Siirry sisältöön

Käyttöoppaat

Asiakaskansiot ja turvallinen jakaminen

Asiakaskansio kokoaa yhteystiedot, raportit ja keskustelupaketit. Asiakkaan pääsy ja asiakirjojen jakaminen ovat erillisiä valintoja.

Lyhyesti

  1. Avaa Asiakkaat. Etsi olemassa oleva kansio tai napsauta Uusi asiakaskansio.
  2. Täytä nimi ja luo kansio. Avaa sen jälkeen Yhteystiedot hallitaksesi yhteystietoja.
  3. Käytä Toimita aineistoa -välilehteä vastaanotto-osoitteeseen tai turvalliseen toimituslinkkiin, jos se on organisaatiollesi käytettävissä.
  4. Käytä Asiakaskirjautuminen-välilehteä asiakkaan kutsumiseen. Asiakas ei oletuksena näe kansiosta mitään; jaa asiakirjat yksitellen Jaa asiakkaalle -toiminnolla.
  5. Tarkista jakamisen jälkeen, mitä näkyy. Peru linkki tai jako heti, kun sitä ei enää tarvita.

Huomaa. Älä käytä oikeaa asiakaskansiota harjoitteluun. Asiakasportaali tai toimituslinkki voi riippua paketista.

Tehtävät

Asiakaskansion luominen

Vaihtoehdot: Uusi asiakaskansio · yhteystiedot

  1. Avaa Asiakkaat ja valitse Uusi asiakaskansio.
  2. Täytä asiakkaan nimi ja luo kansio.
  3. Avaa kansio ja täytä yhteystiedot vain, jos niitä tarvitaan työssäsi.
  4. Tarkista, että työ päätyy oikeaan asiakaskansioon.

Asiakaskansion löytäminen

Vaihtoehdot: Hae · avaa kansio

  1. Avaa Asiakkaat ja käytä hakukenttää.
  2. Tarkista löydetty nimi ja avaa oikea kansio.
  3. Käytä välilehtiä yhteystietoihin, materiaaliin, aineiston toimittamiseen tai käyttöoikeuksiin.

Asiakastietojen päivittäminen

Vaihtoehdot: Yhteystiedot · sähköpostiosoite

  1. Avaa oikea asiakaskansio ja valitse Yhteystiedot.
  2. Päivitä vain tarvittavat yhteystiedot.
  3. Tarkista tallennetut tiedot ennen kuin käytät kutsua tai sähköpostia.

Aineiston vastaanottaminen asiakaskohtaiseen sähköpostiosoitteeseen

Vaihtoehdot: Vastaanotto-osoite · tunnettu lähettäjä · liitteiden vastaanotto

  1. Avaa asiakaskansio ja täytä asiakkaan sähköpostiosoite kohtaan Yhteystiedot.
  2. Avaa Toimita aineistoa ja luo vastaanotto-osoite, jos se on otettu käyttöön toimistollesi.
  3. Anna osoite asiakkaalle ja tarkista myöhemmin kansioon saapuneet tiedostot.
  4. Käytä tallenteille ja litteroinneille toimistosi erillistä toimitusosoitetta.

Asiakkaan kutsuminen asiakasportaaliin

Vaihtoehdot: Asiakaskirjautuminen · kutsu · portaali

  1. Täytä asiakkaan oikea sähköpostiosoite kohtaan Yhteystiedot.
  2. Avaa Asiakaskirjautuminen ja valitse Kutsu asiakas, jos portaali sisältyy pakettiisi.
  3. Tarkista kutsun tila.
  4. Jaa asiakirjat sen jälkeen erikseen; portaalikutsu ei jaa niitä automaattisesti.

Asiakirjan jakaminen asiakkaalle

Vaihtoehdot: Jaa asiakirja kerrallaan · tarkista · peru

  1. Avaa oikea asiakirja asiakaskansiossa.
  2. Valitse Jaa asiakkaalle ja tarkista, minkä asiakirjan jaat.
  3. Tarkista jakamisen jälkeen, mitä asiakas näkee portaalissa.
  4. Peru jako, jos asiakirjan ei enää pidä näkyä.

Asiakaskansion liittäminen uuteen tehtävään

Vaihtoehdot: Valitse olemassa oleva kansio · luo uusi kansio

  1. Avaa uusi tehtävä, esimerkiksi Raportti tai Keskustelupaketti.
  2. Valitse kohdassa Asiakaskansio oikea olemassa oleva kansio tai käytä Uusi asiakaskansio -toimintoa.
  3. Tarkista liitos ennen kuin käynnistät käsittelyn.
  4. Tarkista tulos sen jälkeen kyseisessä asiakaskansiossa.

Tarkempi selitys

Asiakaskansiot, lähetys ja kirjautuminen

Yksi kansio asiakasta kohden, joka sisältää kaikki raportit ja keskustelupakettit. Näin löydät kaiken helposti jatkotapaamisessa.

Avaa Asiakkaat ja valitse asiakaskansio. Käytä kohtaa Yhteystiedot asiakastietoihin, Toimita aineistoa aineiston toimittamiseen, Asiakaskirjautuminen asiakkaan käyttöoikeuksiin ja Jaa asiakkaalle asiakirjojen jakamiseen.

Asiakkaat

Toimita asiakirjat sähköpostitse

Anna tälle asiakkaalle oma sähköpostiosoite puuttuvien asiakirjojen toimittamista varten. Sinne lähetetyt viestit, esimerkiksi kuva palkkalipusta, tallentuvat automaattisesti tämän asiakkaan asiakirjakansioon.

  1. Sähköpostiosoite:

    Lisää ensin asiakkaan sähköpostiosoite yllä. Ilman sitä hänen postinsa ohitetaan: vain tunnetuilta lähettäjiltä tulevat viestit hyväksytään.

  2. Luo vastaanotto-osoite

    Tämä asiakas voi lähettää puuttuvat asiakirjat tähän osoitteeseen. Liitteet tallentuvat automaattisesti hänen asiakirjakansioonsa. Kuvat palkkalipuista tai vuosi-ilmoituksista käyvät myös.

Ylläpitäjän on otettava asiakirjojen vastaanotto käyttöön toimistollesi, ennen kuin asiakkaat voivat lähettää tiedostoja sähköpostitse.

Tämä osoite on tarkoitettu asiakkaan asiakirjoille. Tallenteet ja litteraatit lähetetään toimistosi palautus­osoitteeseen keskustelupaketin yhteydessä.

Turvallinen toimituslinkki

Anna asiakkaallesi linkki, jonka avulla hän voi toimittaa äänitteensä ja asiakirjansa itse. Hän ei tarvitse tiliä eikä näe mitään asiakirjoistaan.

  1. Luo toimituslinkki

    Linkki on valmis. Lähetä se asiakkaallesi.

  2. Peruuta

    Kuka tahansa, jolla on linkki, voi toimittaa tiedostoja vanhenemispäivään asti, mutta ei voi katsella mitään. Peruuta linkki heti, kun olet valmis.

Turvallinen toimituslinkki on käytettävissä Pro+-paketista alkaen.

Asiakasportaali

Anna asiakkaallesi oma kirjautuminen. Hän näkee vain oman asiakaskansionsa ja siellä vain sen, minkä olet sallinut. Aineistoa hän voi toimittaa aina.

  1. Sähköpostiosoite:

    Täytä ensin tämän asiakkaan sähköpostiosoite asiakastiedoissa; sinne kutsu lähetetään.

  2. Kutsu asiakas

    Asiakkaasi saa kutsun sähköpostitse ja kirjautuu sisään linkillä. Salasanaa ei tarvita.

  3. Mitä asiakkaasi voi nähdä

    Asiakkaasi ei oletuksena näe mitään tästä asiakaskansiosta. Vapauta yksitellen se, mitä hän saa nähdä; peruuttaa voi aina.

Suojattu asiakasportaali

Asiakasportaali on käytettävissä alkaen Pro+.

Näkymäsi voi riippua roolistasi, paketistasi ja organisaatiosi integraatioista. Tarkista jokainen luotu luonnos ennen kuin jaat tai lähetät sen.