Μετάβαση στο περιεχόμενο

Οδηγοί χρήσης

Φάκελοι πελατών και ασφαλής κοινοποίηση

Ένας φάκελος πελάτη συγκεντρώνει στοιχεία επικοινωνίας, αναφορές και πακέτα συνομιλίας. Η πρόσβαση του πελάτη και η διάθεση εγγράφων είναι ξεχωριστές επιλογές.

Με λίγα λόγια

  1. Άνοιξε τους Πελάτες. Αναζήτησε έναν υπάρχοντα φάκελο ή πάτησε Νέος φάκελος πελάτη.
  2. Συμπλήρωσε το όνομα και δημιούργησε τον φάκελο. Στη συνέχεια άνοιξε την Επικοινωνία για να διαχειριστείς τα στοιχεία επικοινωνίας.
  3. Χρησιμοποίησε την Υποβολή για διεύθυνση παραλαβής ή ασφαλή σύνδεσμο αποστολής, αν είναι διαθέσιμα για τον οργανισμό.
  4. Χρησιμοποίησε τη Σύνδεση πελάτη για να προσκαλέσεις έναν πελάτη. Από προεπιλογή ο πελάτης δεν βλέπει τίποτα από τον φάκελο· διάθεσε τα έγγραφα ένα προς ένα μέσω της Κοινοποίησης στον πελάτη.
  5. Μετά τη διάθεση έλεγξε τι είναι ορατό. Ανακάλεσε έναν σύνδεσμο ή μια διάθεση μόλις δεν χρειάζεται πια.

Προσοχή. Μη χρησιμοποιείς πραγματικό φάκελο πελάτη για εξάσκηση. Η πύλη πελατών ή ο σύνδεσμος αποστολής μπορεί να εξαρτάται από το πακέτο.

Εργασίες

Δημιουργία φακέλου πελάτη

Επιλογές: Νέος φάκελος πελάτη · στοιχεία επικοινωνίας

  1. Άνοιξε τους Πελάτες και επίλεξε Νέος φάκελος πελάτη.
  2. Συμπλήρωσε το όνομα του πελάτη και δημιούργησε τον φάκελο.
  3. Άνοιξε τον φάκελο και συμπλήρωσε στοιχεία επικοινωνίας μόνο αν τα χρειάζεσαι για την εργασία σου.
  4. Έλεγξε ότι η εργασία καταλήγει στον σωστό φάκελο πελάτη.

Εύρεση φακέλου πελάτη

Επιλογές: Αναζήτηση · άνοιγμα φακέλου

  1. Άνοιξε τους Πελάτες και χρησιμοποίησε το πεδίο αναζήτησης.
  2. Έλεγξε το όνομα που βρέθηκε και άνοιξε τον σωστό φάκελο.
  3. Χρησιμοποίησε τις καρτέλες για επικοινωνία, υλικό, υποβολή ή πρόσβαση.

Ενημέρωση στοιχείων πελάτη

Επιλογές: Επικοινωνία · διεύθυνση email

  1. Άνοιξε τον σωστό φάκελο πελάτη και επίλεξε Επικοινωνία.
  2. Ενημέρωσε μόνο τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας.
  3. Έλεγξε τα αποθηκευμένα στοιχεία πριν χρησιμοποιήσεις μια πρόσκληση ή ένα email.

Παραλαβή εγγράφων μέσω διεύθυνσης email του πελάτη

Επιλογές: Διεύθυνση παραλαβής · γνωστός αποστολέας · παραλαβή συνημμένων

  1. Άνοιξε τον φάκελο πελάτη και συμπλήρωσε στην Επικοινωνία τη διεύθυνση email του πελάτη.
  2. Άνοιξε την Υποβολή και δημιούργησε διεύθυνση παραλαβής, αν αυτό είναι ενεργοποιημένο για το γραφείο σου.
  3. Δώσε τη διεύθυνση στον πελάτη και έλεγξε αργότερα τα αρχεία που ελήφθησαν στον φάκελο.
  4. Χρησιμοποίησε την ξεχωριστή διεύθυνση υποβολής του γραφείου σου για εγγραφές και απομαγνητοφωνήσεις.

Πρόσκληση πελάτη στην πύλη πελατών

Επιλογές: Σύνδεση πελάτη · πρόσκληση · πύλη

  1. Συμπλήρωσε τη σωστή διεύθυνση email του πελάτη στην Επικοινωνία.
  2. Άνοιξε τη Σύνδεση πελάτη και επίλεξε Πρόσκληση πελάτη, αν η πύλη είναι διαθέσιμη για το πακέτο σου.
  3. Έλεγξε την κατάσταση της πρόσκλησης.
  4. Στη συνέχεια διάθεσε τα έγγραφα ξεχωριστά· μια πρόσκληση στην πύλη δεν τα κοινοποιεί αυτόματα.

Κοινοποίηση εγγράφου στον πελάτη

Επιλογές: Διάθεση ανά έγγραφο · έλεγχος · ανάκληση

  1. Άνοιξε το σωστό έγγραφο στον φάκελο πελάτη.
  2. Επίλεξε Κοινοποίηση στον πελάτη και έλεγξε ποιο έγγραφο διαθέτεις.
  3. Μετά τη διάθεση έλεγξε τι μπορεί να δει ο πελάτης στην πύλη.
  4. Ανακάλεσε τη διάθεση αν το έγγραφο δεν πρέπει πια να είναι ορατό.

Σύνδεση φακέλου πελάτη με νέα εργασία

Επιλογές: Επιλογή υπάρχοντος φακέλου · δημιουργία νέου φακέλου

  1. Άνοιξε τη νέα εργασία, για παράδειγμα Αναφορά ή Πακέτο συνομιλίας.
  2. Στον Φάκελο πελάτη επίλεξε τον σωστό υπάρχοντα φάκελο ή χρησιμοποίησε το Νέος φάκελος πελάτη.
  3. Έλεγξε τη σύνδεση πριν ξεκινήσεις την επεξεργασία.
  4. Στη συνέχεια έλεγξε το αποτέλεσμα στον αντίστοιχο φάκελο πελάτη.

Αναλυτική επεξήγηση

Φάκελοι πελατών, αποστολή και σύνδεση

Ένας φάκελος ανά πελάτη με όλες τις αναφορές και τα πακέτα συνομιλιών. Έτσι βρίσκεις τα πάντα άμεσα σε μια επόμενη συνάντηση.

Ανοίξτε το Πελάτες και επιλέξτε έναν φάκελο πελάτη. Χρησιμοποιήστε το Επικοινωνία για τα στοιχεία πελάτη, το Υποβολή για υποβολές, το Σύνδεση πελάτη για την πρόσβαση πελάτη και το Κοινοποίηση στον πελάτη για τη διάθεση εγγράφων.

Πελάτες

Υποβολή εγγράφων μέσω e-mail

Δώσε σε αυτόν τον πελάτη μια αποκλειστική διεύθυνση e-mail για την υποβολή ελλειπόντων εγγράφων. Ό,τι αποστέλλει εκεί, για παράδειγμα μια φωτογραφία του μισθοδοτικού του, καταχωρείται αυτόματα στον φάκελό του.

  1. Διεύθυνση e-mail:

    Συμπλήρωσε παραπάνω τη διεύθυνση e-mail αυτού του πελάτη. Χωρίς αυτή τη διεύθυνση, τα μηνύματά του αγνοούνται: μόνο γνωστοί αποστολείς γίνονται αποδεκτοί.

  2. Δημιούργησε διεύθυνση υποβολής

    Αυτός ο πελάτης μπορεί να στέλνει ελλείποντα έγγραφα σε αυτή τη διεύθυνση. Τα συνημμένα καταχωρούνται αυτόματα στον φάκελό του. Επιτρέπονται και φωτογραφίες μισθοδοτικού ή ετήσιας βεβαίωσης αποδοχών.

Ένας διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει την παραλαβή εγγράφων για το γραφείο σου, προτού οι πελάτες μπορούν να στέλνουν αρχεία μέσω email.

Αυτή η διεύθυνση προορίζεται για έγγραφα του πελάτη. Ηχογραφήσεις και μεταγραφές αποστέλλονται στη διεύθυνση παράδοσης του γραφείου σου στο πακέτο συνομιλιών.

Ασφαλής σύνδεσμος αποστολής

Δώσε στον πελάτη σου έναν σύνδεσμο για να στείλει ο ίδιος την ηχογράφηση και τα έγγραφά του. Δεν χρειάζεται λογαριασμό και δεν βλέπει τίποτα από τον φάκελό του.

  1. Δημιουργία συνδέσμου αποστολής

    Ο σύνδεσμος είναι έτοιμος. Στείλε τον στον πελάτη σου.

  2. Ανάκληση

    Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να στείλει αρχεία μέχρι την ημερομηνία λήξης, αλλά δεν μπορεί να δει τίποτα. Ανάκλησε τον σύνδεσμο όταν τελειώσεις.

Ο ασφαλής σύνδεσμος αποστολής είναι διαθέσιμος από το Pro+ και πάνω.

Πύλη πελατών

Δώσε στον πελάτη σου προσωπική πρόσβαση. Βλέπει μόνο τον δικό του φάκελο και, μέσα σε αυτόν, μόνο όσα επιτρέπεις να δει. Μπορεί πάντα να υποβάλλει υλικό.

  1. Διεύθυνση e-mail:

    Συμπλήρωσε πρώτα τη διεύθυνση email του πελάτη στα στοιχεία του· εκεί θα σταλεί η πρόσκληση.

  2. Πρόσκληση πελάτη

    Ο πελάτης λαμβάνει πρόσκληση με email και συνδέεται μέσω συνδέσμου. Δεν χρειάζεται κωδικός πρόσβασης.

  3. Τι μπορεί να δει ο πελάτης σου

    Αρχικά, ο πελάτης δεν βλέπει τίποτα από αυτόν τον φάκελο. Δώσε πρόσβαση ξεχωριστά σε κάθε στοιχείο που επιτρέπεις να δει· μπορείς πάντα να την ανακαλέσεις.

Ασφαλής πύλη πελατών

Η πύλη πελατών διατίθεται από το Pro+ και πάνω.

Όσα βλέπεις μπορεί να εξαρτώνται από τον ρόλο σου, το πακέτο σου και τις συνδέσεις του οργανισμού σου. Έλεγξε κάθε προσχέδιο πριν το κοινοποιήσεις ή το στείλεις.