Declaração de Privacidade

1. Quem é o responsável?

A Rapportly B.V. é a responsável pelo tratamento dos dados que partilhas com o Rapportly através de rapportly.io e rapportly.nl. Podes contactar-nos através de vragen@rapportly.io.

Utilizas o Rapportly para documentos que contêm dados pessoais dos teus próprios clientes (por exemplo, uma transcrição ou uma gravação de áudio de uma conversa com um cliente)? Nesse caso, és tu o responsável pelo tratamento desses dados e nós processamo-los exclusivamente por tua conta, na qualidade de subcontratante. Um acordo de subcontratação pode ser solicitado através de vragen@rapportly.io.

2. Que dados processamos e para quê?

Conta e organização: nome da empresa, endereço de e-mail, palavra-passe (armazenada de forma encriptada), definições de verificação em dois passos, o teu papel na equipa e a tua preferência de idioma. Finalidade: fazer funcionar a tua conta e a tua equipa. Base legal: execução do contrato.

Conteúdo de documentos: as transcrições, notas e documentos de exemplo que introduzes, bem como os documentos que o Rapportly gera a partir deles. Finalidade: gerar documentos no teu estilo de escrita. Base legal: execução do contrato. Ao registar-te, informamos-te sobre este ponto e pedimos o teu acordo com este serviço.

Gravações de áudio: se carregares uma gravação de uma conversa, gravares uma conversa na aplicação ou gravares uma videoconferência (na aplicação ou com a extensão do navegador), processamos essa gravação para a converter em texto. Numa gravação deste tipo está tudo o que foi dito na conversa: vozes e o conteúdo da conversa, e com isso frequentemente dados pessoais do teu cliente. No caso de uma gravação de reunião, estão também em causa as vozes de todos os participantes, mesmo que não sejam clientes teus. Finalidade: converter a gravação numa transcrição que possas utilizar. Base legal: execução do contrato. A forma como tratamos a gravação está descrita no capítulo 4.

Dados de subscrição e faturação: o teu plano e utilização, e quando as subscrições pagas estiverem ativas, os teus dados de pagamento através do nosso fornecedor de pagamentos. Não armazenamos nós próprios dados de cartão ou de conta. Base legal: execução do contrato e obrigações legais (fiscais).

Dados técnicos: registos de servidor e mensagens de erro (como endereço IP, hora e página consultada) e estatísticas de utilização que recolhemos internamente, sem cookies de rastreio e sem ferramentas de análise de terceiros. Finalidade: segurança, prevenção de abusos e melhoria do serviço. Base legal: interesse legítimo.

Sinais fixos sem conteúdo: o Rapportly combina entre escritórios exclusivamente contagens, fases, prazos, resultados técnicos e configurações não pessoais previamente autorizados, para melhorar o produto. Nomes, texto livre, montantes, ficheiros, categorias médicas, conteúdo de fonte, conteúdo de clientes e dados pessoais são filtrados tecnicamente e não são permitidos. Estes dois componentes sem conteúdo fazem parte do serviço e estão ativados por predefinição em todas as contas; o conteúdo bruto de clientes nunca é utilizado ou partilhado entre organizações.

Atribuição de parceiro: se acederes através de um link de parceiro, guardamos com o teu consentimento durante 90 dias qual o parceiro que te indicou. O modo de funcionamento está descrito na declaração de cookies. Base legal: consentimento.

E-mail para os teus clientes: se enviares a partir do Rapportly uma mensagem a um cliente, registamos junto dessa mensagem se foi entregue e se foi clicado algum link no e-mail, com a respetiva hora. Assim, podes ver no dossiê se a tua mensagem foi recebida e se o teu cliente fez algo com ela. Se um e-mail foi aberto não o registamos de forma deliberada: essa medição tornou-se tecnicamente pouco fiável porque alguns programas de e-mail pré-carregam mensagens automaticamente, o que daria uma imagem incorreta no teu dossiê. Os links numa mensagem deste tipo passam pelo nosso próprio domínio link.mail.rapportly.io. Finalidade: poder ver o que aconteceu com a tua mensagem. Base legal: execução do contrato. Atenção: continuás a ser responsável por informar o teu próprio cliente sobre este ponto.

Propostas de estilo: se forneceres um endereço de site, uma captura de ecrã, um logótipo, um nome de empresa ou uma descrição, tratamos esses dados para propor cores e uma formatação de exemplo para a tua empresa. O site público indicado e a respetiva formatação são obtidos a partir do nosso servidor; não enviamos os cookies do teu navegador nem iniciamos sessão nesse site. O criador de estilos não envia estes dados a um fornecedor de IA nem os guarda como perfil de estilo. Recebes três propostas e podes criar um ficheiro de exemplo. O tratamento e os prazos de conservação de documentos e exemplos de estilo descritos acima só se aplicam quando tu próprio carregares posteriormente esse ficheiro ou o guardares. Um logótipo carregado separadamente pode ser incluído no ficheiro de exemplo; uma captura de ecrã é utilizada apenas para obter cores.

3. Processamento por IA

O Rapportly gera documentos com modelos de IA da Anthropic. A tua informação é utilizada apenas para criar os teus documentos: não para treinar modelos de IA, e não é partilhada com outros utilizadores.

Para a conversão de áudio em texto, utilizamos o serviço Batch da Speechmatics através do endpoint europeu EU1. A tua gravação é utilizada apenas para criar a tua transcrição. Segundo a Speechmatics, a empresa não utiliza as gravações dos clientes para treino de modelos, a menos que o cliente dê o seu consentimento expresso para tal.

Não carregues documentos com dados pessoais para os quais não tens base legal; sobre este ponto também pedimos o teu acordo no registo. Dica: anonimiza a informação introduzida sempre que possível, a qualidade do documento mantém-se igual.

4. Conversão de áudio em texto

Podes carregar uma gravação de áudio, gravar uma conversa diretamente na aplicação ou gravar uma videoconferência. Em todos os casos, enviamos a gravação para a Speechmatics, que a converte em texto através do endpoint europeu EU1. Se gravares tu próprio, a gravação permanece no teu próprio navegador durante a gravação e só é enviada quando premes em converter. Em alguns tipos de ficheiro (m4a, mp4 e webm), primeiro convertemos o ficheiro no nosso próprio servidor para um formato que o modelo de fala consegue processar; só depois é que é enviado.

Uma videoconferência pode ser gravada de duas formas: na aplicação através de 'gravar reunião', ou com a extensão Rapportly para os navegadores Chrome e Edge. A extensão funciona no Google Meet, Microsoft Teams e no cliente web do Zoom no navegador. Em ambos os casos, misturamos o áudio do separador da reunião com o teu microfone, para que ambos os lados da conversa fiquem na gravação. A gravação só começa quando tu próprio clicas no botão de gravação ou no ícone da extensão; nunca é gravado automaticamente. A extensão não lê nem recolhe mensagens de chat, listas de participantes ou conteúdo visual da página. Grava exclusivamente o áudio do separador e o teu microfone depois de teres iniciado a gravação, e envia-a apenas para o Rapportly, para o mesmo destino que uma gravação feita na aplicação.

Durante a gravação, a extensão do navegador escreve o áudio em pequenas partes para uma fila local e protegida no navegador. Por gravação, essa fila armazena o áudio e os dados técnicos necessários para recuperação e carregamento, como estado, hora de início, duração, tamanho do ficheiro e tipo de ficheiro. Se utilizares uma agenda ligada, o título do evento correspondente e uma referência interna de cliente também podem ser armazenados e enviados juntamente com a gravação para a tua própria conta Rapportly. A extensão não recolhe listas de participantes nem endereços de e-mail em bruto da tua agenda. Sem ligação à agenda, a gravação funciona normalmente sem esses dados.

A extensão armazena temporariamente a tua sessão de início de sessão no Rapportly no navegador para colocar a gravação na conta correta; essa sessão desaparece quando fechas o navegador ou terminas a sessão. Além disso, a extensão guarda localmente o ID interno de conta da última conta Rapportly utilizada e associa cada gravação pendente à conta com a qual foi iniciada. Assim, uma gravação num dispositivo partilhado nunca é enviada inadvertidamente para outra conta. Em caso de diferença de conta, a fila solicita primeiro uma escolha consciente.

Após a paragem, a extensão tenta carregar automaticamente a gravação para o Rapportly através de uma ligação encriptada. Se não houver uma sessão de início de sessão válida ou se o carregamento falhar temporariamente, a gravação permanece guardada localmente. O navegador agenda então exclusivamente uma nova tentativa de carregamento; isto nunca inicia uma nova gravação. A cópia local só é eliminada depois de o carregamento ter sido bem-sucedido ou depois de tu próprio a removeres conscientemente da fila.

O que acontece com a gravação em si depende da funcionalidade 'guardar gravações'. Se estiver desativada, o ficheiro existe apenas durante a conversão como ficheiro temporário no nosso servidor e é eliminado depois; a gravação não entra na base de dados nem no teu resumo de documentos. Se estiver ativada, guardamos a gravação e o texto literal junto da conversa (armazenamento na UE, na Supabase em Frankfurt), para que possas ouvi-la novamente, transferi-la e eliminá-la tu mesmo em qualquer momento. A Speechmatics conserva para o processamento Batch uma cópia do áudio, da transcrição e da configuração do trabalho. O Rapportly solicita à Speechmatics que elimine o trabalho imediatamente após uma conversão bem-sucedida. Se isso não for possível, a Speechmatics elimina o trabalho automaticamente no prazo de sete dias, de acordo com a sua própria política de conservação.

O texto resultante é guardado por nós, da mesma forma que uma transcrição que escrevas ou coles tu próprio. A transcrição aparece no campo de texto no ecrã e é guardada automaticamente como rascunho, para que não percas o teu trabalho em caso de bloqueio ou ao fechar o separador. Esse rascunho desaparece assim que inicias o relatório ou limpas o campo. Se iniciares o relatório, o texto passa a estar abrangido por 'Conteúdo de documentos' acima.

De cada conversão, registamos que houve uma conversão, com o tamanho do ficheiro, o tipo de ficheiro, a duração, o número de créditos e dados técnicos como o teu endereço IP. O conteúdo da gravação ou da transcrição não está incluído. Objetivo: faturação, prevenção de abusos e a possibilidade de apurar o que aconteceu.

Importante para ti como consultor: és tu quem decide se gravas uma conversa e és responsável por isso. Informa as pessoas com quem falas que estás a gravar e para que utilizas a gravação, e certifica-te de que tens uma base legal para tal. O mesmo se aplica a uma videorreunião: informa todos os participantes antes de iniciar a gravação. Não gravas mais do que o necessário.

A conservação de gravações é ativada de forma faseada. Se estiver ativo no teu ambiente, verás junto à conversa um bloco de gravação com botões de reprodução, transferência e eliminação. Se não vires esse bloco, a conservação está desativada no teu ambiente e a tua gravação será eliminada após a conversão.

5. Com quem partilhamos os dados?

Nunca vendemos dados. Partilhamos apenas com fornecedores necessários para o funcionamento do Rapportly. São estes: Vercel (alojamento do website), Railway (aplicação e API), Supabase (base de dados e autenticação, com armazenamento na UE em Frankfurt), Anthropic (a IA que redige os teus documentos), Speechmatics (conversão de áudio em texto via o endpoint europeu EU1) e Resend (envio de e-mail, e registo de entregas e cliques em links nesse e-mail). Estes fornecedores só podem tratar os dados para nos prestar o seu serviço.

Se contratarmos um novo fornecedor que trate dados pessoais, ou substituirmos um existente, informamos previamente os escritórios que utilizam o Rapportly, para que possam apresentar objeções. A lista atualizada pode ser solicitada através de vragen@rapportly.io.

Se ligar a sua caixa de correio, o Rapportly utiliza a ligação autorizada ao Google (Gmail) ou Microsoft (Outlook) para criar rascunhos nessa caixa. Quando o envio após aprovação estiver disponível, ativa-o separadamente no Rapportly e revê destinatário, eventual Bcc, assunto, texto e anexos de cada mensagem. Após a aprovação, o Rapportly processa o envio no horário configurado. O Google reúne a gestão e o envio de rascunhos numa permissão; a Microsoft exige leitura e escrita para rascunhos e uma permissão de envio separada.

Na medida em que os dados sejam tratados fora do Espaço Económico Europeu, tal ocorre com base numa decisão de adequação (como o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA) ou em cláusulas contratuais-tipo da UE.

A utilização de informações recebidas através da extensão de browser do Rapportly está em conformidade com a Política de Dados de Utilizador da Chrome Web Store, incluindo os requisitos de Utilização Limitada. O Rapportly utiliza estes dados exclusivamente para guardar localmente em segurança a gravação de reunião escolhida pelo utilizador, enviá-la para a própria conta Rapportly e convertê-la em texto. Não vendemos estes dados nem os utilizamos para publicidade, avaliação de crédito ou outros fins não relacionados. Os colaboradores não leem o conteúdo, exceto se deres consentimento expresso para um pedido de assistência concreto, se o acesso for necessário por razões de segurança ou se a lei o exigir.

Para a ligação, tratamos o endereço de e-mail, as permissões concedidas e os tokens de acesso. O token de renovação da ligação é guardado de forma encriptada no servidor. Para uma mensagem, guardamos destinatário, eventual Bcc, assunto, texto, referências dos anexos, referência do rascunho ou mensagem no fornecedor e estado de processamento. Enviamos o conteúdo e anexos selecionados ao fornecedor para criar o rascunho e enviá-lo após aprovação. Esta função de e-mail a clientes não consulta mensagens da caixa de entrada. O estado Enviado confirma a aceitação pelo fornecedor, não a entrega ou leitura.

O Rapportly utiliza informações recebidas das APIs Google apenas para as funções visíveis que escolhe, em conformidade com a Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos Limited Use. Não vendemos estes dados nem os usamos para publicidade, avaliação de crédito ou treino de modelos gerais de IA. O acesso humano limita-se ao apoio expressamente autorizado, a necessidades de segurança ou a uma obrigação legal. Os fornecedores técnicos acima indicados tratam estes dados apenas para prestar e proteger essas funções.

6. Durante quanto tempo conservamos os dados?

Enquanto a tua conta estiver ativa, conservamos os teus dados para que possas rever e reutilizar os teus documentos. Se eliminares um documento ou cliente, esse conteúdo desaparece da aplicação. Se quiseres que a tua conta e os teus dados sejam eliminados, envia um e-mail para vragen@rapportly.io; eliminaremos os teus dados dos sistemas ativos, após o que desaparecerão também das cópias de segurança de acordo com o nosso calendário de backups.

Gravações de áudio: uma gravação da extensão de browser ainda não carregada permanece localmente na fila até que o carregamento seja bem-sucedido ou até que a elimines tu próprio. Após um carregamento bem-sucedido, a extensão apaga a gravação local. Se 'conservar gravações' estiver desativado no Rapportly, a cópia no servidor existe apenas durante a conversão e é eliminada depois. Se estiver ativado, conservamos a gravação e o texto associado junto da conversa até que os elimines aí, ou até que a tua conta seja eliminada. A transcrição no campo de texto é conservada enquanto a utilizas, tal como o texto que colas tu próprio: como rascunho guardado automaticamente até iniciares o relatório ou esvaziares o campo, e depois como parte do teu documento. Se nunca concluíres um rascunho, este permanece até o esvaziares ou a tua conta ser eliminada; informa-nos se quiseres que o removamos antes.

O e-mail enviado a clientes e o respetivo estado (entregue, clicado) são conservados junto da conversa correspondente no processo, enquanto a tua conta existir ou até eliminares essa conversa.

Os dados que somos legalmente obrigados a conservar por mais tempo (como faturas, obrigação fiscal de conservação de 7 anos) e o registo dos teus acordos de registo e da base de serviço atual do Rapportly são conservados durante o período em que essa obrigação ou necessidade subsistir.

Pode desligar a caixa de correio em A minha conta → Ligações. O Rapportly elimina então a credencial de ligação guardada. Também pode revogar o acesso no Google ou Microsoft. Primeiro, verifique se existem mensagens aprovadas em espera na fila de envio. Desligar não elimina o histórico no Rapportly nem os rascunhos e mensagens enviadas já guardados no fornecedor. Para eliminar dados no Rapportly, aplicam-se as opções e prazos acima. Gere os dados da caixa de correio junto do fornecedor.

7. Como protegemos os teus dados?

As ligações são encriptadas (https). Os dados estão separados por organização, incluindo ao nível da base de dados (row level security). A verificação em dois passos está disponível para todas as contas Rapportly e é opcional por defeito. Um administrador de equipa pode tornar a verificação em dois passos obrigatória para toda a equipa. O acesso aos sistemas de produção está limitado a quem deles necessite.

8. Os teus direitos

Tens direito de acesso, retificação, eliminação, limitação e portabilidade dos teus dados, e podes opor-te ao tratamento. O consentimento dado (como para atribuição a parceiros) pode ser retirado a qualquer momento; tal não prejudica o tratamento efetuado anteriormente.

Envia o teu pedido para vragen@rapportly.io; respondemos no prazo de um mês. Se considerares que não tratamos os teus dados de forma adequada, podes apresentar uma reclamação junto da Autoridade de Proteção de Dados competente.

9. Cookies e armazenamento local

Com a tua autorização, enviamos à Meta visitas a páginas públicas e dados do navegador, incluindo o teu endereço IP, para medir a publicidade. A Meta pode usar cookies e associar visitas à tua conta. Não partilhamos conteúdos de clientes. A tua escolha é válida durante 90 dias e pode ser revogada nas definições de cookies. Com a mesma autorização, comunicamos também a conclusão do registo da conta, sem enviar o teu nome, e-mail ou dados da empresa. O que é armazenado no teu browser (autenticação, preferência de idioma e, apenas com o teu consentimento, o código de parceiro) está explicado em detalhe na declaração de cookies. Se utilizares a extensão de browser, esta guarda ainda localmente: a tua sessão de autenticação temporária, o ID interno da conta do último Rapportly utilizado, se já autorizaste o microfone, se há uma gravação em curso, se ainda queres ver o lembrete no Meet, Teams e Zoom, e a fila com as gravações ainda por carregar. Essa fila contém o áudio e o estado, hora, duração, tamanho, tipo de ficheiro, associação de conta e eventual título de reunião ou referência interna de cliente necessários para recuperação e carregamento. Um alarme de browser não guarda dados pessoais adicionais; apenas agenda uma nova tentativa de carregamento para um item já existente na fila.

10. Alterações

Se o conteúdo desta declaração mudar, atualizamos o número da versão e a data no topo e comunicamos as alterações importantes na aplicação. A versão 2.0 entra em vigor em 2026-10-01 e identifica a Rapportly B.V. como empresa responsável e vragen@rapportly.io como endereço de contacto.