Pachet de conversație și e-mail către client

Un pachet de conversație combină un rezumat scurt, un e-mail intern și o ciornă de e-mail către client.

Pe scurt

Crearea unui pachet de conversație

Deschide Rezumat + e-mail de continuare pe ecranul Start.
Adaugă un transcript, textul conversației sau documente. Poți folosi și Alege material existent.
Apasă Continuă la setări. Dacă dorești, indică un subiect și un dosar client.
Verifică limba principală, eventuala a doua limbă și modul de lucru ales.
Apasă Creează pachet de conversație. Recitește cele trei rezultate și verifică fiecare promisiune, destinatar și atașament înainte de a pregăti sau trimite e-mailul către client.

Atașamente potrivite pentru e-mailul către client

Broșurile și listele de prețuri permanente pot fi propuse ca atașament potrivit atunci când într-o conversație s-a promis ceva.

Deschide Bibliotecă, Documente permanente și adaugă fișierele cu nume clare.
Creează un pachet de conversație în care apare promisiunea făcută clientului.
Verifică în Promis în această conversație ce fișiere propune Rapportly. Un fișier lipsă rămâne vizibil în Încă de furnizat.
Pregătește e-mailul către client ca ciornă și verifică textul, destinatarul și atașamentele. Poți descărca și fișierele separat.
Elimină un atașament greșit și trimite e-mailul doar după ce ai verificat totul.

Atenție. Un fișier de ciornă descărcat nu ajunge automat în căsuța de e-mail. De aceea, pregătește e-mailul printr-o căsuță de e-mail conectată sau trimite-l singur.

Sarcini

Crearea unui pachet de conversație

Opțiuni: Lipirea transcriptului · material existent · setări

Deschide Start, Rezumat + e-mail de continuare.
Lipește textul conversației sau alege material existent.
Mergi la Setări, alege un titlu, eventual un dosar client și limba de ieșire.
Creează pachetul și verifică separat rezumatul, e-mailul intern și e-mailul către client.

Adăugarea de material existent la un pachet de conversație

Opțiuni: Înregistrare existentă · textul conversației

Deschide pasul Introducere și alege Alege material existent.
Selectează înregistrarea sau sursa potrivită din materialele la care ai acces.
Verifică textul ales înainte de a merge la Setări.

Setarea titlului, a dosarului client și a limbii

Opțiuni: Client sau subiect · dosar client · limba principală · a doua limbă

Din Introducere, mergi la Setări.
Completează Client sau subiect și, dacă dorești, alege un dosar client.
Alege limba principală și activează o a doua limbă dacă este disponibilă și necesară.
Verifică rezumatul alegerii limbii înainte de a crea pachetul.

Alegerea nivelului de calitate al unui pachet de conversație

Opțiuni: Costuri · calitate · Ajustare proprie

În Setări, deschide Cum dorești să fie creat documentul tău? și alege Ajustare proprie.
Compară nivelurile disponibile din punctul de vedere al costurilor și al atenției acordate textului.
Alege nivelul potrivit scopului și apoi verifică alegerea afișată.
Pornește doar atunci când sursa și setările sunt corecte.

Verificarea rezumatului și a e-mailurilor după procesare

Opțiuni: Rezumat · e-mail intern · e-mail către client · promisiuni

Deschide rezultatul pachetului de conversație finalizat.
Compară mai întâi rezumatul cu conversația.
Verifică acțiunile, promisiunile și destinatarii din e-mailul intern și din cel extern.
Corectează greșelile și partajează sau trimite doar rezultatul verificat.

Verificarea atașamentelor potrivite pentru un e-mail către client

Opțiuni: Atașamente propuse · încă de furnizat · eliminare

Pregătește mai întâi fișierele potrivite în Bibliotecă, Documente permanente.
Creează pachetul de conversație cu promisiunea din conversație.
Verifică Promis în această conversație și Încă de furnizat.
Elimină atașamentele greșite și verifică e-mailul înainte de a-l pregăti.

Pregătirea unui e-mail către client ca ciornă

Opțiuni: Descărcarea fișierului de ciornă · descărcarea separată a atașamentelor

Deschide e-mailul verificat către client dintr-un pachet de conversație.
Alege Pregătește ca schiță și deschide fișierul de e-mail descărcat într-un program de e-mail potrivit.
Completează destinatarul și verifică subiectul, textul și atașamentele.
Trimite din programul de e-mail doar după această verificare.

Explicații detaliate

Atașamente potrivite pentru e-mailul clientului

Promiți în timpul unei conversații că vei trimite o broșură, o listă de prețuri sau alt document? Rapportly propune fișierul potrivit din banca ta de documente pentru e-mailul-concept. Disponibil începând cu Pro+.

Pregătește documentele fixe
Mergi la Munca mea → Atașamente și adaugă broșurile, listele de prețuri sau documentele explicative. Folosește nume de fișiere clare.
Creează un pachet de conversație
Folosește transcriptul sau notițele tale. Asigură-te că promisiunea ta este inclusă, de exemplu: îți trimit broșura noastră despre contractele de întreținere.
Verifică atașamentele propuse
La secțiunea Promis în această conversație vezi documentele potrivite. Nu a fost găsit niciun fișier? Atunci promisiunea apare la De furnizat.
Pregătește e-mailul pentru client
Cu Salvează ca concept descarci un fișier de e-mail cu atașamentele propuse. Poți descărca fișierele și separat. Deschide în programul tău de e-mail nu preia atașamentele automat.
Verifică și trimite
Deschide conceptul într-un program de e-mail potrivit, completează destinatarul și verifică textul și atașamentele. Șterge un atașament dacă nu este potrivit. Rapportly te anunță dacă un fișier nu a putut fi adăugat.

Nu este necesară o conexiune directă la căsuța poștală. Descărcarea creează un fișier-concept; nu plasează nimic direct în căsuța ta poștală și nu trimite nimic.

Ceea ce vezi poate depinde de rolul tău, de pachetul tău și de integrările organizației tale. Verifică fiecare ciornă creată înainte de a o partaja sau trimite.