Declarație de confidențialitate

1. Cine este responsabil?

Rapportly B.V. este operatorul de date pentru informațiile pe care le partajezi cu Rapportly prin rapportly.io și rapportly.nl. Ne poți contacta la vragen@rapportly.io.

Folosești Rapportly pentru documente care conțin date cu caracter personal ale propriilor tăi clienți (de exemplu, un transcript sau o înregistrare audio a unei conversații cu un client)? Atunci tu ești operatorul de date pentru acele informații, iar noi le prelucrăm exclusiv în numele tău, ca persoană împuternicită. Un acord de prelucrare a datelor poate fi solicitat la vragen@rapportly.io.

2. Ce date prelucrăm și în ce scop?

Cont și organizație: numele companiei, adresa de e-mail, parola (stocată criptat), setările pentru autentificarea în doi pași, rolul tău în echipă și preferința de limbă. Scop: funcționarea contului și echipei tale. Temei juridic: executarea contractului.

Conținut documente: transcrierile, notițele și documentele exemplu pe care le introduci, precum și documentele pe care Rapportly le generează din acestea. Scop: generarea documentelor în stilul tău de scriere. Temei juridic: executarea contractului. La înregistrare te informăm despre acest lucru și îți solicităm acordul pentru această prestare de servicii.

Înregistrări audio: dacă încarci o înregistrare a unei conversații, dacă înregistrezi o conversație în aplicație sau dacă înregistrezi o videoconferință (în aplicație sau cu extensia de browser), prelucrăm acea înregistrare pentru a o transforma în text. O astfel de înregistrare conține tot ce s-a spus în conversație: vocea și conținutul discuției, și implicit adesea date cu caracter personal ale clientului tău. În cazul unei înregistrări de videoconferință, aceasta include și vocile tuturor participanților, chiar dacă aceștia nu sunt clienții tăi. Scop: transformarea înregistrării într-un transcript pe care îl folosești ulterior. Temei juridic: executarea contractului. Modul în care tratăm înregistrarea este descris în capitolul 4.

Date de abonament și facturare: planul și consumul tău, iar atunci când abonamentele plătite sunt active, datele de plată prin furnizorul nostru de plăți. Noi nu stocăm date de card sau de cont bancar. Temei juridic: executarea contractului și obligații legale (fiscale).

Date tehnice: jurnale de server și mesaje de eroare (precum adresa IP, ora și pagina accesată) și statistici de utilizare pe care le înregistrăm intern, fără cookie-uri de urmărire și fără analize de la terți. Scop: securitate, prevenirea abuzurilor și îmbunătățirea serviciului. Temei juridic: interes legitim.

Semnale fixe fără conținut: Rapportly combină între birouri exclusiv numărători aprobate în prealabil, faze, durate, rezultate tehnice și setări de configurare nepersonale pentru îmbunătățirea produsului. Numele, textul liber, sumele, fișierele, categoriile medicale, conținutul sursă, conținutul clienților și datele cu caracter personal sunt filtrate tehnic și nu sunt permise. Aceste două componente fără conținut fac parte din serviciu și sunt activate implicit pentru fiecare cont; conținutul brut al clienților nu este niciodată utilizat sau partajat între organizații.

Atribuire partener: dacă accesezi serviciul printr-un link de partener, reținem cu acordul tău timp de 90 de zile care partener te-a referit. Modul în care funcționează acest lucru este descris în declarația privind cookie-urile. Temei juridic: consimțământ.

E-mail către clienții tăi: dacă trimiți un mesaj unui client din Rapportly, înregistrăm pentru acel mesaj dacă a fost livrat și dacă s-a dat clic pe un link din e-mail, împreună cu momentul respectiv. Astfel poți vedea în dosar dacă mesajul tău a ajuns și dacă clientul tău a interacționat cu el. Dacă un e-mail a fost deschis nu înregistrăm în mod deliberat: acea măsurătoare a devenit tehnic nesigură, deoarece unele programe de e-mail preîncarcă automat mesajele, ceea ce ar crea o imagine inexactă în dosarul tău. Link-urile dintr-un astfel de mesaj trec prin propriul nostru domeniu link.mail.rapportly.io. Scop: a putea vedea ce s-a întâmplat cu mesajul tău. Temei juridic: executarea contractului. Atenție: tu rămâi responsabil față de propriul tău client pentru informarea acestuia în acest sens.

Propuneri de stil: dacă furnizezi adresa unui site web, o captură de ecran, o siglă, numele companiei sau o descriere, prelucrăm aceste date pentru a propune culori și un exemplu de formatare pentru compania ta. Site-ul web public indicat și formatarea acestuia sunt preluate de pe serverul nostru; nu transmitem cookie-urile din browserul tău și nu ne autentificăm pe acel site. Creatorul de stil nu trimite aceste date unui furnizor de AI și nu le salvează ca profil de stil. Primești trei propuneri și poți crea un fișier exemplu. Abia atunci când încarci ulterior tu însuți acel fișier sau îl salvezi se aplică prelucrarea și perioadele de păstrare pentru documente și exemple de stil descrise mai sus. O siglă încărcată separat poate fi inclusă în fișierul exemplu; o captură de ecran este utilizată doar pentru a determina culorile.

3. Prelucrare AI

Rapportly generează documente cu modele AI de la Anthropic. Datele tale de intrare sunt folosite exclusiv pentru a crea documentele tale: nu pentru a antrena modele AI și nu sunt partajate cu alți utilizatori.

Pentru conversia audio în text folosim serviciul Batch al Speechmatics prin intermediul endpoint-ului european EU1. Înregistrarea ta este folosită exclusiv pentru a crea transcriptul tău. Conform Speechmatics, compania nu folosește înregistrările clienților pentru antrenarea modelelor, cu excepția cazului în care clientul consimte în mod explicit.

Nu încărca documente cu date cu caracter personal pentru care nu ai un temei juridic; îți cerem acordul și la înregistrare. Sfat: anonimizează datele de intrare acolo unde este posibil, calitatea documentului rămâne aceeași.

4. Conversia audio în text

Poți încărca o înregistrare audio, înregistra o conversație direct în aplicație sau înregistra o videoconferință. În toate cazurile trimitem înregistrarea către Speechmatics, care o transformă în text prin endpoint-ul european EU1. Dacă înregistrezi tu însuți, înregistrarea rămâne în browserul tău pe durata înregistrării și este trimisă abia când apeși pe 'convertește'. Pentru anumite tipuri de fișiere (m4a, mp4 și webm) convertim mai întâi fișierul pe propriul nostru server într-un format compatibil cu modelul de voce; abia după aceea este trimis.

O videoconferință poate fi înregistrată în două moduri: în aplicație prin 'înregistrare conferință', sau cu extensia de browser Rapportly pentru Chrome și Edge. Extensia funcționează în Google Meet, Microsoft Teams și clientul web Zoom în browser. În ambele cazuri combinăm sunetul din fila de conferință cu microfonul tău, astfel încât ambele laturi ale conversației să fie incluse în înregistrare. Înregistrarea pornește doar dacă tu apeși personal butonul de înregistrare sau pictograma extensiei; nu se înregistrează niciodată automat. Extensia nu citește și nu colectează mesaje de chat, liste de participanți sau conținut vizual al paginii. Ea înregistrează exclusiv sunetul filei și microfonul tău după ce tu ai pornit înregistrarea și trimite înregistrarea doar către Rapportly, în același loc ca o înregistrare din aplicație.

În timpul înregistrării, extensia de browser scrie audio-ul în bucăți mici într-o coadă locală izolată în browser. Pentru fiecare înregistrare, acea coadă stochează audio-ul și datele tehnice necesare pentru recuperare și upload, precum starea, ora de start, durata, dimensiunea și tipul fișierului. Dacă folosești un calendar conectat, pot fi stocate și titlul întâlnirii corespunzătoare și o referință internă a clientului, care sunt trimise împreună cu înregistrarea în contul tău Rapportly. Extensia nu preia liste de participanți sau adrese de e-mail brute din calendarul tău. Fără conexiune la calendar, înregistrarea funcționează normal fără acele date.

Extensia stochează temporar sesiunea ta de autentificare Rapportly în browser pentru a plasa înregistrarea în contul corect; acea sesiune dispare când închizi browserul sau te deconectezi. În plus, extensia reține local ID-ul intern al ultimului cont Rapportly utilizat și leagă fiecare înregistrare în așteptare de contul sub care a fost pornită. Astfel, pe un dispozitiv partajat, o înregistrare nu este niciodată trimisă neobservat către un alt cont. În caz de discrepanță de cont, coada solicită mai întâi o alegere conștientă.

După oprire, extensia încearcă să încarce automat înregistrarea către Rapportly printr-o conexiune criptată. Dacă nu există o sesiune de autentificare validă sau dacă upload-ul eșuează temporar, înregistrarea rămâne stocată local. Browserul planifică atunci exclusiv o nouă încercare de upload; aceasta nu pornește niciodată o înregistrare nouă. Copia locală este ștearsă abia după ce upload-ul a reușit sau după ce tu o elimini în mod deliberat din coadă.

Ce se întâmplă cu înregistrarea în sine depinde de funcția 'păstrare înregistrări'. Dacă aceasta este dezactivată, fișierul există doar în timpul conversiei ca fișier temporar pe serverul nostru și este șters după aceea; înregistrarea nu ajunge în baza de date și nici în lista ta de documente. Dacă este activată, stocăm înregistrarea și textul literal alături de conversație (stocare în UE, la Supabase în Frankfurt), astfel încât să le poți asculta ulterior, descărca și șterge oricând tu însuți. Speechmatics păstrează pentru procesarea Batch o copie a audio-ului, a transcriptului și a configurației job-ului. Rapportly solicită Speechmatics să șteargă job-ul imediat după o conversie reușită. Dacă aceasta nu reușește, Speechmatics șterge job-ul automat conform propriei politici de retenție, în termen de șapte zile.

Textul rezultat îl păstrăm, în același mod ca un transcript pe care îl tastezi sau îl lipești tu însuți. Transcriptul apare în câmpul de text de pe ecran și este salvat automat ca schiță, astfel încât să nu îți pierzi lucrul în cazul unui blocaj sau al închiderii filei. Acea schiță dispare de îndată ce pornești raportul sau golești câmpul. Dacă pornești raportul, textul intră sub incidența 'Conținut documente' de mai sus.

Pentru fiecare conversie înregistrăm faptul că a avut loc o conversie, împreună cu dimensiunea fișierului, tipul fișierului, durata, numărul de credite și date tehnice precum adresa IP. Conținutul înregistrării sau al transcriptului nu este inclus. Scop: facturare, prevenirea abuzurilor și posibilitatea de a urmări ce s-a întâmplat.

Important pentru tine ca advisor: tu decizi dacă înregistrezi o conversație și ești responsabil pentru aceasta. Informează persoanele cu care vorbești că înregistrezi și pentru ce folosești înregistrarea, și asigură-te că ai un temei legal pentru aceasta. Același lucru este valabil și pentru o videoconferință: anunță toți participanții înainte de a porni înregistrarea. Nu înregistra mai mult decât ai nevoie.

Păstrarea înregistrărilor este activată treptat. Dacă este activă pentru mediul tău, vei vedea la conversație un bloc de înregistrare cu butoane de redare, descărcare și ștergere. Dacă nu vezi acel bloc, păstrarea este dezactivată pentru mediul tău și înregistrarea va fi ștearsă după conversie.

5. Cu cine partajăm datele?

Nu vindem niciodată date. Partajăm doar cu furnizorii necesari pentru funcționarea Rapportly. Aceștia sunt: Vercel (găzduirea site-ului web), Railway (aplicație și API), Supabase (bază de date și autentificare, cu stocare în UE la Frankfurt), Anthropic (IA care redactează documentele tale), Speechmatics (conversia audio în text prin endpoint-ul european EU1) și Resend (trimiterea de e-mailuri și înregistrarea livrărilor și a clicurilor pe linkurile din acel e-mail). Acești furnizori pot procesa datele doar pentru a ne furniza serviciul lor.

Dacă angajăm un nou furnizor care prelucrează date cu caracter personal sau înlocuim unul existent, anunțăm în prealabil birourile care folosesc Rapportly, astfel încât acestea să poată obiecta. Lista actualizată poate fi solicitată la vragen@rapportly.io.

Dacă îți conectezi singur căsuța de e-mail, Rapportly folosește conexiunea cu Google (Gmail) sau Microsoft (Outlook) autorizată de tine pentru a pregăti ciorne în acea căsuță. Acolo unde este disponibilă trimiterea după aprobare, o activezi separat în Rapportly și verifici pentru fiecare mesaj destinatarul, eventualii destinatari Bcc, subiectul, textul și atașamentele. După aprobarea ta, Rapportly procesează trimiterea conform intervalului de expediere configurat. Google grupează gestionarea și trimiterea ciornelor într-o singură permisiune de acces; Microsoft solicită acces de citire și scriere pentru ciorne și o permisiune separată pentru trimitere.

În măsura în care datele sunt prelucrate în afara Spațiului Economic European, acest lucru se face pe baza unei decizii de adecvare (cum ar fi EU-US Data Privacy Framework) sau a clauzelor contractuale standard ale UE.

Utilizarea informațiilor primite prin extensia de browser Rapportly respectă Politica privind datele utilizatorilor din Chrome Web Store, inclusiv cerințele de utilizare limitată. Rapportly folosește aceste date exclusiv pentru a salva în siguranță local înregistrarea ședinței alese de utilizator, pentru a o trimite către propriul cont Rapportly și pentru a o converti în text. Nu vindem aceste date și nu le folosim pentru publicitate, evaluarea creditului sau alte scopuri necorelate. Angajații nu citesc conținutul, cu excepția cazului în care tu îți dai acordul expres pentru o solicitare concretă de asistență, când accesul este necesar pentru securitate sau când legea impune acest lucru.

Pentru conectarea căsuței de e-mail prelucrăm adresa conectată, permisiunile acordate și tokenurile de acces. Tokenul care permite reînnoirea conexiunii este păstrat criptat pe server. Pentru un e-mail păstrăm destinatarul, eventualii destinatari Bcc, subiectul, textul, referințele atașamentelor, referința ciornei sau a mesajului la furnizorul de e-mail și starea procesării. Trimitem conținutul și atașamentele selectate către furnizorul tău de e-mail pentru a crea ciorna și, după aprobare, pentru a o trimite. Această funcție de e-mail pentru clienți nu preia mesaje din inboxul tău. Starea Trimis confirmă acceptarea de către furnizorul de e-mail; nu dovedește livrarea sau citirea.

Rapportly folosește informațiile din Google APIs exclusiv pentru funcțiile vizibile pe care le alegi, în conformitate cu Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use. Nu vindem aceste date și nu le folosim pentru publicitate, evaluarea bonității sau antrenarea unor modele AI generale. Accesul uman este limitat la asistența autorizată expres de tine, la măsurile de securitate necesare sau la o obligație legală. Furnizorii tehnici menționați mai sus prelucrează aceste date numai pentru furnizarea și securizarea acestor funcții.

6. Cât timp păstrăm datele?

Cât timp contul tău este activ, păstrăm datele tale pentru a putea reciti și reutiliza documentele. Dacă ștergi un document sau un client, acel conținut dispare din aplicație. Dacă dorești să ștergi contul și datele tale, trimite un e-mail la vragen@rapportly.io; vom șterge datele tale din sistemele active, după care vor dispărea și din copiile de rezervă conform programului nostru de backup.

Înregistrări audio: o înregistrare de extensie de browser neîncărcată rămâne local în coadă până când încărcarea reușește sau tu o ștergi manual. După o încărcare reușită, extensia șterge înregistrarea locală. Dacă 'păstrarea înregistrărilor' este dezactivată în Rapportly, copia de pe server există doar pe durata conversiei și este ștearsă ulterior. Dacă este activată, păstrăm înregistrarea și textul aferent la conversație până când le ștergi acolo sau până când contul tău este șters. Transcriptul din câmpul de text îl păstrăm cât timp îl folosești, la fel ca textul pe care îl inserezi manual: ca draft salvat automat până când pornești raportul sau golești câmpul, și ulterior ca parte a documentului tău. Dacă nu finalizezi niciodată un draft, acesta rămâne până când îl golești sau contul tău este șters; anunță-ne dacă dorești să îl eliminăm mai devreme.

E-mailurile trimise clienților și statusul acestora (livrat, accesat) le păstrăm la conversația corespunzătoare din dosar, cât timp contul tău există sau până când ștergi acea conversație.

Datele pe care suntem obligați legal să le păstrăm mai mult timp (cum ar fi facturile, obligația fiscală de 7 ani) și înregistrarea acordurilor tale de înregistrare și a bazei actuale de servicii Rapportly le păstrăm cât durează acea obligație sau necesitate.

Poți deconecta căsuța de e-mail din Contul meu → Conexiuni. Rapportly șterge atunci cheia de conectare stocată. Poți revoca accesul și la Google sau Microsoft. Înainte de deconectare, verifică dacă mai există mesaje aprobate în coada de trimitere. Deconectarea nu șterge istoricul e-mailurilor din Rapportly, nici ciornele și mesajele trimise care se află deja la furnizorul de e-mail. Pentru ștergerea datelor din Rapportly se aplică opțiunile și perioadele de păstrare de mai sus; datele din căsuța ta le gestionezi la furnizorul de e-mail.

7. Cum protejăm datele tale?

Conexiunile sunt criptate (https). Datele sunt protejate per organizație, inclusiv la nivel de bază de date (row level security). Verificarea în doi pași este disponibilă pentru toate conturile Rapportly și este implicit opțională. Un administrator de echipă poate impune verificarea în doi pași pentru întreaga echipă. Accesul la sistemele de producție este limitat la cei care au nevoie de el.

8. Drepturile tale

Ai dreptul la acces, rectificare, ștergere, restricționare și portabilitate a datelor tale și poți obiecta la prelucrare. Consimțământul acordat (de exemplu pentru atribuirea partenerului) poate fi retras oricând; acest lucru nu afectează prelucrarea anterioară.

Trimite solicitarea ta la vragen@rapportly.io; răspundem în termen de o lună. Dacă consideri că nu gestionăm corect datele tale, poți depune o plângere la Autoritatea pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies și stocare locală

Cu acordul tău, trimitem către Meta vizitele pe paginile publice și datele browserului, inclusiv adresa IP, pentru măsurarea publicității. Meta poate folosi cookie-uri și asocia vizitele cu contul tău. Nu partajăm conținutul clienților. Alegerea este valabilă 90 de zile și poate fi retrasă din setările cookie-urilor. Cu același acord, raportăm și finalizarea înregistrării contului, fără a trimite numele, adresa de e-mail sau datele firmei tale. Ceea ce este stocat în browserul tău (autentificare, preferința de limbă și, doar cu acordul tău, codul de partener) este explicat în detaliu în declarația privind cookie-urile. Dacă folosești extensia de browser, aceasta stochează suplimentar local: sesiunea ta temporară de autentificare, ID-ul intern al contului Rapportly utilizat cel mai recent, dacă ai aprobat deja microfonul, dacă o înregistrare este în curs, dacă mai dorești să vezi mementourile în Meet, Teams și Zoom și coada cu înregistrările care urmează să fie încărcate. Această coadă conține audio și statusul, ora, durata, dimensiunea, tipul fișierului, asocierea cu contul și orice titlu al programării sau referință internă a clientului, necesare pentru recuperare și încărcare. O alarmă de browser nu stochează date cu caracter personal suplimentare; planifică doar o nouă tentativă de încărcare pentru un element existent din coadă.

10. Modificări

Dacă se modifică conținutul acestei declarații, actualizăm numărul versiunii și data din partea de sus și anunțăm modificările importante în aplicație. Versiunea 2.0 se aplică din 2026-10-01 și indică Rapportly B.V. drept societate responsabilă și vragen@rapportly.io drept adresă de contact.