Декларация за поверителност

1. Кой носи отговорност?

Rapportly B.V. е администратор на данните, които споделяш с Rapportly чрез rapportly.io и rapportly.nl. Можеш да се свържеш с нас на vragen@rapportly.io.

Използваш ли Rapportly за документи, съдържащи лични данни на твои клиенти (например транскрипт или звукозапис на клиентски разговор)? В такъв случай ти си администратор на тези данни, а ние ги обработваме единствено по твое нареждане, като обработващ. Споразумение за обработка на данни може да бъде поискано на vragen@rapportly.io.

2. Какви данни обработваме и за какво?

Акаунт и организация: фирмено наименование, имейл адрес, парола (съхранявана криптирана), настройки за двуфакторна автентикация, роля в екипа и езикови предпочитания. Цел: управление на твоя акаунт и екип. Основание: изпълнение на договора.

Съдържание на документи: транскриптите, бележките и примерните документи, които въвеждаш, и документите, които Rapportly създава от тях. Цел: генериране на документи в твой стил на писане. Основание: изпълнение на договора. При регистрация те информираме за това и искаме твоето съгласие с тази услуга.

Аудиозаписи: ако качиш запис на разговор, запишеш разговор в приложението или запишеш видеосрещa (в приложението или с браузърното разширение), обработваме този запис, за да го преобразуваме в текст. В такъв запис се съдържа всичко, казано по време на разговора: гласове и съдържание на разговора, а с това нерядко и лични данни на твоя клиент. При запис на срещa се включват и гласовете на всички участници, дори ако не са твои клиенти. Цел: преобразуване на записа в транскрипт за по-нататъшна употреба. Основание: изпълнение на договора. Начинът, по който боравим със записа, е описан в глава 4.

Данни за абонамент и фактуриране: твоят план и използване, а при активни платени абонаменти и данните ти за плащане чрез нашия доставчик на платежни услуги. Ние сами не съхраняваме данни за карта или банкова сметка. Основание: изпълнение на договора и законови (данъчни) задължения.

Технически данни: сървърни журнали и съобщения за грешки (като IP адрес, час и заявена страница) и статистики за използване, които водим сами, без проследяващи бисквитки и без анализи от трети страни. Цел: сигурност, предотвратяване на злоупотреби и подобряване на услугата. Основание: легитимен интерес.

Постоянни сигнали без съдържание: Rapportly обменя между офиси единствено предварително разрешени броячи, фази, времена за обработка, технически резултати и неперсонални конфигурационни настройки с цел подобряване на продукта. Имена, свободен текст, суми, файлове, медицински категории, изходно съдържание, клиентско съдържание и лични данни се филтрират технически и не са разрешени. Тези два компонента без съдържание са част от услугата и са активирани по подразбиране за всеки акаунт; необработено клиентско съдържание никога не се използва или споделя между организации.

Атрибуция на партньор: ако влезеш чрез партньорска връзка, запазваме с твоето съгласие в продължение на 90 дни кой партньор те е насочил. Начинът, по който работи това, е описан в декларацията за бисквитки. Основание: съгласие.

Имейл до твоите клиенти: ако изпратиш съобщение до клиент от Rapportly, регистрираме дали то е доставено и дали е кликнато върху връзка в имейла, заедно с момента на това. Така виждаш в досието дали съобщението ти е пристигнало и дали клиентът е реагирал. Дали имейл е отворен съзнателно не регистрираме: това измерване е станало технически ненадеждно, тъй като някои имейл програми автоматично предварително зареждат съобщения и би създало невярна картина в досието ти. Връзките в такова съобщение минават през нашия собствен домейн link.mail.rapportly.io. Цел: да виждаш какво се е случило със съобщението ти. Основание: изпълнение на договора. Забележка: ти остаеш отговорен пред собствения си клиент за информирането му за това.

Предложения за стил: ако предоставиш адрес на уебсайт, екранна снимка, лого, име на фирма или описание, обработваме тези данни, за да предложим цветове и примерно оформление за твоята фирма. Посоченият публичен уебсайт и неговото оформление се извличат от нашия сървър; не изпращаме бисквитките от браузъра ти и не влизаме в акаунт на този уебсайт. Инструментът за създаване на стилове не изпраща тези данни на доставчик на ИИ и не ги съхранява като стилов профил. Получаваш три предложения и можеш да създадеш примерен файл. Описаните по-горе обработване и срокове за съхранение на документи и стилови примери се прилагат едва когато сам качиш този файл за по-нататъшна употреба или го запазиш. Отделно качено лого може да бъде включено в примерния файл; екранната снимка се използва само за извличане на цветове.

3. AI обработка

Rapportly генерира документи с AI модели на Anthropic. Твоите данни се използват само за създаване на твоите документи: не за обучение на AI модели и не се споделят с други потребители.

За преобразуване на аудио в текст използваме Batch услугата на Speechmatics чрез европейския EU1 крайна точка. Твоят запис се използва само за създаване на твоя транскрипт. Според Speechmatics компанията не използва клиентски записи за обучение на модели, освен ако клиентът изрично не се е съгласил с това.

Не качвай документи с лични данни, за които нямаш основание; за това искаме съгласие и при регистрация. Съвет: анонимизирай въвеждането, когато е възможно, качеството на документа остава същото.

4. Преобразуване на аудио в текст

Можеш да качиш звукозапис, да запишеш разговор директно в приложението или да запишеш видеосреща. Във всички случаи изпращаме записа към Speechmatics, който го преобразува в текст чрез европейския EU1 крайна точка. Ако записваш сам, записът остава в браузъра ти по време на записването и се изпраща едва когато натиснеш 'преобразувай'. При някои файлови типове (m4a, mp4 и webm) първо конвертираме файла на нашия собствен сървър в формат, съвместим с речевия модел, и едва след това го изпращаме.

Видеосреща можеш да запишеш по два начина: в приложението чрез 'запис на среща' или с браузърното разширение Rapportly за Chrome и Edge. Разширението работи в Google Meet, Microsoft Teams и уеб клиента на Zoom в браузъра. И в двата случая смесваме звука от таба на срещата с микрофона ти, така че и двете страни на разговора да са в записа. Записът стартира само когато ти сам натиснеш бутона за запис или иконата на разширението; никога не се записва автоматично. Разширението не чете и не събира чат съобщения, списъци с участници или визуално съдържание на страницата. То записва единствено звука от таба и микрофона ти, след като ти си стартирал записа, и изпраща записа само към Rapportly, на същото място като запис от приложението.

По време на записването браузърното разширение записва аудиото на малки части в локална, защитена опашка в браузъра. За всеки запис тази опашка съхранява аудиото и техническите данни, необходими за възстановяване и качване, като статус, начален час, продължителност, размер на файла и тип на файла. Ако използваш свързан календар, могат да бъдат съхранени и заглавието на съответното събитие и вътрешна препратка към клиент, и да бъдат изпратени заедно със записа към твоя акаунт в Rapportly. Разширението не извлича списъци с участници или необработени имейл адреси от календара ти. Без свързан календар записът продължава да работи нормално без тези данни.

Разширението временно съхранява твоята сесия за вход в Rapportly в браузъра, за да постави записа в правилния акаунт; тази сесия изчезва, когато затвориш браузъра или излезеш от профила. Освен това разширението локално запомня вътрешния идентификатор на акаунта на последно използвания Rapportly акаунт и свързва всеки чакащ запис с акаунта, под който е стартиран. По този начин запис на споделено устройство никога не се изпраща незабелязано към друг акаунт. При несъответствие на акаунти опашката първо изисква съзнателен избор.

След спирането разширението автоматично се опитва да качи записа към Rapportly чрез криптирана връзка. Ако няма валидна сесия за вход или качването временно се провали, записът остава локално. Браузърът планира само нов опит за качване; това никога не стартира нов запис. Локалното копие се изтрива само след успешно качване или след като ти сам съзнателно го премахнеш от опашката.

Какво се случва със самия запис зависи от функцията 'запазване на записи'. Ако е изключена, файлът съществува само по време на преобразуването като временен файл на нашия сървър и след това се изтрива; записът не постъпва в базата данни и не се появява в прегледа на документите ти. Ако е включена, запазваме записа и дословния текст към разговора (съхранение в ЕС, при Supabase във Франкфурт), така че по-късно да можеш да го прослушаш, изтеглиш и по всяко време сам да го изтриеш. Speechmatics запазва за Batch обработката копие на аудиото, транскрипта и конфигурацията на заданието. Rapportly иска от Speechmatics незабавно да изтрие заданието след успешно преобразуване. Ако това не успее, Speechmatics изтрива заданието автоматично в рамките на седем дни съгласно собствената си политика за съхранение.

Получения текст обаче съхраняваме, по същия начин като транскрипт, който сам въвеждаш или поставяш. Транскриптът се появява в текстовото поле на екрана и се записва автоматично като чернова, така че да не загубиш работата си при срив или затваряне на таба. Тази чернова изчезва, когато стартираш доклада или изчистиш полето. Ако стартираш доклада, текстът попада под 'Съдържание на документи' по-горе.

За всяко преобразуване записваме факта, че е извършено преобразуване, заедно с размера на файла, типа на файла, продължителността, броя кредити и технически данни като вашия IP адрес. Съдържанието на записа или транскрипта не е включено там. Цел: фактуриране, предотвратяване на злоупотреби и възможност за проследяване на случилото се.

Важно за вас като консултант: вие решавате дали да записвате разговор и носите отговорност за това. Информирайте хората, с които разговаряте, че записвате и за каква цел използвате записа, и се уверете, че имате правно основание за това. Същото важи и за видеосреща: уведомете всички участници преди да стартирате записа. Не записвайте повече, отколкото е необходимо.

Съхраняването на записи активираме стъпка по стъпка. Ако е активирано за вашата среда, ще видите блок за запис към разговора с бутони за възпроизвеждане, изтегляне и изтриване. Ако не виждате този блок, съхраняването е изключено за вашата среда и записът ви ще бъде изтрит след преобразуването.

5. С кого споделяме данни?

Никога не продаваме данни. Споделяме само с доставчици, необходими за функционирането на Rapportly. Ето всички тях: Vercel (хостинг на уебсайта), Railway (приложение и API), Supabase (база данни и вход, със съхранение в ЕС във Франкфурт), Anthropic (AI, която създава вашите документи), Speechmatics (преобразуване на аудио в текст чрез европейския EU1 endpoint) и Resend (изпращане на имейли, регистриране на доставки и кликвания върху връзки в тези имейли). Тези доставчици могат да обработват данните само с цел предоставяне на услугата им към нас.

Ако добавим нов доставчик, обработващ лични данни, или заменим съществуващ, ще уведомим предварително офисите, използващи Rapportly, за да могат да направят възражение. Актуалният списък може да бъде поискан на vragen@rapportly.io.

Ако свържеш пощенската си кутия, Rapportly използва разрешената от теб връзка с Google (Gmail) или Microsoft (Outlook), за да подготвя чернови в нея. Когато изпращането след одобрение е налично, го активираш отделно в Rapportly и за всяко писмо проверяваш получателя, евентуалните скрити копия, темата, текста и приложенията. След твоето одобрение Rapportly обработва изпращането според зададения времеви прозорец. Google обединява управлението и изпращането на чернови в едно разрешение за достъп; Microsoft изисква достъп за четене и запис за черновите и отделно разрешение за изпращане.

Доколкото данни се обработват извън Европейското икономическо пространство, това се извършва въз основа на решение за адекватност (като рамката EU-US Data Privacy Framework) или стандартни договорни клаузи на ЕС.

Използването на информация, получена чрез браузърното разширение на Rapportly, отговаря на Chrome Web Store User Data Policy, включително изискванията за ограничено използване. Rapportly използва тези данни единствено за локално и сигурно съхранение на избраното от потребителя видеозаседание, изпращането му към собствения Rapportly акаунт и преобразуването му в текст. Не продаваме тези данни и не ги използваме за реклама, кредитна оценка или други несвързани цели. Служителите не четат съдържанието, освен ако вие изрично не дадете съгласие за конкретна заявка за поддръжка, ако достъпът е необходим за сигурността или ако законът го изисква.

За връзката с пощенската кутия обработваме свързания имейл адрес, предоставените разрешения и токените за достъп. Токенът, който ни позволява да подновяваме връзката, се съхранява криптиран на сървъра. За всяко писмо съхраняваме получателя, евентуалните скрити копия, темата, текста, препратките към приложенията, идентификатора на черновата или съобщението при доставчика на електронна поща и състоянието на обработката. Изпращаме избраното съдържание и приложенията към твоя доставчик на електронна поща, за да създаде черновата и след одобрение да я изпрати. Тази функция за писма до клиенти не извлича съобщения от входящата ти поща. Състоянието Изпратено потвърждава приемането от доставчика на електронна поща; то не доказва доставяне или прочитане.

Rapportly използва информация от Google APIs единствено за видимите функции, които избираш, в съответствие с Google API Services User Data Policy, включително изискванията на Limited Use. Не продаваме тези данни и не ги използваме за реклама, оценка на кредитоспособност или обучение на модели с изкуствен интелект с общо предназначение. Човешкият достъп е ограничен до изрично разрешена от теб поддръжка, необходима защита или законово задължение. Техническите доставчици, посочени по-горе, обработват тези данни само за предоставяне и защита на тези функции.

6. Колко дълго съхраняваме данни?

Докато акаунтът ви е активен, съхраняваме вашите данни, за да можете да преглеждате и използвате повторно документи. Ако изтриете документ или клиент, съдържанието изчезва от приложението. Ако искате акаунтът и данните ви да бъдат изтрити, пишете на vragen@rapportly.io; ще изтрием данните ви от активните системи, след което те ще изчезнат и от резервните копия съгласно нашия график за архивиране.

Аудиозаписи: запис от браузърното разширение, който все още не е качен, остава локално в опашката до успешното качване или докато вие не го изтриете. След успешно качване разширението изтрива локалния запис. Ако 'съхраняване на записи' е изключено в Rapportly, копието на сървъра съществува само по време на преобразуването и след това се изтрива. Ако е включено, съхраняваме записа и съответния текст към разговора, докато вие не ги изтриете там или докато акаунтът ви не бъде изтрит. Транскрипта в текстовото поле съхраняваме, докато го използвате, подобно на текст, поставен от вас: като автоматично запазен концепт до стартирането на доклада или изчистването на полето, а след това като част от документа ви. Ако никога не завършите концепта, той остава до изчистването му или изтриването на акаунта ви; уведомете ни, ако искате да го премахнем по-рано.

Изпратените имейли до клиенти и техният статус (доставен, кликнат) съхраняваме към съответния разговор в досието, докато акаунтът ви съществува или докато не изтриете разговора.

Данни, които сме задължени по закон да съхраняваме по-дълго (като фактури, 7-годишно задължение за данъчно съхранение), както и регистрацията на вашите съгласия при регистрация и актуалната основа за услугата на Rapportly съхраняваме за срока на това задължение или необходимост.

Можеш да прекъснеш връзката с пощенската кутия през Моят профил → Връзки. Тогава Rapportly изтрива съхранения ключ за връзката. Можеш да оттеглиш достъпа и при Google или Microsoft. Преди прекъсване провери дали в опашката за изпращане все още има одобрени писма. Прекъсването не изтрива историята на писмата в Rapportly, нито черновите и изпратените писма, които вече са при доставчика на електронна поща. За изтриването на данни в Rapportly важат описаните по-горе възможности и срокове за съхранение; данните в пощенската си кутия управляваш при доставчика на електронна поща.

7. Как защитаваме вашите данни?

Връзките са криптирани (https). Данните са разделени по организация, включително на ниво база данни (row level security). Двустепенната верификация е налична за всички акаунти в Rapportly и по подразбиране е незадължителна. Администраторът на екип може да направи двустепенната верификация задължителна за целия екип. Достъпът до производствените системи е ограничен до тези, които имат нужда от него.

8. Вашите права

Имате право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване и преносимост на данните си, както и право на възражение срещу обработването. Дадено съгласие (например за партньорска атрибуция) може да бъде оттеглено по всяко време; това не засяга обработването, извършено преди оттеглянето.

Изпратете заявката си на vragen@rapportly.io; ще отговорим в рамките на един месец. Ако смятате, че не обработваме данните ви правилно, можете да подадете жалба до Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Бисквитки и локално съхранение

С твоето съгласие изпращаме на Meta посещенията на публични страници и данни от браузъра, включително IP адреса ти, за измерване на рекламите. Meta може да използва бисквитки и да свързва посещенията с профила ти. Не споделяме клиентско съдържание. Изборът ти важи 90 дни и може да бъде оттеглен от настройките за бисквитки. Със същото съгласие съобщаваме и за завършената регистрация на профила, без да изпращаме твоето име, имейл или фирмени данни. Това, което се съхранява в браузъра ви (вход, избор на език и, само с ваше съгласие, партньорския код), е подробно обяснено в декларацията за бисквитки. Ако използвате браузърното разширение, то допълнително съхранява локално: вашата временна сесия за вход, вътрешното ID на акаунта на последно използвания Rapportly акаунт, дали вече сте разрешили микрофона, дали тече запис, дали все още искате да виждате напомнянето в Meet, Teams и Zoom, и опашката с предстоящи за качване записи. Тази опашка съдържа аудиото и необходимия за възстановяване и качване статус, час, продължителност, размер, тип файл, обвързване с акаунт и евентуално заглавие на срещата или вътрешна препратка към клиент. Браузърна аларма не съхранява допълнителни лични данни; тя само планира нов опит за качване на съществуващ елемент от опашката.

10. Промени

Ако съдържанието на тази декларация се промени, актуализираме номера на версията и датата най-отгоре и съобщаваме важните промени в приложението. Версия 2.0 е в сила от 2026-10-01 и посочва Rapportly B.V. като отговорното дружество, а vragen@rapportly.io като адрес за контакт.