Μετάβαση στο περιεχόμενο

Οδηγοί χρήσης

Πακέτο συνομιλίας και email προς πελάτη

Ένα πακέτο συνομιλίας συνδυάζει σύντομα πρακτικά, ένα εσωτερικό email και ένα προσχέδιο email προς τον πελάτη.

Με λίγα λόγια

Δημιουργία πακέτου συνομιλίας

  1. Άνοιξε Πρακτικά + επακόλουθο email στην Αρχική.
  2. Πρόσθεσε μια απομαγνητοφώνηση, κείμενο συνομιλίας ή έγγραφα. Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις την Επιλογή υπάρχοντος υλικού.
  3. Πάτησε Συνέχεια στις ρυθμίσεις. Αν θέλεις, όρισε θέμα και φάκελο πελάτη.
  4. Έλεγξε την κύρια γλώσσα, τυχόν δεύτερη γλώσσα και τον τρόπο εργασίας που επέλεξες.
  5. Πάτησε Δημιουργία πακέτου συνομιλίας. Διάβασε τα τρία αποτελέσματα και έλεγξε κάθε δέσμευση, παραλήπτη και συνημμένο πριν ετοιμάσεις ή στείλεις το email προς τον πελάτη.

Κατάλληλα συνημμένα στο email προς τον πελάτη

Σταθερά φυλλάδια και τιμοκατάλογοι μπορούν να προταθούν ως κατάλληλα συνημμένα όταν δίνεται μια δέσμευση σε μια συνομιλία.

  1. Άνοιξε Βιβλιοθήκη, Σταθερά έγγραφα και πρόσθεσε τα αρχεία με σαφή ονόματα.
  2. Δημιούργησε ένα πακέτο συνομιλίας στο οποίο εμφανίζεται η δέσμευση προς τον πελάτη.
  3. Έλεγξε στις Δεσμεύσεις σε αυτή τη συνομιλία ποια αρχεία προτείνει το Rapportly. Ένα αρχείο που λείπει παραμένει ορατό στο Εκκρεμεί παράδοση.
  4. Ετοίμασε το email προς τον πελάτη ως προσχέδιο και έλεγξε κείμενο, παραλήπτη και συνημμένα. Μπορείς επίσης να κατεβάσεις τα αρχεία ξεχωριστά.
  5. Αφαίρεσε ένα λανθασμένο συνημμένο και στείλε το email μόνο αφού ελέγξεις τα πάντα.

Προσοχή. Ένα προσχέδιο που κατέβασες δεν μπαίνει αυτόματα στο γραμματοκιβώτιό σου. Γι' αυτό ετοίμασε το email μέσω ενός συνδεδεμένου γραμματοκιβωτίου ή στείλ' το μόνος σου.

Εργασίες

Δημιουργία πακέτου συνομιλίας

Επιλογές: Επικόλληση απομαγνητοφώνησης · υπάρχον υλικό · ρυθμίσεις

  1. Άνοιξε Αρχική, Πρακτικά + επακόλουθο email.
  2. Επικόλλησε το κείμενο της συνομιλίας ή επίλεξε υπάρχον υλικό.
  3. Πήγαινε στις Ρυθμίσεις και επίλεξε τίτλο, τυχόν φάκελο πελάτη και γλώσσα εξόδου.
  4. Δημιούργησε το πακέτο και έλεγξε ξεχωριστά τα πρακτικά, το εσωτερικό email και το email προς τον πελάτη.

Προσθήκη υπάρχοντος υλικού σε πακέτο συνομιλίας

Επιλογές: Υπάρχουσα εγγραφή · κείμενο συνομιλίας

  1. Άνοιξε το βήμα Εισαγωγή και επίλεξε Επιλογή υπάρχοντος υλικού.
  2. Επίλεξε τη σωστή εγγραφή ή πηγή από το υλικό στο οποίο έχεις πρόσβαση.
  3. Έλεγξε το επιλεγμένο κείμενο πριν προχωρήσεις στις Ρυθμίσεις.

Ρύθμιση τίτλου, φακέλου πελάτη και γλώσσας

Επιλογές: Πελάτης ή θέμα · φάκελος πελάτη · κύρια γλώσσα · δεύτερη γλώσσα

  1. Από την Εισαγωγή πήγαινε στις Ρυθμίσεις.
  2. Συμπλήρωσε το Πελάτης ή θέμα και, αν θέλεις, επίλεξε φάκελο πελάτη.
  3. Επίλεξε την κύρια γλώσσα και ενεργοποίησε δεύτερη γλώσσα, αν είναι διαθέσιμη και απαραίτητη.
  4. Έλεγξε τη σύνοψη της επιλογής γλώσσας πριν δημιουργήσεις το πακέτο.

Επιλογή επιπέδου ποιότητας για πακέτο συνομιλίας

Επιλογές: Κόστος · ποιότητα · Προσαρμογή από εσένα

  1. Στις Ρυθμίσεις άνοιξε το Πώς θέλετε να δημιουργηθεί το έγγραφό σας; και επίλεξε Προσαρμογή από εσένα.
  2. Σύγκρινε τα διαθέσιμα επίπεδα ως προς το κόστος και την προσοχή στο κείμενο.
  3. Επίλεξε το επίπεδο που ταιριάζει στον στόχο και έλεγξε στη συνέχεια την επιλογή που εμφανίζεται.
  4. Ξεκίνα μόνο όταν η πηγή και οι ρυθμίσεις είναι σωστές.

Έλεγχος πρακτικών και email μετά την επεξεργασία

Επιλογές: Πρακτικά · εσωτερικό email · email προς πελάτη · δεσμεύσεις

  1. Άνοιξε το αποτέλεσμα του ολοκληρωμένου πακέτου συνομιλίας.
  2. Διάβασε πρώτα τα πρακτικά και σύγκρινέ τα με τη συνομιλία.
  3. Έλεγξε ενέργειες, δεσμεύσεις και παραλήπτες στο εσωτερικό και στο εξωτερικό email.
  4. Διόρθωσε τα λάθη και κοινοποίησε ή στείλε μόνο το ελεγμένο αποτέλεσμα.

Έλεγχος κατάλληλων συνημμένων σε email προς πελάτη

Επιλογές: Προτεινόμενα συνημμένα · εκκρεμεί παράδοση · αφαίρεση

  1. Ετοίμασε πρώτα τα σωστά αρχεία στη Βιβλιοθήκη, Σταθερά έγγραφα.
  2. Δημιούργησε το πακέτο συνομιλίας με τη δέσμευση από τη συνομιλία.
  3. Έλεγξε τις Δεσμεύσεις σε αυτή τη συνομιλία και το Εκκρεμεί παράδοση.
  4. Αφαίρεσε τα λανθασμένα συνημμένα και έλεγξε το email πριν το ετοιμάσεις.

Προετοιμασία email προς πελάτη ως προσχέδιο

Επιλογές: Λήψη αρχείου προσχεδίου · ξεχωριστή λήψη συνημμένων

  1. Άνοιξε το ελεγμένο email προς τον πελάτη ενός πακέτου συνομιλίας.
  2. Επίλεξε Αποθήκευση ως πρόχειρο και άνοιξε το αρχείο email που κατέβηκε σε ένα κατάλληλο πρόγραμμα email.
  3. Συμπλήρωσε τον παραλήπτη και έλεγξε θέμα, κείμενο και συνημμένα.
  4. Στείλε το από το πρόγραμμα email σου μόνο μετά από αυτόν τον έλεγχο.

Αναλυτική επεξήγηση

Κατάλληλα συνημμένα στο email πελάτη σου

Υποσχέθηκες στη συζήτηση να στείλεις φυλλάδιο, τιμοκατάλογο ή άλλο έγγραφο; Το Rapportly προτείνει το κατάλληλο αρχείο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων σου για το προσχέδιο email. Διαθέσιμο από το Pro+.

  1. Προετοίμασε τα σταθερά έγγραφά σου

    Πήγαινε στο Η εργασία μου → Συνημμένα και πρόσθεσε φυλλάδια, τιμοκαταλόγους ή επεξηγηματικά έγγραφα. Χρησιμοποίησε σαφή ονόματα αρχείων.

  2. Δημιούργησε πακέτο εγγράφων συζήτησης

    Χρησιμοποίησε την απομαγνητοφώνηση ή τις σημειώσεις σου. Φρόντισε να περιλαμβάνεται η δέσμευσή σου, για παράδειγμα: θα σου στείλω το φυλλάδιό μας για συμβάσεις συντήρησης.

  3. Δες τα προτεινόμενα συνημμένα

    Στην ενότητα Υποσχέσεις σε αυτή τη συζήτηση βλέπεις τα κατάλληλα έγγραφα. Δεν βρέθηκε αρχείο; Τότε η δέσμευση εμφανίζεται στα Προς υποβολή.

  4. Προετοίμασε το email πελάτη

    Με την Προετοιμασία ως προσχεδίου κατεβάζεις αρχείο email με τα προτεινόμενα συνημμένα. Μπορείς επίσης να κατεβάσεις τα αρχεία ξεχωριστά. Το Άνοιγμα στο πρόγραμμα email δεν περιλαμβάνει αυτόματα τα συνημμένα.

  5. Έλεγξε και στείλε

    Άνοιξε το προσχέδιο σε κατάλληλο πρόγραμμα email, συμπλήρωσε τον παραλήπτη και έλεγξε το κείμενο και τα συνημμένα. Αφαίρεσε ένα συνημμένο αν δεν ταιριάζει. Το Rapportly σε ενημερώνει αν δεν ήταν δυνατή η προσθήκη αρχείου.

Δεν απαιτείται άμεση σύνδεση γραμματοκιβωτίου. Η λήψη δημιουργεί αρχείο προσχεδίου. Δεν τοποθετεί τίποτα απευθείας στο γραμματοκιβώτιό σου και δεν στέλνει τίποτα.

Όσα βλέπεις μπορεί να εξαρτώνται από τον ρόλο σου, το πακέτο σου και τις συνδέσεις του οργανισμού σου. Έλεγξε κάθε προσχέδιο πριν το κοινοποιήσεις ή το στείλεις.