Integritetspolicy

1. Vem är ansvarig?

Rapportly B.V. är personuppgiftsansvarig för de uppgifter du delar med Rapportly via rapportly.io och rapportly.nl. Du når oss på vragen@rapportly.io.

Använder du Rapportly för dokument som innehåller personuppgifter om dina egna kunder (till exempel ett transkript eller en ljudinspelning av ett kundsamtal)? Då är du personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter och vi behandlar dem uteslutande på ditt uppdrag, som personuppgiftsbiträde. Ett personuppgiftsbiträdesavtal kan begäras via vragen@rapportly.io.

2. Vilka uppgifter behandlar vi, och i vilket syfte?

Konto och organisation: företagsnamn, e-postadress, lösenord (lagrat krypterat), inställningar för tvåstegsverifiering, din roll i teamet och ditt språkval. Syfte: att ditt konto och team ska fungera. Rättslig grund: fullgörande av avtal.

Dokumentinnehåll: de transkript, anteckningar och exempeldokument du matar in, samt de dokument som Rapportly skapar utifrån dessa. Syfte: att generera dokument i din skrivstil. Rättslig grund: fullgörande av avtal. Vid registrering informerar vi dig om detta och ber om ditt godkännande av denna tjänst.

Ljudinspelningar: laddar du upp en inspelning av ett samtal, spelar du in ett samtal i appen eller spelar du in ett videomöte (i appen eller med webbläsartillägget), behandlar vi den inspelningen för att omvandla den till text. En sådan inspelning innehåller allt som sagts i samtalet: röster och samtalets innehåll, och därmed ofta personuppgifter om din kund. Vid en mötesinspelning rör det sig dessutom om rösterna från alla som deltar i mötet, även om de inte är dina kunder. Syfte: att omvandla inspelningen till ett transkript som du sedan använder. Rättslig grund: fullgörande av avtal. Hur vi hanterar inspelningen beskrivs i kapitel 4.

Prenumerations- och fakturauppgifter: ditt abonnemang och din förbrukning, och när betalda abonnemang är aktiva även dina betalningsuppgifter via vår betalningsleverantör. Vi lagrar själva inga kort- eller kontouppgifter. Rättslig grund: fullgörande av avtal och rättsliga (skattemässiga) skyldigheter.

Tekniska uppgifter: serverloggar och felmeddelanden (såsom IP-adress, tidpunkt och begärd sida) samt användningsstatistik som vi samlar in själva, utan spårningscookies och utan tredjepartsanalys. Syfte: säkerhet, missbruksskydd och förbättring av tjänsten. Rättslig grund: berättigat intresse.

Fasta innehållsfria signaler: Rapportly kombinerar mellan kontor uteslutande förhandsgodk ända räkningar, faser, genomloppstider, tekniska utfall och icke-personliga konfigurationsinställningar för att förbättra produkten. Namn, fritext, belopp, filer, medicinska kategorier, källinnehåll, kundinnehåll och personuppgifter filtreras tekniskt bort och är inte tillåtna. Dessa två innehållsfria delar ingår i tjänsten och är aktiverade som standard för varje konto; råa kunduppgifter används eller delas aldrig på organisationsövergripande nivå.

Partnerattribuering: kommer du in via en partnerlänk sparar vi med ditt samtycke i 90 dagar vilken partner som hänvisade dig. Hur det fungerar beskrivs i cookiepolicyn. Rättslig grund: samtycke.

E-post till dina kunder: skickar du ett meddelande till en kund från Rapportly registrerar vi för det meddelandet om det har levererats och om en länk i mailet har klickats, med tidpunkt för detta. På så sätt kan du i ärendet se om ditt meddelande kom fram och om din kund har agerat på det. Om ett mail har öppnats registrerar vi medvetet inte: den mätningen har blivit tekniskt otillförlitlig eftersom en del mailprogram automatiskt förladdar meddelanden och skulle därför ge en felaktig bild i ditt ärende. Länkar i ett sådant meddelande går via vår egen domän link.mail.rapportly.io. Syfte: att kunna se vad som hänt med ditt meddelande. Rättslig grund: fullgörande av avtal. Observera: du är fortsatt ansvarig gentemot din egen kund för att informera om detta.

Stilförslag: Om du anger en webbadress, en skärmbild, en logotyp, ett företagsnamn eller en beskrivning behandlar vi dessa uppgifter för att föreslå färger och exempelformatering för ditt företag. En angiven offentlig webbplats och tillhörande formatering hämtas från vår server; vi skickar inte med cookies från din webbläsare och loggar inte in på webbplatsen. Stilverktyget skickar inte dessa uppgifter till en AI-leverantör och sparar dem inte som en stilprofil. Du får tre förslag och kan skapa en exempelfil. Först om du själv därefter laddar upp eller sparar filen gäller den behandling och de lagringstider för dokument och stilexempel som beskrivs ovan. En separat uppladdad logotyp kan tas med i exempelfilen; en skärmbild används endast för att ta fram färger.

3. AI-behandling

Rapportly genererar dokument med AI-modeller från Anthropic. Dina indata används enbart för att skapa dina dokument: inte för att träna AI-modeller och inte delade med andra användare.

För att omvandla ljud till text använder vi Batch-tjänsten från Speechmatics via det europeiska EU1-slutpunkten. Din inspelning används enbart för att skapa ditt transkript. Enligt Speechmatics använder företaget inte kundinspelningar för modellträning, såvida inte kunden uttryckligen samtycker till det.

Ladda inte upp dokument med personuppgifter som du saknar rättslig grund för; det ber vi dig också bekräfta vid registrering. Tips: anonymisera indata där det är möjligt, kvaliteten på dokumentet förblir densamma.

4. Omvandla ljud till text

Du kan ladda upp en ljudinspelning, spela in ett samtal direkt i appen eller spela in ett videomöte. I samtliga fall skickar vi inspelningen till Speechmatics, som omvandlar den till text via det europeiska EU1-slutpunkten. Spelar du in själv stannar inspelningen under inspelningen i din egen webbläsare och skickas först iväg när du trycker på omvandla. Vid vissa filformat (m4a, mp4 och webm) konverterar vi filen först på vår egen server till ett format som talmodellen kan hantera; först därefter skickas den vidare.

Ett videomöte kan spelas in på två sätt: i appen via 'spela in möte', eller med Rapportly-webbläsartillägget för Chrome och Edge. Tillägget fungerar i Google Meet, Microsoft Teams och Zoom-webbklienten i webbläsaren. I båda fallen mixar vi ljudet från mötesfliken med din mikrofon, så att båda sidor av samtalet finns med i inspelningen. Inspelningen startar bara när du själv klickar på inspelningsknappen eller tilläggsikonen; inspelning sker aldrig automatiskt. Tillägget läser eller samlar inte in chattmeddelanden, deltagarlistor eller visuellt sidinnehåll. Det spelar uteslutande in flikljudet och din mikrofon efter att du har startat inspelningen och skickar inspelningen enbart till Rapportly, till samma plats som en inspelning från appen.

Under inspelningen skriver webbläsartillägget ljudet i små delar till en lokal, avskärmad kö i webbläsaren. Per inspelning lagrar kön ljudet och de tekniska uppgifter som behövs för återställning och uppladdning, såsom status, starttid, varaktighet, filstorlek och filtyp. Om du använder en kopplad kalender kan även titeln på den matchande händelsen och en intern kundkoppling sparas och skickas med inspelningen till ditt eget Rapportly-konto. Tillägget hämtar inte deltagarlistor eller råa e-postadresser från din kalender. Utan kalenderanslutning fungerar inspelningen utan dessa uppgifter.

Tillägget lagrar din Rapportly-inloggningssession tillfälligt i webbläsaren för att placera inspelningen i rätt konto; den sessionen försvinner när du stänger webbläsaren eller loggar ut. Dessutom sparar tillägget lokalt det interna konto-ID:t för det senast använda Rapportly-kontot och kopplar varje väntande inspelning till det konto under vilket den startades. På så sätt skickas en inspelning på en delad enhet aldrig obemärkt till ett annat konto. Vid en kontokonflikt ber kön först om ett medvetet val.

Efter att inspelningen stoppats försöker tillägget automatiskt ladda upp inspelningen till Rapportly via en krypterad anslutning. Finns det ingen giltig inloggningssession eller misslyckas uppladdningen tillfälligt, stannar inspelningen lokalt. Webbläsaren schemalägger då uteslutande ett nytt uppladdningsförsök; detta startar aldrig en ny inspelning. Den lokala kopian raderas först efter att uppladdningen lyckats eller efter att du själv medvetet tar bort den från kön.

Vad som händer med inspelningen beror på funktionen 'spara inspelningar'. Är den avstängd existerar filen bara under omvandlingen som en tillfällig fil på vår server och raderas därefter; inspelningen hamnar då varken i databasen eller i din dokumentöversikt. Är den påslagen sparar vi inspelningen och den ordagranna texten vid samtalet (lagring i EU, hos Supabase i Frankfurt), så att du senare kan lyssna igen, ladda ned och när som helst radera dem själv. Speechmatics behåller för Batch-behandlingen en kopia av ljudet, transkriptet och jobbkonfigurationen. Rapportly ber Speechmatics att radera jobbet direkt efter en lyckad omvandling. Om det misslyckas raderar Speechmatics jobbet automatiskt inom sju dagar enligt den egna lagringspolicyn.

Den text som produceras sparar vi däremot, och på samma sätt som ett transkript du själv skriver eller klistrar in. Transkriptet visas i textfältet på skärmen och sparas automatiskt som utkast, så att du inte förlorar ditt arbete vid en krasch eller om du stänger fliken. Det utkastet försvinner när du startar rapporten eller rensar fältet. Startar du rapporten faller texten i fortsättningen under 'Dokumentinnehåll' ovan.

För varje konvertering registrerar vi att en konvertering har skett, med filstorlek, filtyp, varaktighet, antal krediter och tekniska uppgifter som din IP-adress. Innehållet i inspelningen eller transkriptet ingår inte. Syfte: fakturering, missbruksprevention och möjligheten att spåra vad som har hänt.

Viktigt för dig som rådgivare: du bestämmer om du spelar in ett samtal och du ansvarar för det. Berätta för de personer du talar med att du spelar in och för vilket ändamål du använder inspelningen, och se till att du har en rättslig grund för det. Detsamma gäller för ett videomöte: informera alla deltagare innan du startar inspelningen. Spela inte in mer än vad du behöver.

Lagring av inspelningar aktiverar vi steg för steg. Är det aktivt för din miljö ser du ett inspelningsblock vid samtalet med uppspelnings-, nedladdnings- och raderingsknappar. Ser du inte det blocket är lagring avstängt för din miljö och din inspelning raderas efter konverteringen.

5. Med vem delar vi uppgifter?

Vi säljer aldrig uppgifter. Vi delar endast med leverantörer som behövs för att driva Rapportly. Här är samtliga: Vercel (webbplatshosting), Railway (applikation och API), Supabase (databas och inloggning, med lagring i EU i Frankfurt), Anthropic (den AI som skriver dina dokument), Speechmatics (omvandling av ljud till text via den europeiska EU1-endpointen) och Resend (e-postutskick samt registrering av leveranser och klick på länkar i den e-posten). Dessa leverantörer får endast behandla uppgifterna för att leverera sin tjänst till oss.

Anlitar vi en ny leverantör som behandlar personuppgifter, eller byter vi ut en, informerar vi i förväg de kontor som använder Rapportly så att de kan invända mot det. Den aktuella listan kan begäras via vragen@rapportly.io.

Om du ansluter din brevlåda använder Rapportly den anslutning som du godkänner till Google (Gmail) eller Microsoft (Outlook) för att skapa utkast. Där sändning efter godkännande finns aktiverar du den separat i Rapportly och granskar mottagare, eventuell hemlig kopia, ämne, text och bilagor för varje meddelande. Efter ditt godkännande behandlar Rapportly sändningen inom det inställda tidsfönstret. Google samlar hantering och sändning av utkast i en behörighet. Microsoft kräver läs- och skrivåtkomst för utkast samt en separat sändningsbehörighet.

I den mån uppgifter behandlas utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet sker det med stöd av ett adekvansbeslutet (som EU-US Data Privacy Framework) eller EU:s standardavtalsklausuler.

Användningen av information som tas emot via Rapportly-webbläsartillägget följer Chrome Web Store User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning. Rapportly använder dessa uppgifter uteslutande för att lokalt och säkert lagra den mötesinspelning som användaren valt, skicka den till det egna Rapportly-kontot och omvandla den till text. Vi säljer inte dessa uppgifter och använder dem inte för reklam, kreditbedömning eller andra orelaterade ändamål. Medarbetare läser inte innehållet, utom om du uttryckligen ger tillåtelse för en specifik supportförfrågan, om åtkomst är nödvändig av säkerhetsskäl eller om lagen kräver det.

För brevlådeanslutningen behandlar vi ansluten e-postadress, beviljade behörigheter och åtkomsttoken. Token som förnyar anslutningen lagras krypterad på servern. För ett meddelande sparar vi mottagare, eventuell hemlig kopia, ämne, text, bilagereferenser, leverantörens utkast- eller meddelandereferens och behandlingsstatus. Vi skickar valt innehåll och bilagor till leverantören för att skapa utkastet och skicka det efter godkännande. Denna kundmejlfunktion hämtar inte meddelanden från inkorgen. Statusen Skickat bekräftar leverantörens acceptans, inte leverans eller läsning.

Rapportly använder information från Googles API:er enbart för de synliga funktioner du väljer, enligt Google API Services User Data Policy inklusive kraven för Limited Use. Vi säljer inte uppgifterna och använder dem inte för reklam, kreditbedömning eller träning av allmänna AI-modeller. Mänsklig åtkomst begränsas till stöd som du uttryckligen tillåter, nödvändiga säkerhetsändamål eller rättsliga skyldigheter. De tekniska leverantörerna ovan behandlar dessa uppgifter endast för att tillhandahålla och skydda funktionerna.

6. Hur länge sparar vi uppgifter?

Så länge ditt konto är aktivt sparar vi dina uppgifter så att du kan läsa och återanvända dina dokument. Tar du bort ett dokument eller en kund försvinner det innehållet från appen. Vill du att ditt konto och dina uppgifter raderas skickar du ett mejl till vragen@rapportly.io; vi raderar då dina uppgifter från de aktiva systemen, varefter de även försvinner från säkerhetskopiorna enligt vårt schema.

Ljudinspelningar: en ännu inte uppladdad inspelning från webbläsartillägget finns kvar lokalt i kön tills uppladdningen lyckas eller du själv tar bort den. Efter en lyckad uppladdning raderar tillägget den lokala inspelningen. Är 'spara inspelningar' avstängt i Rapportly existerar serverkopian endast under konverteringen och raderas därefter. Är det aktiverat sparar vi inspelningen och tillhörande text vid samtalet tills du tar bort dem där, eller tills ditt konto raderas. Transkriptet i textfältet sparar vi så länge du använder det, precis som text du klistrar in själv: som automatiskt sparat utkast tills du startar rapporten eller rensar fältet, och därefter som en del av ditt dokument. Slutför du aldrig ett utkast finns det kvar tills du rensar det eller ditt konto raderas; hör av dig till oss om du vill att vi tar bort det tidigare.

Skickade e-postmeddelanden till kunder och deras status (levererat, klickat) sparar vi vid det tillhörande samtalet i ärendet, så länge ditt konto finns eller tills du tar bort det samtalet.

Uppgifter som vi enligt lag måste spara längre (såsom fakturor, 7 års skatterättslig lagringsskyldighet) samt dokumentationen av dina registreringsgodkännanden och aktuell Rapportly-tjänstbas sparar vi så länge den skyldigheten eller nödvändigheten varar.

Du kan koppla bort brevlådan under Mitt konto → Anslutningar. Rapportly tar då bort den sparade anslutningsuppgiften. Du kan också återkalla åtkomsten hos Google eller Microsoft. Kontrollera först om godkända meddelanden väntar i sändningskön. Bortkoppling tar inte bort mejlhistoriken i Rapportly eller utkast och skickade meddelanden som redan finns hos leverantören. För att ta bort data i Rapportly gäller alternativen och lagringstiderna ovan. Brevlådans data hanterar du hos leverantören.

7. Hur skyddar vi dina uppgifter?

Anslutningar är krypterade (https). Uppgifter är avskärmade per organisation, även på databasnivå (row level security). Tvåstegsverifiering är tillgängligt för alla Rapportly-konton och är som standard valfritt. En teamadministratör kan göra tvåstegsverifiering obligatoriskt för hela teamet. Åtkomst till produktionssystem är begränsad till dem som behöver den.

8. Dina rättigheter

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och portabilitet av dina uppgifter, och du kan invända mot behandling. Givet samtycke (till exempel för partnerattribution) kan du när som helst återkalla; det påverkar inte behandlingen som skett dessförinnan.

Skicka din begäran till vragen@rapportly.io; vi svarar inom en månad. Anser du att vi inte hanterar dina uppgifter på rätt sätt kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

9. Cookies och lokal lagring

Med ditt samtycke skickar vi besök på offentliga sidor och webbläsardata, inklusive din IP-adress, till Meta för annonsmätning. Meta kan använda kakor och koppla besök till ditt konto. Vi delar inget kundinnehåll. Ditt val gäller i 90 dagar och kan återkallas i kakinställningarna. Med samma samtycke meddelar vi också att din kontoregistrering är klar, utan att skicka ditt namn, din e-postadress eller företagsuppgifter. Vad som faktiskt lagras i din webbläsare (inloggning, språkval och, endast med ditt samtycke, partnerkoden) förklaras exakt i cookiedeklarationen. Använder du webbläsartillägget sparar det dessutom lokalt: din tillfälliga inloggningssession, det interna konto-ID:t för det senast använda Rapportly-kontot, om du redan har godkänt mikrofonen, om en inspelning pågår, om du fortfarande vill se påminnelsen i Meet, Teams och Zoom samt kön med ännu inte uppladdade inspelningar. Den kön innehåller ljudet och den status, tid, varaktighet, storlek, filtyp, kontobindning och eventuell mötestiteln eller intern kundreferens som behövs för återställning och uppladdning. Ett webbläsarlarm sparar inga ytterligare personuppgifter; det schemalägger bara ett nytt uppladdningsförsök för ett befintligt köobjekt.

10. Ändringar

Om innehållet i denna förklaring ändras höjer vi versionsnumret, uppdaterar datumet högst upp och informerar om viktiga ändringar i appen. Version 2.0 gäller från 2026-10-01 och anger Rapportly B.V. som ansvarigt företag och vragen@rapportly.io som kontaktadress.