الانتقال إلى المحتوى

الأدلة

حزمة المحادثة ورسالة العميل

تجمع حزمة المحادثة محضرًا قصيرًا ورسالة داخلية ومسودة رسالة إلى العميل.

باختصار

إنشاء حزمة محادثة

  1. افتح «محضر ورسالة متابعة» في «الرئيسية».
  2. أضف نصًا مفرغًا أو نص محادثة أو مستندات. يمكنك أيضًا استخدام «اختر مادة موجودة».
  3. انقر «المتابعة إلى الإعدادات». حدد موضوعًا وملف عميل إذا أردت.
  4. تحقق من اللغة الأساسية واللغة الثانية إن وُجدت وطريقة العمل المختارة.
  5. انقر «إنشاء حزمة المحادثة». راجع النتائج الثلاث وتحقق من كل تعهد ومستلم ومرفق قبل تجهيز رسالة العميل أو إرسالها.

المرفقات المناسبة لرسالة العميل

يمكن اقتراح الكتيبات وقوائم الأسعار الثابتة كمرفقات مناسبة عند وجود تعهد في المحادثة.

  1. افتح «المكتبة»، «المستندات المرجعية» وأضف الملفات بأسماء واضحة.
  2. أنشئ حزمة محادثة يظهر فيها التعهد المقدم للعميل.
  3. تحقق في «ما تم التعهد به في هذه المحادثة» من الملفات التي يقترحها Rapportly. يبقى الملف الناقص ظاهرًا في «بانتظار التسليم».
  4. جهّز رسالة العميل كمسودة وتحقق من النص والمستلم والمرفقات. يمكنك أيضًا تنزيل الملفات بشكل منفصل.
  5. احذف أي مرفق غير صحيح ولا ترسل الرسالة إلا بعد مراجعة كل شيء.

تنبيه. لا يصل ملف المسودة الذي تنزّله تلقائيًا إلى صندوق البريد. لذلك جهّز الرسالة عبر صندوق بريد مربوط أو أرسلها بنفسك.

المهام

إنشاء حزمة محادثة

الخيارات: لصق النص المفرغ · مادة موجودة · الإعدادات

  1. افتح «الرئيسية»، «محضر ورسالة متابعة».
  2. الصق نص المحادثة أو اختر مادة موجودة.
  3. انتقل إلى «الإعدادات» واختر عنوانًا وملف عميل إن وُجد ولغة المخرجات.
  4. أنشئ الحزمة وراجع المحضر والرسالة الداخلية ورسالة العميل كلًا على حدة.

إضافة مادة موجودة إلى حزمة محادثة

الخيارات: تسجيل موجود · نص المحادثة

  1. افتح خطوة «الإدخال» واختر «اختر مادة موجودة».
  2. حدد التسجيل أو المصدر الصحيح من المواد المتاحة لك.
  3. راجع النص المختار قبل الانتقال إلى «الإعدادات».

ضبط العنوان وملف العميل واللغة

الخيارات: العميل أو الموضوع · ملف العميل · اللغة الأساسية · اللغة الثانية

  1. انتقل من «الإدخال» إلى «الإعدادات».
  2. املأ حقل «العميل أو الموضوع» واختر ملف عميل إذا أردت.
  3. اختر اللغة الأساسية وفعّل لغة ثانية إذا كانت متاحة ومطلوبة.
  4. راجع ملخص اختيار اللغة قبل إنشاء الحزمة.

اختيار مستوى الجودة لحزمة المحادثة

الخيارات: التكلفة · الجودة · تعديل بنفسك

  1. افتح في «الإعدادات» قسم «كيف تريد إنشاء مستندك؟» واختر «تعديل بنفسك».
  2. قارن المستويات المتاحة من حيث التكلفة والعناية بالنص.
  3. اختر المستوى المناسب للهدف ثم تحقق من الاختيار المعروض.
  4. لا تبدأ إلا عندما يكون المصدر والإعدادات صحيحة.

مراجعة المحضر والرسائل بعد المعالجة

الخيارات: المحضر · الرسالة الداخلية · رسالة العميل · التعهدات

  1. افتح نتيجة حزمة المحادثة المكتملة.
  2. راجع المحضر أولًا مقارنةً بالمحادثة.
  3. تحقق من الإجراءات والتعهدات والمستلمين في الرسالة الداخلية والخارجية.
  4. صحّح الأخطاء ولا تشارك أو ترسل إلا النتيجة التي راجعتها.

مراجعة المرفقات المناسبة لرسالة العميل

الخيارات: المرفقات المقترحة · بانتظار التسليم · الحذف

  1. جهّز الملفات الصحيحة أولًا في «المكتبة»، «المستندات المرجعية».
  2. أنشئ حزمة المحادثة التي تتضمن التعهد الوارد في المحادثة.
  3. راجع «ما تم التعهد به في هذه المحادثة» و«بانتظار التسليم».
  4. احذف المرفقات غير الصحيحة وراجع الرسالة قبل تجهيزها.

تجهيز رسالة العميل كمسودة

الخيارات: تنزيل ملف المسودة · تنزيل المرفقات بشكل منفصل

  1. افتح رسالة العميل التي راجعتها من حزمة محادثة.
  2. اختر «حفظ كمسودة» وافتح ملف الرسالة الذي تم تنزيله في برنامج بريد مناسب.
  3. أدخل المستلم وتحقق من الموضوع والنص والمرفقات.
  4. لا ترسل من برنامج البريد إلا بعد هذه المراجعة.

شرح مفصل

مرفقات مناسبة لرسالة العميل

هل تعد خلال محادثة بإرسال كتيّب أو قائمة أسعار أو مستند آخر لاحقًا؟ يقترح Rapportly الملف المناسب من مكتبة مستنداتك لإرفاقه بمسودة الرسالة. متاح بدءًا من Pro+.

  1. جهّز مستنداتك المتكررة

    انتقل إلى أعمالي → المرفقات وأضف الكتيّبات أو قوائم الأسعار أو المستندات التوضيحية. استخدم أسماء ملفات واضحة.

  2. أنشئ حزمة محادثة

    استخدم التفريغ أو ملاحظاتك. تأكد من تضمين وعدك، مثل: سأرسل لك كتيّبنا عن عقود الصيانة.

  3. راجع المرفقات المقترحة

    تجد المستندات المناسبة ضمن ما تم الوعد به في هذه المحادثة. إذا لم يتم العثور على ملف، يظهر الوعد ضمن ما لم يُرسل بعد.

  4. جهّز رسالة العميل

    باختيار التجهيز كمسودة، تنزّل ملف بريد مع المرفقات المقترحة. يمكنك أيضًا تنزيل الملفات منفصلة. خيار الفتح في برنامج البريد لا يضيف المرفقات تلقائيًا.

  5. راجع وأرسل

    افتح المسودة في برنامج بريد مناسب وأدخل المستلِم وراجع النص والمرفقات. احذف أي مرفق غير مناسب. يخبرك Rapportly إذا تعذرت إضافة ملف.

لا يلزم ربط مباشر بصندوق البريد. ينشئ التنزيل ملف مسودة؛ ولا يضع أي شيء مباشرة في صندوق بريدك ولا يرسل شيئًا.

قد يختلف ما تراه بحسب دورك وباقتك وعمليات الربط الخاصة بمؤسستك. راجع كل مسودة يتم إنشاؤها قبل مشاركتها أو إرسالها.