Μια σύνδεση γραμματοκιβωτίου μπορεί να ετοιμάσει ένα προσχέδιο. Η απευθείας αποστολή μετά από έγκριση είναι περιορισμένα διαθέσιμη και απαιτεί ξεχωριστό έλεγχο για κάθε email.
Προσοχή. Τα προσχέδια Gmail είναι διαθέσιμα σε περιορισμένη beta. Για το Microsoft 365 και την αποστολή μετά από έγκριση ισχύουν ξεχωριστά όρια διαθεσιμότητας.
Οι συνδέσεις στέλνουν τα ολοκληρωμένα αποτελέσματα σε ένα σύστημα που επιλέγεις εσύ. Τα κλειδιά και το περιεχόμενο πελατών ανήκουν αποκλειστικά στο ελεγμένο περιβάλλον προορισμού.
Προσοχή. Το API για προγραμματιστές έχει δική του σύμβαση, δοκιμαστικό περιβάλλον και όρια έκδοσης. Για την υλοποίηση χρησιμοποίησε τον τρέχοντα οδηγό λήψης και το OpenAPI στον οδηγό API για προγραμματιστές.
Επιλογές: Προσχέδια · να επιτρέπεται η αποστολή · σωστός λογαριασμός
Επιλογές: Προσχέδιο Gmail · έλεγχος · αποστολή από εσένα
Επιλογές: Παραλήπτης · προεπισκόπηση · Bcc · έγκριση · ουρά
Επιλογές: Google · Microsoft · ραντεβού · αποσύνδεση
Επιλογές: Πακέτο συνομιλίας έτοιμο · Αναφορά έτοιμη · εφαρμογή προορισμού · κατάσταση webhook
Αναλυτική επεξήγηση
Σύνδεσε το δικό σου γραμματοκιβώτιο Gmail και προετοίμασε ένα email πελάτη με τα προτεινόμενα συνημμένα ως προσχέδιο. Η σύνδεση Gmail διατίθεται σε περιορισμένη δοκιμαστική έκδοση με πρόσκληση από το Pro+.
Τα προσχέδια Gmail έχουν δοκιμαστεί στην πράξη. Η αποστολή μετά την έγκριση εξακολουθεί να δοκιμάζεται στην πράξη. Το Microsoft 365/Outlook ακολουθεί σύντομα.
Πήγαινε στο Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις και επίλεξε Gmail. Θέλεις να στέλνεις από το Rapportly; Επίλεξε επίσης Να επιτρέπεται η αποστολή και ολοκλήρωσε την επιβεβαίωση. Η Google συνδυάζει τη δημιουργία προσχεδίων και την αποστολή στο ίδιο δικαίωμα. Το Rapportly ζητά επιπλέον την έγκρισή σου για κάθε email.
Άνοιξε την Άμεση αποστολή μέσω Rapportly στο email πελάτη σου. Συμπλήρωσε τον παραλήπτη και δες την προεπισκόπηση με θέμα, κείμενο, συνημμένα και τυχόν κρυφή κοινοποίηση.
Επίλεξε Έγκριση και αποστολή. Αν αλλάξει το email ή ο παραλήπτης μετά τον έλεγχο, πρέπει πρώτα να δεις νέα προεπισκόπηση.
Το Rapportly τοποθετεί το εγκεκριμένο email στην ουρά αποστολής. Το χρονικό παράθυρο αποστολής σου καθορίζει πότε θα υποβληθεί σε επεξεργασία. Στον Αυτοματισμό βλέπεις την κατάσταση αποστολής.
Μπορείς επίσης να ζητήσεις μόνο την προετοιμασία προσχεδίου στο Gmail και να το στείλεις εσύ εκεί. Η σύνδεση γραμματοκιβωτίου από μόνη της δεν αποτελεί έγκριση για email πελάτη. Άλλοι πάροχοι email θα ακολουθήσουν μετά τη δική τους πρακτική δοκιμή.
Στην περιορισμένη δοκιμαστική έκδοση, το Rapportly πρέπει πρώτα να επιτρέψει τον λογαριασμό Google σου. Μετά συνδέεσαι μέσω Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσεις έργο Google Cloud, κλειδί API ή ρύθμιση διακομιστή. Μη μοιράζεσαι τον κωδικό πρόσβασής σου με το Rapportly.
Επίλεξε τον λογαριασμό Gmail ή Google Workspace από τον οποίο θέλεις να στέλνεις email. Μπορεί να είναι διαφορετική διεύθυνση από αυτή της εγγραφής σου στο Rapportly. Έλεγξε τη διεύθυνση email που εμφανίζεται μετά τη σύνδεση.
Ναι. Ο οργανισμός σου μπορεί να περιορίζει την πρόσβαση σε συνδεδεμένες εφαρμογές. Ζήτησε από τον διαχειριστή Google Workspace να αξιολογήσει το Rapportly αν η Google αναφέρει ότι ο οργανισμός σου έχει αποκλείσει την πρόσβαση.
Μια υπάρχουσα σύνδεση προσχεδίων δεν έχει ακόμη άδεια αποστολής στο Rapportly. Επίλεξε για αυτό Να επιτρέπεται η αποστολή. Στην τρέχουσα δοκιμαστική λειτουργία της Google, η εξουσιοδότηση λήγει μετά από επτά ημέρες και πρέπει να συνδέσεις ξανά τον λογαριασμό. Αν ανακληθεί η εξουσιοδότηση, πρέπει επίσης να δώσεις ξανά άδεια.
Σε αυτή τη διαδικασία ελέγχεις πρώτα την προεπισκόπηση και εγκρίνεις κάθε email. Το χρονικό παράθυρο αποστολής σου και τυχόν αποκλεισμοί στον Αυτοματισμό εξακολουθούν να ισχύουν. Εκτός του παραθύρου, το email περιμένει. Η κατάσταση Στάλθηκε σημαίνει ότι ο πάροχος email αποδέχθηκε την αποστολή, όχι ότι ο παραλήπτης διάβασε το email.
Πήγαινε στο Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις και επίλεξε Αποσύνδεση δίπλα στο γραμματοκιβώτιο. Έλεγξε πρώτα στον Αυτοματισμό αν περιμένουν ακόμη εγκεκριμένα email. Η αποσύνδεση δεν διαγράφει προσχέδια ή απεσταλμένα email που βρίσκονται ήδη στο Gmail.
Με το Zapier προωθείς αυτόματα ολοκληρωμένα πρακτικά συζήτησης ή αναφορά σε άλλο σύστημα, όπως το CRM, το υπολογιστικό φύλλο ή το κανάλι της ομάδας σου. Το Zapier είναι ξεχωριστό από το email πελάτη: δεν στέλνει email πελάτη από το γραμματοκιβώτιό σου στο Rapportly.
Η εφαρμογή Rapportly στο Zapier διατίθεται ως δοκιμαστική έκδοση με πρόσκληση από το Pro+. Χρειάζεσαι πρόσκληση για την εφαρμογή Zapier. Μόνο ο διαχειριστής του λογαριασμού Rapportly μπορεί να δημιουργήσει το απαιτούμενο κλειδί API.
Ζήτησε από το Rapportly τον σύνδεσμο πρόσκλησης και αποδέξου την πρόσκληση με τον λογαριασμό Zapier στον οποίο θέλεις να δημιουργήσεις τον αυτοματισμό. Χωρίς πρόσκληση δεν θα βρεις ακόμη το Rapportly στον δημόσιο κατάλογο εφαρμογών Zapier.
Στο Rapportly πήγαινε στο Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις. Δώσε στο κλειδί αναγνωρίσιμο όνομα, για παράδειγμα Zapier CRM, και επίλεξε Νέο κλειδί API. Αντέγραψε αμέσως το κλειδί: για λόγους ασφαλείας εμφανίζεται μόνο μία φορά.
Δημιούργησε νέα Zap στο Zapier, επίλεξε το Rapportly ως αφετηρία και επικόλλησε το κλειδί API όταν το Zapier ζητήσει τη σύνδεση. Μη μοιράζεσαι το κλειδί μέσω email ή συνομιλίας και μην το αποθηκεύεις εκτός Zapier.
Επίλεξε Ολοκλήρωση συζήτησης αν θέλεις να επεξεργάζεσαι ολοκληρωμένα πρακτικά συζητήσεων ή Ολοκλήρωση αναφοράς για ολοκληρωμένες αναφορές. Μετά επίλεξε την εφαρμογή προορισμού και την ενέργεια, για παράδειγμα ενημέρωση εγγραφής στο CRM σου ή προσθήκη γραμμής σε υπολογιστικό φύλλο.
Σύνδεσε μόνο τα πεδία που χρειάζεται το σύστημα προορισμού. Δοκίμασε κατά προτίμηση με συνθετικά δεδομένα, έλεγξε το αποτέλεσμα στην εφαρμογή προορισμού και ενεργοποίησε τη Zap μόνο μετά.
Στο Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις, το Rapportly εμφανίζει το ενεργό webhook και την τελευταία κατάσταση παράδοσης. Το Zapier δημιουργεί και διαγράφει αυτόματα το webhook όταν ενεργοποιείς ή απενεργοποιείς τη Zap.
Επιλέγεις εσύ στο Zapier το σύστημα προορισμού και τα δεδομένα που στέλνεις εκεί. Έλεγξε επομένως εκ των προτέρων ποια στοιχεία πελατών χρειάζονται και ποιος έχει πρόσβαση. Η ανάκληση κλειδιού API στο Rapportly διακόπτει αμέσως τη συνδεδεμένη διαβίβαση.
Η εφαρμογή Zapier παραμένει δοκιμαστική έκδοση με πρόσκληση και δεν εμφανίζεται δημόσια στον κατάλογο εφαρμογών. Αποδέξου πρώτα τον σύνδεσμο πρόσκλησης του Rapportly. Έλεγξε στη συνέχεια ότι έχεις συνδεθεί στο Zapier με τον σωστό λογαριασμό.
Όχι. Μόνο ο διαχειριστής του λογαριασμού Rapportly μπορεί να δημιουργεί και να ανακαλεί κλειδιά API. Ο διαχειριστής μπορεί να ρυθμίσει τη σύνδεση ή να εισαγάγει το κλειδί απευθείας στο Zapier.
Αυτό εξαρτάται από το επιλεγμένο έναυσμα και τα πεδία που συνδέεις στο Zapier. Το περιεχόμενο ολοκληρωμένων πρακτικών συζήτησης ή αναφοράς μπορεί να περιέχει στοιχεία πελατών. Διαβίβασε μόνο όσα χρειάζονται και έλεγξε αν το σύστημα προορισμού καλύπτεται από τις συμφωνίες απορρήτου σου.
Απενεργοποίησε τη Zap για να διαγραφεί αυτόματα το webhook. Αν θέλεις να διακόψεις αμέσως πλήρως την πρόσβαση, ανάκαλε το αντίστοιχο κλειδί API μέσω Ο λογαριασμός μου → Συνδέσεις.
Ναι. Ένας τεχνικός διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιήσει απευθείας το API του Rapportly και ασφαλή webhooks. Για τυπική σύνδεση με CRM, υπολογιστικό φύλλο ή κανάλι ομάδας, το Zapier είναι συνήθως η απλούστερη λύση.
Όσα βλέπεις μπορεί να εξαρτώνται από τον ρόλο σου, το πακέτο σου και τις συνδέσεις του οργανισμού σου. Έλεγξε κάθε προσχέδιο πριν το κοινοποιήσεις ή το στείλεις.