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Manuais

Pacote de conversa e email ao cliente

Um pacote de conversa combina um resumo curto, um email interno e um rascunho de email para o cliente.

Em resumo

Criar um pacote de conversa

  1. Abre Resumo + email de seguimento em Início.
  2. Adiciona uma transcrição, o texto da conversa ou documentos. Também podes usar Escolher material existente.
  3. Clica em Continuar para configurações. Se quiseres, indica um assunto e uma pasta de cliente.
  4. Verifica o idioma principal, o eventual segundo idioma e o método escolhido.
  5. Clica em Criar pacote de conversa. Revê os três resultados e verifica cada compromisso, destinatário e anexo antes de preparares ou enviares o email ao cliente.

Anexos adequados ao email do cliente

Brochuras e tabelas de preços fixas podem ser sugeridas como anexo adequado quando há um compromisso numa conversa.

  1. Abre Biblioteca, Documentos de referência e adiciona os ficheiros com nomes claros.
  2. Cria um pacote de conversa em que o compromisso com o cliente apareça.
  3. Em Comprometido nesta conversa, verifica que ficheiros o Rapportly sugere. Um ficheiro em falta continua visível em Ainda por entregar.
  4. Prepara o email ao cliente como rascunho e verifica o texto, o destinatário e os anexos. Também podes descarregar os ficheiros separadamente.
  5. Remove um anexo incorreto e envia o email apenas depois de teres verificado tudo.

Atenção. Um ficheiro de rascunho descarregado não chega automaticamente à caixa de correio. Por isso, prepara o email através de uma caixa de correio ligada ou envia-o tu mesmo.

Tarefas

Criar um pacote de conversa

Opções: Colar transcrição · material existente · configurações

  1. Abre Início, Resumo + email de seguimento.
  2. Cola o texto da conversa ou escolhe material existente.
  3. Vai a Configurações, escolhe um título, a eventual pasta de cliente e o idioma de saída.
  4. Cria o pacote e verifica separadamente o resumo, o email interno e o email ao cliente.

Adicionar material existente a um pacote de conversa

Opções: Gravação existente · texto da conversa

  1. Abre o passo Entrada e escolhe Escolher material existente.
  2. Seleciona a gravação ou fonte correta no material a que tens acesso.
  3. Verifica o texto escolhido antes de passares para Configurações.

Definir título, pasta de cliente e idioma

Opções: Cliente ou assunto · pasta de cliente · idioma principal · segundo idioma

  1. A partir de Entrada, vai a Configurações.
  2. Preenche Cliente ou assunto e, se quiseres, escolhe uma pasta de cliente.
  3. Escolhe o idioma principal e ativa um segundo idioma se estiver disponível e for necessário.
  4. Verifica o resumo da escolha de idioma antes de criares o pacote.

Escolher o nível de qualidade de um pacote de conversa

Opções: Custos · qualidade · Personalizar

  1. Em Configurações, abre Como pretende que o seu documento seja criado? e escolhe Personalizar.
  2. Compara os níveis disponíveis quanto a custos e cuidado com o texto.
  3. Escolhe o nível adequado ao objetivo e, depois, verifica a escolha apresentada.
  4. Inicia apenas quando a fonte e as definições estiverem corretas.

Verificar o resumo e os emails após o processamento

Opções: Resumo · email interno · email ao cliente · compromissos

  1. Abre o resultado do pacote de conversa concluído.
  2. Revê primeiro o resumo comparando-o com a conversa.
  3. Verifica ações, compromissos e destinatários no email interno e no externo.
  4. Corrige os erros e só depois partilha ou envia o resultado verificado.

Verificar os anexos adequados de um email ao cliente

Opções: Anexos sugeridos · ainda por entregar · remover

  1. Prepara primeiro os ficheiros corretos em Biblioteca, Documentos de referência.
  2. Cria o pacote de conversa com o compromisso assumido na conversa.
  3. Verifica Comprometido nesta conversa e Ainda por entregar.
  4. Remove anexos incorretos e verifica o email antes de o preparares.

Preparar um email ao cliente como rascunho

Opções: Descarregar ficheiro de rascunho · descarregar anexos separadamente

  1. Abre o email ao cliente verificado de um pacote de conversa.
  2. Escolhe Guardar como rascunho e abre o ficheiro de email descarregado num programa de email adequado.
  3. Preenche o destinatário e verifica o assunto, o texto e os anexos.
  4. Envia a partir do teu programa de email apenas depois dessa verificação.

Explicação detalhada

Anexos adequados no teu e-mail ao cliente

Prometes durante uma conversa enviar uma brochura, lista de preços ou outro documento? O Rapportly sugere o ficheiro adequado da tua biblioteca de documentos no rascunho do e-mail. Disponível a partir do Pro+.

  1. Prepara os teus documentos fixos

    Vai a O meu trabalho → Anexos e adiciona as tuas brochuras, listas de preços ou documentos explicativos. Usa nomes de ficheiro claros.

  2. Cria um conjunto de conversa

    Usa a transcrição ou as tuas notas. Certifica-te de que a tua promessa está incluída, por exemplo: vou enviar-te a nossa brochura sobre contratos de manutenção.

  3. Consulta os anexos sugeridos

    Em Prometido nesta conversa vês os documentos adequados. Não foi encontrado nenhum ficheiro? Então a promessa aparece em Ainda a entregar.

  4. Prepara o e-mail ao cliente

    Com Guardar como rascunho descarregas um ficheiro de e-mail com os anexos sugeridos. Também podes descarregar os ficheiros individualmente. Abrir no teu programa de e-mail não inclui os anexos automaticamente.

  5. Verifica e envia

    Abre o rascunho num programa de e-mail adequado, preenche o destinatário e verifica o texto e os anexos. Remove um anexo se não for adequado. O Rapportly avisa-te se um ficheiro não pôde ser adicionado.

Não é necessária uma ligação direta à caixa de correio. O download cria um ficheiro de rascunho; não coloca nada diretamente na tua caixa de correio nem envia nada.

O que vês pode depender da tua função, do teu plano e das integrações da tua organização. Verifica cada rascunho criado antes de o partilhares ou enviares.