Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig?

Rapportly B.V. er dataansvarlig for de oplysninger, du deler med Rapportly via rapportly.io og rapportly.nl. Du kan kontakte os på vragen@rapportly.io.

Bruger du Rapportly til dokumenter, der indeholder personoplysninger om dine egne kunder (f.eks. et referat eller en lydoptagelse af en kundesamtale)? Så er du den dataansvarlige for disse oplysninger, og vi behandler dem udelukkende på dine vegne som databehandler. En databehandleraftale kan rekvireres via vragen@rapportly.io.

2. Hvilke oplysninger behandler vi, og til hvilke formål?

Konto og organisation: firmanavn, e-mailadresse, adgangskode (gemt krypteret), indstillinger for totrinsbekræftelse, din rolle i teamet og din sprogpræference. Formål: at få din konto og dit team til at fungere. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen.

Dokumentindhold: de transskripter, noter og eksempeldokumenter, du indtaster, samt de dokumenter, Rapportly genererer på baggrund heraf. Formål: at generere dokumenter i din skrivestil. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen. Ved registrering informerer vi dig herom og beder om dit samtykke til denne ydelse.

Lydoptagelser: uploader du en optagelse af en samtale, optager du en samtale i appen, eller optager du et videomøde (i appen eller med browserudvidelsen), behandler vi optagelsen for at omdanne den til tekst. En sådan optagelse indeholder alt, hvad der er sagt i samtalen: stemmelyd og samtalens indhold, og dermed ofte personoplysninger om din kunde. Ved en mødeoptagelse drejer det sig desuden om stemmerne fra alle, der deltager i mødet, også selv om de ikke er din kunde. Formål: at omdanne optagelsen til et transskript, som du arbejder videre med. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen. Hvordan vi håndterer optagelsen, er beskrevet i afsnit 4.

Abonnements- og faktureringsdata: dit abonnement og dit forbrug, og når betalte abonnementer er aktive, dine betalingsoplysninger via vores betalingsudbyder. Vi gemmer selv ingen kort- eller kontooplysninger. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen og lovbestemte (skattemæssige) forpligtelser.

Tekniske oplysninger: serverlogfiler og fejlmeddelelser (såsom IP-adresse, tidspunkt og anmodet side) samt brugsstatistikker, som vi selv indsamler, uden sporingscookies og uden tredjeparts-analytics. Formål: sikkerhed, forebyggelse af misbrug og forbedring af tjenesten. Retsgrundlag: legitim interesse.

Faste indholdsfrie signaler: Rapportly kombinerer på tværs af kontorer udelukkende på forhånd godkendte tællinger, faser, gennemløbstider, tekniske resultater og ikke-personlige konfigurationsindstillinger med henblik på at forbedre produktet. Navne, fritekst, beløb, filer, medicinske kategorier, kildeindhold, kundeindhold og personoplysninger filtreres teknisk fra og er ikke tilladt. Disse to indholdsfrie elementer er en del af tjenesten og er som standard aktiveret for alle konti; råt kundeindhold bruges eller deles aldrig på tværs af organisationer.

Partner-attribution: kommer du ind via et partnerlink, husker vi med dit samtykke i 90 dage, hvilken partner der henviste dig. Hvordan det fungerer, er beskrevet i cookiepolitikken. Retsgrundlag: samtykke.

E-mail til dine kunder: sender du en besked til en kunde fra Rapportly, registrerer vi for den pågældende besked, om den er leveret, og om der er klikket på et link i mailen, inkl. tidspunktet herfor. På den måde kan du i sagen se, om din besked er nået frem, og om din kunde har reageret på den. Om en mail er åbnet registrerer vi bevidst ikke: denne måling er teknisk upålidelig, fordi nogle mailprogrammer automatisk forudindlæser beskeder, og den ville derfor give et forkert billede i din sag. Links i en sådan besked går via vores eget domæne link.mail.rapportly.io. Formål: at kunne se, hvad der er sket med din besked. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen. Bemærk: du er fortsat ansvarlig over for din egen kunde for at informere herom.

Stilforslag: Hvis du angiver en webadresse, et skærmbillede, et logo, et virksomhedsnavn eller en beskrivelse, behandler vi disse oplysninger for at foreslå farver og eksempelformatering til din virksomhed. Et angivet offentligt websted og den tilhørende formatering hentes fra vores server; vi sender ikke din browsers cookies med og logger ikke ind på webstedet. Stilværktøjet sender ikke disse oplysninger til en AI-udbyder og gemmer dem ikke som en stilprofil. Du modtager tre forslag og kan oprette en eksempelfil. Først hvis du selv efterfølgende uploader eller gemmer filen, gælder den behandling og de opbevaringsperioder for dokumenter og stileksempler, der er beskrevet ovenfor. Et særskilt uploadet logo kan indgå i eksempelfilen; et skærmbillede bruges kun til at udlede farver.

3. AI-behandling

Rapportly genererer dokumenter med AI-modeller fra Anthropic. Dine input bruges udelukkende til at lave dine dokumenter: ikke til at træne AI-modeller og ikke til at dele med andre brugere.

Til at omsætte lyd til tekst bruger vi Speechmatics' Batch-tjeneste via det europæiske EU1-endpoint. Din optagelse bruges udelukkende til at lave dit transskript. Ifølge Speechmatics bruger virksomheden ikke kundeoptagelser til modeltræning, medmindre kunden udtrykkeligt har givet samtykke hertil.

Upload ikke dokumenter med personoplysninger, som du ikke har et retsgrundlag for; det beder vi dig også om at bekræfte ved registrering. Tips: gør input anonymt, hvor det er muligt; kvaliteten af dokumentet forbliver den samme.

4. Omsætning af lyd til tekst

Du kan uploade en lydoptagelse, optage en samtale direkte i appen eller optage et videomøde. I alle tilfælde sender vi optagelsen til Speechmatics, som omsætter den til tekst via det europæiske EU1-endpoint. Optager du selv, forbliver optagelsen i din browser under optagelsen og sendes først afsted, når du klikker på 'omsæt'. Ved visse filtyper (m4a, mp4 og webm) konverterer vi filen først på vores egen server til et format, som talemodellen kan håndtere; derefter sendes den afsted.

Du kan optage et videomøde på to måder: i appen via 'optag møde' eller med Rapportly-browserudvidelsen til Chrome og Edge. Udvidelsen fungerer i Google Meet, Microsoft Teams og Zoom-webklienten i browseren. I begge tilfælde blander vi lyden fra mødevinduet med din mikrofon, så begge sider af samtalen er med i optagelsen. Optagelsen starter kun, når du selv klikker på optagelsesknappen eller udvidelsesikonet; der optages aldrig automatisk. Udvidelsen læser eller indsamler ikke chatbeskeder, deltagerlister eller visuelt sideindhold. Den optager udelukkende tablyden og din mikrofon, efter du har startet optagelsen, og sender optagelsen kun til Rapportly, til samme sted som en optagelse fra appen.

Under optagelsen skriver browserudvidelsen lyden i små dele til en lokal, afskærmet kø i browseren. For hver optagelse gemmer køen lyden og de tekniske oplysninger, der er nødvendige for gendannelse og upload, såsom status, starttidspunkt, varighed, filstørrelse og filtype. Bruger du en tilknyttet kalender, kan titlen på den tilsvarende aftale og en intern kundereference også gemmes og sendes sammen med optagelsen til din egen Rapportly-konto. Udvidelsen henter ikke deltagerlister eller rå e-mailadresser fra din kalender. Uden kalenderintegration fungerer optagelsen blot uden disse oplysninger.

Udvidelsen gemmer midlertidigt din Rapportly-loginsession i browseren for at placere optagelsen på den rigtige konto; denne session forsvinder, når du lukker browseren eller logger ud. Derudover husker udvidelsen lokalt det interne konto-ID for den senest anvendte Rapportly-konto og knytter hver ventende optagelse til den konto, den er startet under. Derved sendes en optagelse på en delt enhed aldrig ubemærket til en anden konto. Hvis der er forskel på kontiene, beder køen dig først om at træffe et bevidst valg.

Efter stop forsøger udvidelsen automatisk at uploade optagelsen til Rapportly via en krypteret forbindelse. Er der ingen gyldig loginsession, eller mislykkes uploaden midlertidigt, forbliver optagelsen lokalt. Browseren planlægger derefter udelukkende et nyt uploadforsøg; dette starter aldrig en ny optagelse. Den lokale kopi slettes først, når uploaden er lykkedes, eller når du selv bevidst fjerner den fra køen.

Hvad der sker med selve optagelsen, afhænger af funktionen 'gem optagelser'. Er den slået fra, eksisterer filen kun som en midlertidig fil på vores server under konverteringen og slettes derefter; optagelsen lagres hverken i databasen eller i din dokumentoversigt. Er den slået til, gemmer vi optagelsen og den ordret gengivne tekst ved samtalen (lagring i EU, hos Supabase i Frankfurt), så du senere kan lytte den igennem, downloade den og til enhver tid selv slette den. Speechmatics gemmer i forbindelse med Batch-behandlingen en kopi af lyden, transskriptet og jobkonfigurationen. Rapportly anmoder Speechmatics om at slette jobbet straks efter en vellykket konvertering. Lykkes det ikke, sletter Speechmatics jobbet automatisk inden for syv dage i henhold til deres egen opbevaringspolitik.

Den tekst, der kommer ud af konverteringen, gemmer vi dog, og det sker på samme måde som et transskript, du selv skriver eller indsætter. Transskriptet vises i tekstfeltet på skærmen og gemmes automatisk som kladde, så du ikke mister dit arbejde ved en frysning eller ved at lukke din fane. Kladden forsvinder, så snart du starter rapporten eller rydder feltet. Starter du rapporten, falder teksten herefter ind under 'Dokumentindhold' ovenfor.

For hver konvertering registrerer vi, at der har fundet en konvertering sted, med filstørrelse, filtype, varighed, antal credits og tekniske oplysninger som din IP-adresse. Indholdet af optagelsen eller transskriptet indgår ikke heri. Formål: fakturering, forebyggelse af misbrug og mulighed for at spore, hvad der er sket.

Vigtigt for dig som rådgiver: du bestemmer, om du optager en samtale, og du er ansvarlig for det. Fortæl de personer, du taler med, at du optager, og hvad du bruger optagelsen til, og sørg for at have et grundlag herfor. Det gælder i lige så høj grad for et videomøde: informer alle deltagere, inden du starter optagelsen. Optag ikke mere end nødvendigt.

Lagring af optagelser aktiverer vi trin for trin. Er det aktivt i dit miljø, ser du ved samtalen en optagelsesblok med knapper til afspilning, download og sletning. Ser du ikke den blok, er lagring slået fra i dit miljø, og din optagelse slettes efter konvertering.

5. Hvem deler vi data med?

Vi sælger aldrig data. Vi deler kun med leverandører, der er nødvendige for at drive Rapportly. Her er dem alle: Vercel (hosting af hjemmesiden), Railway (applikation og API), Supabase (database og login, med lagring i EU i Frankfurt), Anthropic (den AI, der skriver dine dokumenter), Speechmatics (konvertering af lyd til tekst via det europæiske EU1-endpoint) og Resend (afsendelse af e-mail samt registrering af leveringer og klik på links i disse e-mails). Disse leverandører må kun behandle data for at levere deres tjeneste til os.

Indgår vi aftale med en ny leverandør, der behandler personoplysninger, eller erstatter vi en eksisterende, orienterer vi på forhånd de kontorer, der bruger Rapportly, så de kan gøre indsigelse mod det. Den aktuelle liste kan rekvireres via vragen@rapportly.io.

Hvis du selv tilknytter din mailkonto, bruger Rapportly den forbindelse til Google (Gmail) eller Microsoft (Outlook), som du har godkendt, til at oprette mailkladder i kontoen. Hvor afsendelse efter godkendelse er tilgængelig, aktiverer du den særskilt i Rapportly og kontrollerer modtager, eventuel Bcc, emne, tekst og vedhæftninger for hver mail. Efter din godkendelse behandler Rapportly afsendelsen inden for det indstillede afsendelsestidsrum. Google samler administration og afsendelse af kladder i én adgangstilladelse; Microsoft kræver læse- og skriveadgang til kladder og en særskilt tilladelse til afsendelse.

I det omfang data behandles uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, sker det på grundlag af en tilstrækkelighedsafgørelse (såsom EU-US Data Privacy Framework) eller EU's standardkontraktbestemmelser.

Brugen af oplysninger modtaget via Rapportly-browserudvidelsen er i overensstemmelse med Chrome Web Store User Data Policy, herunder kravene om begrænset anvendelse. Rapportly bruger disse data udelukkende til at gemme den af brugeren valgte mødeoptagelse sikkert lokalt, sende den til den pågældendes Rapportly-konto og konvertere den til tekst. Vi sælger ikke disse data og bruger dem ikke til reklame, kreditvurdering eller andre ikke-relaterede formål. Medarbejdere læser ikke indholdet, undtagen hvis du udtrykkeligt giver samtykke hertil i forbindelse med en konkret supportanmodning, hvis adgang er nødvendig af sikkerhedsmæssige hensyn, eller hvis loven kræver det.

Til mailforbindelsen behandler vi den tilknyttede mailadresse, de tildelte tilladelser og adgangstokens. Det token, som gør det muligt at forny forbindelsen, opbevares krypteret på serveren. For en mail gemmer vi modtager, eventuel Bcc, emne, tekst, henvisninger til vedhæftninger, kladde- eller beskedreferencen hos mailudbyderen samt behandlingsstatus. Vi sender det valgte mailindhold og vedhæftninger til din mailudbyder for at oprette kladden og sende den efter godkendelse. Denne kundemailfunktion henter ikke beskeder fra din indbakke. Statussen Sendt bekræfter, at mailudbyderen har accepteret afsendelsen; den dokumenterer hverken levering eller læsning.

Rapportly bruger kun oplysninger fra Google APIs til de synlige funktioner, som du selv vælger, i overensstemmelse med Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use. Vi sælger ikke disse oplysninger og bruger dem ikke til annoncer, kreditvurdering eller træning af generelle AI-modeller. Menneskelig adgang er begrænset til support, som du udtrykkeligt har godkendt, nødvendig sikkerhed eller en retlig forpligtelse. De tekniske leverandører ovenfor behandler kun disse oplysninger for at levere og beskytte disse funktioner.

6. Hvor længe opbevarer vi data?

Så længe din konto er aktiv, opbevarer vi dine data, så du kan genlæse og genbruge dine dokumenter. Sletter du et dokument eller en kunde, forsvinder det pågældende indhold fra appen. Ønsker du at få din konto og dine data slettet, kan du sende en mail til vragen@rapportly.io; vi sletter dine data fra de aktive systemer, hvorefter de i overensstemmelse med vores backup-plan også forsvinder fra sikkerhedskopierne.

Lydoptagelser: en endnu ikke uploadet browserudvidelsesoptagelse forbliver lokalt i køen, indtil uploaden lykkes, eller du selv sletter den. Efter en vellykket upload sletter udvidelsen den lokale optagelse. Er 'gem optagelser' slået fra i Rapportly, eksisterer serverkopien kun under konverteringen og slettes derefter. Er det slået til, opbevarer vi optagelsen og den tilhørende tekst ved samtalen, indtil du sletter dem der, eller til din konto slettes. Transskriptet i tekstfeltet opbevarer vi, så længe du bruger det, ligesom tekst, du selv indsætter: som automatisk gemt kladde, indtil du starter rapporten eller rydder feltet, og derefter som en del af dit dokument. Fuldfører du aldrig en kladde, forbliver den, indtil du rydder den eller din konto slettes; giv os besked, hvis du ønsker, at vi fjerner den tidligere.

Afsendte e-mails til kunder og status herfor (leveret, klikket) opbevarer vi ved den tilhørende samtale i sagen, så længe din konto eksisterer, eller indtil du sletter den pågældende samtale.

Data, vi er lovmæssigt forpligtet til at opbevare i længere tid (såsom fakturaer, 7 års skattemæssig opbevaringspligt) samt registreringen af dine registreringssamtykker og den aktuelle Rapportly-serviceaftale opbevarer vi, så længe forpligtelsen eller nødvendigheden varer.

Du kan afbryde mailforbindelsen via Min konto → Forbindelser. Rapportly sletter derefter den gemte forbindelsesnøgle. Du kan også tilbagekalde adgangen hos Google eller Microsoft. Kontrollér, inden du afbryder forbindelsen, om der stadig står godkendte mails i afsendelseskøen. Afbrydelse af forbindelsen sletter ikke mailhistorikken i Rapportly eller kladder og sendte mails, som allerede findes hos mailudbyderen. Ved sletning af oplysninger i Rapportly gælder mulighederne og opbevaringsperioderne ovenfor; oplysninger i din mailkonto administrerer du hos mailudbyderen.

7. Hvordan beskytter vi dine data?

Forbindelser er krypterede (https). Data er afskærmet pr. organisation, også på databaseniveau (row level security). To-faktor-godkendelse er tilgængelig for alle Rapportly-konti og er som standard valgfrit. En teamadministrator kan gøre to-faktor-godkendelse obligatorisk for hele teamet. Adgang til produktionssystemer er begrænset til dem, der har behov for det.

8. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og overdragelse af dine data, og du kan gøre indsigelse mod behandling. Givet samtykke (såsom til partner-attribution) kan du til enhver tid trække tilbage; det påvirker ikke behandlingen foretaget inden tilbagetrækningen.

Send din anmodning til vragen@rapportly.io; vi svarer inden for en måned. Mener du, at vi ikke håndterer dine data korrekt, kan du indgive en klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

9. Cookies og lokal lagring

Med dit samtykke sender vi besøg på offentlige sider og browserdata, herunder din IP-adresse, til Meta for at måle annoncer. Meta kan bruge cookies og knytte besøg til din konto. Vi deler ikke kundeindhold. Dit valg gælder i 90 dage og kan trækkes tilbage i cookieindstillingerne. Med samme samtykke melder vi også, at din konto er oprettet, uden at sende dit navn, din e-mailadresse eller virksomhedsoplysninger. Det, der faktisk gemmes i din browser (login, sprogvalg og, kun med dit samtykke, partnerkoden), er præcist forklaret i cookieerklæringen. Bruger du browserudvidelsen, gemmer den derudover lokalt: din midlertidige loginsession, det interne konto-ID for den sidst anvendte Rapportly-konto, om du allerede har tilladt mikrofonen, om en optagelse er i gang, om du stadig ønsker at se påmindelsen i Meet, Teams og Zoom, samt køen med endnu ikke uploadede optagelser. Denne kø indeholder lyden og den status, tid, varighed, størrelse, filtype, kontotilknytning samt eventuel aftaletitel eller intern kundereference, der er nødvendig for gendannelse og upload. En browseralarm gemmer ingen yderligere personoplysninger; den planlægger blot et nyt uploadforsøg for et eksisterende køelement.

10. Ændringer

Hvis indholdet i denne erklæring ændres, hæver vi versionsnummeret, opdaterer datoen øverst og oplyser om vigtige ændringer i appen. Version 2.0 gælder fra 2026-10-01 og angiver Rapportly B.V. som ansvarlig virksomhed og vragen@rapportly.io som kontaktadresse.