Siirry sisältöön

Käyttöoppaat

Keskustelupaketti ja asiakasviesti

Keskustelupaketti yhdistää lyhyen muistion, sisäisen sähköpostin ja asiakkaalle osoitetun sähköpostiluonnoksen.

Lyhyesti

Keskustelupaketin luominen

  1. Avaa Aloitus-näkymästä Muistio + jatkoviesti.
  2. Lisää litterointi, keskusteluteksti tai asiakirjoja. Voit myös käyttää Valitse olemassa oleva materiaali -toimintoa.
  3. Napsauta Jatka asetuksiin. Anna halutessasi aihe ja asiakaskansio.
  4. Tarkista ensisijainen kieli, mahdollinen toinen kieli ja valittu työtapa.
  5. Napsauta Luo keskustelupaketti. Lue kolme tulosta läpi ja tarkista jokainen lupaus, vastaanottaja ja liite ennen kuin valmistelet tai lähetät asiakasviestin.

Sopivat liitteet asiakasviestiin

Vakioesitteitä ja hinnastoja voidaan ehdottaa sopivaksi liitteeksi, kun keskustelussa on luvattu jotain.

  1. Avaa Kirjasto > Vakioasiakirjat ja lisää tiedostot selkein nimin.
  2. Luo keskustelupaketti, jossa asiakkaalle annettu lupaus tulee esiin.
  3. Tarkista kohdasta Tässä tapaamisessa sovittu, mitä tiedostoja Rapportly ehdottaa. Puuttuva tiedosto näkyy edelleen kohdassa Vielä toimitettavat.
  4. Valmistele asiakasviesti luonnokseksi ja tarkista teksti, vastaanottaja ja liitteet. Voit myös ladata tiedostot erikseen.
  5. Poista virheellinen liite ja lähetä viesti vasta, kun olet tarkistanut kaiken.

Huomaa. Ladattu luonnostiedosto ei siirry automaattisesti postilaatikkoosi. Valmistele viesti siksi yhdistetyn postilaatikon kautta tai lähetä se itse.

Tehtävät

Keskustelupaketin luominen

Vaihtoehdot: Liitä litterointi · olemassa oleva materiaali · asetukset

  1. Avaa Aloitus > Muistio + jatkoviesti.
  2. Liitä keskusteluteksti tai valitse olemassa olevaa materiaalia.
  3. Siirry kohtaan Asetukset ja valitse otsikko, mahdollinen asiakaskansio ja tulostekieli.
  4. Luo paketti ja tarkista muistio, sisäinen viesti ja asiakasviesti kukin erikseen.

Olemassa olevan materiaalin lisääminen keskustelupakettiin

Vaihtoehdot: Olemassa oleva tallenne · keskusteluteksti

  1. Avaa vaihe Syöte ja valitse Valitse olemassa oleva materiaali.
  2. Valitse oikea tallenne tai lähde materiaalista, johon sinulla on pääsy.
  3. Tarkista valittu teksti ennen kuin siirryt kohtaan Asetukset.

Otsikon, asiakaskansion ja kielen asettaminen

Vaihtoehdot: Asiakas tai aihe · asiakaskansio · ensisijainen kieli · toinen kieli

  1. Siirry vaiheesta Syöte kohtaan Asetukset.
  2. Täytä Asiakas tai aihe ja valitse halutessasi asiakaskansio.
  3. Valitse ensisijainen kieli ja ota toinen kieli käyttöön, jos se on saatavilla ja tarpeen.
  4. Tarkista kielivalinnan yhteenveto ennen kuin luot paketin.

Keskustelupaketin laatutason valitseminen

Vaihtoehdot: Kustannukset · laatu · Muokkaa itse

  1. Avaa Asetukset-vaiheessa Miten haluat asiakirjasi luotavan? ja valitse Muokkaa itse.
  2. Vertaa käytettävissä olevia tasoja kustannusten ja tekstin viimeistelyn osalta.
  3. Valitse tarkoitukseen sopiva taso ja tarkista sen jälkeen näytetty valinta.
  4. Käynnistä vasta, kun lähde ja asetukset ovat kunnossa.

Muistion ja viestien tarkistaminen käsittelyn jälkeen

Vaihtoehdot: Muistio · sisäinen viesti · asiakasviesti · lupaukset

  1. Avaa valmiin keskustelupaketin tulos.
  2. Lue ensin muistio läpi keskustelua vasten.
  3. Tarkista toimenpiteet, lupaukset ja vastaanottajat sisäisestä ja ulkoisesta viestistä.
  4. Korjaa virheet ja jaa tai lähetä vain tarkistettu tulos.

Asiakasviestin sopivien liitteiden tarkistaminen

Vaihtoehdot: Ehdotetut liitteet · vielä toimitettavat · poista

  1. Lisää ensin oikeat tiedostot kohtaan Kirjasto > Vakioasiakirjat.
  2. Luo keskustelupaketti, jossa on keskustelussa annettu lupaus.
  3. Tarkista kohdat Tässä tapaamisessa sovittu ja Vielä toimitettavat.
  4. Poista virheelliset liitteet ja tarkista viesti ennen kuin valmistelet sen.

Asiakasviestin valmisteleminen luonnokseksi

Vaihtoehdot: Lataa luonnostiedosto · lataa liitteet erikseen

  1. Avaa keskustelupaketin tarkistettu asiakasviesti.
  2. Valitse Aseta valmiiksi luonnokseksi ja avaa ladattu viestitiedosto sopivassa sähköpostiohjelmassa.
  3. Täytä vastaanottaja ja tarkista aihe, teksti ja liitteet.
  4. Lähetä viesti sähköpostiohjelmastasi vasta tämän tarkistuksen jälkeen.

Tarkempi selitys

Sopivat liitteet asiakassähköpostiisi

Lupaatko keskustelun aikana lähettää esitteen, hinnaston tai muun asiakirjan? Rapportly ehdottaa sopivaa tiedostoa asiakirjapankistasi käsittelyyn. Saatavilla Pro+-paketista alkaen.

  1. Valmistele vakioasiakirjasi

    Siirry kohtaan Oma työ → Liitteet ja lisää esitteesi, hinnastosi tai selitysasiakirjasi. Käytä selkeitä tiedostonimiä.

  2. Luo keskustelupaketti

    Käytä transkriptiota tai muistiinpanojasi. Varmista, että lupaus sisältyy niihin, esimerkiksi: lähetän sinulle esitteemme huoltosopimuksista.

  3. Tarkastele ehdotettuja liitteitä

    Kohdassa Sovittu tässä keskustelussa näet sopivat asiakirjat. Eikö tiedostoa löydy? Silloin lupaus näkyy kohdassa Vielä toimitettavana.

  4. Valmistele asiakassähköposti

    Valitsemalla Tallenna luonnoksena lataat sähköpostitiedoston ehdotettuine liitteineen. Voit myös ladata tiedostot erikseen. Avaa sähköpostiohjelmassa ei lisää liitteitä automaattisesti.

  5. Tarkista ja lähetä

    Avaa luonnos sopivassa sähköpostiohjelmassa, lisää vastaanottaja ja tarkista teksti sekä liitteet. Poista liite, jos se ei sovi. Rapportly ilmoittaa, jos tiedostoa ei voitu lisätä.

Suoraa postilaatikkoyhteyttä ei tarvita. Lataaminen luo luonnostiedoston; se ei sijoita mitään suoraan postilaatikkoosi eikä lähetä mitään.

Näkymäsi voi riippua roolistasi, paketistasi ja organisaatiosi integraatioista. Tarkista jokainen luotu luonnos ennen kuin jaat tai lähetät sen.