الانتقال إلى المحتوى

الأدلة

ملفات العملاء والمشاركة الآمنة

يجمع ملف العميل بيانات الاتصال والتقارير وحزم المحادثات. وصول العميل وإتاحة المستندات خياران منفصلان.

باختصار

  1. افتح «العملاء». ابحث عن ملف موجود أو انقر «ملف عميل جديد».
  2. أدخل الاسم وأنشئ الملف. ثم افتح «تواصل معنا» لإدارة بيانات الاتصال.
  3. استخدم «إرسال المواد» للحصول على عنوان استلام أو رابط إرسال آمن، إذا كان ذلك متاحًا لمؤسستك.
  4. استخدم «تسجيل دخول العميل» لدعوة العميل. لا يرى العميل افتراضيًا أي شيء من الملف؛ أتح المستندات واحدًا تلو الآخر عبر «مشاركة مع العميل».
  5. بعد الإتاحة تحقق مما هو ظاهر. ألغِ الرابط أو الإتاحة بمجرد انتهاء الحاجة إليهما.

تنبيه. لا تستخدم ملف عميل حقيقيًا للتدريب. قد تعتمد بوابة العميل أو رابط الإرسال على الباقة.

المهام

إنشاء ملف عميل

الخيارات: ملف عميل جديد · بيانات الاتصال

  1. افتح «العملاء» واختر «ملف عميل جديد».
  2. أدخل اسم العميل وأنشئ الملف.
  3. افتح الملف ولا تُدخل بيانات الاتصال إلا إذا كانت ضرورية لعملك.
  4. تحقق من أن الأعمال تُحفظ في ملف العميل الصحيح.

العثور على ملف عميل

الخيارات: بحث · فتح الملف

  1. افتح «العملاء» واستخدم حقل البحث.
  2. تحقق من الاسم الذي عُثر عليه وافتح الملف الصحيح.
  3. استخدم علامات التبويب للاتصال أو المواد أو الإرسال أو الوصول.

تحديث بيانات العميل

الخيارات: تواصل معنا · عنوان البريد الإلكتروني

  1. افتح ملف العميل الصحيح واختر «تواصل معنا».
  2. حدّث بيانات الاتصال اللازمة فقط.
  3. راجع البيانات المحفوظة قبل استخدام دعوة أو رسالة بريد.

استلام المستندات عبر عنوان بريد خاص بالعميل

الخيارات: عنوان الاستلام · مرسل معروف · استلام المرفقات

  1. افتح ملف العميل وأدخل عنوان البريد الإلكتروني للعميل في «تواصل معنا».
  2. افتح «إرسال المواد» وأنشئ عنوان استلام إذا كان ذلك مفعّلًا لمكتبك.
  3. أعطِ العنوان للعميل وراجع لاحقًا الملفات المستلمة في الملف.
  4. استخدم عنوان التسليم المنفصل لمكتبك للتسجيلات والنصوص المفرغة.

دعوة عميل إلى بوابة العملاء

الخيارات: تسجيل دخول العميل · الدعوة · البوابة

  1. أدخل عنوان البريد الإلكتروني الصحيح للعميل في «تواصل معنا».
  2. افتح «تسجيل دخول العميل» واختر «دعوة العميل» إذا كانت البوابة متاحة لباقتك.
  3. تحقق من حالة الدعوة.
  4. بعد ذلك أتح المستندات كلًا على حدة، فدعوة البوابة لا تشاركها تلقائيًا.

مشاركة مستند مع العميل

الخيارات: الإتاحة لكل مستند · المراجعة · الإلغاء

  1. افتح المستند الصحيح في ملف العميل.
  2. اختر «مشاركة مع العميل» وتحقق من المستند الذي تتيحه.
  3. بعد الإتاحة تحقق مما يمكن للعميل رؤيته في البوابة.
  4. ألغِ الإتاحة إذا لم يعد من المسموح أن يكون المستند ظاهرًا.

ربط ملف عميل بمهمة جديدة

الخيارات: اختيار ملف موجود · إنشاء ملف جديد

  1. افتح المهمة الجديدة، مثل «تقرير» أو «حزمة المحادثة».
  2. اختر في «ملف العميل» الملف الموجود الصحيح أو استخدم «ملف عميل جديد».
  3. تحقق من الربط قبل بدء المعالجة.
  4. بعد ذلك راجع النتيجة في ملف العميل المعني.

شرح مفصل

مجلدات العملاء وإرسال الملفات وتسجيل الدخول

مجلد واحد لكل عميل يحتوي على جميع التقارير وحزم المحادثات. هكذا تجد كل شيء فوراً عند أي متابعة.

افتح العملاء واختر ملف عميل. استخدم تواصل معنا لبيانات العميل، وإرسال المواد لإرسال المواد، وتسجيل دخول العميل لوصول العميل، ومشاركة مع العميل لإتاحة المستندات.

العملاء

تسليم المستندات عبر البريد الإلكتروني

امنح هذا العميل عنوان بريد إلكتروني خاصاً لتسليم المستندات الناقصة. ما يرسله إلى هذا العنوان، مثل صورة عن كشف راتبه، سيُضاف تلقائياً إلى ملفه.

  1. البريد الإلكتروني:

    أدخل عنوان البريد الإلكتروني لهذا العميل أعلاه. بدون هذا العنوان ستُهمل رسائله: المرسلون المعروفون فقط هم من يمر بريدهم.

  2. إنشاء عنوان استلام

    يستطيع هذا العميل إرسال المستندات الناقصة إلى هذا العنوان. ستُضاف المرفقات تلقائياً إلى ملفه. صور كشوف الراتب أو إقرارات الدخل السنوية مقبولة أيضاً.

يجب على المسؤول تفعيل استقبال المستندات لمكتبك قبل أن يتمكن العملاء من إرسال الملفات بالبريد الإلكتروني.

هذا العنوان مخصص لمستندات العميل. التسجيلات والنصوص المكتوبة ترسلها إلى عنوان تسليم المكتب الخاص بحزمة المحادثة.

رابط إرسال آمن

امنح عميلك رابطًا يرسل من خلاله تسجيله ومستنداته بنفسه. لا يحتاج إلى حساب ولا يمكنه الاطلاع على أي شيء في ملفه.

  1. إنشاء رابط إرسال

    الرابط جاهز. أرسله إلى عميلك.

  2. سحب الإتاحة

    يمكن لأي شخص لديه الرابط الإرسال حتى تاريخ انتهاء الصلاحية، لكنه لا يستطيع الاطلاع على أي شيء. ألغِ الرابط فور الانتهاء.

يتوفر رابط الإرسال الآمن بدءًا من باقة Pro+.

بوابة العملاء

امنح عميلك وسيلة دخول خاصة به. لن يرى سوى مجلد العميل الخاص به، وداخله فقط ما تتيح له رؤيته. ويمكنه دائمًا إرسال المواد.

  1. البريد الإلكتروني:

    أدخل أولًا عنوان البريد الإلكتروني لهذا العميل في بياناته؛ ستُرسل الدعوة إلى ذلك العنوان.

  2. دعوة العميل

    يتلقى عميلك دعوة عبر البريد الإلكتروني ويسجّل الدخول باستخدام رابط. لا حاجة إلى كلمة مرور.

  3. ما يستطيع عميلك رؤيته

    لا يرى العميل أي محتوى من هذا المجلد افتراضيًا. أتح له كل مادة على حدة؛ ويمكنك سحب الإتاحة في أي وقت.

بوابة عملاء آمنة

تتوفر بوابة العملاء بدءًا من Pro+.

قد يختلف ما تراه بحسب دورك وباقتك وعمليات الربط الخاصة بمؤسستك. راجع كل مسودة يتم إنشاؤها قبل مشاركتها أو إرسالها.