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Guide

Pacchetto conversazione ed email al cliente

Un pacchetto conversazione combina un breve resoconto, un'email interna e una bozza di email al cliente.

In breve

Creare un pacchetto conversazione

  1. Apri Resoconto + email di follow-up in Inizio.
  2. Aggiungi una trascrizione, il testo della conversazione o dei documenti. Puoi anche usare Scegli materiale esistente.
  3. Fai clic su Vai alle impostazioni. Se vuoi, indica un argomento e una cartella cliente.
  4. Controlla la lingua principale, l'eventuale seconda lingua e la modalità scelta.
  5. Fai clic su Crea pacchetto conversazione. Rileggi i tre risultati e controlla ogni impegno, destinatario e allegato prima di preparare o inviare l'email al cliente.

Allegati pertinenti all'email al cliente

Brochure e listini prezzi fissi possono essere proposti come allegato pertinente quando in una conversazione viene preso un impegno.

  1. Apri Biblioteca, Documenti di riferimento e aggiungi i file con nomi chiari.
  2. Crea un pacchetto conversazione in cui compare l'impegno preso con il cliente.
  3. In Impegni presi in questo colloquio controlla quali file propone Rapportly. Un file mancante resta visibile in Ancora da fornire.
  4. Prepara l'email al cliente come bozza e controlla testo, destinatario e allegati. Puoi anche scaricare i file separatamente.
  5. Rimuovi un allegato errato e invia l'email solo dopo aver controllato tutto.

Attenzione. Un file bozza scaricato non arriva automaticamente nella casella di posta. Prepara quindi l'email tramite una casella di posta collegata oppure inviala tu stesso.

Attività

Creare un pacchetto conversazione

Opzioni: Incollare la trascrizione · materiale esistente · impostazioni

  1. Apri Inizio, Resoconto + email di follow-up.
  2. Incolla il testo della conversazione o scegli materiale esistente.
  3. Vai a Impostazioni, scegli un titolo, l'eventuale cartella cliente e la lingua di output.
  4. Crea il pacchetto e controlla separatamente resoconto, email interna ed email al cliente.

Aggiungere materiale esistente a un pacchetto conversazione

Opzioni: Registrazione esistente · testo della conversazione

  1. Apri il passaggio Inserimento e scegli Scegli materiale esistente.
  2. Seleziona la registrazione o la fonte corretta tra il materiale a cui hai accesso.
  3. Controlla il testo scelto prima di passare a Impostazioni.

Impostare titolo, cartella cliente e lingua

Opzioni: Cliente o argomento · cartella cliente · lingua principale · seconda lingua

  1. Da Inserimento passa a Impostazioni.
  2. Compila Cliente o argomento e, se vuoi, scegli una cartella cliente.
  3. Scegli la lingua principale e attiva una seconda lingua se è disponibile e necessaria.
  4. Controlla il riepilogo della scelta della lingua prima di creare il pacchetto.

Scegliere il livello di qualità di un pacchetto conversazione

Opzioni: Costi · qualità · Modifica manuale

  1. In Impostazioni apri Come vuoi che venga creato il tuo documento? e scegli Modifica manuale.
  2. Confronta i livelli disponibili per costi e cura del testo.
  3. Scegli il livello adatto allo scopo e poi controlla la scelta visualizzata.
  4. Avvia solo quando fonte e impostazioni sono corrette.

Controllare resoconto ed email dopo l'elaborazione

Opzioni: Resoconto · email interna · email al cliente · impegni

  1. Apri il risultato del pacchetto conversazione completato.
  2. Rileggi prima il resoconto confrontandolo con la conversazione.
  3. Controlla azioni, impegni e destinatari nell'email interna e in quella esterna.
  4. Correggi gli errori e condividi o invia solo il risultato controllato.

Controllare gli allegati pertinenti di un'email al cliente

Opzioni: Allegati proposti · ancora da fornire · rimuovere

  1. Prepara prima i file corretti in Biblioteca, Documenti di riferimento.
  2. Crea il pacchetto conversazione con l'impegno preso durante la conversazione.
  3. Controlla Impegni presi in questo colloquio e Ancora da fornire.
  4. Rimuovi gli allegati errati e controlla l'email prima di prepararla.

Preparare un'email al cliente come bozza

Opzioni: Scaricare il file bozza · scaricare gli allegati separatamente

  1. Apri l'email al cliente controllata di un pacchetto conversazione.
  2. Scegli Prepara come bozza e apri il file email scaricato in un programma di posta adatto.
  3. Inserisci il destinatario e controlla oggetto, testo e allegati.
  4. Invia dal tuo programma di posta solo dopo questo controllo.

Spiegazione dettagliata

Allegati adatti alla tua email al cliente

Durante una conversazione prometti di inviare una brochure, un listino prezzi o un altro documento? Rapportly suggerisce il file appropriato dalla tua raccolta documenti nella bozza dell'email. Disponibile a partire da Pro+.

  1. Prepara i tuoi documenti fissi

    Vai a Il mio lavoro → Allegati e aggiungi le tue brochure, i listini prezzi o i documenti esplicativi. Usa nomi di file chiari.

  2. Crea un pacchetto di conversazione

    Usa la trascrizione o le tue note. Assicurati che la promessa sia inclusa, ad esempio: ti invio la nostra brochure sui contratti di manutenzione.

  3. Controlla gli allegati suggeriti

    Sotto Promesso in questa conversazione trovi i documenti appropriati. Nessun file trovato? Allora la promessa appare in Da fornire.

  4. Prepara l'email al cliente

    Con Salva come bozza scarichi un file email con gli allegati suggeriti. Puoi anche scaricare i file singolarmente. Apri nel programma di posta non include gli allegati automaticamente.

  5. Controlla e invia

    Apri la bozza in un programma di posta adatto, inserisci il destinatario e controlla testo e allegati. Rimuovi un allegato se non è pertinente. Rapportly segnala se un file non ha potuto essere aggiunto.

Non è necessario un collegamento diretto alla casella di posta. Il download crea un file bozza: non inserisce nulla direttamente nella tua casella di posta e non invia nulla.

Ciò che vedi può dipendere dal tuo ruolo, dal tuo piano e dalle integrazioni della tua organizzazione. Controlla ogni bozza creata prima di condividerla o inviarla.