Пакет от разговор и имейл до клиента

Пакетът от разговор съчетава кратък протокол, вътрешен имейл и чернова на имейл до клиента.

Накратко

Създаване на пакет от разговор

Отворете Протокол + последващ имейл на Начало.
Добавете транскрипт, текст от разговор или документи. Можете да използвате и „Избери съществуващ материал“.
Щракнете „Към настройките“. При желание въведете тема и клиентска папка.
Проверете основния език, евентуалния втори език и избрания начин на работа.
Щракнете „Създай пакет от разговор“. Прегледайте трите резултата и проверете всяко обещание, получател и прикачен файл, преди да подготвите или изпратите имейла до клиента.

Подходящи прикачени файлове към имейла до клиента

Постоянни брошури и ценови листи могат да бъдат предложени като подходящ прикачен файл, когато в разговора е дадено обещание.

Отворете Библиотека, Постоянни документи и добавете файловете с ясни имена.
Създайте пакет от разговор, в който се споменава обещанието към клиента.
Проверете в „Обещано в този разговор“ кои файлове предлага Rapportly. Липсващ файл остава видим в „Предстои да се предостави“.
Подгответе имейла до клиента като чернова и проверете текста, получателя и прикачените файлове. Можете да изтеглите файловете и отделно.
Премахнете неправилен прикачен файл и изпратете имейла едва след като сте проверили всичко.

Внимание. Изтегленият файл с чернова не се появява автоматично в пощенската кутия. Затова подгответе имейла чрез свързана пощенска кутия или го изпратете сами.

Задачи

Създаване на пакет от разговор

Възможности: Поставяне на транскрипт · съществуващ материал · настройки

Отворете Начало, Протокол + последващ имейл.
Поставете текста от разговора или изберете съществуващ материал.
Отидете в Настройки и изберете заглавие, евентуална клиентска папка и език на резултата.
Създайте пакета и проверете поотделно протокола, вътрешния имейл и имейла до клиента.

Добавяне на съществуващ материал към пакет от разговор

Възможности: Съществуващ запис · текст от разговор

Отворете стъпката Въвеждане и изберете „Избери съществуващ материал“.
Изберете правилния запис или източник от материалите, до които имате достъп.
Проверете избрания текст, преди да преминете към Настройки.

Задаване на заглавие, клиентска папка и език

Възможности: Клиент или тема · клиентска папка · основен език · втори език

От Въвеждане преминете към Настройки.
Попълнете „Клиент или тема“ и при желание изберете клиентска папка.
Изберете основния език и включете втори език, ако е наличен и необходим.
Проверете обобщението на избора на език, преди да създадете пакета.

Избор на ниво на качество за пакет от разговор

Възможности: Разходи · качество · Редактирай сам

В Настройки отворете „Как искате да бъде създаден документът ви?“ и изберете „Редактирай сам“.
Сравнете наличните нива по разходи и внимание към текста.
Изберете нивото, което отговаря на целта, и след това проверете показания избор.
Стартирайте едва когато източникът и настройките са правилни.

Проверка на протокола и имейлите след обработката

Възможности: Протокол · вътрешен имейл · имейл до клиента · обещания

Отворете резултата от завършения пакет от разговор.
Първо прегледайте протокола спрямо разговора.
Проверете действията, обещанията и получателите във вътрешния и външния имейл.
Коригирайте грешките и споделете или изпратете само проверения резултат.

Проверка на подходящите прикачени файлове към имейл до клиента

Възможности: Предложени прикачени файлове · предстои да се предостави · премахване

Първо подгответе правилните файлове в Библиотека, Постоянни документи.
Създайте пакета от разговор с обещанието от разговора.
Проверете „Обещано в този разговор“ и „Предстои да се предостави“.
Премахнете неправилните прикачени файлове и проверете имейла, преди да го подготвите.

Подготовка на имейл до клиента като чернова

Възможности: Изтегляне на файла с чернова · отделно изтегляне на прикачените файлове

Отворете проверения имейл до клиента от пакет от разговор.
Изберете „Запази като чернова“ и отворете изтегления файл с имейла в подходяща пощенска програма.
Въведете получателя и проверете темата, текста и прикачените файлове.
Изпратете от пощенската си програма едва след тази проверка.

Подробно обяснение

Подходящи прикачени файлове към клиентския ти имейл

Обещаваш ли по време на разговор да изпратиш брошура, ценова листа или друг документ? Rapportly предлага подходящия файл от твоята база с документи при концептуалния имейл. Налично от Pro+.

Подготви постоянните си документи
Отиди в Моята работа → Прикачени файлове и добави своите брошури, ценови листи или обяснителни документи. Използвай ясни имена на файловете.
Създай пакет за разговора
Използвай транскрипта или бележките си. Увери се, че обещанието е включено, например: ще ти изпратя нашата брошура за договори за поддръжка.
Прегледай предложените прикачени файлове
В секцията Обещано в този разговор виждаш подходящите документи. Не е намерен файл? Тогава обещанието е в Предстои да бъде доставено.
Подготви клиентския имейл
С Запази като концепт изтегляш имейл файл с предложените прикачени файлове. Можеш и да изтеглиш файловете поотделно. Отваряне в имейл програмата не включва прикачените файлове автоматично.
Провери и изпрати
Отвори концепта в подходяща имейл програма, попълни получателя и провери текста и прикачените файлове. Премахни прикачен файл, ако не е подходящ. Rapportly уведомява, ако даден файл не е могъл да бъде добавен.

Не е необходима директна връзка с пощенска кутия. Изтеглянето създава концептуален файл; нищо не се поставя директно в пощенската ти кутия и нищо не се изпраща.

Това, което виждате, може да зависи от ролята ви, абонаментния ви пакет и интеграциите на организацията ви. Проверявайте всяка създадена чернова, преди да я споделите или изпратите.