Samtalsbunt och kundmejl

En samtalsbunt kombinerar korta samtalsanteckningar, ett internt mejl och ett utkast till mejl till kunden.

I korthet

Skapa en samtalsbunt

Öppna Samtalsanteckningar + uppföljningsmejl på Start.
Lägg till ett transkript, en samtalstext eller dokument. Du kan också använda Välj befintligt material.
Klicka på Vidare till inställningar. Ange vid behov ett ämne och en kundmapp.
Kontrollera primärt språk, eventuellt andra språk och det valda arbetssättet.
Klicka på Skapa samtalsbunt. Läs igenom de tre resultaten och kontrollera varje utfästelse, mottagare och bilaga innan du förbereder eller skickar kundmejlet.

Passande bilagor till kundmejlet

Fasta broschyrer och prislistor kan föreslås som passande bilaga när något utlovas i ett samtal.

Öppna Bibliotek, Referensdokument och lägg till filerna med tydliga namn.
Skapa en samtalsbunt där utfästelsen till kunden finns med.
Kontrollera under Utlovat i detta samtal vilka filer Rapportly föreslår. En fil som saknas visas fortfarande under Återstår att leverera.
Förbered kundmejlet som utkast och kontrollera text, mottagare och bilagor. Du kan också ladda ned filerna separat.
Ta bort en felaktig bilaga och skicka mejlet först när du har granskat allt.

Observera. En nedladdad utkastfil hamnar inte automatiskt i din inkorg. Förbered därför mejlet via en ansluten brevlåda eller skicka det själv.

Uppgifter

Skapa en samtalsbunt

Alternativ: Klistra in transkript · befintligt material · inställningar

Öppna Start, Samtalsanteckningar + uppföljningsmejl.
Klistra in samtalstexten eller välj befintligt material.
Gå till Inställningar och välj en titel, eventuell kundmapp och utdataspråk.
Skapa bunten och kontrollera samtalsanteckningar, internt mejl och kundmejl var för sig.

Lägga till befintligt material i en samtalsbunt

Alternativ: Befintlig inspelning · samtalstext

Öppna steget Inmatning och välj Välj befintligt material.
Välj rätt inspelning eller källa bland det material du har tillgång till.
Kontrollera den valda texten innan du går till Inställningar.

Ställa in titel, kundmapp och språk

Alternativ: Kund eller ämne · kundmapp · primärt språk · andra språk

Gå från Inmatning till Inställningar.
Fyll i Kund eller ämne och välj vid behov en kundmapp.
Välj primärt språk och aktivera ett andra språk om det finns och behövs.
Kontrollera sammanfattningen av språkvalet innan du skapar bunten.

Välja kvalitetsnivå för en samtalsbunt

Alternativ: Kostnad · kvalitet · Anpassa själv

Öppna Hur vill du att ditt dokument ska skapas? under Inställningar och välj Anpassa själv.
Jämför de tillgängliga nivåerna utifrån kostnad och omsorg om texten.
Välj den nivå som passar syftet och kontrollera sedan det val som visas.
Starta först när källa och inställningar stämmer.

Kontrollera anteckningar och mejl efter bearbetningen

Alternativ: Samtalsanteckningar · internt mejl · kundmejl · utfästelser

Öppna resultatet för den färdiga samtalsbunten.
Läs först igenom samtalsanteckningarna mot samtalet.
Kontrollera åtgärder, utfästelser och mottagare i det interna och det externa mejlet.
Rätta fel och dela eller skicka endast det kontrollerade resultatet.

Kontrollera passande bilagor till ett kundmejl

Alternativ: Föreslagna bilagor · återstår att leverera · ta bort

Lägg först in rätt filer under Bibliotek, Referensdokument.
Skapa samtalsbunten med utfästelsen från samtalet.
Kontrollera Utlovat i detta samtal och Återstår att leverera.
Ta bort felaktiga bilagor och kontrollera mejlet innan du förbereder det.

Förbereda ett kundmejl som utkast

Alternativ: Ladda ned utkastfil · ladda ned bilagor separat

Öppna det kontrollerade kundmejlet i en samtalsbunt.
Välj Spara som utkast och öppna den nedladdade mejlfilen i ett lämpligt e-postprogram.
Fyll i mottagaren och kontrollera ämne, text och bilagor.
Skicka från ditt e-postprogram först efter den kontrollen.

Utförlig förklaring

Passande bilagor till ditt kundmejl

Lovar du under ett samtal att du ska skicka en broschyr, prislista eller annat dokument? Rapportly föreslår den passande filen från ditt dokumentbibliotek i utkastmejlet. Tillgängligt från Pro+.

Förbered dina fasta dokument
Gå till Mitt arbete → Bilagor och lägg till dina broschyrer, prislistor eller förklaringsdokument. Använd tydliga filnamn.
Skapa ett samtalspaket
Använd transkriptet eller dina anteckningar. Se till att ditt löfte finns med, till exempel: jag skickar vår broschyr om serviceavtal.
Granska de föreslagna bilagorna
Under Utlovat i detta samtal ser du de passande dokumenten. Hittades ingen fil? Då visas löftet under Väntar på leverans.
Förbered kundmejlet
Med Spara som utkast laddar du ned en mejlfil med de föreslagna bilagorna. Du kan också ladda ned filer separat. Öppna i ditt mejlprogram tar inte med bilagorna automatiskt.
Kontrollera och skicka
Öppna utkastet i ett lämpligt mejlprogram, fyll i mottagaren och kontrollera text och bilagor. Ta bort en bilaga om den inte passar. Rapportly meddelar dig om en fil inte kunde läggas till.

Ingen direkt postlådekoppling krävs. Nedladdning skapar en utkastfil; det placerar inget direkt i din postlåda och skickar ingenting.

Vad du ser kan bero på din roll, ditt paket och din organisations anslutningar. Kontrollera varje skapat utkast innan du delar eller skickar det.