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Guides d'utilisation

Dossier de conversation et e-mail client

Un dossier de conversation réunit un compte rendu court, un e-mail interne et un brouillon d'e-mail pour le client.

En bref

Créer un dossier de conversation

  1. Ouvre Compte rendu + e-mail de suivi sur Accueil.
  2. Ajoute une transcription, le texte de l'entretien ou des documents. Tu peux aussi utiliser Choisir du matériel existant.
  3. Clique sur Continuer vers les paramètres. Indique si tu le souhaites un sujet et un dossier client.
  4. Vérifie la langue principale, une éventuelle deuxième langue et le mode de création choisi.
  5. Clique sur Créer le dossier de conversation. Relis les trois résultats et vérifie chaque engagement, destinataire et pièce jointe avant de préparer ou d'envoyer l'e-mail client.

Pièces jointes adaptées à l'e-mail client

Des brochures et listes de prix permanentes peuvent être proposées comme pièces jointes adaptées lorsqu'un engagement est pris pendant un entretien.

  1. Ouvre Bibliothèque, Documents de référence et ajoute les fichiers avec des noms clairs.
  2. Crée un dossier de conversation dans lequel l'engagement envers le client apparaît.
  3. Vérifie sous Engagements pris lors de cet entretien quels fichiers Rapportly propose. Un fichier manquant reste visible sous Encore à fournir.
  4. Prépare l'e-mail client en brouillon et vérifie le texte, le destinataire et les pièces jointes. Tu peux aussi télécharger les fichiers séparément.
  5. Supprime une pièce jointe incorrecte et n'envoie l'e-mail qu'après avoir tout vérifié.

Attention. Un fichier de brouillon téléchargé n'arrive pas automatiquement dans ta boîte mail. Prépare donc l'e-mail via une boîte mail connectée ou envoie-le toi-même.

Tâches

Créer un dossier de conversation

Options: Coller une transcription · matériel existant · paramètres

  1. Ouvre Accueil, Compte rendu + e-mail de suivi.
  2. Colle le texte de l'entretien ou choisis du matériel existant.
  3. Va dans Paramètres, choisis un titre, un éventuel dossier client et la langue de sortie.
  4. Crée le dossier et vérifie séparément le compte rendu, l'e-mail interne et l'e-mail client.

Ajouter du matériel existant à un dossier de conversation

Options: Enregistrement existant · texte de l'entretien

  1. Ouvre l'étape Saisie et choisis Choisir du matériel existant.
  2. Sélectionne le bon enregistrement ou la bonne source parmi le matériel auquel tu as accès.
  3. Vérifie le texte choisi avant de passer à Paramètres.

Définir le titre, le dossier client et la langue

Options: Client ou sujet · dossier client · langue principale · deuxième langue

  1. Depuis Saisie, passe à Paramètres.
  2. Renseigne Client ou sujet et choisis si tu le souhaites un dossier client.
  3. Choisis la langue principale et active une deuxième langue si elle est disponible et nécessaire.
  4. Vérifie le récapitulatif du choix de langue avant de créer le dossier.

Choisir le niveau de qualité d'un dossier de conversation

Options: Coût · qualité · Personnaliser moi-même

  1. Dans Paramètres, ouvre Comment souhaitez-vous faire créer votre document ? et choisis Personnaliser moi-même.
  2. Compare les niveaux disponibles en matière de coût et de soin apporté au texte.
  3. Choisis le niveau adapté à l'objectif, puis vérifie le choix affiché.
  4. Ne lance la création que lorsque la source et les paramètres sont corrects.

Vérifier le compte rendu et les e-mails après le traitement

Options: Compte rendu · e-mail interne · e-mail client · engagements

  1. Ouvre le résultat du dossier de conversation terminé.
  2. Relis d'abord le compte rendu en le comparant à l'entretien.
  3. Vérifie les actions, les engagements et les destinataires dans l'e-mail interne et externe.
  4. Corrige les erreurs et ne partage ou n'envoie que le résultat vérifié.

Vérifier les pièces jointes adaptées d'un e-mail client

Options: Pièces jointes proposées · encore à fournir · supprimer

  1. Prépare d'abord les bons fichiers sous Bibliothèque, Documents de référence.
  2. Crée le dossier de conversation avec l'engagement pris pendant l'entretien.
  3. Vérifie Engagements pris lors de cet entretien et Encore à fournir.
  4. Supprime les pièces jointes incorrectes et vérifie l'e-mail avant de le préparer.

Préparer un e-mail client en brouillon

Options: Télécharger le fichier de brouillon · télécharger les pièces jointes séparément

  1. Ouvre l'e-mail client vérifié d'un dossier de conversation.
  2. Choisis Mettre en brouillon et ouvre le fichier e-mail téléchargé dans un logiciel de messagerie adapté.
  3. Renseigne le destinataire et vérifie l'objet, le texte et les pièces jointes.
  4. N'envoie le message depuis ton logiciel de messagerie qu'après cette vérification.

Explication détaillée

Pièces jointes adaptées à ton e-mail client

Tu promets pendant un entretien d'envoyer une brochure, une liste de prix ou un autre document ? Rapportly propose le fichier approprié de ta bibliothèque de documents dans l'e-mail brouillon. Disponible à partir de Pro+.

  1. Prépare tes documents fixes

    Va dans Mon travail → Pièces jointes et ajoute tes brochures, listes de prix ou documents explicatifs. Utilise des noms de fichiers clairs.

  2. Crée un dossier d'entretien

    Utilise la transcription ou tes notes. Assure-toi que ta promesse y figure, par exemple : je t'envoie notre brochure sur les contrats d'entretien.

  3. Consulte les pièces jointes suggérées

    Sous Promis lors de cet entretien, tu vois les documents appropriés. Aucun fichier trouvé ? La promesse apparaît alors sous À fournir.

  4. Prépare l'e-mail client

    Avec Enregistrer comme brouillon, tu télécharges un fichier e-mail avec les pièces jointes suggérées. Tu peux aussi télécharger les fichiers séparément. Ouvrir dans ton programme de messagerie n'inclut pas automatiquement les pièces jointes.

  5. Vérifie et envoie

    Ouvre le brouillon dans un programme de messagerie compatible, renseigne le destinataire et vérifie le texte et les pièces jointes. Supprime une pièce jointe si elle ne convient pas. Rapportly te signale si un fichier n'a pas pu être ajouté.

Aucune connexion directe à ta boîte mail n'est nécessaire. Le téléchargement crée un fichier brouillon ; il ne place rien directement dans ta boîte mail et n'envoie rien.

Ce que tu vois peut dépendre de ton rôle, de ton offre et des connexions de ton organisation. Vérifie chaque brouillon créé avant de le partager ou de l'envoyer.