Almenne vilkår

1. Hvem vi er og hva dette handler om

Rapportly er programvaren og tilhørende tjenester på rapportly.io og rapportly.nl, et produkt fra Rapportly B.V., registrert i Handelsregisteret. I disse vilkårene omtaler vi oss selv som 'vi' og kunden som 'du'.

Disse vilkårene gjelder fra det øyeblikket du oppretter en konto eller tegner et abonnement. Dersom det er inngått skreddersydde avtaler, for eksempel i et Enterprise-løp, går det som er skriftlig fastsatt der foran disse vilkårene.

For deltakelse i partnerprogrammet gjelder egne partnervilkår.

2. Forretningsbruk, ingen angrerett på 14 dager

Rapportly leveres utelukkende til næringsdrivende og yrkesutøvere som handler i utøvelsen av sitt yrke eller sin virksomhet. Vi leverer ikke til forbrukere.

Den lovfestede angreretten på 14 dager gjelder for forbrukere. Siden du kjøper som næringskunde, gjelder denne angreretten ikke her. Vi benytter i stedet rimelighetspolicyen beskrevet i artikkel 7.

Du erklærer ved inngåelsen at du handler som næringsdrivende. Vi kan legge dette til grunn og kan be om et organisasjonsnummer eller et mva-nummer.

3. Konto, brukere og teamadministrasjon

Du oppretter en konto for din organisasjon. Administratoren inviterer kolleger og kan også trekke tilbake tilgangen deres. Innloggingsopplysninger er personlige og ikke ment for deling; du er ansvarlig for det som skjer under organisasjonens kontoer.

For Pro og Pro+ betaler du per brukerplass per måned. Antallet plasser du har tegnet bestemmer hvor mange kolleger som kan ha tilgang samtidig. Er alle plasser opptatt, kan du først invitere en ny kollega etter at du har utvidet antallet plasser.

Utvider du i løpet av en pågående periode, trer dette i kraft umiddelbart og vår betalingstjenesteleverandør avregner differansen forholdsmessig for den gjenværende perioden. Fjerner du et teammedlem, frigjøres den plassen for en annen kollega; antallet tegnede plasser og dermed prisen endres først når du selv reduserer det antallet. Reduserer du det, gir den gjenværende perioden en kreditt som avregnes mot en neste faktura, og som ikke utbetales.

Vi kan midlertidig blokkere en konto ved misbruk, ved betalingsrestanse eller dersom bruken setter sikkerheten eller tilgjengeligheten for andre i fare. Vi varsler om dette på forhånd, med mindre situasjonens art gjør det umulig.

4. Priser og mva.

Alle beløp vi oppgir er eksklusiv mva., med mindre noe annet er uttrykkelig angitt. De gjeldende prisene finner du på prissiden.

For Pro og Pro+ er prisen per bruker per måned. Ved årsbetaling gjelder den rabatten som er angitt på prissiden sammenlignet med månedsbetaling.

Vi kan justere prisene våre. En prisendring varsler vi minimum 30 dager i forveien via e-post, og den trer i kraft ved neste fornyelse av abonnementet ditt. Er du uenig, kan du si opp før ikrafttredelsesdatoen med virkning fra slutten av den løpende perioden. For et løpende årsabonnement gjelder den nye prisen først fra neste årsperiode.

En justering som utelukkende følger en lovendring, for eksempel et endret mva.-sats, kan vi gjennomføre uten denne fristen.

5. Betaling og inkasso

Betaling skjer via vår betalingstjenesteleverandør. Du betaler forskuddsvis: ved månedlig abonnement per måned, ved årsabonnement per år. Fakturaen finner du i kundeportalen.

Du gir oss fullmakt til automatisk å trekke abonnementsbeløpet fra den betalingsmetoden du har oppgitt. Sørg for at den forblir gyldig.

Lykkes ikke en betaling, forsøker vi på nytt og du mottar beskjed med anmodning om å betale innen 14 dager. Uteblir betalingen etter dette, kan vi midlertidig stanse tilgangen og avslutte abonnementet. Kostnader vi med rimelighet pådrar oss i den forbindelse, er for din regning.

6. Løpetid, oppsigelse og planbytte

Et månedlig abonnement løper per måned og kan sies opp månedlig. Du sier opp selv i kundeportalen, uten oppsigelsestid og uten at du trenger å sende oss e-post. Oppsigelsen trer i kraft ved slutten av den perioden du allerede har betalt: frem til den datoen beholder du tilgangen, deretter opphører abonnementet og vi trekker ikke mer. For den løpende perioden skjer det ingen tilbakebetaling.

Et årsabonnement løper til slutten av årsperioden. Du kan si opp underveis med virkning fra slutten av den perioden; abonnementet opphører da på fornyelsesdatoen. Delvis tilbakebetaling av et allerede betalt år er ikke mulig, med unntak av tilfellene i artikkel 7.

Sier du ikke opp, fornyes abonnementet automatisk for samme periode hver gang.

Oppgradering eller nedgradering til en annen betalt plan kan skje i løpet av løpetiden. En endring trer i kraft umiddelbart og differansen avregnes forholdsmessig for den gjenværende perioden: ved oppgradering betaler du mellomlegget, ved nedgradering oppstår det en kreditt som avregnes mot en neste faktura. En slik kreditt utbetales ikke.

Å gå tilbake til gratisplanen er ikke en nedgradering, men en oppsigelse. Det ordner du i kundeportalen og det fungerer som beskrevet ovenfor: du beholder tilgangen til slutten av den betalte perioden.

Vi kan selv si opp abonnementet med en frist på to måneder. Avslutter vi tidligere enn slutten av en periode du allerede har betalt, tilbakebetaler vi den ubrukte delen forholdsmessig.

7. Tilbakebetaling og rimelighet

Siden vi leverer til næringsdrivende, finnes det ingen lovfestet rett til tilbakebetaling. Vi praktiserer likevel en rimelighetspolicy: er du ikke fornøyd innen 30 dager etter din første betaling, kan du be om tilbakebetaling av den første betalingen via e-post. Vi vurderer en slik forespørsel på rimelig grunnlag og tilbakebetaler ved godkjenning til den betalingsmetoden du benyttet.

Vinduet på 30 dager gjelder én gang, per organisasjon, og kun for den aller første betalingen av et abonnement. Det gjelder ikke for fornyelser, senere perioder, ekstra brukere eller separate tilleggskjøp. En innvilget tilbakebetaling innebærer at abonnementet avsluttes og at tilgangen opphører.

Utover dette tilbakebetaler vi selvfølgelig det vi har fakturert feilaktig, for eksempel ved et dobbelt trekk eller et feil antall brukere. Meld fra om dette innen rimelig tid etter at du har hatt mulighet til å se fakturaen.

8. Kreditter og månedlige pakker

De betalte planene inkluderer en månedlig pakke med kreditter, som krediteres ved hver betalt faktura. Hvert dokument du lar generere koster kreditter, avhengig av dokumenttype, lengde og valgt kvalitetsnivå. Hva et dokument koster ser du i appen og på prissiden. For Pro og Pro+ gjelder pakken per brukerplass. Gratisplanen har ingen månedlig pakke: der gjelder en engangs startsaldo og en grense for antall dokumenter per dag.

Ubrukte kreditter utløper foreløpig ikke ved slutten av måneden. Det du har til overs blir stående på saldoen din, og den nye månedspakken legges oppå. Vi kan i fremtiden knytte en gyldighetsperiode til dette; en slik endring varsler vi i henhold til artikkel 14.

Nedgraderer du til en plan med en mindre pakke, beholdes den eksisterende saldoen din og bare den nye månedspakken er mindre. Sier du opp, går kontoen din tilbake til gratisplanen etter utløpet av den betalte perioden: en gjenværende saldo beholdes og kan brukes innenfor grensene for gratisplanen, men det tilkommer ingen ny månedspakke.

Kreditter representerer ingen pengeverdi, er ikke overførbare og utbetales ikke eller avregnes i penger. En tilbakebetaling i henhold til artikkel 7 gjelder det betalte abonnementsbeløpet, ikke brukte eller gjenværende kreditter.

Du kan i appen sette et månedlig tak for å ha kontroll over forbruket. Når du når dette taket, stopper genereringen til neste måned. Taket er din egen innstilling og endrer ingenting ved prisen på abonnementet ditt.

9. Tilgjengelighet, vedlikehold og endringer i tjenesten

Vi gjør vårt beste for å holde Rapportly tilgjengelig og brukbart, men vi lover ingen bestemt tilgjengelighetsandel. Vedlikehold, driftsproblemer hos underleverandører og internettproblemer kan føre til avbrudd. Planlagt vedlikehold varsler vi der det er mulig på forhånd og legger det så langt som mulig utenfor kontortiden.

Rapportly er en tjeneste under kontinuerlig utvikling. Vi kan legge til, endre og også fjerne funksjoner. Forsvinner en funksjon som er vesentlig for din bruk, varsler vi deg på forhånd, og du kan si opp avtalen med virkning fra datoen endringen trer i kraft.

Vi benytter underleverandører, blant annet for hosting, talegjenkjenning og språkmodeller. Vi kan skifte ut en underleverandør, forutsatt at beskyttelsesnivået for dine data forblir tilsvarende.

10. AI-utdata: du er fortsatt ansvarlig for innholdet

Rapportly lager tekster med AI. Alt Rapportly produserer er et utkast: et hjelpemiddel som du kontrollerer, supplerer og korrigerer før du bruker det, lagrer i en sak eller sender til en kunde.

AI-utdata kan inneholde unøyaktigheter, mangle informasjon eller formulere noe annerledes enn du mente. Vi gir ingen garanti for at utdataene er korrekte, fullstendige eller egnet for din spesifikke situasjon, og utdataene er ikke råd fra oss til deg eller til din kunde.

Du er selv ansvarlig for innholdet i dine råd, rapporter og saksdokumenter, og for å overholde de reglene som gjelder for ditt yrke, herunder din omsorgsplikt og tilsynsmyndighetens krav. Rapportly overtar ikke dette ansvaret og opptrer ikke som rådgiver for dine kunder.

Vi trener ikke AI-modeller på ditt materiale. Hvordan vi behandler data, fremgår av personvernerklæringen.

11. Ditt materiale og vår immaterielle eiendom

Det du legger inn, forblir ditt: transkripter, opptak, dokumenter, eksempler og stilprofiler. Også dokumentene du lager med Rapportly, tilhører deg, og du kan fritt bruke, tilpasse og distribuere dem. Vi bruker ditt materiale kun for å utføre tjenesten for deg.

Programvaren, nettstedet, varemerket og logoen til Rapportly tilhører oss eller våre lisensgivere. Du får en ikke-eksklusiv, ikke-overførbar bruksrett for abonnementets varighet. Det er ikke tillatt å kopiere, dekompilere, videreselge eller gjøre Rapportly tilgjengelig for tredjeparter som en egen tjeneste.

Sørg for at du har rett til å bruke det materialet du legger inn. Du garanterer at din innsending ikke krenker andres rettigheter.

12. Data og personvern

Hvordan vi behandler personopplysninger, hvilke opplysninger det er og hvor lenge vi oppbevarer dem, fremgår av personvernerklæringen på dette nettstedet.

Innholdsfrie produktinnsikter og ikke-personlige konfigurasjonsmønstre er en fast del av alle Rapportly-kontoer og er aktivert som standard. Rapportly kan aggregere disse strengt avgrensede signalene på tvers av kontorer for å forbedre tjenesten.

Disse signalene består utelukkende av forhåndsgodkjente tellinger, faser, gjennomløpstider, tekniske resultater og ikke-personlige innstillinger. Navn, fritekst, beløp, filer, medisinske kategorier, kildeinnhold, kundeinnhold og andre personopplysninger er utelukket. Rå kundeinnhold brukes eller deles aldri på tvers av organisasjoner.

Denne tjenestebasen har ingen av-knapp. Ønsker du ikke disse faste elementene, skal du ikke opprette en konto eller et abonnement. Ved en senere vesentlig endring kan du si opp før ikrafttredelsesdatoen i henhold til artikkel 14.

Behandler du personopplysninger om dine egne kunder via Rapportly, er du behandlingsansvarlig for dette, og vi er databehandler. Det gjelder en databehandleravtale for dette; den kan bestilles via vragen@rapportly.io. Ved motstrid om behandling av personopplysninger går databehandleravtalen foran disse vilkårene.

Ved abonnementets opphør kan du eksportere dokumentene dine. Be om dette i god tid: etter oppbevaringsfristene i personvernerklæringen kan vi ikke lenger utlevere data.

13. Ansvar

Vårt ansvar per hendelse, og totalt per kalenderår, er begrenset til det beløpet du har betalt oss for abonnementet i de 12 månedene før hendelsen, med et minimum tilsvarende det beløpet vårt forsikringsselskap utbetaler i det aktuelle tilfellet.

Vi er ikke ansvarlige for indirekte tap, som tapt fortjeneste, tapte besparelser, omdømmeskade, tap av data eller skade som oppstår fordi AI-utdata er brukt uten kontroll.

Disse begrensningene gjelder ikke ved forsett eller bevisst uaktsomhet fra vår side.

Et krav foreldes dersom det ikke meldes skriftlig til oss innen 12 måneder etter at du oppdaget, eller med rimelighet burde ha oppdaget, skaden.

14. Endring av disse vilkårene

Vi kan endre disse vilkårene. En vesentlig endring varsler vi minst 30 dager i forveien via e-post eller i appen, med angivelse av ikrafttredelsesdatoen.

Er du uenig i en endring, kan du si opp avtalen før ikrafttredelsesdatoen med virkning fra den datoen. Fortsetter du å bruke Rapportly etter dette, gjelder de nye vilkårene.

På siden fremgår alltid versjonsnummeret og datoen for den versjonen som til enhver tid gjelder.

15. Gjeldende rett og tvister

Disse vilkårene og bruken av Rapportly er underlagt nederlandsk rett.

Kommer vi ikke til enighet, bringer vi tvisten inn for den kompetente domstolen i rettskretsen der Rapportly B.V. har sitt forretningssted. Vi ber deg om først å ta kontakt med oss via vragen@rapportly.io, slik at vi i de fleste tilfeller kan løse det sammen på en enkel måte.

Er en bestemmelse i disse vilkårene ugyldig, gjelder de øvrige bestemmelsene fortsatt, og vi erstatter den ugyldige bestemmelsen med en gyldig bestemmelse som ligger så nær den opprinnelige hensikten som mulig.