Ugrás a tartalomra

Útmutatók

Ügyfélmappák és biztonságos megosztás

Az ügyfélmappa összefogja az elérhetőségeket, a jelentéseket és a megbeszéléscsomagokat. Az ügyfél hozzáférése és a dokumentumok megosztása külön döntés.

Röviden

  1. Nyisd meg az Ügyfelek részt. Keress meg egy meglévő mappát, vagy kattints az Új ügyfélmappa gombra.
  2. Add meg a nevet, és hozd létre a mappát. Ezután nyisd meg a Kapcsolat fület az elérhetőségek kezeléséhez.
  3. A Beküldés fület fogadási címhez vagy biztonságos feltöltési linkhez használd, ha ez elérhető a szervezet számára.
  4. Az Ügyfélbejelentkezés fület ügyfél meghívásához használd. Alapértelmezés szerint az ügyfél semmit sem lát a mappából; a dokumentumokat egyenként oszd meg a Megosztás az ügyféllel lehetőséggel.
  5. Megosztás után ellenőrizd, mi látható. Vond vissza a linket vagy a megosztást, amint már nincs rá szükség.

Figyelem. Gyakorláshoz ne használj valódi ügyfélmappát. Az ügyfélportál vagy a feltöltési link az előfizetési csomagtól függhet.

Feladatok

Ügyfélmappa létrehozása

Lehetőségek: Új ügyfélmappa · elérhetőségek

  1. Nyisd meg az Ügyfelek részt, és válaszd az Új ügyfélmappa lehetőséget.
  2. Add meg az ügyfél nevét, és hozd létre a mappát.
  3. Nyisd meg a mappát, és csak akkor add meg az elérhetőségeket, ha szükséged van rájuk a munkádhoz.
  4. Ellenőrizd, hogy a munka a megfelelő ügyfélmappába kerül-e.

Ügyfélmappa megkeresése

Lehetőségek: Keresés · mappa megnyitása

  1. Nyisd meg az Ügyfelek részt, és használd a keresőmezőt.
  2. Ellenőrizd a talált nevet, és nyisd meg a megfelelő mappát.
  3. A fülek segítségével éred el a kapcsolatot, az anyagokat, a beküldést vagy a hozzáférést.

Ügyféladatok frissítése

Lehetőségek: Kapcsolat · e-mail-cím

  1. Nyisd meg a megfelelő ügyfélmappát, és válaszd a Kapcsolat fület.
  2. Csak a szükséges elérhetőségeket frissítsd.
  3. Ellenőrizd a mentett adatokat, mielőtt meghívót vagy e-mailt használsz.

Dokumentumok fogadása ügyfélhez kötött e-mail-címen

Lehetőségek: Fogadási cím · ismert feladó · mellékletek fogadása

  1. Nyisd meg az ügyfélmappát, és a Kapcsolat fülön add meg az ügyfél e-mail-címét.
  2. Nyisd meg a Beküldés fület, és hozz létre fogadási címet, ha ez be van kapcsolva az irodád számára.
  3. Add meg a címet az ügyfélnek, és később ellenőrizd a mappában a beérkezett fájlokat.
  4. Felvételekhez és átiratokhoz az irodád külön beküldési címét használd.

Ügyfél meghívása az ügyfélportálra

Lehetőségek: Ügyfélbejelentkezés · meghívás · portál

  1. A Kapcsolat fülön add meg az ügyfél helyes e-mail-címét.
  2. Nyisd meg az Ügyfélbejelentkezés fület, és válaszd az Ügyfél meghívása lehetőséget, ha a portál elérhető az előfizetési csomagodban.
  3. Ellenőrizd a meghívó állapotát.
  4. Ezután a dokumentumokat külön oszd meg; a portálmeghívó nem osztja meg őket automatikusan.

Dokumentum megosztása az ügyféllel

Lehetőségek: Megosztás dokumentumonként · ellenőrzés · visszavonás

  1. Nyisd meg a megfelelő dokumentumot az ügyfélmappában.
  2. Válaszd a Megosztás az ügyféllel lehetőséget, és ellenőrizd, melyik dokumentumot osztod meg.
  3. Megosztás után ellenőrizd, mit lát az ügyfél a portálon.
  4. Vond vissza a megosztást, ha a dokumentum már nem lehet látható.

Ügyfélmappa hozzárendelése új feladathoz

Lehetőségek: Meglévő mappa kiválasztása · új mappa létrehozása

  1. Nyisd meg az új feladatot, például a Jelentés vagy a Megbeszéléscsomag lehetőséget.
  2. Az Ügyfélmappa mezőnél válaszd ki a megfelelő meglévő mappát, vagy használd az Új ügyfélmappa lehetőséget.
  3. A feldolgozás indítása előtt ellenőrizd a hozzárendelést.
  4. Ezután ellenőrizd az eredményt az érintett ügyfélmappában.

Részletes magyarázat

Ügyfélmappák, beküldés és bejelentkezés

Ügyfelenként egy mappa az összes jelentéssel és beszélgetéscsomaggal. Így egy követő megbeszélésen mindent azonnal megtalálsz.

Nyissa meg a(z) Ügyfelek részt, és válasszon ügyfélmappát. Az ügyféladatokhoz a(z) Kapcsolat, az anyagok beküldéséhez a(z) Beküldés, az ügyfél hozzáféréséhez a(z) Ügyfélbejelentkezés, a dokumentumok elérhetővé tételéhez a(z) Megosztás az ügyféllel részt használja.

Ügyfelek

Dokumentumok beküldése e-mailben

Adj ennek az ügyfélnek egy saját e-mail-címet a hiányzó dokumentumok beküldéséhez. Amit erre a címre küld – például egy fotót a bérlapjáról – automatikusan bekerül az ügyfél dossziéjába.

  1. E-mail-cím:

    Add meg az ügyfél e-mail-címét fent. E-cím nélkül a levelei figyelmen kívül maradnak: csak ismert feladóktól érkező üzenetek jutnak át.

  2. Beküldési cím létrehozása

    Az ügyfél a hiányzó dokumentumokat erre a címre küldheti. A mellékleteket a rendszer automatikusan beilleszti a dossziéba. Bérlap vagy éves jövedelemigazolás fotója is megfelel.

Ahhoz, hogy az ügyfelek e-mailben küldhessenek fájlokat, egy rendszergazdának engedélyeznie kell a dokumentumok fogadását az irodád számára.

Ez a cím az ügyfél dokumentumainak fogadására szolgál. A felvételeket és átiratokat a megbeszéléscsomagban szereplő irodai beküldési címre kell küldeni.

Biztonságos feltöltési link

Adj a kliensednek egy linket, amellyel maga töltheti fel a felvételét és dokumentumait. Nem szükséges fiókot létrehoznia, és semmit sem lát a saját dossziéjából.

  1. Feltöltési link létrehozása

    A link készen áll. Küldd el a kliensednek.

  2. Visszavonás

    Aki rendelkezik a linkkel, az a lejárati dátumig feltölthet, de semmit sem tekinthet meg. Vonja vissza a linket, amint végzett.

A biztonságos feltöltési link Pro+ csomagtól érhető el.

Ügyfélportál

Adj saját belépést az ügyfeled számára. Csak a saját ügyfélmappáját látja, és azon belül csak azt, amit te engedélyezel. Feltölteni bármikor tud.

  1. E-mail-cím:

    Először add meg az ügyfél e-mail-címét az ügyfél adatainál; oda kerül a meghívó.

  2. Ügyfél meghívása

    Az ügyfeled e-mailben kap meghívót, és egy linkkel tud belépni. Nincs szükség jelszóra.

  3. Amit az ügyfeled láthat

    Az ügyfeled alapértelmezés szerint semmit sem lát ebből az ügyfélmappából. Egyenként engedélyezd, mit tekinthet meg; bármikor visszavonható.

Biztonságos ügyfélportál

Az ügyfélportál Pro+ csomagtól érhető el.

Az, hogy mit látsz, függhet a szerepkörödtől, az előfizetési csomagodtól és a szervezeted kapcsolataitól. Minden elkészült tervezetet ellenőrizz, mielőtt megosztod vagy elküldöd.