Към съдържанието

Ръководства

Клиентски папки и безопасно споделяне

Клиентската папка събира данни за контакт, доклади и пакети от разговор. Достъпът на клиента и споделянето на документи са отделни избори.

Накратко

  1. Отворете Клиенти. Потърсете съществуваща папка или щракнете „Нова клиентска папка“.
  2. Въведете името и създайте папката. След това отворете Контакт, за да управлявате данните за контакт.
  3. Използвайте Изпращане на материали за адрес за получаване или защитена връзка за предаване, ако това е налично за организацията.
  4. Използвайте Клиентски вход, за да поканите клиент. По подразбиране клиентът не вижда нищо от папката; споделяйте документите поотделно чрез „Сподели с клиента“.
  5. След споделяне проверете какво е видимо. Оттеглете връзка или споделяне, щом вече не е нужно.

Внимание. Не използвайте истинска клиентска папка за упражнение. Клиентският портал или връзката за предаване може да зависят от абонаментния пакет.

Задачи

Създаване на клиентска папка

Възможности: Нова клиентска папка · данни за контакт

  1. Отворете Клиенти и изберете „Нова клиентска папка“.
  2. Въведете името на клиента и създайте папката.
  3. Отворете папката и попълнете данни за контакт само ако са необходими за работата ви.
  4. Проверете дали работата попада в правилната клиентска папка.

Намиране на клиентска папка

Възможности: Търсене · отваряне на папката

  1. Отворете Клиенти и използвайте полето за търсене.
  2. Проверете намереното име и отворете правилната папка.
  3. Използвайте разделите за контакт, материали, изпращане на материали или достъп.

Актуализиране на данните за клиента

Възможности: Контакт · имейл адрес

  1. Отворете правилната клиентска папка и изберете Контакт.
  2. Актуализирайте само необходимите данни за контакт.
  3. Проверете запазените данни, преди да използвате покана или имейл.

Получаване на документи чрез имейл адрес, свързан с клиента

Възможности: Адрес за получаване · познат подател · получаване на прикачени файлове

  1. Отворете клиентската папка и въведете в Контакт имейл адреса на клиента.
  2. Отворете Изпращане на материали и създайте адрес за получаване, ако това е включено за вашия офис.
  3. Дайте адреса на клиента и по-късно проверете получените файлове в папката.
  4. За записи и транскрипти използвайте отделния адрес за изпращане на материали на вашия офис.

Покана на клиент в клиентския портал

Възможности: Клиентски вход · покана · портал

  1. Въведете правилния имейл адрес на клиента в Контакт.
  2. Отворете Клиентски вход и изберете „Покани клиента“, ако порталът е наличен за вашия пакет.
  3. Проверете статуса на поканата.
  4. След това споделете документите поотделно; поканата за портала не ги споделя автоматично.

Споделяне на документ с клиента

Възможности: Споделяне по документ · проверка · оттегляне

  1. Отворете правилния документ в клиентската папка.
  2. Изберете „Сподели с клиента“ и проверете кой документ споделяте.
  3. След споделяне проверете какво може да вижда клиентът в портала.
  4. Оттеглете споделянето, ако документът вече не трябва да е видим.

Свързване на клиентска папка с нова задача

Възможности: Избор на съществуваща папка · създаване на нова папка

  1. Отворете новата задача, например Доклад или Пакет от разговор.
  2. В Клиентска папка изберете правилната съществуваща папка или използвайте „Нова клиентска папка“.
  3. Проверете връзката, преди да стартирате обработката.
  4. След това проверете резултата в съответната клиентска папка.

Подробно обяснение

Клиентски папки, изпращане и вход

Една папка за всеки клиент с всички доклади и разговорни пакети. Така при следващ разговор намираш всичко веднага.

Отворете Клиенти и изберете клиентска папка. Използвайте Контакт за данните на клиента, Изпращане на материали за подаване на материали, Клиентски вход за клиентски достъп и Сподели с клиента за предоставяне на документи.

Клиенти

Подаване на документи по имейл

Дай на този клиент собствен имейл адрес за подаване на липсващи документи. Всичко, което изпрати там, например снимка на фиша му за заплата, автоматично постъпва в досието на този клиент.

  1. Имейл адрес:

    Попълни имейл адреса на този клиент по-горе. Без него поща от непознати подателя ще бъде игнорирана: само известни подателя ще преминат.

  2. Създай адрес за подаване на документи

    Този клиент може да изпраща липсващи документи на този адрес. Прикачените файлове автоматично постъпват в досието му. Снимки на фиш за заплата или годишна справка също са приемливи.

Администратор трябва да активира получаването на документи за твоя офис, преди клиентите да могат да изпращат файлове по имейл.

Този адрес е за документи от клиента. Записи и транскрипти изпращаш на адреса за предаване на твоя офис при разговорния пакет.

Сигурна връзка за предаване

Дай на клиента си връзка, с която той сам предава своя запис и документи. Не му е нужен акаунт и не вижда нищо от досието си.

  1. Създай връзка за предаване

    Връзката е готова. Изпрати я на клиента си.

  2. Оттегли

    Всеки, който има връзката, може да предава файлове до датата на изтичане, но не може да преглежда нищо. Оттегли връзката, когато приключиш.

Сигурната връзка за предаване е достъпна от Pro+ нагоре.

Клиентски портал

Дай на клиента си собствен вход. Той вижда само своята папка и само това, което ти си разрешил. Може да изпраща документи по всяко време.

  1. Имейл адрес:

    Първо въведи имейл адреса на този клиент в клиентските данни; там ще бъде изпратена поканата.

  2. Покани клиента

    Клиентът ти получава покана по имейл и влиза с линк. Не е необходима парола.

  3. Какво може да вижда клиентът ти

    По подразбиране клиентът ти не вижда нищо от тази папка. Разрешавай достъп до отделни части; можеш да го отнемеш по всяко време.

Защитен клиентски портал

Клиентският портал е достъпен от Pro+ нагоре.

Това, което виждате, може да зависи от ролята ви, абонаментния ви пакет и интеграциите на организацията ви. Проверявайте всяка създадена чернова, преди да я споделите или изпратите.