بيان الخصوصية

1. من المسؤول؟

شركة Rapportly B.V. هي المتحكم في البيانات التي تشاركها مع Rapportly عبر rapportly.io وrapportly.nl. يمكنك التواصل معنا عبر vragen@rapportly.io.

هل تستخدم Rapportly لمستندات تتضمن بيانات شخصية لعملائك، مثل نص محادثة أو تسجيل صوتي لاجتماع مع عميل؟ في هذه الحالة، تكون أنت المتحكم في تلك البيانات، ونعالجها حصراً بناءً على تعليماتك بصفتنا معالجاً للبيانات. ويمكن طلب اتفاقية معالجة البيانات عبر vragen@rapportly.io.

2. ما البيانات التي نعالجها، ولأي أغراض؟

الحساب والمؤسسة: اسم الشركة، وعنوان البريد الإلكتروني، وكلمة المرور (محفوظة بصورة مشفّرة)، وإعدادات التحقق بخطوتين، ودورك في الفريق، ولغتك المفضلة. الغرض: تشغيل حسابك وفريقك. الأساس القانوني: تنفيذ الاتفاقية.

محتوى المستندات: نصوص المحادثات والملاحظات والمستندات النموذجية التي تدخلها، والمستندات التي تُنشئها Rapportly منها. الغرض: إنشاء مستندات بأسلوبك في الكتابة. الأساس القانوني: تنفيذ الاتفاقية. نُعلمك بذلك عند التسجيل ونطلب موافقتك على هذه الخدمة.

التسجيلات الصوتية: إذا رفعت تسجيلاً لمحادثة، أو سجّلت محادثة في التطبيق، أو سجّلت اجتماع فيديو (في التطبيق أو بإضافة المتصفح)، فإننا نعالج التسجيل لتحويله إلى نص. يتضمن التسجيل كل ما قيل في المحادثة: الأصوات ومحتوى الحديث، ومن ثمّ بيانات شخصية لعميلك في كثير من الأحيان. وفي تسجيل الاجتماع، يشمل ذلك أيضاً أصوات جميع المشاركين، حتى إن لم يكونوا من عملائك. الغرض: تحويل التسجيل إلى نص تستخدمه لاحقاً. الأساس القانوني: تنفيذ الاتفاقية. ويوضح الفصل 4 كيفية تعاملنا مع التسجيل.

بيانات الاشتراك والفوترة: باقتك واستهلاكك، وبيانات الدفع عبر مزوّد الدفع لدينا بمجرد تفعيل الاشتراكات المدفوعة. ولا نخزّن نحن بيانات البطاقات أو الحسابات البنكية. الأساس القانوني: تنفيذ الاتفاقية والالتزامات القانونية (الضريبية).

البيانات التقنية: سجلات الخادم ورسائل الخطأ (مثل عنوان IP والوقت والصفحة المطلوبة)، وإحصاءات الاستخدام التي نجمعها بأنفسنا، دون ملفات تتبّع ودون تحليلات من أطراف ثالثة. الغرض: الأمن ومنع إساءة الاستخدام وتحسين الخدمة. الأساس القانوني: المصلحة المشروعة.

الإشارات الثابتة الخالية من المحتوى: لا تجمع Rapportly بين المكاتب إلا الأعداد والمراحل والمدد والنتائج التقنية وإعدادات التهيئة غير الشخصية المسموح بها مسبقاً، لتحسين المنتج. تُستبعد تقنياً الأسماء والنصوص الحرة والمبالغ والملفات والفئات الطبية ومحتوى المصادر ومحتوى العملاء والبيانات الشخصية، ولا يُسمح بها. هذان المكوّنان الخاليان من المحتوى جزء من الخدمة ومفعّلان افتراضياً لكل حساب؛ ولا يُستخدم محتوى العملاء الخام أو يُشارك أبداً عبر حدود المؤسسة.

نسبة الإحالة إلى الشريك: إذا وصلت عبر رابط شريك، نتذكر، بموافقتك، الشريك الذي أحالك لمدة 90 يوماً. يوضح بيان ملفات تعريف الارتباط كيفية ذلك. الأساس القانوني: الموافقة.

البريد الإلكتروني إلى عملائك: عندما ترسل رسالة إلى عميل من Rapportly، نسجّل مع الرسالة ما إذا كانت قد سُلّمت وما إذا نُقر رابط فيها، مع وقت ذلك. وبذلك ترى في الملف ما إذا وصلت رسالتك وما إذا تفاعل معها العميل. نتعمّد عدم تسجيل فتح الرسالة: فقد أصبح هذا القياس غير موثوق تقنياً لأن بعض برامج البريد تحمّل الرسائل مسبقاً تلقائياً، مما قد يعطي انطباعاً غير صحيح في ملفك. تمر روابط هذه الرسائل عبر نطاقنا link.mail.rapportly.io. الغرض: معرفة ما حدث لرسالتك. الأساس القانوني: تنفيذ الاتفاقية. تنبيه: تظل مسؤولاً عن إبلاغ عميلك بذلك.

اقتراحات الأنماط: إذا قدّمت عنوان موقع إلكتروني أو لقطة شاشة أو شعارًا أو اسم شركة أو وصفًا، فإننا نعالج هذه المدخلات لاقتراح ألوان وتنسيقات نموذجية لشركتك. يُجلَب الموقع العام المحدد والتنسيق المرتبط به عبر خادمنا؛ ولا نرسل ملفات تعريف الارتباط الخاصة بمتصفحك معه، ولا نسجّل الدخول إلى ذلك الموقع. لا ترسل أداة إنشاء الأنماط هذه المدخلات إلى مزوّد ذكاء اصطناعي، ولا تحفظها كملف تعريف نمط. تتلقى ثلاثة اقتراحات ويمكنك إنشاء ملف نموذجي. ولا تسري شروط المعالجة ومدد الاحتفاظ الخاصة بالمستندات وأمثلة الأنماط المذكورة أعلاه إلا إذا حمّلت ذلك الملف بنفسك لاحقًا أو حفظته. قد يُضمَّن الشعار الذي حُمِّل بشكل منفصل في الملف النموذجي؛ أما لقطة الشاشة فتُستخدم فقط لاستخلاص الألوان.

3. المعالجة بالذكاء الاصطناعي

تُنشئ Rapportly المستندات باستخدام نماذج الذكاء الاصطناعي من Anthropic. تُستخدم مدخلاتك لإنشاء مستنداتك فقط: ولا تُستخدم لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي ولا تُشارك مع مستخدمين آخرين.

نستخدم خدمة Batch من Speechmatics عبر نقطة الاتصال الأوروبية EU1 لتحويل الصوت إلى نص. ويُستخدم تسجيلك فقط لإنشاء نص محادثتك. ووفقاً لـ Speechmatics، لا تستخدم الشركة تسجيلات العملاء لتدريب النماذج إلا إذا وافق العميل على ذلك صراحةً.

لا ترفع مستندات تتضمن بيانات شخصية ليس لديك أساس قانوني لمعالجتها؛ ونطلب موافقتك على ذلك أيضاً عند التسجيل. نصيحة: اجعل المدخلات مجهولة الهوية قدر الإمكان، إذ تبقى جودة المستند كما هي.

4. تحويل الصوت إلى نص

يمكنك رفع تسجيل صوتي، أو تسجيل محادثة مباشرة في التطبيق، أو تسجيل اجتماع فيديو. في جميع الحالات، نرسل التسجيل إلى Speechmatics لتحويله إلى نص عبر نقطة الاتصال الأوروبية EU1. إذا سجّلت بنفسك، يبقى التسجيل في متصفحك أثناء التسجيل ولا يُرسل إلا عندما تضغط على التحويل. وبالنسبة إلى بعض أنواع الملفات (m4a وmp4 وwebm)، نحوّل الملف أولاً على خادمنا إلى صيغة يمكن لنموذج التعرّف على الكلام معالجتها؛ ثم نرسله.

يمكنك تسجيل اجتماع فيديو بطريقتين: داخل التطبيق عبر «تسجيل اجتماع»، أو باستخدام إضافة Rapportly لمتصفحَي Chrome وEdge. تعمل الإضافة في Google Meet وMicrosoft Teams وعميل Zoom على الويب داخل المتصفح. وفي الحالتين، نمزج صوت علامة تبويب الاجتماع مع صوت ميكروفونك، ليشمل التسجيل طرفَي المحادثة. لا يبدأ التسجيل إلا عندما تنقر بنفسك زر التسجيل أو أيقونة الإضافة؛ ولا يجري أي تسجيل تلقائي أبداً. ولا تقرأ الإضافة رسائل الدردشة أو قوائم المشاركين أو المحتوى المرئي للصفحة ولا تجمعها. فهي تسجّل فقط صوت علامة التبويب وميكروفونك بعد أن تبدأ التسجيل، وترسل التسجيل إلى Rapportly فقط، إلى الوجهة نفسها المستخدمة لتسجيلات التطبيق.

أثناء التسجيل، تكتب إضافة المتصفح الصوت في أجزاء صغيرة إلى قائمة انتظار محلية ومحمية داخل المتصفح. تحتفظ القائمة لكل تسجيل بالصوت والبيانات التقنية اللازمة للاستعادة والرفع، مثل الحالة ووقت البدء والمدة وحجم الملف ونوعه. وإذا استخدمت تقويماً مرتبطاً، فقد يُحفَظ أيضاً عنوان الموعد المطابق ومرجع داخلي للعميل ويُرسلان مع التسجيل إلى حسابك في Rapportly. لا تسترجع الإضافة قوائم المشاركين أو عناوين البريد الإلكتروني الخام من تقويمك. ويعمل التسجيل كالمعتاد دون هذه البيانات إذا لم تربط تقويماً.

تحتفظ الإضافة مؤقتاً بجلسة دخولك إلى Rapportly داخل المتصفح لوضع التسجيل في الحساب الصحيح؛ وتنتهي هذه الجلسة عند إغلاق المتصفح أو تسجيل الخروج. كما تتذكر الإضافة محلياً المعرّف الداخلي لآخر حساب Rapportly استُخدم، وتربط كل تسجيل قيد الانتظار بالحساب الذي بدأ التسجيل فيه. وهذا يمنع إرسال تسجيل على جهاز مشترك إلى حساب آخر دون علمك. وإذا اختلف الحساب، تطلب قائمة الانتظار اختياراً واعياً أولاً.

بعد إيقاف التسجيل، تحاول الإضافة رفعه تلقائياً إلى Rapportly عبر اتصال مشفّر. وإذا لم توجد جلسة دخول صالحة أو تعذّر الرفع مؤقتاً، يبقى التسجيل محلياً. وعندئذ يجدول المتصفح محاولة رفع جديدة فقط؛ ولا يبدأ هذا تسجيلاً جديداً أبداً. ولا تُحذف النسخة المحلية إلا بعد نجاح الرفع أو بعد أن تحذفها بنفسك عمداً من قائمة الانتظار.

يعتمد ما يحدث للتسجيل نفسه على وظيفة «حفظ التسجيلات». إذا كانت متوقفة، فلا يوجد الملف إلا مؤقتاً على خادمنا أثناء التحويل ثم يُحذف؛ ولا يُضاف التسجيل إلى قاعدة البيانات أو قائمة مستنداتك. وإذا كانت مفعّلة، نحفظ التسجيل والنص الحرفي مع المحادثة (بتخزين داخل الاتحاد الأوروبي لدى Supabase في فرانكفورت)، لتتمكن من الاستماع إليهما وتنزيلهما وحذفهما بنفسك في أي وقت. تحتفظ Speechmatics لمعالجة Batch بنسخة من الصوت والنص وإعدادات المهمة. وتطلب Rapportly من Speechmatics حذف المهمة فور نجاح التحويل. وإذا تعذّر ذلك، تحذف Speechmatics المهمة تلقائياً خلال سبعة أيام وفق سياسة الاحتفاظ الخاصة بها.

نحتفظ بالنص الناتج بالطريقة نفسها التي نحتفظ بها بنص محادثة تكتبه أو تلصقه بنفسك. يظهر النص في حقل النص على الشاشة ويُحفظ تلقائياً كمسودة، حتى لا تفقد عملك عند تعطل التطبيق أو إغلاق علامة التبويب. وتزول هذه المسودة بمجرد بدء التقرير أو إفراغ الحقل. وعند بدء التقرير، يخضع النص بعد ذلك لما ورد أعلاه تحت «محتوى المستندات».

نسجّل لكل عملية تحويل أنها حدثت، مع حجم الملف ونوعه ومدته وعدد الأرصدة والبيانات التقنية مثل عنوان IP الخاص بك. ولا تتضمن هذه السجلات محتوى التسجيل أو نص المحادثة. الغرض: الفوترة ومنع إساءة الاستخدام وإمكانية تتبّع ما حدث.

ما يهمك بصفتك مستشاراً: أنت من يقرر تسجيل المحادثة وأنت المسؤول عن ذلك. أخبر من تتحدث معهم بأنك تسجّل، وبيّن لهم الغرض من استخدام التسجيل، وتأكد من وجود أساس قانوني لذلك. وينطبق الأمر نفسه على اجتماع الفيديو: أبلغ جميع المشاركين قبل بدء التسجيل. ولا تسجّل أكثر مما تحتاج إليه.

نُفعّل حفظ التسجيلات تدريجياً. وإذا كان مفعّلاً لبيئتك، فسترى مع المحادثة قسماً للتسجيل يتضمن أزرار التشغيل والتنزيل والحذف. وإذا لم يظهر هذا القسم، فالحفظ متوقف لبيئتك ويُحذف التسجيل بعد التحويل.

5. مع من نشارك البيانات؟

لا نبيع البيانات مطلقاً. ولا نشاركها إلا مع المورّدين اللازمين لتشغيل Rapportly. وهذه قائمتهم الكاملة: Vercel (استضافة الموقع)، وRailway (التطبيق وواجهة API)، وSupabase (قاعدة البيانات وتسجيل الدخول، مع تخزين داخل الاتحاد الأوروبي في فرانكفورت)، وAnthropic (الذكاء الاصطناعي الذي يكتب مستنداتك)، وSpeechmatics (تحويل الصوت إلى نص عبر نقطة الاتصال الأوروبية EU1)، وResend (إرسال البريد الإلكتروني وتسجيل تسليم الرسائل والنقرات على روابطها). ولا يجوز لهؤلاء المورّدين معالجة البيانات إلا لتقديم خدماتهم لنا.

إذا استعنا بمورّد جديد يعالج بيانات شخصية أو استبدلنا مورّداً، نُبلغ المكاتب التي تستخدم Rapportly مسبقاً حتى يتسنى لها الاعتراض. ويمكن طلب القائمة الحالية عبر vragen@rapportly.io.

إذا ربطت صندوق بريدك بنفسك، تستخدم Rapportly الاتصال الذي سمحت به مع Google (Gmail) أو Microsoft (Outlook) لإعداد مسودات رسائل داخل ذلك الصندوق. وحيث تتوفر ميزة الإرسال بعد الموافقة، تُفعّلها بصورة منفصلة في Rapportly وتراجع لكل رسالة المستلم، وأي نسخة مخفية Bcc، والموضوع، والنص، والمرفقات. بعد موافقتك، تعالج Rapportly الإرسال وفق نافذة الإرسال المحددة. تجمع Google إدارة المسودات وإرسالها في إذن وصول واحد؛ أما Microsoft فتطلب صلاحية القراءة والكتابة للمسودات، وإذناً منفصلاً للإرسال.

إذا عولجت بيانات خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية، فيتم ذلك استناداً إلى قرار ملاءمة (مثل إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة EU-VS Data Privacy Framework) أو البنود التعاقدية القياسية للاتحاد الأوروبي.

يتوافق استخدام المعلومات الواردة عبر إضافة Rapportly للمتصفح مع سياسة بيانات المستخدمين لمتجر Chrome Web Store، بما فيها متطلبات الاستخدام المحدود Limited Use. تستخدم Rapportly هذه البيانات حصراً لحفظ تسجيل الاجتماع الذي اختاره المستخدم محلياً بأمان، وإرساله إلى حسابه في Rapportly، وتحويله إلى نص. لا نبيع هذه البيانات ولا نستخدمها للإعلانات أو التقييم الائتماني أو لأغراض أخرى غير مرتبطة. ولا يقرأ الموظفون المحتوى إلا إذا منحت إذناً صريحاً لطلب دعم محدد، أو كان الوصول ضرورياً للأمن، أو أوجبه القانون.

لربط صندوق البريد، نعالج عنوان البريد المرتبط والصلاحيات الممنوحة ورموز الوصول. ويُحفَظ الرمز الذي يتيح تجديد الاتصال مشفّراً على الخادم. ولكل رسالة، نحفظ المستلم، وأي نسخة مخفية Bcc، والموضوع، والنص، ومراجع المرفقات، ومرجع المسودة أو الرسالة لدى مزوّد البريد، وحالة المعالجة. نرسل محتوى الرسالة والمرفقات التي اخترتها إلى مزوّد بريدك لإنشاء المسودة، ثم إرسالها بعد الموافقة. ولا تسترجع وظيفة مراسلة العملاء هذه رسائل من صندوق الوارد. تؤكد حالة «تم الإرسال» قبول مزوّد البريد للرسالة؛ ولا تثبت تسليمها أو قراءتها.

تستخدم Rapportly المعلومات من Google APIs حصراً للوظائف الظاهرة التي تختارها بنفسك، وفق سياسة بيانات مستخدمي خدمات Google API، بما فيها متطلبات الاستخدام المحدود Limited Use. لا نبيع هذه البيانات ولا نستخدمها للإعلانات أو التقييم الائتماني أو تدريب نماذج الذكاء الاصطناعي العامة. ويقتصر الاطلاع البشري على الدعم الذي سمحت به صراحةً، أو متطلبات الأمن الضرورية، أو التزام قانوني. ويعالج المورّدون التقنيون المذكورون أعلاه هذه البيانات فقط لتقديم هذه الوظائف وتأمينها.

6. ما مدة الاحتفاظ بالبيانات؟

نحتفظ ببياناتك ما دام حسابك نشطاً، لتتمكن من الرجوع إلى مستنداتك وإعادة استخدامها. وإذا حذفت مستنداً أو عميلاً، يختفي ذلك المحتوى من التطبيق. وإذا أردت حذف حسابك وبياناتك، فراسل vragen@rapportly.io؛ نحذف بياناتك عندئذ من الأنظمة النشطة، ثم تختفي أيضاً من النسخ الاحتياطية وفق جدول النسخ الاحتياطي لدينا.

التسجيلات الصوتية: يبقى تسجيل إضافة المتصفح الذي لم يُرفع بعد محلياً في قائمة الانتظار حتى ينجح الرفع أو تحذفه بنفسك. وبعد نجاح الرفع، تمحو الإضافة التسجيل المحلي. إذا كانت وظيفة «حفظ التسجيلات» متوقفة في Rapportly، فلا توجد نسخة الخادم إلا أثناء التحويل ثم تُحذف. وإذا كانت مفعّلة، نحتفظ بالتسجيل والنص المرتبط به مع المحادثة حتى تحذفهما من هناك أو يُحذف حسابك. ونحتفظ بنص المحادثة في حقل النص ما دمت تستخدمه، مثل النص الذي تلصقه بنفسك: مسودة محفوظة تلقائياً حتى تبدأ التقرير أو تُفرغ الحقل، ثم جزءاً من مستندك. وإذا لم تُكمل المسودة أبداً، فتبقى حتى تُفرغها أو يُحذف حسابك؛ وأخبرنا إذا أردت حذفها قبل ذلك.

نحتفظ بالبريد المرسل إلى العملاء وحالته (تم التسليم، تم النقر) مع المحادثة المرتبطة به في الملف، ما دام حسابك موجوداً أو حتى تحذف تلك المحادثة.

نحتفظ بالبيانات التي يلزمنا القانون بحفظها مدة أطول (مثل الفواتير، التي تخضع لالتزام حفظ ضريبي مدته 7 سنوات)، وكذلك بسجل موافقاتك عند التسجيل والمكونات الأساسية الحالية لخدمة Rapportly، طوال مدة الالتزام أو الضرورة.

يمكنك قطع ربط صندوق البريد عبر حسابي → الروابط. وتحذف Rapportly عندئذ مفتاح الاتصال المحفوظ. ويمكنك أيضاً سحب صلاحية الوصول لدى Google أو Microsoft. قبل فصل الاتصال، تحقق مما إذا كانت هناك رسائل موافق عليها ما زالت في قائمة انتظار الإرسال. لا يؤدي الفصل إلى حذف سجل الرسائل في Rapportly، أو المسودات والرسائل المرسلة الموجودة بالفعل لدى مزوّد البريد. وتسري على حذف البيانات في Rapportly الخيارات ومدد الاحتفاظ المذكورة أعلاه؛ أما بيانات صندوق بريدك فتديرها لدى مزوّد البريد.

7. كيف نحمي بياناتك؟

الاتصالات مشفّرة (https). تُعزل بيانات كل مؤسسة عن غيرها، بما في ذلك على مستوى قاعدة البيانات (أمان مستوى الصفوف، row level security). يتوفر التحقق بخطوتين لجميع حسابات Rapportly وهو اختياري افتراضياً. ويمكن لمسؤول الفريق إلزام الفريق كله به. ويقتصر الوصول إلى أنظمة الإنتاج على من يحتاجون إليه.

8. حقوقك

لك الحق في الاطلاع على بياناتك وتصحيحها وحذفها وتقييد معالجتها ونقلها، ويمكنك الاعتراض على المعالجة. ويمكنك سحب موافقة سبق أن منحتها، مثل الموافقة على نسبة الإحالة إلى شريك، في أي وقت؛ ولا يؤثر ذلك في المعالجة التي تمت قبل السحب.

أرسل طلبك إلى vragen@rapportly.io؛ ونرد خلال شهر. وإذا رأيت أننا لا نتعامل مع بياناتك على نحو سليم، يمكنك تقديم شكوى إلى هيئة حماية البيانات الهولندية Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. ملفات تعريف الارتباط والتخزين المحلي

بموافقتك، نرسل زيارات الصفحات العامة وبيانات المتصفح، بما فيها عنوان IP الخاص بك، إلى Meta لقياس أداء الإعلانات. وقد تستخدم Meta ملفات تعريف الارتباط وتربط الزيارات بحسابك. ولا نشارك محتوى العملاء. يظل اختيارك صالحاً لمدة 90 يوماً. ويمكنك سحب الموافقة عبر إعدادات ملفات تعريف الارتباط. وبالموافقة نفسها، نبلّغ أيضاً بأن تسجيل حسابك قد اكتمل، دون إرسال اسمك أو عنوان بريدك الإلكتروني أو بيانات شركتك. ويوضح بيان ملفات تعريف الارتباط بالتفصيل ما يُخزَّن في متصفحك (تسجيل الدخول، واختيار اللغة، ورمز الشريك بموافقتك فقط). وإذا استخدمت إضافة المتصفح، فإنها تحفظ محلياً أيضاً: جلسة دخولك المؤقتة، والمعرّف الداخلي لآخر حساب Rapportly استُخدم، وما إذا كنت قد سمحت بالميكروفون، وما إذا كان التسجيل جارياً، وما إذا كنت لا تزال تريد رؤية التذكير في Meet وTeams وZoom، وقائمة انتظار التسجيلات التي لم تُرفع بعد. وتتضمن هذه القائمة الصوت وما يلزم للاستعادة والرفع من حالة ووقت ومدة وحجم ونوع الملف وربطه بالحساب، وأي عنوان موعد أو مرجع داخلي للعميل. ولا يحفظ مؤقّت المتصفح بيانات شخصية إضافية؛ فهو يجدول فقط محاولة رفع جديدة لعنصر موجود في قائمة الانتظار.

10. التغييرات

إذا تغيّر مضمون هذا البيان، نحدّث رقم الإصدار والتاريخ في الأعلى ونبلّغك بالتغييرات المهمة داخل التطبيق. يسري الإصدار 2.0 اعتبارًا من 2026-10-01، ويذكر Rapportly B.V. بصفتها الشركة المسؤولة وvragen@rapportly.io عنوانًا للتواصل.