Hoppa till innehållet

Användarguider

Kundmappar och säker delning

En kundmapp samlar kontaktuppgifter, rapporter och samtalsbuntar. Kundåtkomst och delning av dokument är separata val.

I korthet

  1. Öppna Kunder. Sök efter en befintlig mapp eller klicka på Ny kundmapp.
  2. Fyll i namnet och skapa mappen. Öppna sedan Kontakt för att hantera kontaktuppgifterna.
  3. Använd Lämna in för en inlämningsadress eller en säker inlämningslänk, om det är tillgängligt för organisationen.
  4. Använd Kundinloggning för att bjuda in en kund. Kunden ser som standard inget i mappen; dela dokument ett i taget via Dela med kund.
  5. Kontrollera efter delningen vad som syns. Återkalla en länk eller delning så snart den inte längre behövs.

Observera. Använd inte en riktig kundmapp för att öva. En kundportal eller inlämningslänk kan bero på ditt paket.

Uppgifter

Skapa en kundmapp

Alternativ: Ny kundmapp · kontaktuppgifter

  1. Öppna Kunder och välj Ny kundmapp.
  2. Fyll i kundens namn och skapa mappen.
  3. Öppna mappen och fyll bara i kontaktuppgifter om de behövs för ditt arbete.
  4. Kontrollera att arbetet hamnar i rätt kundmapp.

Hitta en kundmapp

Alternativ: Sök · öppna mapp

  1. Öppna Kunder och använd sökfältet.
  2. Kontrollera det hittade namnet och öppna rätt mapp.
  3. Använd flikarna för kontakt, material, inlämning eller åtkomst.

Uppdatera kunduppgifter

Alternativ: Kontakt · e-postadress

  1. Öppna rätt kundmapp och välj Kontakt.
  2. Uppdatera bara de kontaktuppgifter som behövs.
  3. Kontrollera de sparade uppgifterna innan du använder en inbjudan eller ett mejl.

Ta emot underlag via en kundspecifik e-postadress

Alternativ: Inlämningsadress · känd avsändare · ta emot bilagor

  1. Öppna kundmappen och fyll i kundens e-postadress under Kontakt.
  2. Öppna Lämna in och skapa en inlämningsadress om det är aktiverat för ditt kontor.
  3. Ge adressen till kunden och kontrollera senare de mottagna filerna i mappen.
  4. Använd ditt kontors separata inlämningsadress för inspelningar och transkript.

Bjuda in en kund till kundportalen

Alternativ: Kundinloggning · bjud in · portal

  1. Fyll i kundens korrekta e-postadress under Kontakt.
  2. Öppna Kundinloggning och välj Bjud in kund om portalen ingår i ditt paket.
  3. Kontrollera inbjudans status.
  4. Dela sedan dokumenten separat; en portalinbjudan delar dem inte automatiskt.

Dela ett dokument med kunden

Alternativ: Dela per dokument · kontrollera · återkalla

  1. Öppna rätt dokument i kundmappen.
  2. Välj Dela med kund och kontrollera vilket dokument du delar.
  3. Kontrollera efter delningen vad kunden kan se i portalen.
  4. Återkalla delningen om dokumentet inte längre ska vara synligt.

Koppla en kundmapp till ett nytt uppdrag

Alternativ: Välj befintlig mapp · skapa ny mapp

  1. Öppna det nya uppdraget, till exempel Rapport eller Samtalsbunt.
  2. Under Kundmapp väljer du rätt befintlig mapp eller använder Ny kundmapp.
  3. Kontrollera kopplingen innan du startar bearbetningen.
  4. Kontrollera sedan resultatet i den aktuella kundmappen.

Utförlig förklaring

Kundmappar, filer och kundinloggning

En mapp per kund med alla rapporter och samtalspaket. På så sätt hittar du allt direkt när du har ett uppföljningssamtal.

Öppna Kunder och välj en kundmapp. Använd Kontakt för kunduppgifter, Lämna in för inlämning, Kundinloggning för kundåtkomst och Dela med kund för att göra dokument tillgängliga.

Kunder

Skicka in handlingar via e-post

Ge den här kunden en egen e-postadress för att skicka in saknade handlingar. Det kunden skickar dit, till exempel ett foto av sin lönespecifikation, hamnar automatiskt i den här kundens ärende.

  1. E-postadress:

    Fyll i kundens e-postadress ovan. Utan den adressen ignoreras kundens post: bara kända avsändare kommer igenom.

  2. Skapa ett inlämningsadress

    Den här kunden kan skicka saknade handlingar till den här adressen. Bilagorna hamnar automatiskt i kundens ärende. Foton på lönespecifikation eller årsuppgift fungerar också.

En administratör måste aktivera dokumentmottagning för ditt kontor innan kunder kan skicka filer via e-post.

Den här adressen är för kundens handlingar. Inspelningar och transkriberingar skickar du till kontorets inlämningsadress vid samtalsbunten.

Säker inlämningslänk

Ge din kund en länk så att han kan lämna in sin inspelning och sina handlingar själv. Han behöver inget konto och ser ingenting från sitt ärende.

  1. Skapa inlämningslänk

    Länken är klar. Skicka den till din kund.

  2. Återkalla

    Den som har länken kan lämna in material fram till utgångsdatumet, men kan inte se något. Återkalla länken när du är klar.

Den säkra inlämningslänken är tillgänglig från och med Pro+.

Kundportal

Ge din kund en egen inloggning. Han ser bara sin egen kundmapp och däri bara det du ger åtkomst till. Uppladdning kan han alltid göra.

  1. E-postadress:

    Fyll i den här kundens e-postadress i kunduppgifterna först; dit skickas inbjudan.

  2. Bjud in kund

    Din kund får en inbjudan via e-post och loggar in med en länk. Inget lösenord behövs.

  3. Vad din kund kan se

    Din kund ser som standard ingenting i den här kundmappen. Ge åtkomst till enskilda delar; du kan återkalla det när som helst.

Säker kundportal

Kundportalen är tillgänglig från och med Pro+.

Vad du ser kan bero på din roll, ditt paket och din organisations anslutningar. Kontrollera varje skapat utkast innan du delar eller skickar det.