Informativa sulla privacy

1. Chi è il responsabile?

Rapportly B.V. è il titolare del trattamento per i dati che condividi con Rapportly tramite rapportly.io e rapportly.nl. Puoi contattarci all'indirizzo vragen@rapportly.io.

Utilizzi Rapportly per documenti che contengono dati personali dei tuoi clienti (ad esempio un trascritto o una registrazione audio di una conversazione con un cliente)? In tal caso sei tu il titolare del trattamento per quei dati e noi li elaboriamo esclusivamente su tuo incarico, in qualità di responsabile del trattamento. Un accordo di trattamento dei dati può essere richiesto tramite vragen@rapportly.io.

2. Quali dati elaboriamo e per quale scopo?

Account e organizzazione: ragione sociale, indirizzo e-mail, password (memorizzata in forma crittografata), impostazioni per la verifica in due passaggi, il tuo ruolo all'interno del team e la tua preferenza linguistica. Scopo: far funzionare il tuo account e il tuo team. Base giuridica: esecuzione del contratto.

Contenuto dei documenti: i trascritti, le note e i documenti di esempio che inserisci, e i documenti che Rapportly genera a partire da essi. Scopo: generare documenti nel tuo stile di scrittura. Base giuridica: esecuzione del contratto. Al momento della registrazione ti informiamo di questo e ti chiediamo di accettare il servizio.

Registrazioni audio: se carichi una registrazione di una conversazione, registri una conversazione nell'app o registri una videoconferenza (nell'app o con l'estensione del browser), elaboriamo quella registrazione per convertirla in testo. In una tale registrazione è contenuto tutto ciò che è stato detto nella conversazione: la voce e il contenuto della conversazione, e quindi spesso dati personali del tuo cliente. In una registrazione di una riunione sono inoltre incluse le voci di tutti i partecipanti, anche se non sono tuoi clienti. Scopo: convertire la registrazione in un trascritto che potrai utilizzare ulteriormente. Base giuridica: esecuzione del contratto. Il modo in cui gestiamo la registrazione è descritto nel capitolo 4.

Dati di abbonamento e fatturazione: il tuo piano e il consumo, e, una volta attivi gli abbonamenti a pagamento, i tuoi dati di pagamento tramite il nostro fornitore di servizi di pagamento. Non conserviamo direttamente dati di carte o conti bancari. Base giuridica: esecuzione del contratto e obblighi di legge (fiscali).

Dati tecnici: log del server e messaggi di errore (come indirizzo IP, orario e pagina richiesta) e statistiche di utilizzo che gestiamo internamente, senza cookie di tracciamento e senza analytics di terze parti. Scopo: sicurezza, prevenzione degli abusi e miglioramento del servizio. Base giuridica: interesse legittimo.

Segnali fissi privi di contenuto: Rapportly combina tra gli uffici esclusivamente conteggi, fasi, tempi di elaborazione, risultati tecnici e impostazioni di configurazione non personali preventivamente autorizzati, al fine di migliorare il prodotto. Nomi, testo libero, importi, file, categorie mediche, contenuto sorgente, contenuto dei clienti e dati personali vengono filtrati tecnicamente e non sono consentiti. Queste due componenti prive di contenuto fanno parte del servizio e sono attive per impostazione predefinita su ogni account; i dati grezzi dei clienti non vengono mai utilizzati o condivisi al di là della singola organizzazione.

Attribuzione partner: se accedi tramite un link partner, con il tuo consenso memorizziamo per 90 giorni quale partner ti ha indirizzato. Il funzionamento è descritto nell'informativa sui cookie. Base giuridica: consenso.

E-mail ai tuoi clienti: se invii un messaggio a un cliente tramite Rapportly, registriamo per quel messaggio se è stato consegnato e se è stato cliccato un link nella mail, con il relativo orario. In questo modo puoi vedere nel fascicolo se il tuo messaggio è arrivato e se il tuo cliente ha interagito con esso. L'apertura di una mail non la registriamo deliberatamente: quella misurazione è diventata tecnicamente inaffidabile perché alcuni programmi di posta caricano automaticamente i messaggi in anticipo, e fornirebbe quindi un'immagine errata nel tuo fascicolo. I link in un tale messaggio passano attraverso il nostro dominio link.mail.rapportly.io. Scopo: poter verificare cosa è successo al tuo messaggio. Base giuridica: esecuzione del contratto. Attenzione: sei tu il responsabile di informare il tuo cliente in merito.

Proposte di stile: se fornisci un indirizzo web, uno screenshot, un logo, il nome dell’azienda o una descrizione, trattiamo questi dati per proporre colori e un’impaginazione di esempio per la tua azienda. Il sito web pubblico indicato e le relative informazioni di formattazione vengono recuperati dal nostro server; non inviamo i cookie del tuo browser e non effettuiamo l’accesso al sito. Il creatore di stili non invia questi dati a un fornitore di IA e non li salva come profilo di stile. Ricevi tre proposte e puoi creare un file di esempio. Solo se successivamente carichi o salvi tu stesso quel file si applicano il trattamento e i tempi di conservazione per documenti ed esempi di stile descritti sopra. Un logo caricato separatamente può essere inserito nel file di esempio; uno screenshot viene usato soltanto per ricavare i colori.

3. Elaborazione con AI

Rapportly genera documenti con i modelli AI di Anthropic. Il tuo input viene utilizzato esclusivamente per creare i tuoi documenti: non per addestrare modelli AI e non viene condiviso con altri utenti.

Per la conversione da audio a testo utilizziamo il servizio Batch di Speechmatics tramite l'endpoint europeo EU1. La tua registrazione viene utilizzata esclusivamente per creare il tuo trascritto. Secondo Speechmatics, l'azienda non utilizza le registrazioni dei clienti per l'addestramento dei modelli, salvo esplicito consenso del cliente.

Non caricare documenti con dati personali per i quali non disponi di una base giuridica; su questo ti chiediamo il consenso anche al momento della registrazione. Suggerimento: anonimizza l'input dove possibile, la qualità del documento rimane invariata.

4. Conversione dell'audio in testo

Puoi caricare una registrazione audio, registrare una conversazione direttamente nell'app o registrare una videoconferenza. In tutti i casi inviamo la registrazione a Speechmatics, che la converte in testo tramite l'endpoint europeo EU1. Se registri tu stesso, la registrazione rimane nel tuo browser durante la registrazione e viene inviata solo quando premi su converti. Per alcuni tipi di file (m4a, mp4 e webm) convertiamo prima il file sul nostro server in un formato compatibile con il modello vocale; solo dopo viene inviato.

Una videoconferenza può essere registrata in due modi: nell'app tramite 'registra riunione', oppure con l'estensione browser Rapportly per Chrome e Edge. L'estensione funziona con Google Meet, Microsoft Teams e il client web di Zoom nel browser. In entrambi i casi combiniamo l'audio della scheda della riunione con il tuo microfono, in modo che entrambi i lati della conversazione siano presenti nella registrazione. La registrazione inizia solo quando fai clic tu stesso sul pulsante di registrazione o sull'icona dell'estensione; non viene mai avviata automaticamente. L'estensione non legge né raccoglie messaggi in chat, elenchi di partecipanti o contenuto visivo della pagina. Registra esclusivamente l'audio della scheda e il microfono dopo che hai avviato la registrazione, e invia la registrazione solo a Rapportly, nella stessa destinazione di una registrazione dall'app.

Durante la registrazione, l'estensione del browser scrive l'audio in piccole parti in una coda locale e protetta nel browser. Per ogni registrazione, quella coda conserva l'audio e i dati tecnici necessari per il ripristino e il caricamento, come stato, orario di inizio, durata, dimensione del file e tipo di file. Se utilizzi un'agenda collegata, possono essere conservati anche il titolo dell'appuntamento corrispondente e un riferimento interno al cliente, e inviati insieme alla registrazione al tuo account Rapportly. L'estensione non recupera elenchi di partecipanti o indirizzi e-mail grezzi dalla tua agenda. Senza collegamento all'agenda, la registrazione funziona normalmente senza quei dati.

L'estensione conserva temporaneamente la tua sessione di accesso a Rapportly nel browser per inserire la registrazione nell'account corretto; tale sessione scompare quando chiudi il browser o effettui il logout. Inoltre, l'estensione memorizza localmente l'ID account interno dell'ultimo account Rapportly utilizzato e associa ogni registrazione in attesa all'account con cui è stata avviata. In questo modo, su un dispositivo condiviso, una registrazione non viene mai inviata inavvertitamente a un altro account. In caso di discrepanza tra account, la coda chiede prima di effettuare una scelta consapevole.

Dopo aver interrotto la registrazione, l'estensione tenta automaticamente di caricare la registrazione su Rapportly tramite una connessione crittografata. Se non è presente una sessione di accesso valida o il caricamento fallisce temporaneamente, la registrazione rimane in locale. Il browser pianifica allora esclusivamente un nuovo tentativo di caricamento; questo non avvia mai una nuova registrazione. La copia locale viene eliminata solo dopo che il caricamento è andato a buon fine o dopo che l'hai rimossa tu stesso consapevolmente dalla coda.

Cosa accade alla registrazione stessa dipende dalla funzione 'conserva registrazioni'. Se è disattivata, il file esiste solo durante la conversione come file temporaneo sul nostro server e viene eliminato successivamente; la registrazione non viene inserita nel database né nella panoramica dei tuoi documenti. Se è attivata, conserviamo la registrazione e il testo letterale insieme alla conversazione (archiviazione nell'UE, presso Supabase a Francoforte), in modo che tu possa riascoltarla, scaricarla ed eliminarla in qualsiasi momento. Speechmatics conserva per l'elaborazione Batch una copia dell'audio, del trascritto e della configurazione del job. Rapportly chiede a Speechmatics di eliminare il job immediatamente dopo una conversione riuscita. Se ciò non riesce, Speechmatics elimina il job automaticamente entro sette giorni secondo la propria politica di conservazione.

Il testo risultante lo conserviamo, allo stesso modo di un trascritto che digiti o incolli tu stesso. Il trascritto compare nel campo di testo sullo schermo e viene salvato automaticamente come bozza, in modo che tu non perda il tuo lavoro in caso di blocco o chiusura della scheda. Quella bozza scompare non appena avvii il rapporto o svuoti il campo. Se avvii il rapporto, il testo rientra ulteriormente nella categoria 'Contenuto dei documenti' di cui sopra.

Per ogni conversione registriamo il fatto che una conversione è avvenuta, con la dimensione del file, il tipo di file, la durata, il numero di crediti e i dati tecnici come il tuo indirizzo IP. Il contenuto della registrazione o del trascritto non è incluso. Scopo: fatturazione, prevenzione degli abusi e la possibilità di ricostruire quanto accaduto.

Importante per te come consulente: sei tu a decidere se registrare una conversazione e ne sei responsabile. Informa le persone con cui parli che stai registrando e per quale scopo utilizzi la registrazione, e assicurati di avere una base giuridica per farlo. Lo stesso vale per una videoconferenza: comunicalo a tutti i partecipanti prima di avviare la registrazione. Non registrare più di quanto ti serve.

Il salvataggio delle registrazioni viene attivato gradualmente. Se è attivo per il tuo ambiente, vedrai nel colloquio un blocco di registrazione con pulsanti per riprodurre, scaricare ed eliminare. Se non vedi quel blocco, il salvataggio è disattivato per il tuo ambiente e la tua registrazione verrà eliminata dopo la conversione.

5. Con chi condividiamo i dati?

Non vendiamo mai i dati. Li condividiamo solo con i fornitori necessari per il funzionamento di Rapportly. Eccoli tutti: Vercel (hosting del sito web), Railway (applicazione e API), Supabase (database e accesso, con archiviazione nell'UE a Francoforte), Anthropic (l'AI che redige i tuoi documenti), Speechmatics (conversione audio in testo tramite l'endpoint europeo EU1) e Resend (invio di e-mail e registrazione delle consegne e dei clic sui link nelle e-mail). Questi fornitori possono trattare i dati esclusivamente per erogare il loro servizio a noi.

Se introduciamo un nuovo fornitore che tratta dati personali, o ne sostituiamo uno, lo comunichiamo in anticipo agli uffici che utilizzano Rapportly, in modo che possano opporsi. L'elenco aggiornato è disponibile su richiesta all'indirizzo vragen@rapportly.io.

Se colleghi la tua casella, Rapportly utilizza la connessione autorizzata con Google (Gmail) o Microsoft (Outlook) per crearvi bozze. Dove è disponibile l’invio dopo approvazione, lo attivi separatamente in Rapportly e controlli destinatario, eventuali Ccn, oggetto, testo e allegati di ogni messaggio. Dopo l’approvazione Rapportly elabora l’invio nella fascia configurata. Google riunisce gestione e invio delle bozze in un’autorizzazione; Microsoft richiede accesso in lettura e scrittura per le bozze e un’autorizzazione distinta per inviare.

Nella misura in cui i dati vengono trattati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ciò avviene sulla base di una decisione di adeguatezza (come il Data Privacy Framework UE-USA) o delle clausole contrattuali standard dell'UE.

L'utilizzo delle informazioni ricevute tramite l'estensione browser di Rapportly è conforme alla Chrome Web Store User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use. Rapportly utilizza questi dati esclusivamente per salvare in modo sicuro e localmente la riunione registrata scelta dall'utente, per inviarla al proprio account Rapportly e per convertirla in testo. Non vendiamo questi dati né li utilizziamo per pubblicità, valutazione del credito o altri scopi non correlati. I collaboratori non leggono il contenuto, salvo che tu abbia dato esplicito consenso per una specifica richiesta di assistenza, che l'accesso sia necessario per la sicurezza o che la legge lo imponga.

Per il collegamento trattiamo l’indirizzo e-mail, le autorizzazioni concesse e i token di accesso. Il token di rinnovo della connessione è conservato cifrato sul server. Per un messaggio conserviamo destinatario, eventuali Ccn, oggetto, testo, riferimenti agli allegati, riferimento della bozza o del messaggio del provider e stato di elaborazione. Trasmettiamo contenuto e allegati selezionati al provider per creare la bozza e, dopo approvazione, inviarla. Questa funzione per le e-mail ai clienti non recupera messaggi dalla posta in arrivo. Lo stato Inviata conferma l’accettazione da parte del provider, non la consegna o la lettura.

Rapportly utilizza le informazioni ricevute dalle API Google solo per le funzioni visibili che scegli, nel rispetto della Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use. Non vendiamo questi dati e non li usiamo per pubblicità, valutazioni creditizie o addestramento di modelli generali di IA. L’accesso umano è limitato all’assistenza autorizzata espressamente, alle necessità di sicurezza o a obblighi di legge. I fornitori tecnici sopra indicati trattano questi dati solo per fornire e proteggere tali funzioni.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati?

Finché il tuo account è attivo, conserviamo i tuoi dati in modo che tu possa rileggere e riutilizzare i documenti. Se elimini un documento o un cliente, quel contenuto scompare dall'app. Se desideri che il tuo account e i tuoi dati vengano eliminati, scrivi a vragen@rapportly.io: elimineremo i tuoi dati dai sistemi attivi, dopodiché scompariranno anche dai backup secondo la nostra pianificazione.

Registrazioni audio: una registrazione dell'estensione browser non ancora caricata rimane in coda localmente finché il caricamento non riesce o finché non la elimini tu stesso. Dopo un caricamento riuscito, l'estensione cancella la registrazione locale. Se 'salva registrazioni' è disattivato in Rapportly, la copia sul server esiste solo durante la conversione e viene eliminata in seguito. Se è attivato, conserviamo la registrazione e il testo associato nel colloquio finché non li elimini, o fino all'eliminazione del tuo account. Il trascritto nel campo di testo lo conserviamo finché lo utilizzi, come il testo che incolli tu stesso: come bozza salvata automaticamente fino all'avvio del rapporto o alla pulizia del campo, e in seguito come parte del tuo documento. Se non completi mai una bozza, rimane finché non la svuoti o il tuo account non viene eliminato; comunicacelo se desideri che la rimuoviamo prima.

Le e-mail inviate ai clienti e il relativo stato (consegnata, aperta) le conserviamo nel dossier del colloquio corrispondente, per tutta la durata dell'account o fino all'eliminazione del colloquio.

I dati che siamo obbligati per legge a conservare più a lungo (come le fatture, obbligo fiscale di 7 anni) e la registrazione dei tuoi accordi di registrazione e della base di servizio Rapportly vigente li conserviamo per tutta la durata di tale obbligo o necessità.

Puoi scollegare la casella in Il mio account → Collegamenti. Rapportly elimina le credenziali di connessione conservate. Puoi anche revocare l’accesso da Google o Microsoft. Prima verifica se nella coda ci sono messaggi approvati in attesa. Lo scollegamento non elimina la cronologia in Rapportly né bozze e messaggi inviati già conservati dal provider. Per eliminare dati in Rapportly valgono le opzioni e i tempi sopra descritti; gestisci i dati della casella presso il provider.

7. Come proteggiamo i tuoi dati?

Le connessioni sono crittografate (https). I dati sono isolati per organizzazione, anche a livello di database (row level security). La verifica in due passaggi è disponibile per tutti gli account Rapportly ed è facoltativa per impostazione predefinita. Un amministratore del team può rendere obbligatoria la verifica in due passaggi per l'intero team. L'accesso ai sistemi di produzione è limitato a chi ne ha necessità.

8. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei tuoi dati, e puoi opporti al trattamento. Il consenso prestato (ad esempio per l'attribuzione a un partner) può essere revocato in qualsiasi momento; ciò non pregiudica il trattamento effettuato in precedenza.

Invia la tua richiesta a vragen@rapportly.io; risponderemo entro un mese. Se ritieni che non trattiamo correttamente i tuoi dati, puoi presentare un reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente.

9. Cookie e archiviazione locale

Con il tuo consenso, inviamo a Meta le visite alle pagine pubbliche e i dati del browser, incluso il tuo indirizzo IP, per misurare la pubblicità. Meta può usare cookie e collegare le visite al tuo account. Non condividiamo contenuti dei clienti. La scelta vale 90 giorni e può essere revocata nelle impostazioni dei cookie. Con lo stesso consenso, comunichiamo anche il completamento della registrazione, senza inviare nome, indirizzo email o dati aziendali. Ciò che viene memorizzato nel tuo browser (accesso, preferenza di lingua e, solo con il tuo consenso, il codice partner) è spiegato nel dettaglio nella dichiarazione sui cookie. Se utilizzi l'estensione browser, questa conserva inoltre localmente: la tua sessione di accesso temporanea, l'ID account interno dell'ultimo account Rapportly utilizzato, se hai già autorizzato il microfono, se una registrazione è in corso, se vuoi ancora vedere il promemoria in Meet, Teams e Zoom, e la coda delle registrazioni ancora da caricare. Questa coda contiene l'audio e lo stato, l'ora, la durata, la dimensione, il tipo di file, l'associazione all'account e l'eventuale titolo dell'appuntamento o il riferimento interno al cliente, necessari per il ripristino e il caricamento. Un avviso del browser non conserva dati personali aggiuntivi: pianifica solo un nuovo tentativo di caricamento per un elemento già presente in coda.

10. Modifiche

Se questa informativa cambia nei contenuti, incrementiamo il numero di versione, aggiorniamo la data in alto e segnaliamo nell’app le modifiche importanti. La versione 2.0 è in vigore dal 2026-10-01 e indica Rapportly B.V. come società responsabile e vragen@rapportly.io come indirizzo di contatto.