Δήλωση απορρήτου

1. Ποιος είναι υπεύθυνος;

Η Rapportly B.V. είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα που μοιράζεσαι με το Rapportly μέσω των rapportly.io και rapportly.nl. Μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας στο vragen@rapportly.io.

Χρησιμοποιείς το Rapportly για έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα των δικών σου πελατών, όπως απομαγνητοφώνηση ή ηχογράφηση συνομιλίας με πελάτη; Τότε εσύ είσαι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για αυτά τα δεδομένα και εμείς τα επεξεργαζόμαστε αποκλειστικά κατ’ εντολή σου, ως εκτελών την επεξεργασία. Μπορείς να ζητήσεις σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων στο vragen@rapportly.io.

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε και για ποιον σκοπό;

Λογαριασμός και οργανισμός: εταιρική επωνυμία, διεύθυνση email, κωδικός πρόσβασης (αποθηκευμένος κρυπτογραφημένα), ρυθμίσεις επαλήθευσης δύο βημάτων, ο ρόλος σου στην ομάδα και η προτίμηση γλώσσας σου. Σκοπός: η λειτουργία του λογαριασμού και της ομάδας σου. Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης.

Περιεχόμενο εγγράφων: οι απομαγνητοφωνήσεις, οι σημειώσεις και τα δείγματα εγγράφων που εισάγεις, καθώς και τα έγγραφα που δημιουργεί το Rapportly από αυτά. Σκοπός: δημιουργία εγγράφων στο δικό σου ύφος γραφής. Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης. Κατά την εγγραφή σε ενημερώνουμε σχετικά και ζητάμε την αποδοχή σου για αυτή την υπηρεσία.

Ηχογραφήσεις: αν ανεβάσεις ηχογράφηση συνομιλίας, ηχογραφήσεις συνομιλία στην εφαρμογή ή καταγράψεις βιντεοσύσκεψη (στην εφαρμογή ή με την επέκταση προγράμματος περιήγησης), επεξεργαζόμαστε την ηχογράφηση για να τη μετατρέψουμε σε κείμενο. Περιέχει όλα όσα ειπώθηκαν: τον ήχο της φωνής και το περιεχόμενο της συνομιλίας και, συνεπώς, συχνά προσωπικά δεδομένα του πελάτη σου. Στην καταγραφή σύσκεψης περιλαμβάνονται επίσης οι φωνές όλων των συμμετεχόντων, ακόμη κι αν δεν είναι πελάτες σου. Σκοπός: μετατροπή της ηχογράφησης σε απομαγνητοφώνηση για περαιτέρω χρήση. Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης. Το κεφάλαιο 4 περιγράφει πώς χειριζόμαστε την ηχογράφηση.

Στοιχεία συνδρομής και τιμολόγησης: το πρόγραμμα και η κατανάλωσή σου και, όταν ενεργοποιηθούν οι πληρωμένες συνδρομές, τα στοιχεία πληρωμής μέσω του παρόχου πληρωμών μας. Δεν αποθηκεύουμε οι ίδιοι στοιχεία κάρτας ή τραπεζικού λογαριασμού. Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης και νόμιμες (φορολογικές) υποχρεώσεις.

Τεχνικά δεδομένα: αρχεία καταγραφής διακομιστή και μηνύματα σφάλματος, όπως διεύθυνση IP, χρονική στιγμή και σελίδα που ζητήθηκε, καθώς και στατιστικά χρήσης που τηρούμε οι ίδιοι, χωρίς cookie παρακολούθησης και χωρίς αναλύσεις τρίτων. Σκοπός: ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης και βελτίωση της υπηρεσίας. Νομική βάση: έννομο συμφέρον.

Σταθερά σήματα χωρίς περιεχόμενο: το Rapportly συνδυάζει μεταξύ γραφείων αποκλειστικά προκαθορισμένες επιτρεπόμενες μετρήσεις πλήθους, στάδια, χρόνους διεκπεραίωσης, τεχνικά αποτελέσματα και μη προσωπικές ρυθμίσεις για τη βελτίωση του προϊόντος. Ονόματα, ελεύθερο κείμενο, ποσά, αρχεία, ιατρικές κατηγορίες, περιεχόμενο πηγών, περιεχόμενο πελατών και προσωπικά δεδομένα αποκλείονται με τεχνικά φίλτρα και δεν επιτρέπονται. Αυτά τα δύο στοιχεία χωρίς περιεχόμενο αποτελούν μέρος της υπηρεσίας και είναι ενεργοποιημένα από προεπιλογή για κάθε λογαριασμό. Το ακατέργαστο περιεχόμενο πελατών δεν χρησιμοποιείται ούτε κοινοποιείται ποτέ μεταξύ οργανισμών.

Απόδοση σύστασης σε συνεργάτη: αν έρθεις μέσω συνδέσμου συνεργάτη, με τη συγκατάθεσή σου θυμόμαστε για 90 ημέρες ποιος συνεργάτης σε παρέπεμψε. Ο τρόπος λειτουργίας περιγράφεται στη δήλωση για τα cookie. Νομική βάση: συγκατάθεση.

Email προς τους πελάτες σου: αν στείλεις μήνυμα σε πελάτη από το Rapportly, καταγράφουμε μαζί με το μήνυμα αν παραδόθηκε και αν έγινε κλικ σε σύνδεσμο του email, καθώς και πότε. Έτσι βλέπεις στον φάκελο αν το μήνυμά σου έφτασε και αν ο πελάτης έκανε κάποια ενέργεια. Σκόπιμα δεν καταγράφουμε αν ανοίχτηκε ένα email: αυτή η μέτρηση έχει γίνει τεχνικά αναξιόπιστη επειδή ορισμένα προγράμματα email προφορτώνουν αυτόματα τα μηνύματα και θα έδινε λανθασμένη εικόνα στον φάκελό σου. Οι σύνδεσμοι τέτοιων μηνυμάτων περνούν από τον δικό μας τομέα link.mail.rapportly.io. Σκοπός: να μπορείς να δεις τι συνέβη με το μήνυμά σου. Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης. Προσοχή: παραμένεις υπεύθυνος για την ενημέρωση του δικού σου πελάτη σχετικά με αυτό.

Προτάσεις στυλ: αν δώσεις διεύθυνση ιστοτόπου, στιγμιότυπο οθόνης, λογότυπο, εταιρική επωνυμία ή περιγραφή, επεξεργαζόμαστε αυτά τα στοιχεία για να προτείνουμε χρώματα και ενδεικτική μορφοποίηση για την επιχείρησή σου. Ο δημόσιος ιστότοπος που δηλώνεις και η μορφοποίησή του ανακτώνται από τον διακομιστή μας. Δεν στέλνουμε τα cookie του προγράμματος περιήγησής σου ούτε συνδεόμαστε στον ιστότοπο. Ο δημιουργός στυλ δεν στέλνει αυτά τα στοιχεία σε πάροχο AI ούτε τα αποθηκεύει ως προφίλ στυλ. Λαμβάνεις τρεις προτάσεις και μπορείς να δημιουργήσεις δείγμα αρχείου. Μόνο αν στη συνέχεια ανεβάσεις ή αποθηκεύσεις ο ίδιος το αρχείο εφαρμόζονται η επεξεργασία και οι περίοδοι διατήρησης για έγγραφα και δείγματα στυλ που περιγράφονται παραπάνω. Ένα λογότυπο που ανέβασες ξεχωριστά μπορεί να συμπεριληφθεί στο δείγμα αρχείου. Ένα στιγμιότυπο οθόνης χρησιμοποιείται μόνο για την εξαγωγή χρωμάτων.

3. Επεξεργασία με AI

Το Rapportly δημιουργεί έγγραφα με μοντέλα AI της Anthropic. Τα στοιχεία που εισάγεις χρησιμοποιούνται μόνο για τη δημιουργία των δικών σου εγγράφων: δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων AI ούτε κοινοποιούνται σε άλλους χρήστες.

Για τη μετατροπή ήχου σε κείμενο χρησιμοποιούμε την υπηρεσία Batch της Speechmatics μέσω του ευρωπαϊκού σημείου πρόσβασης EU1. Η ηχογράφησή σου χρησιμοποιείται μόνο για τη δημιουργία της απομαγνητοφώνησής σου. Σύμφωνα με τη Speechmatics, η εταιρεία δεν χρησιμοποιεί ηχογραφήσεις πελατών για εκπαίδευση μοντέλων, εκτός αν ο πελάτης συναινέσει ρητά.

Μην ανεβάζεις έγγραφα με προσωπικά δεδομένα για τα οποία δεν έχεις νομική βάση. Ζητάμε την αποδοχή σου και για αυτό κατά την εγγραφή. Συμβουλή: όπου είναι δυνατό, ανωνυμοποίησε τα στοιχεία που εισάγεις. Η ποιότητα του εγγράφου παραμένει ίδια.

4. Μετατροπή ήχου σε κείμενο

Μπορείς να ανεβάσεις αρχείο ήχου, να ηχογραφήσεις συνομιλία απευθείας στην εφαρμογή ή να καταγράψεις βιντεοσύσκεψη. Σε όλες τις περιπτώσεις στέλνουμε την ηχογράφηση στη Speechmatics, που τη μετατρέπει σε κείμενο μέσω του ευρωπαϊκού σημείου πρόσβασης EU1. Αν ηχογραφείς ο ίδιος, η ηχογράφηση παραμένει στο δικό σου πρόγραμμα περιήγησης όσο καταγράφεται και αποστέλλεται μόνο όταν πατήσεις μετατροπή. Για ορισμένους τύπους αρχείων (m4a, mp4 και webm), μετατρέπουμε πρώτα το αρχείο στον δικό μας διακομιστή σε μορφή που μπορεί να επεξεργαστεί το μοντέλο ομιλίας και μόνο έπειτα το αποστέλλουμε.

Μπορείς να καταγράψεις βιντεοσύσκεψη με δύο τρόπους: στην εφαρμογή μέσω της επιλογής καταγραφής σύσκεψης ή με την επέκταση Rapportly για Chrome και Edge. Η επέκταση λειτουργεί στα Google Meet, Microsoft Teams και στη διαδικτυακή εφαρμογή Zoom μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης. Και στις δύο περιπτώσεις συνδυάζουμε τον ήχο της καρτέλας της σύσκεψης με το μικρόφωνό σου, ώστε να περιλαμβάνονται και οι δύο πλευρές της συνομιλίας. Η καταγραφή αρχίζει μόνο αν πατήσεις ο ίδιος το κουμπί εγγραφής ή το εικονίδιο της επέκτασης. Δεν αρχίζει ποτέ αυτόματα. Η επέκταση δεν διαβάζει ούτε συλλέγει μηνύματα συνομιλίας, λίστες συμμετεχόντων ή οπτικό περιεχόμενο σελίδας. Καταγράφει αποκλειστικά τον ήχο της καρτέλας και το μικρόφωνό σου αφού ξεκινήσεις την καταγραφή και στέλνει την ηχογράφηση μόνο στο Rapportly, στο ίδιο σημείο με μια ηχογράφηση από την εφαρμογή.

Κατά την καταγραφή, η επέκταση γράφει τον ήχο σε μικρά τμήματα σε μια τοπική, προστατευμένη ουρά μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης. Για κάθε ηχογράφηση η ουρά διατηρεί τον ήχο και τα τεχνικά στοιχεία που χρειάζονται για ανάκτηση και μεταφόρτωση, όπως κατάσταση, ώρα έναρξης, διάρκεια, μέγεθος και τύπο αρχείου. Αν χρησιμοποιείς συνδεδεμένο ημερολόγιο, μπορεί επίσης να διατηρούνται ο τίτλος του αντίστοιχου ραντεβού και μια εσωτερική αναφορά πελάτη και να αποστέλλονται μαζί με την ηχογράφηση στον δικό σου λογαριασμό Rapportly. Η επέκταση δεν ανακτά λίστες συμμετεχόντων ή ακατέργαστες διευθύνσεις email από το ημερολόγιό σου. Χωρίς σύνδεση ημερολογίου, η ηχογράφηση λειτουργεί κανονικά χωρίς αυτά τα στοιχεία.

Η επέκταση διατηρεί προσωρινά τη συνεδρία σύνδεσής σου στο Rapportly μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης, ώστε να τοποθετήσει την ηχογράφηση στον σωστό λογαριασμό. Η συνεδρία διαγράφεται όταν κλείσεις το πρόγραμμα περιήγησης ή αποσυνδεθείς. Επιπλέον, η επέκταση θυμάται τοπικά το εσωτερικό αναγνωριστικό του τελευταίου λογαριασμού Rapportly που χρησιμοποιήθηκε και συνδέει κάθε ηχογράφηση σε αναμονή με τον λογαριασμό στον οποίο ξεκίνησε. Έτσι, σε κοινόχρηστη συσκευή μια ηχογράφηση δεν αποστέλλεται ποτέ σε άλλον λογαριασμό χωρίς να το αντιληφθείς. Αν ο λογαριασμός διαφέρει, η ουρά ζητά πρώτα συνειδητή επιλογή.

Μετά τη διακοπή της καταγραφής, η επέκταση προσπαθεί να ανεβάσει αυτόματα την ηχογράφηση στο Rapportly μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης. Αν δεν υπάρχει έγκυρη συνεδρία σύνδεσης ή η μεταφόρτωση αποτύχει προσωρινά, η ηχογράφηση παραμένει τοπικά. Το πρόγραμμα περιήγησης προγραμματίζει μόνο νέα προσπάθεια μεταφόρτωσης. Αυτό δεν ξεκινά ποτέ νέα ηχογράφηση. Το τοπικό αντίγραφο διαγράφεται μόνο μετά από επιτυχημένη μεταφόρτωση ή αν το αφαιρέσεις ο ίδιος συνειδητά από την ουρά.

Το τι συμβαίνει με την ίδια την ηχογράφηση εξαρτάται από τη λειτουργία διατήρησης ηχογραφήσεων. Αν είναι απενεργοποιημένη, το αρχείο υπάρχει μόνο κατά τη μετατροπή ως προσωρινό αρχείο στον διακομιστή μας και έπειτα διαγράφεται. Δεν καταχωρίζεται στη βάση δεδομένων ούτε στην επισκόπηση εγγράφων σου. Αν είναι ενεργοποιημένη, διατηρούμε την ηχογράφηση και το κατά λέξη κείμενο μαζί με τη συνομιλία (αποθήκευση στην ΕΕ, στη Supabase στη Φρανκφούρτη), ώστε να μπορείς αργότερα να τα ακούσεις ξανά, να τα κατεβάσεις και να τα διαγράψεις ο ίδιος οποιαδήποτε στιγμή. Για την επεξεργασία Batch, η Speechmatics διατηρεί αντίγραφο του ήχου, της απομαγνητοφώνησης και των ρυθμίσεων της εργασίας. Μετά από επιτυχημένη μετατροπή, το Rapportly ζητά από τη Speechmatics να διαγράψει αμέσως την εργασία. Αν αυτό δεν πετύχει, η Speechmatics διαγράφει αυτόματα την εργασία εντός επτά ημερών σύμφωνα με τη δική της πολιτική διατήρησης.

Το κείμενο που προκύπτει το διατηρούμε, με τον ίδιο τρόπο όπως μια απομαγνητοφώνηση που πληκτρολογείς ή επικολλάς ο ίδιος. Εμφανίζεται στο πεδίο κειμένου και αποθηκεύεται αυτόματα ως προσχέδιο, ώστε να μη χάσεις τη δουλειά σου αν παρουσιαστεί πρόβλημα ή κλείσεις την καρτέλα. Το προσχέδιο διαγράφεται μόλις ξεκινήσεις την αναφορά ή αδειάσεις το πεδίο. Αν ξεκινήσεις την αναφορά, το κείμενο υπάγεται στη συνέχεια στο «Περιεχόμενο εγγράφων» παραπάνω.

Για κάθε μετατροπή καταγράφουμε ότι πραγματοποιήθηκε, μαζί με το μέγεθος και τον τύπο αρχείου, τη διάρκεια, τον αριθμό μονάδων και τεχνικά στοιχεία όπως η διεύθυνση IP σου. Δεν περιλαμβάνεται το περιεχόμενο της ηχογράφησης ή της απομαγνητοφώνησης. Σκοπός: τιμολόγηση, πρόληψη κατάχρησης και δυνατότητα εντοπισμού όσων συνέβησαν.

Σημαντικό για εσένα ως σύμβουλο: εσύ αποφασίζεις αν θα ηχογραφήσεις μια συνομιλία και είσαι υπεύθυνος για αυτό. Ενημέρωσε τους συνομιλητές σου ότι ηχογραφείς και για ποιον σκοπό χρησιμοποιείς την ηχογράφηση και φρόντισε να έχεις νομική βάση. Το ίδιο ισχύει για βιντεοσύσκεψη: ενημέρωσε όλους τους συμμετέχοντες πριν ξεκινήσεις την καταγραφή. Μην καταγράφεις περισσότερα από όσα χρειάζεσαι.

Ενεργοποιούμε σταδιακά τη διατήρηση ηχογραφήσεων. Αν είναι ενεργή στο περιβάλλον σου, στη συνομιλία εμφανίζεται ενότητα ηχογράφησης με κουμπιά αναπαραγωγής, λήψης και διαγραφής. Αν δεν εμφανίζεται αυτή η ενότητα, η διατήρηση είναι απενεργοποιημένη στο περιβάλλον σου και η ηχογράφηση διαγράφεται μετά τη μετατροπή.

5. Με ποιους μοιραζόμαστε δεδομένα;

Δεν πουλάμε ποτέ δεδομένα. Τα μοιραζόμαστε μόνο με προμηθευτές που είναι απαραίτητοι για τη λειτουργία του Rapportly. Η πλήρης λίστα είναι: Vercel (φιλοξενία ιστοτόπου), Railway (εφαρμογή και API), Supabase (βάση δεδομένων και σύνδεση, με αποθήκευση στην ΕΕ στη Φρανκφούρτη), Anthropic (το AI που γράφει τα έγγραφά σου), Speechmatics (μετατροπή ήχου σε κείμενο μέσω του ευρωπαϊκού σημείου πρόσβασης EU1) και Resend (αποστολή email και καταγραφή παραδόσεων και κλικ σε συνδέσμους αυτών των email). Οι προμηθευτές αυτοί επιτρέπεται να επεξεργάζονται τα δεδομένα μόνο για να μας παρέχουν την υπηρεσία τους.

Αν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε προμηθευτή που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, ενημερώνουμε εκ των προτέρων τα γραφεία που χρησιμοποιούν το Rapportly, ώστε να μπορούν να υποβάλουν αντίρρηση. Η τρέχουσα λίστα διατίθεται κατόπιν αιτήματος στο vragen@rapportly.io.

Αν συνδέσεις ο ίδιος το γραμματοκιβώτιό σου, το Rapportly χρησιμοποιεί τη σύνδεση που έχεις επιτρέψει με την Google (Gmail) ή τη Microsoft (Outlook) για να ετοιμάζει πρόχειρα email σε αυτό. Όπου διατίθεται αποστολή μετά από έγκριση, την ενεργοποιείς ξεχωριστά στο Rapportly και ελέγχεις για κάθε email τον παραλήπτη, τυχόν κρυφή κοινοποίηση (Bcc), το θέμα, το κείμενο και τα συνημμένα. Μετά την έγκρισή σου, το Rapportly επεξεργάζεται την αποστολή σύμφωνα με το ρυθμισμένο χρονικό διάστημα αποστολής. Η Google συνδυάζει τη διαχείριση και την αποστολή πρόχειρων σε ένα δικαίωμα πρόσβασης. Η Microsoft ζητά πρόσβαση ανάγνωσης και εγγραφής για τα πρόχειρα και ξεχωριστό δικαίωμα αποστολής.

Στο μέτρο που δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, αυτό γίνεται βάσει απόφασης επάρκειας, όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ, ή τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της ΕΕ.

Η χρήση πληροφοριών που λαμβάνονται μέσω της επέκτασης Rapportly συμμορφώνεται με την Chrome Web Store User Data Policy, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων Limited Use. Το Rapportly χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα αποκλειστικά για την ασφαλή τοπική διατήρηση της καταγραφής σύσκεψης που επέλεξε ο χρήστης, την αποστολή της στον δικό του λογαριασμό Rapportly και τη μετατροπή της σε κείμενο. Δεν πουλάμε αυτά τα δεδομένα ούτε τα χρησιμοποιούμε για διαφημίσεις, αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας ή άλλους άσχετους σκοπούς. Οι εργαζόμενοι δεν διαβάζουν το περιεχόμενο, εκτός αν δώσεις ρητή άδεια για συγκεκριμένο αίτημα υποστήριξης, αν η πρόσβαση είναι αναγκαία για την ασφάλεια ή αν απαιτείται από τον νόμο.

Για τη σύνδεση γραμματοκιβωτίου επεξεργαζόμαστε τη συνδεδεμένη διεύθυνση email, τα παραχωρημένα δικαιώματα και τα διακριτικά πρόσβασης. Το διακριτικό με το οποίο μπορούμε να ανανεώσουμε τη σύνδεση αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο στον διακομιστή. Για κάθε email διατηρούμε τον παραλήπτη, τυχόν Bcc, το θέμα, το κείμενο, αναφορές συνημμένων, την αναφορά πρόχειρου ή μηνύματος στον πάροχο email και την κατάσταση επεξεργασίας. Στέλνουμε το επιλεγμένο περιεχόμενο και τα συνημμένα στον πάροχο email σου για τη δημιουργία του πρόχειρου και, μετά από έγκριση, την αποστολή. Αυτή η λειτουργία email προς πελάτες δεν ανακτά μηνύματα από τα εισερχόμενά σου. Η κατάσταση Απεστάλη επιβεβαιώνει αποδοχή από τον πάροχο email. Δεν αποδεικνύει παράδοση ή ανάγνωση.

Το Rapportly χρησιμοποιεί πληροφορίες από τα Google APIs αποκλειστικά για τις ορατές λειτουργίες που επιλέγεις ο ίδιος, σύμφωνα με την Google API Services User Data Policy, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων Limited Use. Δεν πουλάμε αυτά τα δεδομένα ούτε τα χρησιμοποιούμε για διαφημίσεις, αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας ή εκπαίδευση μοντέλων AI γενικής χρήσης. Η πρόσβαση από ανθρώπους περιορίζεται στην υποστήριξη που έχεις ρητά επιτρέψει, στην αναγκαία ασφάλεια ή σε νόμιμη υποχρέωση. Οι παραπάνω τεχνικοί προμηθευτές επεξεργάζονται αυτά τα δεδομένα μόνο για την παροχή και την ασφάλεια αυτών των λειτουργιών.

6. Για πόσο διατηρούμε δεδομένα;

Όσο ο λογαριασμός σου είναι ενεργός, διατηρούμε τα δεδομένα σου ώστε να μπορείς να ξαναδιαβάζεις και να επαναχρησιμοποιείς έγγραφα. Αν διαγράψεις έγγραφο ή πελάτη, το περιεχόμενο αφαιρείται από την εφαρμογή. Αν θέλεις να διαγραφούν ο λογαριασμός και τα δεδομένα σου, στείλε email στο vragen@rapportly.io. Διαγράφουμε τότε τα δεδομένα από τα ενεργά συστήματα και στη συνέχεια αφαιρούνται και από τα αντίγραφα ασφαλείας σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Ηχογραφήσεις: ηχογράφηση της επέκτασης που δεν έχει ακόμη μεταφορτωθεί παραμένει στην τοπική ουρά μέχρι να πετύχει η μεταφόρτωση ή να τη διαγράψεις ο ίδιος. Μετά την επιτυχημένη μεταφόρτωση, η επέκταση διαγράφει την τοπική ηχογράφηση. Αν η διατήρηση ηχογραφήσεων στο Rapportly είναι απενεργοποιημένη, το αντίγραφο στον διακομιστή υπάρχει μόνο κατά τη μετατροπή και έπειτα διαγράφεται. Αν είναι ενεργοποιημένη, διατηρούμε την ηχογράφηση και το σχετικό κείμενο μαζί με τη συνομιλία μέχρι να τα διαγράψεις εκεί ή μέχρι να διαγραφεί ο λογαριασμός σου. Την απομαγνητοφώνηση στο πεδίο κειμένου τη διατηρούμε όσο τη χρησιμοποιείς, όπως το κείμενο που επικολλάς: ως αυτόματα αποθηκευμένο προσχέδιο μέχρι να ξεκινήσεις την αναφορά ή να αδειάσεις το πεδίο και στη συνέχεια ως μέρος του εγγράφου σου. Αν δεν ολοκληρώσεις ποτέ ένα προσχέδιο, παραμένει μέχρι να το αδειάσεις ή να διαγραφεί ο λογαριασμός σου. Ενημέρωσέ μας αν θέλεις να το αφαιρέσουμε νωρίτερα.

Τα απεσταλμένα email προς πελάτες και την κατάστασή τους (παραδόθηκε, έγινε κλικ) τα διατηρούμε μαζί με τη σχετική συνομιλία στον φάκελο, όσο υπάρχει ο λογαριασμός σου ή μέχρι να διαγράψεις τη συνομιλία.

Δεδομένα που ο νόμος απαιτεί να διατηρούμε περισσότερο, όπως τιμολόγια με φορολογική υποχρέωση διατήρησης 7 ετών, καθώς και την καταγραφή των αποδοχών σου κατά την εγγραφή και της τρέχουσας βάσης υπηρεσίας του Rapportly, τα διατηρούμε για όσο διαρκεί η υποχρέωση ή η ανάγκη.

Μπορείς να αποσυνδέσεις το γραμματοκιβώτιο από Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις. Το Rapportly διαγράφει τότε το αποθηκευμένο κλειδί σύνδεσης. Μπορείς επίσης να ανακαλέσεις την πρόσβαση στην Google ή τη Microsoft. Πριν αποσυνδέσεις, έλεγξε αν υπάρχουν ακόμη εγκεκριμένα email στην ουρά αποστολής. Η αποσύνδεση δεν διαγράφει το ιστορικό email στο Rapportly ούτε πρόχειρα και απεσταλμένα email που βρίσκονται ήδη στον πάροχο email. Για τη διαγραφή δεδομένων στο Rapportly ισχύουν οι παραπάνω δυνατότητες και περίοδοι διατήρησης. Τα δεδομένα του γραμματοκιβωτίου σου τα διαχειρίζεσαι στον πάροχο email.

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα σου;

Οι συνδέσεις είναι κρυπτογραφημένες (https). Τα δεδομένα προστατεύονται ανά οργανισμό, ακόμη και στο επίπεδο της βάσης δεδομένων (ασφάλεια σε επίπεδο γραμμής). Η επαλήθευση δύο βημάτων είναι διαθέσιμη για όλους τους λογαριασμούς Rapportly και είναι προαιρετική από προεπιλογή. Ο διαχειριστής ομάδας μπορεί να την καταστήσει υποχρεωτική για όλη την ομάδα. Η πρόσβαση στα συστήματα παραγωγής περιορίζεται σε όσους τη χρειάζονται.

8. Τα δικαιώματά σου

Έχεις δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας των δεδομένων σου και μπορείς να αντιταχθείς στην επεξεργασία. Μπορείς ανά πάσα στιγμή να ανακαλέσεις συγκατάθεση που έχεις δώσει, όπως για την απόδοση σύστασης σε συνεργάτη. Αυτό δεν επηρεάζει την επεξεργασία πριν από την ανάκληση.

Στείλε το αίτημά σου στο vragen@rapportly.io. Απαντάμε εντός ενός μήνα. Αν θεωρείς ότι δεν χειριζόμαστε σωστά τα δεδομένα σου, μπορείς να υποβάλεις καταγγελία στην ολλανδική αρχή προστασίας δεδομένων Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookie και τοπική αποθήκευση

Με τη συγκατάθεσή σου στέλνουμε στη Meta επισκέψεις δημόσιων σελίδων και στοιχεία του προγράμματος περιήγησης, μεταξύ των οποίων η διεύθυνση IP σου, για μέτρηση διαφημίσεων. Η Meta μπορεί να χρησιμοποιεί cookie και να συνδέει επισκέψεις με τον λογαριασμό σου. Δεν κοινοποιούμε περιεχόμενο πελατών. Η επιλογή σου ισχύει για 90 ημέρες. Μπορείς να την ανακαλέσεις από τις ρυθμίσεις cookie. Με την ίδια συγκατάθεση αναφέρουμε επίσης ότι ολοκληρώθηκε η εγγραφή του λογαριασμού σου, χωρίς να στέλνουμε το όνομα, τη διεύθυνση email ή εταιρικά σου στοιχεία. Η δήλωση για τα cookie εξηγεί ακριβώς τι αποθηκεύεται στο πρόγραμμα περιήγησής σου: σύνδεση, επιλογή γλώσσας και, μόνο με τη συγκατάθεσή σου, ο κωδικός συνεργάτη. Αν χρησιμοποιείς την επέκταση, αυτή αποθηκεύει επιπλέον τοπικά: την προσωρινή συνεδρία σύνδεσης, το εσωτερικό αναγνωριστικό του τελευταίου λογαριασμού Rapportly που χρησιμοποιήθηκε, αν έχεις ήδη επιτρέψει το μικρόφωνο, αν γίνεται καταγραφή, αν θέλεις ακόμη να βλέπεις την υπενθύμιση στα Meet, Teams και Zoom, καθώς και την ουρά ηχογραφήσεων που αναμένουν μεταφόρτωση. Η ουρά περιέχει τον ήχο και τα αναγκαία για ανάκτηση και μεταφόρτωση στοιχεία κατάστασης, χρόνου, διάρκειας, μεγέθους, τύπου αρχείου, σύνδεσης με λογαριασμό και τυχόν τίτλου ραντεβού ή εσωτερικής αναφοράς πελάτη. Ένας χρονοπρογραμματισμός του προγράμματος περιήγησης δεν αποθηκεύει πρόσθετα προσωπικά δεδομένα. Προγραμματίζει μόνο νέα προσπάθεια μεταφόρτωσης για υφιστάμενο στοιχείο της ουράς.

10. Αλλαγές

Αν αλλάξει ουσιαστικά αυτή η δήλωση, ενημερώνουμε τον αριθμό έκδοσης και την ημερομηνία στην κορυφή και ανακοινώνουμε σημαντικές αλλαγές στην εφαρμογή. Η έκδοση 2.0 ισχύει από 2026-10-01 και ορίζει τη Rapportly B.V. ως υπεύθυνη εταιρεία και το vragen@rapportly.io ως διεύθυνση επικοινωνίας.