Ugrás a tartalomra

Útmutatók

Megbeszéléscsomag és ügyfél-e-mail

A megbeszéléscsomag egy rövid emlékeztetőt, egy belső e-mailt és az ügyfélnek szóló e-mail tervezetét fogja össze.

Röviden

Megbeszéléscsomag készítése

  1. Nyisd meg a Kezdőlapon az Emlékeztető + követő e-mail lehetőséget.
  2. Adj hozzá átiratot, beszélgetésszöveget vagy dokumentumokat. A Meglévő anyag kiválasztása lehetőséget is használhatod.
  3. Kattints a Tovább a beállításokhoz gombra. Ha szeretnéd, adj meg témát és ügyfélmappát.
  4. Ellenőrizd az elsődleges nyelvet, az esetleges második nyelvet és a választott munkamódot.
  5. Kattints a Megbeszéléscsomag létrehozása gombra. Olvasd át a három eredményt, és ellenőrizz minden vállalást, címzettet és mellékletet, mielőtt előkészíted vagy elküldöd az ügyfél-e-mailt.

Megfelelő mellékletek az ügyfél-e-mailhez

Az állandó brosúrák és árlisták megfelelő mellékletként javasolhatók, ha egy beszélgetésben vállalás hangzik el.

  1. Nyisd meg: Könyvtár, Állandó dokumentumok, és add hozzá a fájlokat egyértelmű nevekkel.
  2. Készíts egy megbeszéléscsomagot, amelyben megjelenik az ügyfélnek tett vállalás.
  3. Az Ebben a megbeszélésben vállalt kötelezettségek résznél ellenőrizd, mely fájlokat javasolja a Rapportly. A hiányzó fájl a Még benyújtandó résznél látható marad.
  4. Készítsd elő az ügyfél-e-mailt tervezetként, és ellenőrizd a szöveget, a címzettet és a mellékleteket. A fájlokat külön is letöltheted.
  5. Távolítsd el a hibás mellékletet, és csak akkor küldd el az e-mailt, ha mindent ellenőriztél.

Figyelem. A letöltött tervezetfájl nem kerül automatikusan a postafiókodba. Ezért készítsd elő az e-mailt egy csatlakoztatott postafiókon keresztül, vagy küldd el magad.

Feladatok

Megbeszéléscsomag készítése

Lehetőségek: Átirat beillesztése · meglévő anyag · beállítások

  1. Nyisd meg: Kezdőlap, Emlékeztető + követő e-mail.
  2. Illeszd be a beszélgetés szövegét, vagy válassz meglévő anyagot.
  3. Lépj a Beállítások részre, és válassz címet, esetleg ügyfélmappát és kimeneti nyelvet.
  4. Készítsd el a csomagot, és külön-külön ellenőrizd az emlékeztetőt, a belső e-mailt és az ügyfél-e-mailt.

Meglévő anyag hozzáadása megbeszéléscsomaghoz

Lehetőségek: Meglévő felvétel · beszélgetésszöveg

  1. Nyisd meg a Bevitel lépést, és válaszd a Meglévő anyag kiválasztása lehetőséget.
  2. Válaszd ki a megfelelő felvételt vagy forrást a számodra elérhető anyagok közül.
  3. Ellenőrizd a kiválasztott szöveget, mielőtt a Beállítások részre lépsz.

Cím, ügyfélmappa és nyelv beállítása

Lehetőségek: Ügyfél vagy téma · ügyfélmappa · elsődleges nyelv · második nyelv

  1. A Bevitel lépésről lépj a Beállítások részre.
  2. Töltsd ki az Ügyfél vagy téma mezőt, és ha szeretnéd, válassz ügyfélmappát.
  3. Válaszd ki az elsődleges nyelvet, és kapcsolj be második nyelvet, ha elérhető és szükséges.
  4. A csomag elkészítése előtt ellenőrizd a nyelvválasztás összefoglalóját.

Megbeszéléscsomag minőségi szintjének kiválasztása

Lehetőségek: Költség · minőség · Saját szerkesztés

  1. A Beállítások résznél nyisd meg a Hogyan szeretnéd elkészíttetni a dokumentumodat? részt, és válaszd a Saját szerkesztés lehetőséget.
  2. Hasonlítsd össze az elérhető szinteket költség és a szövegre fordított figyelem szempontjából.
  3. Válaszd a célnak megfelelő szintet, majd ellenőrizd a megjelenített választást.
  4. Csak akkor indíts, ha a forrás és a beállítások rendben vannak.

Emlékeztető és e-mailek ellenőrzése a feldolgozás után

Lehetőségek: Emlékeztető · belső e-mail · ügyfél-e-mail · vállalások

  1. Nyisd meg az elkészült megbeszéléscsomag eredményét.
  2. Először vesd össze az emlékeztetőt a beszélgetéssel.
  3. Ellenőrizd a teendőket, a vállalásokat és a címzetteket a belső és a külső e-mailben.
  4. Javítsd a hibákat, és csak az ellenőrzött eredményt oszd meg vagy küldd el.

Megfelelő mellékletek ellenőrzése az ügyfél-e-mailben

Lehetőségek: Javasolt mellékletek · még benyújtandó · eltávolítás

  1. Először készítsd elő a megfelelő fájlokat itt: Könyvtár, Állandó dokumentumok.
  2. Készítsd el a megbeszéléscsomagot a beszélgetésben elhangzott vállalással.
  3. Ellenőrizd az Ebben a megbeszélésben vállalt kötelezettségek és a Még benyújtandó részt.
  4. Távolítsd el a hibás mellékleteket, és ellenőrizd az e-mailt, mielőtt előkészíted.

Ügyfél-e-mail előkészítése tervezetként

Lehetőségek: Tervezetfájl letöltése · mellékletek külön letöltése

  1. Nyisd meg egy megbeszéléscsomag ellenőrzött ügyfél-e-mailjét.
  2. Válaszd a Mentés vázlatként lehetőséget, és nyisd meg a letöltött e-mail-fájlt egy megfelelő levelezőprogramban.
  3. Add meg a címzettet, és ellenőrizd a tárgyat, a szöveget és a mellékleteket.
  4. Csak ezután az ellenőrzés után küldd el a levelezőprogramodból.

Részletes magyarázat

Megfelelő mellékletek az ügyféllevélhez

Ha egy megbeszélésen megígéred, hogy utánaküldöd a brosúrát, az árlistát vagy egy másik dokumentumot, a Rapportly a dokumentumtáradból a legjobb fájlt javasolja a levélvázlathoz. Pro+ csomagtól elérhető.

  1. Készítsd elő az állandó dokumentumaidat

    Lépj a Munkám → Mellékletek menübe, és add hozzá a brosúráidat, árlistáidat vagy tájékoztató dokumentumaidat. Használj egyértelmű fájlneveket.

  2. Hozz létre egy megbeszéléscsomagot

    Használd az átiratot vagy a jegyzeteidet. Ügyelj arra, hogy az ígéret szerepeljen benne, például: elküldöm a karbantartási szerződésekről szóló brosúránkat.

  3. Nézd meg a javasolt mellékleteket

    Az Ebben a megbeszélésben megígért résznél látod a megfelelő dokumentumokat. Ha nem található fájl, az ígéret a Még csatolandó részben jelenik meg.

  4. Készítsd elő az ügyféllevelet

    A Mentés vázlatként funkcióval letölthetsz egy levélfájlt a javasolt mellékletekkel. A fájlokat külön-külön is letöltheted. A Megnyitás levelezőprogramban opció nem viszi át automatikusan a mellékleteket.

  5. Ellenőrizd és küldd el

    Nyisd meg a vázlatot egy megfelelő levelezőprogramban, töltsd ki a címzettet, majd ellenőrizd a szöveget és a mellékleteket. Töröld a mellékletet, ha nem illeszkedik. A Rapportly jelzi, ha egy fájlt nem sikerült hozzáadni.

Nincs szükség közvetlen postaládakapcsolatra. A letöltés egy vázlatfájlt hoz létre; nem helyez el semmit közvetlenül a postaládádban, és nem küld el semmit.

Az, hogy mit látsz, függhet a szerepkörödtől, az előfizetési csomagodtól és a szervezeted kapcsolataitól. Minden elkészült tervezetet ellenőrizz, mielőtt megosztod vagy elküldöd.