Gå til innholdet

Brukerveiledninger

Kundemapper og trygg deling

En kundemappe samler kontaktopplysninger, rapporter og samtalepakker. Kundetilgang og frigivelse av dokumenter er separate valg.

Kort fortalt

  1. Åpne Kunder. Søk etter en eksisterende mappe eller klikk Ny kundemappe.
  2. Fyll inn navnet og opprett mappen. Åpne deretter Kontakt for å administrere kontaktopplysningene.
  3. Bruk Send inn for en mottaksadresse eller en trygg innleveringslenke hvis dette er tilgjengelig for organisasjonen.
  4. Bruk Kundeinnlogging for å invitere en kunde. Kunden ser som standard ingenting fra mappen; frigi dokumenter enkeltvis via Del med kunde.
  5. Kontroller etter frigivelsen hva som er synlig. Trekk tilbake en lenke eller frigivelse så snart den ikke lenger trengs.

Merk. Ikke bruk en ekte kundemappe til øving. En kundeportal eller innleveringslenke kan avhenge av pakken.

Oppgaver

Opprette en kundemappe

Alternativer: Ny kundemappe · kontaktopplysninger

  1. Åpne Kunder og velg Ny kundemappe.
  2. Fyll inn kundenavnet og opprett mappen.
  3. Åpne mappen og fyll bare inn kontaktopplysninger når de trengs for arbeidet ditt.
  4. Kontroller at arbeidet havner i riktig kundemappe.

Finne igjen en kundemappe

Alternativer: Søk · åpne mappe

  1. Åpne Kunder og bruk søkefeltet.
  2. Kontroller navnet som er funnet, og åpne riktig mappe.
  3. Bruk fanene for kontakt, materiale, innsending eller tilgang.

Oppdatere kundeopplysninger

Alternativer: Kontakt · e-postadresse

  1. Åpne riktig kundemappe og velg Kontakt.
  2. Oppdater bare de kontaktopplysningene som trengs.
  3. Kontroller de lagrede opplysningene før du bruker en invitasjon eller e-post.

Motta dokumenter via en kundetilknyttet e-postadresse

Alternativer: Mottaksadresse · kjent avsender · motta vedlegg

  1. Åpne kundemappen og fyll inn kundens e-postadresse under Kontakt.
  2. Åpne Send inn og opprett en mottaksadresse hvis dette er slått på for kontoret ditt.
  3. Gi adressen til kunden, og kontroller senere de mottatte filene i mappen.
  4. Bruk kontorets separate innleveringsadresse for opptak og transkripter.

Invitere en kunde til kundeportalen

Alternativer: Kundeinnlogging · invitere · portal

  1. Fyll inn riktig e-postadresse for kunden under Kontakt.
  2. Åpne Kundeinnlogging og velg Inviter kunde hvis portalen er tilgjengelig for pakken din.
  3. Kontroller invitasjonsstatusen.
  4. Frigi deretter dokumentene enkeltvis; en portalinvitasjon deler dem ikke automatisk.

Dele et dokument med kunden

Alternativer: Frigi per dokument · kontrollere · trekke tilbake

  1. Åpne riktig dokument i kundemappen.
  2. Velg Del med kunde, og kontroller hvilket dokument du frigir.
  3. Kontroller etter frigivelsen hva kunden kan se i portalen.
  4. Trekk tilbake frigivelsen hvis dokumentet ikke lenger skal være synlig.

Koble en kundemappe til en ny oppgave

Alternativer: Velge eksisterende mappe · opprette ny mappe

  1. Åpne den nye oppgaven, for eksempel Rapport eller Samtalepakke.
  2. Velg riktig eksisterende mappe under Kundemappe, eller bruk Ny kundemappe.
  3. Kontroller koblingen før du starter behandlingen.
  4. Kontroller deretter resultatet i den aktuelle kundemappen.

Utfyllende forklaring

Kundemapper, filer og kundeinnlogging

Én mappe per kunde med alle rapporter og samtalepakker. Slik finner du alt umiddelbart igjen ved en oppfølgingssamtale.

Åpne Kunder og velg en kundemappe. Bruk Kontakt for kundeopplysninger, Send inn for innsending, Kundeinnlogging for kundetilgang og Del med kunde for å gjøre dokumenter tilgjengelige.

Kunder

Levere dokumenter via e-post

Gi denne kunden en egen e-postadresse for innlevering av manglende dokumenter. Det han sender dit, for eksempel et bilde av lønnsslippen, havner automatisk i denne kundens saksmappe.

  1. E-postadresse:

    Fyll inn e-postadressen til denne kunden ovenfor. Uten den adressen blir innsendt post ignorert: bare kjente avsendere slipper igjennom.

  2. Opprett en innleveringsadresse

    Denne kunden kan sende manglende dokumenter til denne adressen. Vedleggene havner automatisk i saksmappen. Bilder av lønnsslipp eller årsoppgave er også tillatt.

En administrator må aktivere dokumentmottak for kontoret ditt før kunder kan sende filer via e-post.

Denne adressen er for dokumenter fra kunden. Opptak og transkripsjoner sender du til kontorets innleveringsadresse i samtalepakken.

Sikker innleveringslenke

Gi kunden en lenke som lar ham levere inn opptak og dokumenter selv. Han trenger ingen konto og ser ingenting fra saksmappen sin.

  1. Lag innleveringslenke

    Lenken er klar. Send den til kunden din.

  2. Trekk tilbake

    Den som har lenken kan levere inn til utløpsdatoen, men kan ikke se noe. Trekk tilbake lenken når du er ferdig.

Den sikre innleveringslenken er tilgjengelig fra og med Pro+.

Kundeportal

Gi kunden din en egen innlogging. Han ser bare sin egen kundemappe, og innenfor den bare det du gjør tilgjengelig. Han kan alltid levere inn dokumenter.

  1. E-postadresse:

    Fyll inn e-postadressen til denne kunden i kundeopplysningene først; det er dit invitasjonen sendes.

  2. Inviter kunde

    Kunden din får en invitasjon per e-post og logger inn med en lenke. Det er ikke nødvendig med passord.

  3. Hva kunden din kan se

    Kunden din ser som standard ingenting fra denne kundemappen. Gjør hvert enkelt element tilgjengelig etter behov; du kan alltid trekke det tilbake.

Sikret kundeportal

Kundeportalet er tilgjengelig fra og med Pro+.

Hva du ser, kan avhenge av rollen din, pakken din og organisasjonens integrasjoner. Kontroller hvert utkast som er laget, før du deler eller sender det.