Allmänna villkor

1. Vilka vi är och vad detta handlar om

Rapportly är programvaran och tillhörande tjänster på rapportly.io och rapportly.nl, en produkt från Rapportly B.V., registrerat i handelsregistret. I dessa villkor kallar vi oss själva 'vi' och kunden 'du'.

Dessa villkor gäller från det att du skapar ett konto eller tecknar ett abonnemang. Om du ingår skräddarsydda överenskommelser, till exempel i ett Enterprise-förlopp, gäller vad som skriftligen fastställts där framför dessa villkor.

För deltagande i partnerprogrammet gäller separata partnervillkor.

2. Affärsmässig användning, ingen ångerrätt på 14 dagar

Rapportly levereras uteslutande för affärsmässigt bruk, till företag och yrkesutövare som agerar inom ramen för sin yrkesmässiga verksamhet. Vi levererar inte till konsumenter.

Den lagstadgade ångerrätten på 14 dagar gäller för konsumenter. Eftersom du köper som företagskund är denna ångerrätt inte tillämplig här. Vi tillämpar i stället det goodwillfönster som anges i artikel 7.

Du intygar vid avtal att du agerar i affärsmässigt syfte. Vi har rätt att förlita oss på detta och kan begära ett organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.

3. Konto, användare och teamhantering

Du skapar ett konto för din organisation. Administratören bjuder in kollegor och kan även återkalla deras åtkomst. Inloggningsuppgifter är personliga och inte avsedda att delas; du ansvarar för vad som sker under din organisations konton.

Vid Pro och Pro+ betalar du per användarplats per månad. Antalet platser du har tecknat avgör hur många kollegor som kan ha åtkomst samtidigt. Om alla platser är upptagna kan du inte bjuda in nästa kollega förrän du har utökat antalet platser.

Om du utökar under en pågående period träder detta i kraft omedelbart och vår betaltjänstleverantör avräknar mellanskillnaden proportionellt mot den återstående perioden. Tar du bort en teammedlem frigörs platsen för en annan kollega; antalet tecknade platser och därmed priset förändras först när du själv minskar antalet. Minskar du det ger den återstående perioden en kredit som avräknas mot nästa faktura och som inte betalas ut.

Vi har rätt att tillfälligt blockera ett konto vid missbruk, vid betalningsdröjsmål eller om användningen äventyrar säkerheten eller tillgängligheten för andra. Vi meddelar detta i förväg, såvida situationens art inte omöjliggör det.

4. Priser och moms

Alla belopp vi anger är exklusive moms, om inget annat uttryckligen anges. Aktuella priser finns på prissidan.

Vid Pro och Pro+ är priset per användare per månad. Vid årsbetalning gäller den rabatt som anges på prissidan jämfört med månadsbetalning.

Vi kan justera våra priser. En prisändring aviserar vi minst 30 dagar i förväg via e-post, och den träder i kraft vid nästa förnyelse av ditt abonnemang. Är du inte nöjd med det kan du säga upp abonnemanget innan ikraftträdandedatumet, med verkan från slutet av den pågående perioden. För ett löpande årsabonnemang gäller det nya priset först vid nästa årsperiod.

En justering som enbart följer en lagstadgad förändring, till exempel ett ändrat momssatsvärde, får vi genomföra utan denna frist.

5. Betalning och debitering

Betalning sker via vår betaltjänstleverantör. Du betalar i förskott: vid månadsabonnemang per månad, vid årsabonnemang per år. Fakturan finns i kundportalen.

Du ger oss fullmakt att automatiskt debitera abonnemangsbeloppet från den betalningsmetod du har angett. Se till att den förblir giltig.

Om en betalning misslyckas försöker vi igen och du får ett meddelande med en uppmaning att reglera betalningen inom 14 dagar. Uteblir betalningen därefter har vi rätt att stänga av åtkomsten och avsluta abonnemanget. Kostnader som vi skäligen måste bära för detta faller på ditt ansvar.

6. Löptid, uppsägning och byte av plan

Ett månadsabonnemang löper per månad och kan sägas upp månadsvis. Du säger upp själv i kundportalen, utan uppsägningstid och utan att behöva maila oss. Uppsägningen träder i kraft vid slutet av den period du redan har betalat: fram till det datumet behåller du åtkomst, därefter upphör abonnemanget och vi debiterar inget mer. Ingen återbetalning sker för den pågående perioden.

Ett årsabonnemang löper till slutet av årsperioden. Du kan säga upp i förtid med verkan från slutet av den perioden; abonnemanget upphör då på förnyelsedatumet. Återbetalning i förtid för ett redan betalt år är inte möjlig, utom i de fall som anges i artikel 7.

Säger du inte upp förnyas abonnemanget automatiskt med samma period varje gång.

Upp- eller nedgradering till en annan betald plan kan ske under löptiden. En ändring träder i kraft omedelbart och mellanskillnaden avräknas proportionellt mot den återstående perioden: vid uppgradering betalar du mellanskillnaden, vid nedgradering uppstår en kredit som avräknas mot nästa faktura. En sådan kredit betalas inte ut.

Att återgå till gratisplanen är ingen nedgradering utan en uppsägning. Det hanterar du i kundportalen och fungerar som beskrivet ovan: du behåller åtkomst till slutet av den betalda perioden.

Vi kan själva säga upp abonnemanget med en frist på två månader. Avslutar vi tidigare än vid slutet av en period du redan har betalat, återbetalar vi den oanvända delen proportionellt.

7. Återbetalning och goodwill

Eftersom vi levererar för affärsmässigt bruk finns det ingen lagstadgad rätt till återbetalning. Vi tillämpar dock ett goodwillfönster: är du inte nöjd inom 30 dagar efter din första betalning kan du via e-post begära återbetalning av den första betalningen. Vi bedömer en sådan begäran på skälig grund och återbetalar vid beviljande till den betalningsmetod du använde.

Fönstret på 30 dagar gäller en gång, per organisation, och endast för den allra första betalningen av ett abonnemang. Det gäller inte för förnyelser, senare perioder, extra användare eller enstaka tillägg. En beviljad återbetalning innebär att abonnemanget avslutas och att åtkomsten upphör.

Utöver detta återbetalar vi självklart belopp som vi felaktigt har debiterat, till exempel vid en dubbel debitering eller ett felaktigt antal användare. Anmäl detta inom skälig tid efter att du har kunnat se fakturan.

8. Credits och månadsbuntar

De betalda planerna inkluderar en månatlig bunt credits som tillgodoförs vid varje betald faktura. Varje dokument du låter skapa kostar credits, beroende på dokumenttyp, längd och valt kvalitetsnivå. Vad ett dokument kostar ser du i appen och på prissidan. Vid Pro och Pro+ gäller bunten per användarplats. Gratisplanen har ingen månadsbunt: där gäller ett engångsstartssaldo och en gräns för antalet dokument per dag.

Oanvända credits förfaller för närvarande inte vid månadsslut. Det du har kvar finns kvar på ditt saldo och den nya månadsbunten läggs ovanpå. Vi kan i framtiden koppla en giltighetstid till detta; en sådan ändring aviserar vi enligt artikel 14.

Nedgraderar du till en plan med en mindre bunt kvarstår ditt befintliga saldo och det är bara den nya månadsbunten som är mindre. Säger du upp går ditt konto efter den betalda periodens slut tillbaka till gratisplanen: ett kvarvarande saldo kvarstår och kan användas inom gratisplanens gränser, men ingen ny månadsbunt tillkommer.

Credits representerar inget penningvärde, är inte överlåtbara och betalas inte ut eller avräknas i pengar. En återbetalning enligt artikel 7 avser det betalda abonnemangsbeloppet, inte förbrukade eller kvarvarande credits.

Du kan ställa in ett månadstak i appen för att hålla koll på förbrukningen. Når du det taket upphör genereringen till nästa månad. Taket är din egen inställning och ändrar ingenting i priset för ditt abonnemang.

9. Tillgänglighet, underhåll och ändringar i tjänsten

Vi gör vårt bästa för att hålla Rapportly tillgängligt och användbart, men vi utlovar ingen specifik tillgänglighetsgrad. Underhåll, driftstörningar hos underleverantörer och internetproblem kan leda till avbrott. Planerat underhåll aviserar vi i förväg när det är möjligt och förlägger det i möjligaste mån utanför kontorstid.

Rapportly är en tjänst som kontinuerligt utvecklas. Vi kan lägga till, ändra och ta bort funktioner. Om en funktion som är väsentlig för din användning försvinner meddelar vi det i förväg, och du kan säga upp tjänsten till det datum då ändringen träder i kraft.

Vi anlitar underleverantörer, bland annat för hosting, taligenkänning och språkmodeller. Vi kan byta underleverantör, förutsatt att skyddsnivån för dina uppgifter förblir jämförbar.

10. AI-utdata: du är alltid ansvarig för innehållet

Rapportly skapar texter med hjälp av AI. Allt som Rapportly levererar är ett utkast: ett hjälpmedel som du granskar, kompletterar och korrigerar innan du använder det, sparar i ett ärende eller skickar till en kund.

AI-utdata kan innehålla felaktigheter, sakna information eller formulera sig annorlunda än du avsåg. Vi garanterar inte att utdatan är korrekt, fullständig eller lämplig för din specifika situation, och utdatan utgör inte råd från oss till dig eller till din kund.

Du är själv ansvarig för innehållet i dina råd, rapporter och ärenden, samt för att följa de regler som gäller för ditt yrke, inklusive din omsorgsplikt och tillsynsmyndighetens krav. Rapportly tar inte över det ansvaret och agerar inte som rådgivare åt dina kunder.

Vi tränar inga AI-modeller på ditt material. Hur vi behandlar uppgifter framgår av integritetspolicyn.

11. Ditt material och vår immateriella egendom

Det du matar in förblir ditt: transkriberingar, inspelningar, dokument, exempel och stilprofiler. Även de dokument du skapar med Rapportly tillhör dig och får du fritt använda, anpassa och distribuera. Vi använder ditt material enbart för att utföra tjänsten åt dig.

Programvaran, webbplatsen, varumärket och logotypen för Rapportly tillhör oss eller våra licensgivare. Du får en icke-exklusiv, icke-överlåtbar nyttjanderätt under abonnemangsperioden. Det är inte tillåtet att kopiera, dekompilera, vidareförsälja eller tillhandahålla Rapportly till tredje part som en egen tjänst.

Se till att du har rätt att använda det material du matar in. Du garanterar att dina indata inte kränker andras rättigheter.

12. Uppgifter och integritet

Hur vi behandlar personuppgifter, vilka uppgifter det rör sig om och hur länge vi sparar dem framgår av integritetspolicyn på den här webbplatsen.

Innehållsfria produktinsikter och icke-personliga konfigurationsmönster är en fast del av varje Rapportly-konto och är aktiverade som standard. Rapportly får sammanställa dessa strikt avgränsade signaler mellan kontor för att förbättra tjänsten.

Dessa signaler består uteslutande av förhandsgodkända räkningar, faser, handläggningstider, tekniska utfall och icke-personliga inställningar. Namn, fritext, belopp, filer, medicinska kategorier, källinnehåll, kundinnehåll och andra personuppgifter är undantagna. Råkundinnehåll används eller delas aldrig mellan organisationer.

Denna tjänstbas har ingen avslagsfunktion. Om du inte vill ha dessa fasta delar ska du inte skapa ett konto eller ett abonnemang. Vid en senare väsentlig ändring kan du säga upp tjänsten före ikraftträdandedatumet enligt artikel 14.

Om du behandlar personuppgifter om dina egna kunder via Rapportly är du personuppgiftsansvarig och vi är personuppgiftsbiträde. För detta gäller ett personuppgiftsbiträdesavtal, som kan begäras via vragen@rapportly.io. Vid motstridighet avseende behandlingen av personuppgifter har personuppgiftsbiträdesavtalet företräde framför dessa villkor.

När abonnemanget avslutas kan du exportera dina dokument. Begär detta i god tid: efter de lagringstider som anges i integritetspolicyn kan vi inte längre lämna ut uppgifterna.

13. Ansvar

Vårt ansvar per händelse, och totalt per kalenderår, är begränsat till det belopp du har betalat oss för abonnemanget under de 12 månaderna före händelsen, med ett minimum motsvarande det belopp som vårt försäkringsbolag utbetalar i det aktuella fallet.

Vi ansvarar inte för indirekta skador, såsom utebliven vinst, missade besparingar, skada på anseendet, förlust av uppgifter eller skada som uppstår till följd av att AI-utdata använts utan granskning.

Dessa begränsningar gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet från vår sida.

Ett anspråk förfaller om du inte skriftligen anmäler det till oss inom 12 månader från det att du upptäckte, eller skäligen borde ha upptäckt, skadan.

14. Ändringar av dessa villkor

Vi kan ändra dessa villkor. En väsentlig ändring meddelar vi minst 30 dagar i förväg via e-post eller i appen, med angivande av ikraftträdandedatumet.

Om du inte godtar en ändring kan du säga upp tjänsten till ikraftträdandedatumet. Om du fortsätter att använda Rapportly efter det datumet gäller de nya villkoren.

På sidan anges alltid versionsnumret och datumet för den version som gäller vid det aktuella tillfället.

15. Tillämplig lag och tvister

Dessa villkor och användningen av Rapportly regleras av nederländsk rätt.

Om vi inte kan lösa en tvist gemensamt hänskjuter vi den till behörig domstol i det distrikt där Rapportly B.V. har sitt säte. Vi ber dig att först kontakta oss via vragen@rapportly.io, så att vi i de flesta fall enkelt kan lösa saken tillsammans.

Om en bestämmelse i dessa villkor inte är giltig fortsätter övriga bestämmelser att gälla, och vi ersätter den ogiltiga bestämmelsen med en giltig bestämmelse som så nära som möjligt återspeglar dess innebörd.