Mergi la conținut

Ghiduri

Dosare de client și partajare în siguranță

Un dosar client reunește datele de contact, rapoartele și pachetele de conversație. Accesul clientului și publicarea documentelor sunt alegeri separate.

Pe scurt

  1. Deschide Clienți. Caută un dosar existent sau apasă Dosar nou de client.
  2. Completează numele și creează dosarul. Apoi deschide Contact pentru a gestiona datele de contact.
  3. Folosește Trimitere de materiale pentru o adresă de primire sau un link de depunere securizat, dacă acestea sunt disponibile pentru organizație.
  4. Folosește Autentificare client pentru a invita un client. Implicit, clientul nu vede nimic din dosar; publică documentele unul câte unul prin Partajează cu clientul.
  5. După publicare, verifică ce este vizibil. Revocă un link sau o publicare de îndată ce nu mai este necesară.

Atenție. Nu folosi un dosar client real pentru exerciții. Un portal pentru clienți sau un link de depunere poate depinde de pachet.

Sarcini

Crearea unui dosar client

Opțiuni: Dosar nou de client · date de contact

  1. Deschide Clienți și alege Dosar nou de client.
  2. Completează numele clientului și creează dosarul.
  3. Deschide dosarul și completează datele de contact doar dacă sunt necesare pentru munca ta.
  4. Verifică dacă lucrările ajung în dosarul client potrivit.

Regăsirea unui dosar client

Opțiuni: Caută · deschiderea dosarului

  1. Deschide Clienți și folosește câmpul de căutare.
  2. Verifică numele găsit și deschide dosarul potrivit.
  3. Folosește filele pentru contact, materiale, trimitere sau acces.

Actualizarea datelor clientului

Opțiuni: Contact · adresă de e-mail

  1. Deschide dosarul client potrivit și alege Contact.
  2. Actualizează doar datele de contact necesare.
  3. Verifică datele salvate înainte de a folosi o invitație sau un e-mail.

Primirea documentelor printr-o adresă de e-mail dedicată clientului

Opțiuni: Adresă de primire · expeditor cunoscut · primirea atașamentelor

  1. Deschide dosarul client și completează la Contact adresa de e-mail a clientului.
  2. Deschide Trimitere de materiale și creează o adresă de primire, dacă această funcție este activată pentru biroul tău.
  3. Comunică adresa clientului și verifică ulterior fișierele primite în dosar.
  4. Pentru înregistrări și transcripturi, folosește adresa separată de depunere a biroului tău.

Invitarea unui client în portalul pentru clienți

Opțiuni: Autentificare client · invitare · portal

  1. Completează adresa de e-mail corectă a clientului la Contact.
  2. Deschide Autentificare client și alege Invită clientul dacă portalul este disponibil în pachetul tău.
  3. Verifică starea invitației.
  4. Apoi publică documentele separat; o invitație în portal nu le partajează automat.

Partajarea unui document cu clientul

Opțiuni: Publicare pe document · verificare · revocare

  1. Deschide documentul potrivit în dosarul client.
  2. Alege Partajează cu clientul și verifică ce document publici.
  3. După publicare, verifică ce poate vedea clientul în portal.
  4. Revocă publicarea dacă documentul nu mai trebuie să fie vizibil.

Asocierea unui dosar client cu o sarcină nouă

Opțiuni: Alegerea unui dosar existent · crearea unui dosar nou

  1. Deschide sarcina nouă, de exemplu Raport sau Pachet de conversație.
  2. La Dosar client, alege dosarul existent potrivit sau folosește Dosar client nou.
  3. Verifică asocierea înainte de a porni procesarea.
  4. Apoi verifică rezultatul în dosarul client respectiv.

Explicații detaliate

Dosare clienți, trimitere și autentificare

Un dosar per client cu toate rapoartele și pachetele de conversații. Astfel găsești totul imediat la o întâlnire ulterioară.

Deschide Clienți și alege un dosar de client. Folosește Contact pentru datele clientului, Trimitere de materiale pentru trimiterea materialelor, Autentificare client pentru accesul clientului și Partajează cu clientul pentru a pune documentele la dispoziție.

Clienți

Depunere documente prin e-mail

Oferă acestui client o adresă de e-mail proprie pentru trimiterea documentelor lipsă. Orice îi trimite pe acea adresă, de exemplu o fotografie a fluturașului de salariu, ajunge automat în dosarul acestui client.

  1. Adresă de e-mail:

    Completează mai sus adresa de e-mail a acestui client. Fără acea adresă, mesajele sale vor fi ignorate: doar expeditorii cunoscuți sunt acceptați.

  2. Creează o adresă de depunere

    Acest client poate trimite documentele lipsă la această adresă. Atașamentele ajung automat în dosarul său. Fotografiile unui fluturaș de salariu sau ale unei adeverințe de venit sunt și ele acceptate.

Un administrator trebuie să activeze primirea documentelor pentru biroul tău înainte ca clienții să poată trimite fișiere prin e-mail.

Această adresă este pentru documentele clientului. Înregistrările și transcrierile le trimiți la adresa de depunere a biroului tău, din pachetul de conversații.

Link securizat de depunere

Oferă clientului tău un link prin care poate depune înregistrarea și documentele sale. Nu are nevoie de cont și nu vede nimic din dosarul său.

  1. Creează link de depunere

    Linkul este gata. Trimite-l clientului tău.

  2. Revocă

    Oricine are linkul poate depune fișiere până la data de expirare, dar nu poate vizualiza nimic. Revocă linkul imediat ce ai terminat.

Linkul securizat de depunere este disponibil începând cu Pro+.

Portal client

Oferă clientului tău un cont propriu. El vede doar dosarul său, și din acesta doar ce îi permiți tu. Poate trimite documente oricând.

  1. Adresă de e-mail:

    Completează mai întâi adresa de e-mail a acestui client în datele clientului; acolo va fi trimisă invitația.

  2. Invită clientul

    Clientul tău primește o invitație prin e-mail și se conectează printr-un link. Nu este nevoie de parolă.

  3. Ce poate vedea clientul tău

    Clientul tău nu vede implicit nimic din acest dosar. Aprobă pe rând ce îi permiți să vadă; poți revoca oricând.

Portal client securizat

Portalul client este disponibil începând cu Pro+.

Ceea ce vezi poate depinde de rolul tău, de pachetul tău și de integrările organizației tale. Verifică fiecare ciornă creată înainte de a o partaja sau trimite.