explicación detallada

Adjuntos adecuados en tu correo al cliente

¿Prometes durante una conversación que enviarás un folleto, lista de precios u otro documento? Rapportly sugiere el archivo adecuado de tu banco de documentos en el borrador del correo. Disponible a partir de Pro+.

  1. Prepara tus documentos fijos

    Ve a Mi trabajo → Adjuntos y añade tus folletos, listas de precios o documentos explicativos. Usa nombres de archivo claros.

  2. Crea un paquete de conversación

    Usa la transcripción o tus notas. Asegúrate de que tu promesa esté incluida, por ejemplo: te envío nuestro folleto sobre contratos de mantenimiento.

  3. Revisa los adjuntos sugeridos

    Bajo Prometido en esta conversación verás los documentos adecuados. ¿No se encontró ningún archivo? Entonces la promesa aparece en Pendiente de entregar.

  4. Prepara el correo al cliente

    Con Guardar como borrador descargas un archivo de correo con los adjuntos sugeridos. También puedes descargar los archivos por separado. Abrir en tu programa de correo no incluye los adjuntos automáticamente.

  5. Revisa y envía

    Abre el borrador en un programa de correo compatible, añade el destinatario y revisa el texto y los adjuntos. Elimina un adjunto si no corresponde. Rapportly te avisa si un archivo no pudo añadirse.

No se necesita una conexión directa con tu buzón. La descarga crea un archivo borrador; no coloca nada directamente en tu buzón ni envía nada.

Lo que ves puede depender de tu rol, tu plan y las integraciones de tu organización. Revisa cada borrador creado antes de compartirlo o enviarlo.