Almindelige vilkår og betingelser

1. Hvem vi er, og hvad dette handler om

Rapportly er softwaren og den tilhørende service på rapportly.io og rapportly.nl, et produkt fra Rapportly B.V., registreret i Handelskammeret. I disse vilkår omtaler vi os selv som 'vi' og kunden som 'du'.

Disse vilkår træder i kraft, så snart du opretter en konto eller tegner et abonnement. Indgår du skræddersyede aftaler, f.eks. i et Enterprise-forløb, går det, der er skriftligt fastlagt deri, forud for disse vilkår.

Deltagelse i partnerprogrammet er underlagt særskilte partnervilkår.

2. Erhvervsmæssig brug, ingen 14-dages fortrydelsesret

Rapportly leveres udelukkende til erhvervskunder: virksomheder og fagpersoner, der handler som led i udøvelsen af deres erhverv eller forretning. Vi leverer ikke til forbrugere.

Den lovmæssige fortrydelsesret på 14 dage gælder for forbrugere. Da du køber som erhvervskunde, finder denne fortrydelsesret ikke anvendelse her. Vi anvender i stedet goodwill-vinduet beskrevet i artikel 7.

Du erklærer ved aftalens indgåelse, at du handler erhvervsmæssigt. Vi kan lægge dette til grund og kan anmode om et CVR-nummer eller momsnummer.

3. Konto, brugere og teamadministration

Du opretter en konto til din organisation. Administratoren inviterer kolleger og kan også tilbagekalde deres adgang. Loginoplysninger er personlige og ikke beregnet til deling; du er ansvarlig for, hvad der sker under din organisations konti.

Ved Pro og Pro+ betaler du pr. brugerpladser pr. måned. Antallet af pladser, du har tegnet, bestemmer, hvor mange kolleger der kan have adgang på samme tid. Er alle pladser optaget, kan du først invitere en ny kollega, når du har udvidet antallet af pladser.

Udvider du i løbet af en igangværende periode, træder det i kraft med det samme, og vores betalingsudbyder afregner forskellen forholdsmæssigt for den resterende periode. Fjerner du et teammedlem, frigøres pladsen til en anden kollega; antallet af tegnede pladser og dermed prisen ændres først, når du selv sænker det antal. Sænker du det, giver den resterende periode en kredit, der modregnes i en efterfølgende faktura og ikke udbetales.

Vi kan midlertidigt spærre en konto ved misbrug, ved betalingsrestance eller hvis brugen bringer sikkerheden eller tilgængeligheden for andre i fare. Vi meddeler dette på forhånd, medmindre situationens karakter ikke tillader det.

4. Priser og moms

Alle beløb vi nævner er ekskl. moms, medmindre andet udtrykkeligt er angivet. De aktuelle priser fremgår af prissiden.

Ved Pro og Pro+ er prisen pr. bruger pr. måned. Ved årlig betaling gælder den rabat, der er angivet på prissiden, sammenlignet med månedlig betaling.

Vi kan justere vores priser. En prisændring varsler vi mindst 30 dage i forvejen pr. e-mail, og den træder i kraft ved den næste fornyelse af dit abonnement. Er du ikke enig, kan du opsige inden ikrafttrædelsesdatoen til udgangen af den igangværende periode. For et igangværende årsabonnement gælder den nye pris først ved den næste årsperiode.

En justering, der udelukkende følger en lovændring, f.eks. en ændret momssats, kan vi gennemføre uden dette varsel.

5. Betaling og opkrævning

Betaling sker via vores betalingsudbyder. Du betaler forud: ved et månedligt abonnement pr. måned, ved et årligt abonnement pr. år. Fakturaen findes i kundeportalen.

Du giver os tilladelse til automatisk at opkræve abonnementsbeløbet fra den betalingsmetode, du har angivet. Sørg for, at den forbliver gyldig.

Lykkes en betaling ikke, forsøger vi igen og sender dig besked med anmodning om at betale inden 14 dage. Udebliver betalingen derefter, kan vi suspendere adgangen og opsige abonnementet. Omkostninger, vi med rimelighed må afholde hertil, er for din regning.

6. Løbetid, opsigelse og skift af plan

Et månedligt abonnement løber pr. måned og kan opsiges månedligt. Du opsiger selv i kundeportalen, uden opsigelsesvarsel og uden at skulle skrive til os. Opsigelsen træder i kraft ved udgangen af den periode, du allerede har betalt: indtil den dato beholder du adgang, herefter stopper abonnementet, og vi opkræver ikke mere. Der ydes ikke tilbagebetaling for den igangværende periode.

Et årligt abonnement løber til udgangen af årsperioden. Du kan opsige i utide til udgangen af den periode; abonnementet stopper da på fornyelsesdatoen. Delvis tilbagebetaling af et allerede betalt år er ikke mulig, undtagen i de tilfælde, der er beskrevet i artikel 7.

Opsiger du ikke, fornyes abonnementet automatisk med samme periode.

Op- eller nedgradering til en anden betalt plan er mulig i løbetiden. En ændring træder i kraft med det samme, og forskellen afregnes forholdsmæssigt for den resterende periode: ved opgradering betaler du differencen, ved nedgradering opstår der en kredit, der modregnes i en efterfølgende faktura. En sådan kredit udbetales ikke.

At vende tilbage til den gratis plan er ikke en nedgradering, men en opsigelse. Det ordner du i kundeportalen, og det fungerer som beskrevet ovenfor: du beholder adgang til udgangen af den betalte periode.

Vi kan selv opsige abonnementet med et varsel på to måneder. Stopper vi tidligere end udgangen af en periode, som du allerede har betalt, tilbagebetaler vi den ubrugte del forholdsmæssigt.

7. Tilbagebetaling og goodwill

Da vi leverer til erhvervskunder, er der ingen lovmæssig ret til tilbagebetaling. Vi anvender dog et goodwill-vindue: er du ikke tilfreds inden for 30 dage efter din første betaling, kan du pr. e-mail anmode om tilbagebetaling af den første betaling. Vi behandler en sådan anmodning rimeligt og tilbagebetaler ved godkendelse til den betalingsmetode, du betalte med.

Vinduet på 30 dage gælder én gang, pr. organisation, og kun for den allerførste betaling af et abonnement. Det gælder ikke for fornyelser, efterfølgende perioder, ekstra brugere eller separate tilkøb. En godkendt tilbagebetaling betyder, at abonnementet ophører, og at adgangen stopper.

Derudover tilbagebetaler vi naturligvis beløb, som vi fejlagtigt har opkrævet, f.eks. ved en dobbelt debitering eller et forkert antal brugere. Meld det inden for en rimelig frist, efter du har haft mulighed for at se fakturaen.

8. Kreditter og månedlige bundter

De betalte planer inkluderer et månedligt kreditbundt, der tilskrives ved hver betalt faktura. Hvert dokument, du får genereret, koster kreditter afhængigt af dokumenttype, længde og valgt kvalitetsniveau. Hvad et dokument koster, kan du se i appen og på prissiden. Ved Pro og Pro+ gælder bundtet pr. brugerplads. Den gratis plan har intet månedligt bundt: her gælder en engangs startsaldo og en grænse for antallet af dokumenter pr. dag.

Ubrugte kreditter udløber på nuværende tidspunkt ikke ved månedens udgang. Det, du har tilbage, forbliver på din saldo, og det nye månedlige bundt lægges oveni. Vi kan fremover knytte en gyldighedsperiode hertil; en sådan ændring varsler vi i henhold til artikel 14.

Nedgraderer du til en plan med et mindre bundt, bevares din eksisterende saldo, og kun det nye månedlige bundt er mindre. Opsiger du, vender din konto efter den betalte periodes udløb tilbage til den gratis plan: en eventuel resterende saldo bevares og kan bruges inden for den gratis plans grænser, men der tilskrives ikke et nyt månedligt bundt.

Kreditter repræsenterer ingen pengeværdi, er ikke overdragelige og udbetales eller modregnes ikke i penge. En tilbagebetaling i henhold til artikel 7 vedrører det betalte abonnementsbeløb, ikke forbrugte eller resterende kreditter.

Du kan i appen indstille et månedligt loft for at holde styr på forbruget. Når du det loft, stopper genereringen indtil næste måned. Loftet er din egen indstilling og ændrer ikke prisen på dit abonnement.

9. Tilgængelighed, vedligeholdelse og ændringer af tjenesten

Vi gør vores bedste for at holde Rapportly tilgængeligt og funktionsdygtigt, men vi garanterer ingen bestemt tilgængelighedsprocent. Vedligeholdelse, nedbrud hos underleverandører og internetproblemer kan føre til afbrydelser. Planlagt vedligeholdelse varsler vi, hvor det er muligt, på forhånd og lægger det så vidt muligt uden for kontortider.

Rapportly er en tjeneste under løbende udvikling. Vi kan tilføje, ændre og fjerne funktioner. Forsvinder en funktion, der er væsentlig for din brug, giver vi dig besked på forhånd, og du kan opsige abonnementet med virkning fra den dato, hvor ændringen træder i kraft.

Vi benytter underleverandører, blandt andet til hosting, talegenkendelse og sprogmodeller. Vi kan udskifte en underleverandør, forudsat at beskyttelsesniveauet for dine data forbliver tilsvarende.

10. AI-output: du er fortsat ansvarlig for indholdet

Rapportly udarbejder tekster med AI. Alt hvad Rapportly leverer er et udkast: et hjælpemiddel, som du kontrollerer, supplerer og korrigerer, inden du bruger det, gemmer i en sag eller sender til en kunde.

AI-output kan indeholde unøjagtigheder, mangle oplysninger eller formulere sig anderledes end tilsigtet. Vi garanterer ikke, at outputtet er korrekt, fuldstændigt eller egnet til din specifikke situation, og outputtet udgør ikke rådgivning fra os til dig eller til din kunde.

Du er fortsat selv ansvarlig for indholdet af dine råd, rapporter og sagsmapper samt for overholdelse af de regler, der gælder for dit erhverv, herunder din omsorgspligt og tilsynsmyndighedens krav. Rapportly overtager ikke dette ansvar og optræder ikke som rådgiver over for dine kunder.

Vi træner ikke AI-modeller på dit materiale. Oplysninger om, hvordan vi behandler data, findes i privatlivserklæringen.

11. Dit materiale og vores intellektuelle ejendomsret

Det du indtaster, tilhører dig: transskriptioner, optagelser, dokumenter, eksempler og stilprofiler. Også de dokumenter du udarbejder med Rapportly, tilhører dig og må du frit bruge, tilpasse og distribuere. Vi bruger dit materiale udelukkende til at levere tjenesten til dig.

Softwaren, hjemmesiden, varemærket og logoet for Rapportly tilhører os eller vores licensgivere. Du får en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig brugsret i abonnementets løbetid. Det er ikke tilladt at efterligne, dekompilere, videresælge eller stille Rapportly til rådighed for tredjeparter som en selvstændig tjeneste.

Sørg for at du har ret til at bruge det materiale, du indtaster. Du indestår for, at dit input ikke krænker andres rettigheder.

12. Data og privatliv

Oplysninger om, hvordan vi behandler persondata, hvilke data det drejer sig om, og hvor længe vi opbevarer dem, fremgår af privatlivserklæringen på dette websted.

Indholdsfrie produktindsigter og ikke-personlige konfigurationsmønstre er en fast del af enhver Rapportly-konto og er aktiveret som standard. Rapportly må samle disse strengt afgrænsede signaler på tværs af kontorer med henblik på at forbedre tjenesten.

Disse signaler består udelukkende af forud godkendte tællinger, faser, gennemløbstider, tekniske resultater og ikke-personlige indstillinger. Navne, fritekst, beløb, filer, medicinske kategorier, kildeindhold, kundeindhold og andre personoplysninger er udelukket. Råt kundeindhold deles eller anvendes aldrig på tværs af organisationer.

Denne tjenestebasis kan ikke slås fra. Ønsker du ikke disse faste elementer, bedes du undlade at oprette en konto eller et abonnement. Ved en senere væsentlig ændring kan du opsige inden ikrafttrædelsesdatoen i henhold til artikel 14.

Behandler du med Rapportly personoplysninger om dine egne kunder, er du dataansvarlig herfor, og vi er databehandler. Herfor gælder en databehandleraftale, som kan rekvireres via vragen@rapportly.io. Ved uoverensstemmelse om behandling af personoplysninger går databehandleraftalen forud for disse vilkår.

Ved abonnementets ophør kan du eksportere dine dokumenter. Anmod herom i god tid: efter de opbevaringsfrister, der fremgår af privatlivserklæringen, kan vi ikke længere udlevere data.

13. Ansvar

Vores ansvar pr. hændelse, og samlet pr. kalenderår, er begrænset til det beløb, du har betalt os for abonnementet i de 12 måneder forud for hændelsen, dog minimum det beløb, vores forsikring udbetaler i det pågældende tilfælde.

Vi er ikke ansvarlige for følgeskader, såsom tabt fortjeneste, mistede besparelser, omdømmeskade, tab af data eller skader, der opstår som følge af ukontrolleret brug af AI-output.

Disse begrænsninger gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed fra vores side.

Et krav bortfalder, hvis det ikke skriftligt meddeles os inden 12 måneder efter, at du opdagede eller med rimelighed burde have opdaget skaden.

14. Ændring af disse vilkår

Vi kan ændre disse vilkår. En væsentlig ændring varsler vi mindst 30 dage i forvejen via e-mail eller i appen med angivelse af ikrafttrædelsesdatoen.

Er du ikke enig i en ændring, kan du opsige abonnementet inden ikrafttrædelsesdatoen med virkning fra denne dato. Fortsætter du med at bruge Rapportly herefter, gælder de nye vilkår.

På siden fremgår altid versionsnummeret og datoen for den version, der er gældende på det pågældende tidspunkt.

15. Gældende ret og tvister

Disse vilkår og brugen af Rapportly er underlagt nederlandsk ret.

Kan vi ikke nå til enighed, forelægges tvisten for den kompetente domstol i det retskreds, hvor Rapportly B.V. har sit forretningssted. Vi anmoder dig om først at kontakte os via vragen@rapportly.io, så vi i de fleste tilfælde blot kan løse det sammen.

Er en bestemmelse i disse vilkår ugyldig, forbliver de øvrige bestemmelser i kraft, og vi erstatter den ugyldige bestemmelse med en gyldig bestemmelse, der i sin strækning ligger så tæt som muligt på den oprindelige.