Personvernerklæring

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Rapportly B.V. er behandlingsansvarlig for dataene du deler med Rapportly via rapportly.io og rapportly.nl. Du kan nå oss på vragen@rapportly.io.

Bruker du Rapportly for dokumenter som inneholder personopplysninger om dine egne kunder (for eksempel et transskript eller et lydopptak av en kundesamtale)? Da er du behandlingsansvarlig for disse dataene, og vi behandler dem utelukkende på dine vegne, som databehandler. En databehandleravtale kan bestilles via vragen@rapportly.io.

2. Hvilke data behandler vi, og hva bruker vi dem til?

Konto og organisasjon: firmanavn, e-postadresse, passord (lagret kryptert), innstillinger for tofaktorautentisering, din rolle i teamet og ditt språkvalg. Formål: la kontoen og teamet fungere. Grunnlag: oppfyllelse av avtalen.

Dokumentinnhold: transskriptene, notatene og eksempeldokumentene du legger inn, og dokumentene Rapportly lager av disse. Formål: generere dokumenter i din skrivestil. Grunnlag: oppfyllelse av avtalen. Ved registrering informerer vi deg om dette og ber om ditt samtykke til denne tjenesten.

Lydopptak: laster du opp et opptak av en samtale, tar du opp en samtale i appen, eller tar du opp et videomøte (i appen eller med nettleserutvidelsen), behandler vi dette opptaket for å lage tekst av det. Et slikt opptak inneholder alt som ble sagt i samtalen: stemmelyd og samtalens innhold, og dermed ofte personopplysninger om din kunde. For møteopptak gjelder dette i tillegg stemmene til alle som deltar i møtet, også de som ikke er din kunde. Formål: konvertere opptaket til et transskript som du bruker videre. Grunnlag: oppfyllelse av avtalen. Hvordan vi håndterer opptaket beskrives i kapittel 4.

Abonnements- og fakturaopplysninger: ditt abonnement og forbruk, og når betalte abonnementer er aktive, betalingsopplysningene dine via vår betalingsleverandør. Vi lagrer selv ingen kort- eller kontoopplysninger. Grunnlag: oppfyllelse av avtalen og lovpålagte (skattemessige) forpliktelser.

Tekniske data: serverlogger og feilmeldinger (som IP-adresse, tidspunkt og etterspurt side) og bruksstatistikk vi selv registrerer, uten sporingsinformasjonskapsler og uten analyseverktøy fra tredjeparter. Formål: sikkerhet, misbruksforebygging og forbedring av tjenesten. Grunnlag: berettiget interesse.

Faste innholdsfrie signaler: Rapportly kombinerer på tvers av kontor utelukkende forhåndsgodkjente tellinger, faser, gjennomløpstider, tekniske utfall og ikke-personlige konfigurasjonsinnstillinger for å forbedre produktet. Navn, fritekst, beløp, filer, medisinske kategorier, kildeinnhold, kundeinnhold og personopplysninger filtreres teknisk ut og er ikke tillatt. Disse to innholdsfrie komponentene er en del av tjenesten og er aktivert som standard for alle kontoer; rå kundeinnhold brukes eller deles aldri på tvers av organisasjoner.

Partner-attribusjon: kommer du inn via en partnerlenke, husker vi med ditt samtykke i 90 dager hvilken partner som henviste deg. Hvordan dette fungerer beskrives i informasjonskapselerklæringen. Grunnlag: samtykke.

E-post til dine kunder: sender du en melding til en kunde fra Rapportly, registrerer vi for den meldingen om den ble levert og om det ble klikket på en lenke i e-posten, med tidspunktet for dette. På den måten kan du se i saken om meldingen din kom frem og om kunden din har gjort noe med den. Om en e-post er åpnet registrerer vi bevisst ikke: denne målingen er blitt teknisk upålitelig fordi noen e-postprogrammer automatisk forhåndslaster meldinger, og ville derfor gi et feil bilde i saken din. Lenker i en slik melding går via vårt eget domene link.mail.rapportly.io. Formål: kunne se hva som har skjedd med meldingen din. Grunnlag: oppfyllelse av avtalen. Merk: du er selv ansvarlig overfor din egen kunde for å informere om dette.

Stilforslag: Hvis du oppgir en nettadresse, et skjermbilde, en logo, et bedriftsnavn eller en beskrivelse, behandler vi disse opplysningene for å foreslå farger og eksempelformatering for bedriften din. Et oppgitt offentlig nettsted og den tilhørende formateringen hentes fra serveren vår; vi sender ikke med informasjonskapsler fra nettleseren din og logger ikke inn på nettstedet. Stilskaperen sender ikke disse opplysningene til en KI-leverandør og lagrer dem ikke som en stilprofil. Du får tre forslag og kan lage en eksempelfil. Først hvis du selv laster opp filen videre eller lagrer den, gjelder behandlingen og lagringstidene for dokumenter og stileksempler som er beskrevet ovenfor. En separat opplastet logo kan tas med i eksempelfilen; et skjermbilde brukes bare til å hente ut farger.

3. KI-behandling

Rapportly genererer dokumenter med KI-modeller fra Anthropic. Dataene dine brukes kun til å lage dine dokumenter: ikke til å trene KI-modeller, og ikke delt med andre brukere.

For å konvertere lyd til tekst bruker vi Batch-tjenesten fra Speechmatics via det europeiske EU1-endepunktet. Opptaket ditt brukes kun til å lage ditt transskript. Ifølge Speechmatics bruker selskapet ikke kundeopptakene til modelltrening, med mindre kunden uttrykkelig samtykker til det.

Ikke last opp dokumenter med personopplysninger du ikke har grunnlag for å behandle; vi ber også om samtykke til dette ved registrering. Tips: gjør inndata så anonym som mulig der det er aktuelt, kvaliteten på dokumentet forblir den samme.

4. Konvertere lyd til tekst

Du kan laste opp et lydopptak, ta opp en samtale direkte i appen, eller ta opp et videomøte. I alle tilfeller sender vi opptaket til Speechmatics, som lager tekst av det via det europeiske EU1-endepunktet. Tar du opp selv, forblir opptaket i din egen nettleser under opptaket og sendes ikke videre før du trykker på konverter. For noen filtyper (m4a, mp4 og webm) konverterer vi filen først på vår egen server til et format som talemodellen kan håndtere; deretter sendes den videre.

Et videomøte kan tas opp på to måter: i appen via 'ta opp møte', eller med Rapportly-nettleserutvidelsen for Chrome og Edge. Utvidelsen fungerer i Google Meet, Microsoft Teams og Zoom-webklienten i nettleseren. I begge tilfeller blander vi lyden fra møtefanen med mikrofonen din, slik at begge sider av samtalen er med i opptaket. Opptaket starter kun når du selv klikker på opptaksknappen eller utvidelsesikonet; det tas aldri opp automatisk. Utvidelsen leser eller samler ikke inn chatmeldinger, deltakerlister eller visuelt sideinnhold. Den tar kun opp fanelyden og mikrofonen din etter at du har startet opptaket, og sender opptaket kun til Rapportly, til samme sted som et opptak fra appen.

Under opptaket skriver nettleserutvidelsen lyden i små deler til en lokal, beskyttet kø i nettleseren. Per opptak lagrer denne køen lyden og tekniske data som er nødvendige for gjenoppretting og opplasting, som status, starttidspunkt, varighet, filstørrelse og filtype. Bruker du en koblet kalender, kan også tittelen på den tilhørende avtalen og en intern kundeferens lagres og sendes med opptaket til din egen Rapportly-konto. Utvidelsen henter ikke deltakerlister eller rå e-postadresser fra kalenderen din. Uten kalenderkobling fungerer opptaket uten disse dataene.

Utvidelsen lagrer din Rapportly-innloggingsøkt midlertidig i nettleseren for å plassere opptaket på riktig konto; denne økten forsvinner når du lukker nettleseren eller logger ut. I tillegg husker utvidelsen lokalt den interne konto-IDen til den sist brukte Rapportly-kontoen, og knytter hvert ventende opptak til kontoen det ble startet under. På den måten sendes et opptak på en delt enhet aldri ubemerket til en annen konto. Ved kontoavvik ber køen deg om å ta et bevisst valg.

Etter at du stopper, prøver utvidelsen automatisk å laste opp opptaket til Rapportly via en kryptert forbindelse. Finnes det ingen gyldig innloggingsøkt, eller mislykkes opplastingen midlertidig, forblir opptaket lagret lokalt. Nettleseren planlegger da utelukkende et nytt opplastingsforsøk; dette starter aldri et nytt opptak. Den lokale kopien slettes først etter at opplastingen er vellykket, eller etter at du selv bevisst fjerner den fra køen.

Hva som skjer med selve opptaket avhenger av funksjonen 'lagre opptak'. Er den av, finnes filen kun som en midlertidig fil på serveren vår under konverteringen og slettes etterpå; opptaket havner da ikke i databasen og ikke i dokumentoversikten din. Er den på, lagrer vi opptaket og den ordrett transkriberte teksten ved samtalen (lagring i EU, hos Supabase i Frankfurt), slik at du kan lytte til dem igjen, laste dem ned og slette dem selv når som helst. Speechmatics lagrer for Batch-behandlingen en kopi av lyden, transskriptet og jobbkonfigurasjonen. Rapportly ber Speechmatics om å slette jobben umiddelbart etter en vellykket konvertering. Hvis det ikke lykkes, sletter Speechmatics jobben automatisk innen syv dager i henhold til sin egen oppbevaringspolicy.

Teksten som kommer ut lagrer vi, på samme måte som et transskript du selv skriver eller limer inn. Transskriptet havner i tekstfeltet på skjermen og lagres automatisk som et utkast, slik at du ikke mister arbeidet ditt ved en frysing eller hvis du lukker fanen. Dette utkastet forsvinner så snart du starter rapporten eller tømmer feltet. Starter du rapporten, faller teksten under 'Dokumentinnhold' ovenfor.

For hver konvertering registrerer vi at det har funnet sted en konvertering, med filstørrelse, filtype, varighet, antall kreditter og tekniske opplysninger som IP-adressen din. Innholdet i opptaket eller transkriptet er ikke inkludert. Formål: fakturering, misbruksforebygging og muligheten til å finne ut hva som har skjedd.

Viktig for deg som rådgiver: du bestemmer om du tar opp en samtale, og du er ansvarlig for det. Informer personene du snakker med om at du tar opp og hva du bruker opptaket til, og sørg for at du har et rettslig grunnlag for det. Det gjelder like mye for et videomøte: gi beskjed til alle deltakerne før du starter opptaket. Ta ikke opp mer enn du trenger.

Lagring av opptak aktiverer vi steg for steg. Er det aktivt for ditt miljø, vil du se et opptaksblokk ved samtalen med avspillings-, nedlastings- og sletteknapper. Ser du ikke dette blokket, er lagring slått av for ditt miljø, og opptaket ditt slettes etter konverteringen.

5. Hvem deler vi opplysninger med?

Vi selger aldri opplysninger. Vi deler kun med leverandører som er nødvendige for å drive Rapportly. Her er alle: Vercel (hosting av nettstedet), Railway (applikasjon og API), Supabase (database og innlogging, med lagring i EU i Frankfurt), Anthropic (AI-en som skriver dokumentene dine), Speechmatics (konvertering av lyd til tekst via det europeiske EU1-endepunktet) og Resend (sending av e-post, samt registrering av leveringer og klikk på lenker i den e-posten). Disse leverandørene kan kun behandle opplysningene for å levere tjenesten sin til oss.

Tar vi i bruk en ny leverandør som behandler personopplysninger, eller erstatter vi en eksisterende, varsler vi det på forhånd til kontorene som bruker Rapportly, slik at de kan komme med innvendinger. Den gjeldende listen kan forespørres via vragen@rapportly.io.

Hvis du selv kobler til e-postkontoen din, bruker Rapportly forbindelsen med Google (Gmail) eller Microsoft (Outlook) som du har godkjent, til å opprette e-postutkast i kontoen. Der sending etter godkjenning er tilgjengelig, aktiverer du dette separat i Rapportly og kontrollerer mottaker, eventuell blindkopi, emne, tekst og vedlegg for hver e-post. Etter din godkjenning behandler Rapportly sendingen i henhold til det angitte sendetidsrommet. Google samler administrasjon og sending av utkast i én tilgangstillatelse; Microsoft krever lese- og skrivetilgang for utkast og en egen tillatelse for sending.

I den grad opplysninger behandles utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, skjer dette på grunnlag av en adekvansavgjørelse (som EU-US Data Privacy Framework) eller EUs standard kontraktsbestemmelser.

Bruken av informasjon som mottas via Rapportly-nettleserutvidelsen, er i samsvar med Chrome Web Store User Data Policy, inkludert Limited Use-kravene. Rapportly bruker disse opplysningene utelukkende for å lagre brukerens valgte møteopptak lokalt på en sikker måte, sende det til brukerens Rapportly-konto og konvertere det til tekst. Vi selger ikke disse opplysningene og bruker dem ikke til annonsering, kredittvurdering eller andre ikke-relaterte formål. Ansatte leser ikke innholdet, med unntak av tilfeller der du uttrykkelig gir tillatelse til det i forbindelse med en konkret støtteforespørsel, der tilgang er nødvendig av sikkerhetshensyn, eller der loven krever det.

For e-posttilkoblingen behandler vi den tilkoblede e-postadressen, de gitte tillatelsene og tilgangstokener. Tokenet som gjør at vi kan fornye forbindelsen, lagres kryptert på serveren. For en e-post lagrer vi mottaker, eventuell blindkopi, emne, tekst, vedleggsreferanser, referansen til utkastet eller meldingen hos e-postleverandøren og behandlingsstatusen. Vi sender det valgte e-postinnholdet og vedleggene til e-postleverandøren din for å opprette utkastet og sende det etter godkjenning. Denne funksjonen for e-post til kunder henter ikke meldinger fra innboksen din. Statusen Sendt bekrefter at e-postleverandøren har godtatt sendingen; den beviser ikke at meldingen er levert eller lest.

Rapportly bruker informasjon fra Google APIs utelukkende til de synlige funksjonene du selv velger, i samsvar med Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til Limited Use. Vi selger ikke disse opplysningene og bruker dem ikke til reklame, kredittvurdering eller trening av generelle KI-modeller. Menneskelig innsyn er begrenset til støtte du uttrykkelig har godkjent, nødvendig sikkerhet eller en rettslig forpliktelse. De tekniske leverandørene ovenfor behandler opplysningene bare for å levere og sikre disse funksjonene.

6. Hvor lenge lagrer vi opplysninger?

Så lenge kontoen din er aktiv, lagrer vi opplysningene dine slik at du kan lese og gjenbruke dokumenter. Sletter du et dokument eller en kunde, forsvinner det innholdet fra appen. Ønsker du å slette kontoen din og opplysningene dine, send en e-post til vragen@rapportly.io; vi sletter da opplysningene dine fra de aktive systemene, hvoretter de i henhold til vår sikkerhetskopieringsplan også slettes fra sikkerhetskopiene.

Lydopptak: et ennå ikke opplastet opptak fra nettleserutvidelsen forblir lokalt i køen til opplastingen lykkes eller du selv sletter det. Etter en vellykket opplasting sletter utvidelsen det lokale opptaket. Er 'lagring av opptak' slått av i Rapportly, eksisterer serverkopien kun under konverteringen og slettes deretter. Er det slått på, lagrer vi opptaket og den tilhørende teksten ved samtalen til du sletter dem der, eller til kontoen din slettes. Transkriptet i tekstfeltet lagrer vi så lenge du bruker det, på samme måte som tekst du limer inn selv: som et automatisk lagret utkast til du starter rapporten eller tømmer feltet, og deretter som en del av dokumentet ditt. Fullfører du aldri et utkast, forblir det stående til du tømmer det eller kontoen din slettes; gi oss beskjed hvis du ønsker at vi fjerner det tidligere.

Sendt e-post til kunder og statusen for denne (levert, klikket) lagrer vi ved den tilhørende samtalen i saksmappen, så lenge kontoen din eksisterer eller til du sletter den samtalen.

Opplysninger vi er lovpålagt å lagre lenger (som fakturaer, 7 års skattemessig oppbevaringsplikt) og registreringen av dine registreringssamtykker og gjeldende Rapportly-tjenestegrunnlag lagrer vi så lenge den forpliktelsen eller nødvendigheten varer.

Du kan koble fra e-postkontoen via Min konto → Tilkoblinger. Rapportly sletter da den lagrede tilkoblingsnøkkelen. Du kan også trekke tilbake tilgangen hos Google eller Microsoft. Kontroller før du kobler fra om det fortsatt ligger godkjente e-poster i sendekøen. Frakobling sletter ikke e-posthistorikken i Rapportly eller utkast og sendte e-poster som allerede ligger hos e-postleverandøren. For sletting av opplysninger i Rapportly gjelder mulighetene og lagringstidene ovenfor; opplysninger i e-postkontoen din administrerer du hos e-postleverandøren.

7. Hvordan sikrer vi opplysningene dine?

Forbindelser er kryptert (https). Opplysninger er adskilt per organisasjon, også på databasenivå (row level security). Tofaktorautentisering er tilgjengelig for alle Rapportly-kontoer og er som standard valgfritt. En teamadministrator kan gjøre tofaktorautentisering obligatorisk for hele teamet. Tilgang til produksjonssystemer er begrenset til de som trenger det.

8. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og overføring av opplysningene dine, og du kan protestere mot behandlingen. Samtykke du har gitt (som for partner-attribusjon) kan du når som helst trekke tilbake; dette påvirker ikke behandlingen som fant sted før tilbaketrekkingen.

Send forespørselen din til vragen@rapportly.io; vi svarer innen en måned. Mener du at vi ikke behandler opplysningene dine på riktig måte, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

9. Informasjonskapsler og lokal lagring

Med ditt samtykke sender vi besøk på offentlige sider og nettleserdata, inkludert IP-adressen din, til Meta for annonsemåling. Meta kan bruke informasjonskapsler og knytte besøk til kontoen din. Vi deler ikke kundeinnhold. Valget gjelder i 90 dager og kan trekkes tilbake i innstillingene for informasjonskapsler. Med samme samtykke melder vi også at kontoregistreringen er fullført, uten å sende navn, e-postadresse eller bedriftsopplysninger. Det som lagres i nettleseren din (innlogging, språkvalg og, kun med ditt samtykke, partnerkoden) er nøyaktig forklart i informasjonskapselerklæringen. Bruker du nettleserutvidelsen, lagrer den i tillegg lokalt: din midlertidige innloggingsøkt, den interne konto-ID-en for den sist brukte Rapportly-kontoen, om du allerede har tillatt mikrofonen, om et opptak pågår, om du fortsatt ønsker å se påminnelsen i Meet, Teams og Zoom, samt køen med opptak som ennå ikke er lastet opp. Denne køen inneholder lyden og statusen, tidspunktet, varigheten, størrelsen, filtypen, kontotilknytningen og eventuell avtaletittel eller intern kundereferanse som er nødvendig for gjenoppretting og opplasting. En nettleseralarm lagrer ingen ekstra personopplysninger; den planlegger kun et nytt opplastingsforsøk for et eksisterende kø-element.

10. Endringer

Hvis innholdet i denne erklæringen endres, øker vi versjonsnummeret, oppdaterer datoen øverst og varsler om viktige endringer i appen. Versjon 2.0 gjelder fra 2026-10-01 og oppgir Rapportly B.V. som ansvarlig selskap og vragen@rapportly.io som kontaktadresse.