Przejdź do treści

Instrukcje

Foldery klientów i bezpieczne udostępnianie

Folder klienta łączy dane kontaktowe, raporty i pakiety rozmów. Dostęp klienta i udostępnianie dokumentów to osobne decyzje.

W skrócie

  1. Otwórz Klienci. Wyszukaj istniejący folder lub kliknij Nowy folder klienta.
  2. Wpisz nazwę i utwórz folder. Następnie otwórz Kontakt, aby zarządzać danymi kontaktowymi.
  3. Użyj Dostarczanie materiałów, aby uzyskać adres przyjmowania dokumentów lub bezpieczny link do przesyłania, jeśli jest to dostępne dla organizacji.
  4. Użyj Logowanie klienta, aby zaprosić klienta. Domyślnie klient nie widzi niczego z folderu; udostępniaj dokumenty pojedynczo przez Udostępnij klientowi.
  5. Po udostępnieniu sprawdź, co jest widoczne. Wycofaj link lub udostępnienie, gdy tylko przestanie być potrzebne.

Uwaga. Nie używaj prawdziwego folderu klienta do ćwiczeń. Portal klienta lub link do przesyłania może zależeć od pakietu.

Zadania

Tworzenie folderu klienta

Opcje: Nowy folder klienta · dane kontaktowe

  1. Otwórz Klienci i wybierz Nowy folder klienta.
  2. Wpisz nazwę klienta i utwórz folder.
  3. Otwórz folder i wpisz dane kontaktowe tylko wtedy, gdy są potrzebne do Twojej pracy.
  4. Sprawdź, czy praca trafia do właściwego folderu klienta.

Odnajdywanie folderu klienta

Opcje: Szukaj · otwarcie folderu

  1. Otwórz Klienci i użyj pola wyszukiwania.
  2. Sprawdź znalezioną nazwę i otwórz właściwy folder.
  3. Użyj kart, aby przejść do kontaktu, materiałów, dostarczania lub dostępu.

Aktualizowanie danych klienta

Opcje: Kontakt · adres e-mail

  1. Otwórz właściwy folder klienta i wybierz Kontakt.
  2. Zaktualizuj tylko potrzebne dane kontaktowe.
  3. Sprawdź zapisane dane, zanim użyjesz zaproszenia lub wiadomości e-mail.

Odbieranie dokumentów przez adres e-mail przypisany do klienta

Opcje: Adres przyjmowania · znany nadawca · odbieranie załączników

  1. Otwórz folder klienta i w sekcji Kontakt wpisz adres e-mail klienta.
  2. Otwórz Dostarczanie materiałów i utwórz adres przyjmowania, jeśli ta funkcja jest włączona dla Twojego biura.
  3. Przekaż adres klientowi, a później sprawdź otrzymane pliki w folderze.
  4. Do nagrań i transkryptów używaj osobnego adresu przesyłania Twojego biura.

Zapraszanie klienta do portalu klienta

Opcje: Logowanie klienta · zaproszenie · portal

  1. Wpisz właściwy adres e-mail klienta w sekcji Kontakt.
  2. Otwórz Logowanie klienta i wybierz Zaproś klienta, jeśli portal jest dostępny w Twoim pakiecie.
  3. Sprawdź status zaproszenia.
  4. Następnie udostępniaj dokumenty osobno; zaproszenie do portalu nie udostępnia ich automatycznie.

Udostępnianie dokumentu klientowi

Opcje: Udostępnianie pojedynczych dokumentów · sprawdzenie · wycofanie

  1. Otwórz właściwy dokument w folderze klienta.
  2. Wybierz Udostępnij klientowi i sprawdź, który dokument udostępniasz.
  3. Po udostępnieniu sprawdź, co klient widzi w portalu.
  4. Wycofaj udostępnienie, jeśli dokument nie powinien być już widoczny.

Powiązanie folderu klienta z nowym zleceniem

Opcje: Wybór istniejącego folderu · utworzenie nowego folderu

  1. Otwórz nowe zlecenie, na przykład Raport lub Pakiet rozmowy.
  2. W polu Folder klienta wybierz właściwy istniejący folder lub użyj Nowa teczka klienta.
  3. Sprawdź powiązanie, zanim rozpoczniesz przetwarzanie.
  4. Następnie sprawdź wynik w danym folderze klienta.

Szczegółowe wyjaśnienie

Foldery klientów, przesyłanie i logowanie

Jeden folder na klienta ze wszystkimi raportami i pakietami rozmów. Dzięki temu podczas kolejnego spotkania od razu znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz.

Otwórz Klienci i wybierz folder klienta. Użyj Kontakt do danych klienta, Dostarczanie materiałów do przesyłania materiałów, Logowanie klienta do dostępu klienta, a Udostępnij klientowi do udostępniania dokumentów.

Klienci

Dostarczanie dokumentów przez e-mail

Przydziel temu klientowi dedykowany adres e-mail do przesyłania brakujących dokumentów. Wszystko, co wyśle na ten adres, na przykład zdjęcie odcinka płacy, trafi automatycznie do akt tego klienta.

  1. Adres e-mail:

    Wpisz powyżej adres e-mail tego klienta. Bez tego adresu jego wiadomości będą ignorowane: przepuszczane są tylko wiadomości od znanych nadawców.

  2. Utwórz adres do dostarczania dokumentów

    Ten klient może wysyłać brakujące dokumenty na ten adres. Załączniki trafią automatycznie do jego akt. Dopuszczalne są również zdjęcia odcinków płacy lub rocznych zestawień podatkowych.

Administrator musi włączyć przyjmowanie dokumentów dla Twojego biura, zanim klienci będą mogli przesyłać pliki e-mailem.

Ten adres służy do przesyłania dokumentów od klienta. Nagrania i transkrypty wysyłasz na adres biura przeznaczony do składania nagrań, dostępny w pakiecie rozmów.

Bezpieczny link do przesyłania plików

Daj klientowi link, za pomocą którego sam dostarczy nagranie i dokumenty. Nie potrzebuje konta i nie widzi niczego ze swojego dossier.

  1. Utwórz link do przesyłania

    Link jest gotowy. Wyślij go do swojego klienta.

  2. Unieważnij

    Każdy, kto ma link, może przesyłać pliki do daty wygaśnięcia, ale nic nie może przeglądać. Unieważnij link, gdy skończyłeś.

Bezpieczny link do przesyłania plików jest dostępny od planu Pro+.

Portal klienta

Daj swojemu klientowi własne konto. Widzi tylko swój folder klienta, a w nim tylko to, co mu udostępnisz. Przesyłać dokumenty może zawsze.

  1. Adres e-mail:

    Najpierw wpisz adres e-mail tego klienta w danych klienta – tam zostanie wysłane zaproszenie.

  2. Zaproś klienta

    Klient otrzymuje zaproszenie e-mailem i loguje się za pomocą linku. Nie jest wymagane żadne hasło.

  3. Co widzi Twój klient

    Domyślnie klient nie widzi niczego z tego folderu klienta. Udostępniaj poszczególne elementy według uznania; możesz to cofnąć w każdej chwili.

Bezpieczny portal klienta

Portal klienta jest dostępny od planu Pro+.

To, co widzisz, może zależeć od Twojej roli, pakietu i integracji Twojej organizacji. Sprawdź każdą utworzoną wersję roboczą, zanim ją udostępnisz lub wyślesz.