Izjava o privatnosti

1. Tko je odgovoran?

Rapportly B.V. voditelj je obrade podataka koje dijeliš s Rapportlyjem putem rapportly.io i rapportly.nl. Dostupni smo na vragen@rapportly.io.

Koristiš li Rapportly za dokumente koji sadrže osobne podatke tvojih klijenata (primjerice transkript ili audiosnimku razgovora s klijentom)? Tada si ti voditelj obrade tih podataka, a mi ih obrađujemo isključivo prema tvojim uputama kao izvršitelj obrade. Ugovor o obradi možeš zatražiti na vragen@rapportly.io.

2. Koje podatke obrađujemo i zašto?

Račun i organizacija: naziv tvrtke, adresa e-pošte, lozinka (pohranjena šifrirano), postavke provjere u dva koraka, tvoja uloga u timu i jezične postavke. Svrha: funkcioniranje računa i tima. Pravna osnova: izvršavanje ugovora.

Sadržaj dokumenata: transkripti, bilješke i primjeri dokumenata koje unosiš te dokumenti koje Rapportly izrađuje iz njih. Svrha: generiranje dokumenata u tvojem stilu pisanja. Pravna osnova: izvršavanje ugovora. Pri registraciji obavještavamo te o tome i tražimo pristanak na ovu uslugu.

Audiosnimke: ako učitaš snimku razgovora, snimaš razgovor u aplikaciji ili videosastanak (u aplikaciji ili proširenjem preglednika), obrađujemo snimku radi pretvaranja u tekst. Snimka sadrži sve što je izgovoreno: glasove i sadržaj razgovora, a time često i osobne podatke klijenta. Snimka sastanka sadrži i glasove svih sudionika, čak i ako nisu tvoji klijenti. Svrha: pretvoriti snimku u transkript za daljnju upotrebu. Pravna osnova: izvršavanje ugovora. Postupanje sa snimkom opisano je u poglavlju 4.

Podaci o pretplati i naplati: tvoj plan i potrošnja te, nakon aktiviranja plaćenih pretplata, podaci o plaćanju putem našeg pružatelja platnih usluga. Sami ne pohranjujemo podatke o kartici ni bankovnom računu. Pravna osnova: izvršavanje ugovora i zakonske (porezne) obveze.

Tehnički podaci: poslužiteljski zapisnici i poruke o pogreškama (poput IP adrese, vremena i zatražene stranice) te statistika upotrebe koju sami vodimo, bez kolačića za praćenje i analitike trećih strana. Svrha: sigurnost, sprječavanje zloupotrebe i poboljšanje usluge. Pravna osnova: legitimni interes.

Stalni signali bez sadržaja: Rapportly među uredima kombinira isključivo unaprijed dopuštene brojače, faze, trajanja, tehničke ishode i neosobne konfiguracijske postavke radi poboljšanja proizvoda. Imena, slobodni tekst, iznosi, datoteke, medicinske kategorije, izvorni sadržaj, klijentski sadržaj i osobni podaci tehnički se filtriraju i nisu dopušteni. Ove dvije sastavnice bez sadržaja dio su usluge i uključene su za svaki račun prema zadanim postavkama; neobrađeni klijentski sadržaj nikada se ne koristi ni dijeli među organizacijama.

Pripisivanje partneru: ako dođeš putem partnerske poveznice, uz tvoj pristanak 90 dana pamtimo koji te partner preporučio. Postupak je opisan u izjavi o kolačićima. Pravna osnova: privola.

E-pošta tvojim klijentima: ako pošalješ poruku klijentu iz Rapportlyja, uz poruku bilježimo je li isporučena i je li netko kliknuo poveznicu u poruci, s vremenom te radnje. Tako u dosjeu vidiš je li poruka stigla i je li klijent nešto poduzeo. Namjerno ne bilježimo otvaranje poruke: to mjerenje postalo je tehnički nepouzdano jer neki programi za e-poštu unaprijed učitavaju poruke pa bi davalo pogrešan prikaz u dosjeu. Poveznice u takvoj poruci prolaze kroz našu domenu link.mail.rapportly.io. Svrha: vidjeti što se dogodilo s porukom. Pravna osnova: izvršavanje ugovora. Pozor: ti ostaješ odgovoran obavijestiti svojeg klijenta o tome.

Prijedlozi stila: ako navedeš web-adresu, snimku zaslona, logotip, naziv tvrtke ili opis, obrađujemo taj unos radi prijedloga boja i oglednog oblikovanja za tvoju tvrtku. Navedenu javnu web-stranicu i pripadajuće oblikovanje dohvaćamo s našeg poslužitelja; ne šaljemo kolačiće tvojeg preglednika i ne prijavljujemo se na tu stranicu. Alat za izradu stila ne šalje ovaj unos pružatelju AI-ja i ne sprema ga kao profil stila. Dobivaš tri prijedloga i možeš izraditi oglednu datoteku. Tek kada tu datoteku samostalno dalje učitaš ili spremiš, vrijede gore navedena obrada i rokovi čuvanja dokumenata i primjera stila. Zasebno učitani logotip može se uključiti u oglednu datoteku; snimka zaslona služi samo za izvođenje boja.

3. AI obrada

Rapportly generira dokumente AI modelima tvrtke Anthropic. Tvoj unos koristi se samo za izradu tvojih dokumenata: ne za treniranje AI modela i ne dijeli se s drugim korisnicima.

Za pretvaranje zvuka u tekst koristimo Batch uslugu Speechmatics putem europske pristupne točke EU1. Tvoja snimka koristi se samo za izradu tvojeg transkripta. Prema Speechmaticsu, tvrtka ne koristi snimke klijenata za treniranje modela osim uz izričit pristanak klijenta.

Ne učitavaj dokumente s osobnim podacima za čiju obradu nemaš pravnu osnovu; za to tražimo potvrdu i pri registraciji. Savjet: anonimiziraj unos gdje je moguće, kvaliteta dokumenta ostaje ista.

4. Pretvaranje zvuka u tekst

Možeš učitati audiosnimku, snimiti razgovor izravno u aplikaciji ili snimiti videosastanak. U svim slučajevima snimku šaljemo Speechmaticsu, koji je pretvara u tekst putem europske pristupne točke EU1. Kad snimaš samostalno, snimka tijekom snimanja ostaje u tvojem pregledniku i šalje se tek nakon klika na pretvaranje. Za neke vrste datoteka (m4a, mp4 i webm) prvo na vlastitom poslužitelju pretvaramo datoteku u format koji govorni model može obraditi; tek se zatim šalje.

Videosastanak možeš snimiti na dva načina: u aplikaciji putem „snimi sastanak” ili proširenjem preglednika Rapportly za Chrome i Edge. Proširenje radi u Google Meetu, Microsoft Teamsu i Zoom web-klijentu u pregledniku. U oba slučaja miješamo zvuk kartice sastanka i tvoj mikrofon kako bi obje strane razgovora bile u snimci. Snimanje počinje samo kad samostalno klikneš gumb za snimanje ili ikonu proširenja; nikada se ne pokreće samo. Proširenje ne čita ni prikuplja poruke razgovora, popise sudionika ni vizualni sadržaj stranice. Snima isključivo zvuk kartice i mikrofon nakon tvojeg pokretanja te snimku šalje samo Rapportlyju, na isto mjesto kao snimku iz aplikacije.

Tijekom snimanja proširenje zapisuje zvuk u malim dijelovima u lokalni, zaštićeni red čekanja u pregledniku. Za svaku snimku taj red čuva zvuk i tehničke podatke potrebne za oporavak i učitavanje, poput statusa, vremena početka, trajanja, veličine i vrste datoteke. Ako koristiš povezani kalendar, mogu se spremiti i naslov odgovarajućeg termina te interna referenca klijenta i poslati sa snimkom na tvoj Rapportly račun. Proširenje ne dohvaća popise sudionika ni neobrađene adrese e-pošte iz kalendara. Bez povezanog kalendara snimanje radi i bez tih podataka.

Proširenje privremeno čuva tvoju Rapportly prijavnu sesiju u pregledniku kako bi snimku smjestilo u ispravan račun; sesija nestaje kad zatvoriš preglednik ili se odjaviš. Proširenje lokalno pamti i interni ID posljednjeg korištenog Rapportly računa te svaku snimku na čekanju veže uz račun pod kojim je pokrenuta. Tako se snimka na zajedničkom uređaju nikada ne šalje neprimjetno na drugi račun. Kod razlike u računima red čekanja prvo traži svjestan odabir.

Nakon zaustavljanja proširenje automatski pokušava učitati snimku u Rapportly putem šifrirane veze. Ako nema valjane prijavne sesije ili učitavanje privremeno ne uspije, snimka ostaje lokalno. Preglednik tada zakazuje isključivo novi pokušaj učitavanja; time se nikada ne pokreće novo snimanje. Lokalna kopija briše se tek nakon uspješnog učitavanja ili nakon što je samostalno svjesno ukloniš iz reda čekanja.

Što se događa sa samom snimkom ovisi o funkciji „čuvanje snimki”. Ako je isključena, datoteka postoji samo tijekom pretvaranja kao privremena datoteka na našem poslužitelju i zatim se briše; snimka tada ne ulazi u bazu ni pregled dokumenata. Ako je uključena, čuvamo snimku i doslovni tekst uz razgovor (pohrana u EU-u, kod Supabasea u Frankfurtu) kako bi ih kasnije mogao preslušati, preuzeti i u bilo kojem trenutku izbrisati. Speechmatics za Batch obradu čuva kopiju zvuka, transkripta i konfiguracije zadatka. Nakon uspješnog pretvaranja Rapportly traži od Speechmaticsa da odmah izbriše zadatak. Ako to ne uspije, Speechmatics prema vlastitoj politici čuvanja automatski briše zadatak unutar sedam dana.

Dobiveni tekst čuvamo na isti način kao transkript koji samostalno upišeš ili zalijepiš. Transkript se pojavljuje u tekstnom polju i automatski se sprema kao nacrt kako ne bi izgubio rad pri zastoju ili zatvaranju kartice. Nacrt nestaje kad pokreneš izvještaj ili isprazniš polje. Kad pokreneš izvještaj, tekst dalje podliježe gore navedenom „Sadržaju dokumenata”.

Za svako pretvaranje bilježimo da je provedeno, uz veličinu i vrstu datoteke, trajanje, broj kredita i tehničke podatke poput IP adrese. Sadržaj snimke ili transkripta nije uključen. Svrha: naplata, sprječavanje zloupotrebe i mogućnost utvrđivanja što se dogodilo.

Važno za tebe kao savjetnika: ti odlučuješ hoćeš li snimati razgovor i za to odgovaraš. Obavijesti sugovornike da snimaš i u koju svrhu koristiš snimku te osiguraj pravnu osnovu. Isto vrijedi za videosastanak: obavijesti sve sudionike prije početka snimanja. Ne snimaj više nego što je potrebno.

Čuvanje snimki uključujemo postupno. Ako je aktivno za tvoje okruženje, uz razgovor vidiš blok snimke s gumbima za reprodukciju, preuzimanje i brisanje. Ako nema tog bloka, čuvanje je isključeno za tvoje okruženje i snimka se briše nakon pretvaranja.

5. S kim dijelimo podatke?

Nikada ne prodajemo podatke. Dijelimo ih samo s dobavljačima potrebnima za rad Rapportlyja. Ovo je cijeli popis: Vercel (hosting web-stranice), Railway (aplikacija i API), Supabase (baza i prijava, s pohranom u EU-u u Frankfurtu), Anthropic (AI koji piše tvoje dokumente), Speechmatics (pretvaranje zvuka u tekst putem europske pristupne točke EU1) i Resend (slanje e-pošte te bilježenje isporuka i klikova na poveznice u poruci). Ti dobavljači smiju obrađivati podatke samo za pružanje svoje usluge nama.

Ako uključimo novog dobavljača koji obrađuje osobne podatke ili zamijenimo postojećeg, unaprijed obavještavamo urede koji koriste Rapportly kako bi mogli prigovoriti. Aktualni popis dostupan je na zahtjev putem vragen@rapportly.io.

Ako samostalno povežeš poštanski sandučić, Rapportly koristi odobrenu vezu s Googleom (Gmail) ili Microsoftom (Outlook) za pripremu nacrta poruka u tom sandučiću. Gdje je dostupno slanje nakon odobrenja, aktiviraš ga zasebno u Rapportlyju i za svaku poruku provjeravaš primatelja, eventualni Bcc, predmet, tekst i privitke. Nakon tvog odobrenja Rapportly obrađuje slanje prema postavljenom vremenskom okviru. Google objedinjuje upravljanje nacrtima i slanje nacrta u jedno pristupno pravo; Microsoft za nacrte traži pristup čitanju i pisanju, a za slanje zasebno pravo slanja.

Ako se podaci obrađuju izvan Europskoga gospodarskog prostora, to se temelji na odluci o primjerenosti (poput Okvira EU-a i SAD-a za privatnost podataka) ili standardnim ugovornim klauzulama EU-a.

Upotreba informacija dobivenih putem proširenja preglednika Rapportly usklađena je s pravilima Chrome Web Store User Data Policy, uključujući zahtjeve Limited Use. Rapportly te podatke koristi isključivo za sigurno lokalno čuvanje snimke sastanka koju korisnik odabere, slanje na vlastiti Rapportly račun i pretvaranje u tekst. Ne prodajemo te podatke niti ih koristimo za oglase, kreditnu procjenu ili druge nepovezane svrhe. Zaposlenici ne čitaju sadržaj osim uz tvoj izričit pristanak za konkretan zahtjev podrške, kada je pristup nužan radi sigurnosti ili ga zakon nalaže.

Za povezivanje poštanskog sandučića obrađujemo povezanu adresu e-pošte, odobrena prava i pristupne tokene. Token za obnovu veze čuva se šifrirano na poslužitelju. Uz poruku čuvamo primatelja, eventualni Bcc, predmet, tekst, reference privitaka, referencu nacrta ili poruke kod pružatelja e-pošte i status obrade. Odabrani sadržaj i privitke šaljemo tvojem pružatelju e-pošte radi izrade nacrta i, nakon odobrenja, slanja. Ova funkcija klijentske e-pošte ne dohvaća poruke iz ulazne pošte. Status Poslano potvrđuje prihvaćanje od pružatelja e-pošte; ne dokazuje isporuku ni čitanje.

Rapportly koristi informacije iz Google API-ja isključivo za vidljive funkcije koje samostalno odabereš, u skladu s Google API Services User Data Policy, uključujući zahtjeve Limited Use. Ne prodajemo te podatke i ne koristimo ih za oglase, kreditnu procjenu ni treniranje općih AI modela. Ljudski uvid ograničen je na tvoju izričito odobrenu podršku, nužnu sigurnost ili zakonsku obvezu. Gore navedeni tehnički dobavljači obrađuju te podatke samo za pružanje i zaštitu tih funkcija.

6. Koliko dugo čuvamo podatke?

Dok je račun aktivan, čuvamo podatke kako bi mogao čitati i ponovno koristiti dokumente. Brisanjem dokumenta ili klijenta taj sadržaj nestaje iz aplikacije. Za brisanje računa i podataka piši na vragen@rapportly.io; brišemo podatke iz aktivnih sustava, nakon čega se prema rasporedu sigurnosnih kopija uklanjaju i iz njih.

Audiosnimke: snimka proširenja koja još nije učitana ostaje u lokalnom redu čekanja dok učitavanje ne uspije ili je samostalno izbrišeš. Nakon uspješnog učitavanja proširenje briše lokalnu snimku. Ako je „čuvanje snimki” u Rapportlyju isključeno, poslužiteljska kopija postoji samo tijekom pretvaranja i zatim se briše. Ako je uključeno, snimku i pripadajući tekst čuvamo uz razgovor dok ih ondje ne izbrišeš ili dok račun ne bude izbrisan. Transkript u tekstnom polju čuvamo dok ga koristiš, kao i zalijepljeni tekst: kao automatski spremljen nacrt dok ne pokreneš izvještaj ili isprazniš polje, a zatim kao dio dokumenta. Nedovršeni nacrt ostaje dok ga ne isprazniš ili račun ne bude izbrisan; javi nam ako želiš ranije uklanjanje.

Poslanu e-poštu klijentima i njezin status (isporučeno, kliknuto) čuvamo uz pripadajući razgovor u dosjeu dok račun postoji ili dok ne izbrišeš taj razgovor.

Podatke koje zakonski moramo dulje čuvati (poput računa, porezna obveza čuvanja 7 godina) te evidenciju registracijskih pristanaka i aktualne osnove usluge Rapportly čuvamo dok traje ta obveza ili potreba.

Povezivanje poštanskog sandučića možeš prekinuti putem Moj račun → Povezivanja. Rapportly tada briše spremljeni ključ veze. Pristup dodatno možeš opozvati kod Googlea ili Microsofta. Prije prekida provjeri ima li odobrenih poruka u redu slanja. Prekid veze ne briše povijest poruka u Rapportlyju ni nacrte i poslane poruke već pohranjene kod pružatelja e-pošte. Za brisanje podataka u Rapportlyju vrijede gore navedene mogućnosti i rokovi čuvanja; podacima u sandučiću upravljaš kod pružatelja e-pošte.

7. Kako štitimo tvoje podatke?

Veze su šifrirane (https). Podaci su odvojeni po organizaciji, i na razini baze (row level security). Provjera u dva koraka dostupna je svim Rapportly računima i prema zadanim postavkama nije obvezna. Administrator tima može je učiniti obveznom za cijeli tim. Pristup produkcijskim sustavima ograničen je na one kojima je potreban.

8. Tvoja prava

Imaš pravo pristupa, ispravka, brisanja, ograničenja i prenosivosti podataka te pravo prigovora na obradu. Dani pristanak (primjerice za pripisivanje partneru) možeš uvijek povući; to ne utječe na prethodnu obradu.

Pošalji zahtjev na vragen@rapportly.io; odgovaramo unutar mjesec dana. Ako smatraš da ne postupamo pravilno s podacima, možeš podnijeti pritužbu nizozemskom nadzornom tijelu Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Kolačići i lokalna pohrana

Uz tvoj pristanak šaljemo podatke o posjetima javnim stranicama i podatke preglednika, uključujući IP adresu, Meti radi mjerenja oglašavanja. Meta može koristiti kolačiće i povezati posjete s tvojim računom. Ne dijelimo klijentski sadržaj. Tvoj odabir vrijedi 90 dana. Možeš ga povući u postavkama kolačića. Uz isti pristanak prijavljujemo i dovršetak registracije računa, bez slanja imena, adrese e-pošte ili podataka tvrtke. Što se sprema u preglednik (prijava, jezik i, samo uz pristanak, partnerski kod) detaljno je objašnjeno u izjavi o kolačićima. Ako koristiš proširenje preglednika, ono dodatno lokalno čuva: privremenu prijavnu sesiju, interni ID posljednjeg Rapportly računa, odobrenje mikrofona, stanje snimanja, želju za prikazom podsjetnika u Meetu, Teamsu i Zoomu te red snimki koje čekaju učitavanje. Taj red sadrži zvuk te status, vrijeme, trajanje, veličinu, vrstu datoteke, vezu s računom i eventualni naslov termina ili internu referencu klijenta potrebne za oporavak i učitavanje. Alarm preglednika ne čuva dodatne osobne podatke; samo zakazuje novi pokušaj učitavanja postojeće stavke reda.

10. Promjene

Ako sadržajno izmijenimo ovu izjavu, povećavamo broj verzije i datum na vrhu te važne promjene objavljujemo u aplikaciji. Verzija 2.0 vrijedi od 2026-10-01 i navodi Rapportly B.V. kao odgovorno društvo te vragen@rapportly.io kao adresu za kontakt.