Gå til innholdet

Brukerveiledninger

Samtalepakke og kunde-e-post

En samtalepakke kombinerer et kort referat, en intern e-post og et utkast til e-post til kunden.

Kort fortalt

Lage en samtalepakke

  1. Åpne Referat + oppfølgingsmail på Start.
  2. Legg til et transkript, samtaletekst eller dokumenter. Du kan også bruke Velg eksisterende materiale.
  3. Klikk Videre til innstillinger. Oppgi eventuelt et emne og en kundemappe.
  4. Kontroller primærspråk, eventuelt andre språk og valgt arbeidsmåte.
  5. Klikk Lag samtalepakke. Les gjennom de tre resultatene og kontroller hvert løfte, hver mottaker og hvert vedlegg før du setter kunde-e-posten klar eller sender den.

Passende vedlegg til kunde-e-posten

Faste brosjyrer og prislister kan foreslås som passende vedlegg når noe er lovet i en samtale.

  1. Åpne Bibliotek, Faste dokumenter og legg til filene med tydelige navn.
  2. Lag en samtalepakke der løftet til kunden kommer frem.
  3. Kontroller under Lovet i dette møtet hvilke filer Rapportly foreslår. En fil som mangler, forblir synlig under Gjenstår å levere.
  4. Sett kunde-e-posten klar som utkast og kontroller tekst, mottaker og vedlegg. Du kan også laste ned filene enkeltvis.
  5. Fjern et feil vedlegg, og send e-posten først når du har sjekket alt.

Merk. En nedlastet utkastfil havner ikke automatisk i postkassen. Sett derfor e-posten klar via en tilkoblet postkasse, eller send den selv.

Oppgaver

Lage en samtalepakke

Alternativer: Lime inn transkript · eksisterende materiale · innstillinger

  1. Åpne Start, Referat + oppfølgingsmail.
  2. Lim inn samtaleteksten eller velg eksisterende materiale.
  3. Gå til Innstillinger, velg en tittel, eventuelt en kundemappe og utdataspråk.
  4. Lag pakken og kontroller referat, intern e-post og kunde-e-post hver for seg.

Legge til eksisterende materiale i en samtalepakke

Alternativer: Eksisterende opptak · samtaletekst

  1. Åpne steget Inndata og velg Velg eksisterende materiale.
  2. Velg riktig opptak eller kilde blant materialet du har tilgang til.
  3. Kontroller den valgte teksten før du går til Innstillinger.

Stille inn tittel, kundemappe og språk

Alternativer: Kunde eller emne · kundemappe · primærspråk · andre språk

  1. Gå fra Inndata til Innstillinger.
  2. Fyll inn Kunde eller emne, og velg eventuelt en kundemappe.
  3. Velg primærspråket, og slå på et andre språk hvis det er tilgjengelig og nødvendig.
  4. Kontroller sammendraget av språkvalget før du lager pakken.

Velge kvalitetsnivå for en samtalepakke

Alternativer: Kostnader · kvalitet · Tilpass selv

  1. Åpne Hvordan vil du at dokumentet ditt skal lages? under Innstillinger, og velg Tilpass selv.
  2. Sammenlign de tilgjengelige nivåene med hensyn til kostnader og hvor mye omtanke teksten får.
  3. Velg nivået som passer formålet, og kontroller deretter valget som vises.
  4. Start først når kilde og innstillinger stemmer.

Kontrollere referat og e-poster etter behandlingen

Alternativer: Referat · intern e-post · kunde-e-post · løfter

  1. Åpne resultatet av den ferdige samtalepakken.
  2. Les først gjennom referatet opp mot samtalen.
  3. Kontroller handlinger, løfter og mottakere i den interne og den eksterne e-posten.
  4. Rett feil, og del eller send bare det kontrollerte resultatet.

Kontrollere passende vedlegg til en kunde-e-post

Alternativer: Foreslåtte vedlegg · gjenstår å levere · fjerne

  1. Legg de riktige filene klare først under Bibliotek, Faste dokumenter.
  2. Lag samtalepakken med løftet fra samtalen.
  3. Kontroller Lovet i dette møtet og Gjenstår å levere.
  4. Fjern feil vedlegg, og kontroller e-posten før du setter den klar.

Sette en kunde-e-post klar som utkast

Alternativer: Laste ned utkastfil · laste ned vedlegg enkeltvis

  1. Åpne den kontrollerte kunde-e-posten fra en samtalepakke.
  2. Velg Sett klart som utkast, og åpne den nedlastede e-postfilen i et egnet e-postprogram.
  3. Fyll inn mottakeren og kontroller emne, tekst og vedlegg.
  4. Send først fra e-postprogrammet ditt etter denne kontrollen.

Utfyllende forklaring

Passende vedlegg til kundemail

Lover du i løpet av en samtale å sende en brosjyre, prisliste eller et annet dokument? Rapportly foreslår den passende filen fra dokumentbanken din i utkastmailen. Tilgjengelig fra Pro+.

  1. Gjør klare de faste dokumentene dine

    Gå til Mitt arbeid → Vedlegg og legg til brosjyrer, prislister eller forklaringsdokumenter. Bruk tydelige filnavn.

  2. Opprett en samtalepakke

    Bruk transkriptet eller notatene dine. Sørg for at løftet ditt er med, for eksempel: jeg sender deg brosjyren vår om vedlikeholdsavtaler.

  3. Se gjennom de foreslåtte vedleggene

    Under Lovet i denne samtalen ser du de passende dokumentene. Ble ingen fil funnet? Da vises løftet under Gjenstår å levere.

  4. Gjør kundemail klar

    Med Lagre som utkast laster du ned en mailfil med de foreslåtte vedleggene. Du kan også laste ned filer enkeltvis. Åpne i e-postprogrammet tar ikke automatisk med vedleggene.

  5. Kontroller og send

    Åpne utkastet i et egnet e-postprogram, fyll inn mottakeren og kontroller tekst og vedlegg. Fjern et vedlegg hvis det ikke passer. Rapportly varsler deg hvis en fil ikke kunne legges til.

Det kreves ingen direkte postkassetilkobling. Nedlasting oppretter en utkastfil; den legger ingenting direkte i postkassen din og sender ingenting.

Hva du ser, kan avhenge av rollen din, pakken din og organisasjonens integrasjoner. Kontroller hvert utkast som er laget, før du deler eller sender det.