Przejdź do treści

Instrukcje

Pakiet rozmowy i wiadomość do klienta

Pakiet rozmowy łączy krótkie podsumowanie, wiadomość wewnętrzną i wersję roboczą wiadomości do klienta.

W skrócie

Tworzenie pakietu rozmowy

  1. Otwórz Podsumowanie + wiadomość po spotkaniu na ekranie Start.
  2. Dodaj transkrypt, tekst rozmowy lub dokumenty. Możesz też użyć Wybierz istniejący materiał.
  3. Kliknij Przejdź do ustawień. W razie potrzeby podaj temat i folder klienta.
  4. Sprawdź język główny, ewentualny drugi język i wybrany sposób pracy.
  5. Kliknij Utwórz pakiet rozmowy. Przeczytaj trzy wyniki i sprawdź każde zobowiązanie, odbiorcę i załącznik, zanim przygotujesz lub wyślesz wiadomość do klienta.

Pasujące załączniki do wiadomości do klienta

Stałe broszury i cenniki mogą zostać zaproponowane jako pasujący załącznik, gdy w rozmowie padło odpowiednie zobowiązanie.

  1. Otwórz Biblioteka, Stałe dokumenty i dodaj pliki z czytelnymi nazwami.
  2. Utwórz pakiet rozmowy, w którym pojawia się zobowiązanie wobec klienta.
  3. W sekcji Uzgodnione podczas tej rozmowy sprawdź, które pliki proponuje Rapportly. Brakujący plik pozostaje widoczny w sekcji Do dostarczenia.
  4. Przygotuj wiadomość do klienta jako wersję roboczą i sprawdź treść, odbiorcę i załączniki. Pliki możesz też pobrać osobno.
  5. Usuń nieprawidłowy załącznik i wyślij wiadomość dopiero po sprawdzeniu wszystkiego.

Uwaga. Pobrany plik wersji roboczej nie trafia automatycznie do skrzynki pocztowej. Dlatego przygotuj wiadomość przez połączoną skrzynkę lub wyślij ją samodzielnie.

Zadania

Tworzenie pakietu rozmowy

Opcje: Wklejenie transkryptu · istniejący materiał · ustawienia

  1. Otwórz Start, Podsumowanie + wiadomość po spotkaniu.
  2. Wklej tekst rozmowy lub wybierz istniejący materiał.
  3. Przejdź do Ustawienia, wybierz tytuł, ewentualny folder klienta i język wyjściowy.
  4. Utwórz pakiet i osobno sprawdź podsumowanie, wiadomość wewnętrzną i wiadomość do klienta.

Dodawanie istniejącego materiału do pakietu rozmowy

Opcje: Istniejące nagranie · tekst rozmowy

  1. Otwórz krok Dane wejściowe i wybierz Wybierz istniejący materiał.
  2. Wybierz właściwe nagranie lub źródło spośród dostępnych dla Ciebie materiałów.
  3. Sprawdź wybrany tekst, zanim przejdziesz do Ustawienia.

Ustawianie tytułu, folderu klienta i języka

Opcje: Klient lub temat · folder klienta · język główny · drugi język

  1. Z kroku Dane wejściowe przejdź do Ustawienia.
  2. Wypełnij pole Klient lub temat i w razie potrzeby wybierz folder klienta.
  3. Wybierz język główny i włącz drugi język, jeśli jest dostępny i potrzebny.
  4. Sprawdź podsumowanie wyboru języka, zanim utworzysz pakiet.

Wybór poziomu jakości pakietu rozmowy

Opcje: Koszty · jakość · Edytuj samodzielnie

  1. W Ustawienia otwórz Jak chcesz utworzyć dokument? i wybierz Edytuj samodzielnie.
  2. Porównaj dostępne poziomy pod względem kosztów i staranności tekstu.
  3. Wybierz poziom odpowiedni do celu, a następnie sprawdź wyświetlony wybór.
  4. Rozpocznij dopiero wtedy, gdy źródło i ustawienia są poprawne.

Sprawdzanie podsumowania i wiadomości po przetworzeniu

Opcje: Podsumowanie · wiadomość wewnętrzna · wiadomość do klienta · zobowiązania

  1. Otwórz wynik ukończonego pakietu rozmowy.
  2. Najpierw porównaj podsumowanie z przebiegiem rozmowy.
  3. Sprawdź działania, zobowiązania i odbiorców w wiadomości wewnętrznej i zewnętrznej.
  4. Popraw błędy i udostępnij lub wyślij wyłącznie sprawdzony wynik.

Sprawdzanie pasujących załączników do wiadomości do klienta

Opcje: Proponowane załączniki · do dostarczenia · usuwanie

  1. Najpierw przygotuj właściwe pliki w Biblioteka, Stałe dokumenty.
  2. Utwórz pakiet rozmowy z zobowiązaniem z rozmowy.
  3. Sprawdź sekcje Uzgodnione podczas tej rozmowy i Do dostarczenia.
  4. Usuń nieprawidłowe załączniki i sprawdź wiadomość, zanim ją przygotujesz.

Przygotowanie wiadomości do klienta jako wersji roboczej

Opcje: Pobranie pliku wersji roboczej · osobne pobranie załączników

  1. Otwórz sprawdzoną wiadomość do klienta z pakietu rozmowy.
  2. Wybierz Zapisz jako wersję roboczą i otwórz pobrany plik wiadomości w odpowiednim programie pocztowym.
  3. Wpisz odbiorcę i sprawdź temat, treść i załączniki.
  4. Wyślij wiadomość z programu pocztowego dopiero po tej kontroli.

Szczegółowe wyjaśnienie

Odpowiednie załączniki do wiadomości dla klienta

Czy podczas rozmowy obiecujesz przesłać broszurę, cennik lub inny dokument? Rapportly proponuje odpowiedni plik z Twojej bazy dokumentów w wersji roboczej wiadomości. Dostępne od planu Pro+.

  1. Przygotuj swoje stałe dokumenty

    Przejdź do Moja praca → Załączniki i dodaj swoje broszury, cenniki lub dokumenty wyjaśniające. Używaj czytelnych nazw plików.

  2. Utwórz pakiet rozmowy

    Skorzystaj z transkryptu lub swoich notatek. Upewnij się, że Twoja obietnica jest w nim zawarta, na przykład: wyślę Ci naszą broszurę dotyczącą umów serwisowych.

  3. Przejrzyj proponowane załączniki

    W sekcji Obiecane w tej rozmowie widzisz odpowiednie dokumenty. Nie znaleziono pliku? Wtedy obietnica pojawia się w sekcji Do dostarczenia.

  4. Przygotuj wiadomość dla klienta

    Opcja Zapisz jako wersję roboczą pobiera plik wiadomości z proponowanymi załącznikami. Możesz też pobierać pliki osobno. Opcja Otwórz w programie pocztowym nie dodaje załączników automatycznie.

  5. Sprawdź i wyślij

    Otwórz wersję roboczą w odpowiednim programie pocztowym, wpisz odbiorcę i sprawdź treść oraz załączniki. Usuń załącznik, jeśli nie pasuje. Rapportly powiadomi Cię, jeśli plik nie mógł zostać dodany.

Bezpośrednie połączenie ze skrzynką pocztową nie jest konieczne. Pobieranie tworzy plik wersji roboczej; nic nie jest umieszczane bezpośrednio w Twojej skrzynce ani wysyłane.

To, co widzisz, może zależeć od Twojej roli, pakietu i integracji Twojej organizacji. Sprawdź każdą utworzoną wersję roboczą, zanim ją udostępnisz lub wyślesz.