Gizlilik Bildirimi

1. Sorumlu kim?

Rapportly B.V., Rapportly aracılığıyla rapportly.io ve rapportly.nl üzerinden paylaştığın veriler için veri sorumlusudur. Bize vragen@rapportly.io üzerinden ulaşabilirsin.

Rapportly'yi, kendi müşterilerine ait kişisel veriler içeren belgeler için kullanıyor musun (örneğin bir müşteri görüşmesinin dökümü veya ses kaydı)? Bu durumda söz konusu veriler için veri sorumlusu sensin; biz bu verileri yalnızca senin talimatın doğrultusunda, veri işleyen sıfatıyla işleriz. Veri işleme sözleşmesi talep etmek için vragen@rapportly.io adresine yazabilirsin.

2. Hangi verileri işliyoruz ve ne amaçla?

Hesap ve organizasyon: şirket adı, e-posta adresi, şifre (şifreli olarak saklanır), iki adımlı doğrulama ayarları, ekip içindeki rolün ve dil tercihin. Amaç: hesabını ve ekibini çalıştırmak. Hukuki dayanak: sözleşmenin ifası.

Belge içeriği: girdiğin döküm metinleri, notlar ve örnek belgeler ile Rapportly'nin bunlardan oluşturduğu belgeler. Amaç: senin yazım tarzında belgeler oluşturmak. Hukuki dayanak: sözleşmenin ifası. Kayıt sırasında seni bu konuda bilgilendiriyor ve bu hizmete onayını alıyoruz.

Ses kayıtları: bir görüşmenin kaydını yükler, uygulamada bir görüşme kaydeder veya bir video toplantısını (uygulamada ya da tarayıcı uzantısıyla) kaydedersen, bu kaydı metne dönüştürmek için işleriz. Böyle bir kayıtta görüşmede söylenen her şey yer alır: ses tonu ve görüşmenin içeriği, dolayısıyla çoğunlukla müşterinin kişisel verileri. Toplantı kaydı söz konusu olduğunda ise o toplantıya katılan herkesin sesi de dahil olur; bu kişiler müşterin olmasa bile. Amaç: kaydı, daha sonra kullanacağın bir dökümüne dönüştürmek. Hukuki dayanak: sözleşmenin ifası. Kayıtla nasıl işlem yaptığımız bölüm 4'te açıklanmaktadır.

Abonelik ve fatura verileri: planın ve kullanımın; ücretli abonelikler aktif olduğunda ise ödeme sağlayıcımız aracılığıyla ödeme bilgilerin. Kart veya hesap bilgilerini kendimiz saklamıyoruz. Hukuki dayanak: sözleşmenin ifası ve yasal (vergisel) yükümlülükler.

Teknik veriler: sunucu günlükleri ve hata mesajları (IP adresi, zaman damgası ve talep edilen sayfa gibi) ile takip çerezleri veya üçüncü taraf analitiği kullanmaksızın kendi tuttuğumuz kullanım istatistikleri. Amaç: güvenlik, kötüye kullanım önleme ve hizmetin iyileştirilmesi. Hukuki dayanak: meşru menfaat.

Sabit içeriksiz sinyaller: Rapportly, ürünü geliştirmek amacıyla ofisler arasında yalnızca önceden onaylanmış sayımları, aşamaları, süreleri, teknik sonuçları ve kişisel olmayan yapılandırma ayarlarını bir araya getirir. İsimler, serbest metin, tutarlar, dosyalar, tıbbi kategoriler, kaynak içerik, müşteri içeriği ve kişisel veriler teknik olarak filtrelenir ve kullanılmaz. Bu iki içeriksiz bileşen hizmetin bir parçasıdır ve her hesapta varsayılan olarak açıktır; ham müşteri içeriği hiçbir zaman organizasyon genelinde kullanılmaz veya paylaşılmaz.

Ortak atıfı: bir ortak bağlantısı üzerinden gelirsen, onayınla seni yönlendiren ortağı 90 gün boyunca hatırlarız. Bu nasıl çalışır, çerez bildiriminde açıklanmaktadır. Hukuki dayanak: rıza.

Müşterine e-posta: Rapportly üzerinden bir müşterine mesaj gönderdiğinde, o mesajın iletilip iletilmediğini ve içindeki bir bağlantıya tıklanıp tıklanmadığını zaman damgasıyla birlikte kaydederiz. Böylece mesajının ulaşıp ulaşmadığını ve müşterinin bununla bir şey yapıp yapmadığını dosyada görebilirsin. Bir mailin açılıp açılmadığını kasıtlı olarak kaydetmiyoruz: bazı mail programlarının iletileri otomatik olarak önceden yüklemesi nedeniyle bu ölçüm teknik olarak güvenilmez hale gelmiştir ve dosyanda yanlış bir izlenim bırakabilir. Bu tür bir mesajdaki bağlantılar kendi alan adımız olan link.mail.rapportly.io üzerinden geçer. Amaç: mesajınla ne olduğunu görebilmek. Hukuki dayanak: sözleşmenin ifası. Dikkat: kendi müşterini bu konuda bilgilendirmek senin sorumluluğundadır.

Stil önerileri: bir web sitesi adresi, ekran görüntüsü, logo, şirket adı veya açıklama sağlarsan, şirketin için renkler ve örnek biçimlendirme önermek amacıyla bu girdileri işleriz. Belirttiğin herkese açık web sitesi ve biçimlendirmesi sunucumuzdan alınır; tarayıcı çerezlerini göndermeyiz ve o web sitesinde oturum açmayız. Stil oluşturucu bu girdileri bir yapay zekâ sağlayıcısına göndermez ve stil profili olarak kaydetmez. Üç öneri alırsın ve bir örnek dosya oluşturabilirsin. Yukarıda belgeler ve stil örnekleri için açıklanan işleme ve saklama süreleri, ancak bu dosyayı daha sonra kendin yüklediğinde veya kaydettiğinde geçerli olur. Ayrı olarak yüklenen bir logo örnek dosyaya dahil edilebilir; ekran görüntüsü yalnızca renkleri belirlemek için kullanılır.

3. Yapay zeka işleme

Rapportly, Anthropic'in yapay zeka modelleriyle belgeler oluşturur. Girişin yalnızca belgelerini oluşturmak için kullanılır: yapay zeka modellerini eğitmek için değil ve diğer kullanıcılarla paylaşılmaz.

Sesi metne dönüştürmek için Speechmatics'in Avrupa EU1 uç noktası üzerinden Batch hizmetini kullanıyoruz. Kaydın yalnızca döküm metnini oluşturmak için kullanılır. Speechmatics'e göre şirket, müşteri onayı olmadığı sürece müşteri kayıtlarını model eğitimi için kullanmaz.

Hukuki dayanağı olmayan kişisel veriler içeren belgeler yükleme; bunu kayıt sırasında da onayını alarak belirtiyoruz. İpucu: mümkün olduğunda girişi anonimleştir; belgenin kalitesi değişmez.

4. Sesi metne dönüştürme

Bir ses kaydı yükleyebilir, uygulamada doğrudan bir görüşme kaydedebilir veya bir video toplantısı kaydedebilirsin. Her durumda kaydı Speechmatics'e göndeririz; Speechmatics bunu Avrupa EU1 uç noktası aracılığıyla metne dönüştürür. Kendin kayıt yaparsan, kayıt süresince kayıt kendi tarayıcında kalır ve yalnızca 'dönüştür' düğmesine bastığında gönderilir. Bazı dosya türlerinde (m4a, mp4 ve webm) dosyayı önce kendi sunucumuzda ses modelinin işleyebileceği bir biçime dönüştürürüz; ancak bundan sonra gönderilir.

Bir video toplantısını iki şekilde kaydedebilirsin: uygulamada 'toplantıyı kaydet' seçeneğiyle ya da Chrome ve Edge için Rapportly tarayıcı uzantısıyla. Uzantı, Google Meet, Microsoft Teams ve tarayıcıdaki Zoom web istemcisinde çalışır. Her iki durumda da konuşmanın her iki tarafı kayıtta yer alsın diye toplantı sekmesinin sesini mikrofonunla birleştiririz. Kayıt yalnızca sen kayıt düğmesine veya uzantı simgesine tıkladığında başlar; hiçbir zaman otomatik olarak kayıt yapılmaz. Uzantı, sohbet mesajlarını, katılımcı listelerini veya görsel sayfa içeriğini okumaz ya da toplamaz. Yalnızca sen kaydı başlattıktan sonra sekme sesini ve mikrofonunu kaydeder; kaydı yalnızca uygulamadan yapılan bir kayıtla aynı konuma, Rapportly'ye gönderir.

Kayıt sırasında tarayıcı uzantısı, sesi tarayıcıdaki yerel ve izole bir bekleme kuyruğuna küçük parçalar halinde yazar. Her kayıt için bu kuyruk, durum, başlangıç zamanı, süre, dosya boyutu ve dosya türü gibi kurtarma ve yükleme için gerekli sesi ve teknik verileri saklar. Bağlı bir takvim kullanıyorsan, eşleşen randevunun başlığı ve dahili bir müşteri referansı da saklanabilir ve kayıtla birlikte kendi Rapportly hesabına gönderilebilir. Uzantı, takviminden katılımcı listelerini veya ham e-posta adreslerini çekmez. Takvim bağlantısı olmadan kayıt, bu veriler olmadan sorunsuz çalışmaya devam eder.

Uzantı, kaydı doğru hesaba yerleştirmek için Rapportly oturum bilgilerini geçici olarak tarayıcıda saklar; bu oturum tarayıcıyı kapattığında veya oturumu kapattığında silinir. Ayrıca uzantı, en son kullanılan Rapportly hesabının dahili hesap kimliğini yerel olarak hatırlar ve bekleyen her kaydı başlatıldığı hesaba bağlar. Bu sayede paylaşılan bir cihazda bir kayıt fark edilmeden başka bir hesaba gönderilmez. Hesap uyuşmazlığı durumunda bekleme kuyruğu önce bilinçli bir seçim yapmanı ister.

Durdurulduktan sonra uzantı, kaydı şifreli bir bağlantı üzerinden otomatik olarak Rapportly'ye yüklemeye çalışır. Geçerli bir oturum yoksa veya yükleme geçici olarak başarısız olursa kayıt yerel olarak kalır. Tarayıcı yalnızca yeni bir yükleme denemesi planlar; bu hiçbir zaman yeni bir kayıt başlatmaz. Yerel kopya yalnızca yükleme başarıyla tamamlandıktan sonra veya sen onu bekleme kuyruğundan bilinçli olarak kaldırdıktan sonra silinir.

Kaydın kendine ne olacağı, 'kayıtları sakla' özelliğine bağlıdır. Bu özellik kapalıysa dosya, sunucumuzda yalnızca dönüştürme sırasında geçici bir dosya olarak bulunur ve ardından silinir; kayıt ne veritabanına ne de belge özetine eklenir. Bu özellik açıksa kaydı ve birebir metni görüşmeyle birlikte saklarız (AB'de, Frankfurt'taki Supabase'de), böylece daha sonra dinleyebilir, indirebilir ve istediğin zaman kendin silebilirsin. Speechmatics, Batch işleme için sesin, döküm metninin ve iş yapılandırmasının bir kopyasını saklar. Rapportly, başarılı bir dönüşümün ardından Speechmatics'ten işi derhal silmesini talep eder. Bu mümkün olmazsa Speechmatics, işi kendi saklama politikasına göre yedi gün içinde otomatik olarak siler.

Ortaya çıkan metni saklarız; bunu kendin yazdığın veya yapıştırdığın bir döküm metniyle aynı şekilde yaparız. Döküm metni ekrandaki metin alanına gelir ve bir kilitlenme ya da sekmeyi kapatma durumunda çalışmanı kaybetmemek için otomatik olarak taslak olarak kaydedilir. Bu taslak, raporu başlattığında veya alanı temizlediğinde silinir. Raporu başlatırsan metin, yukarıdaki 'Belge içeriği' kapsamına girer.

Her dönüştürme işlemi için; dönüştürmenin gerçekleştiğini, dosya boyutunu, dosya türünü, süreyi, kredi sayısını ve IP adresiniz gibi teknik verileri kaydediyoruz. Kayıt veya transkript içeriği bu bilgilere dahil değildir. Amaç: faturalandırma, kötüye kullanımı önleme ve yaşananları geriye dönük izleyebilme.

Danışman olarak senin için önemli olan şu: bir görüşmeyi kayıt altına alıp almamaya sen karar verirsin ve bunun sorumluluğu sana aittir. Konuştuğun kişilere kayıt yaptığını ve bu kaydı ne amaçla kullandığını söyle; bunun için geçerli bir hukuki dayanağın olduğundan emin ol. Bu durum video konferanslar için de geçerlidir: kaydı başlatmadan önce tüm katılımcıları bildir. Yalnızca ihtiyacın kadar kayıt yap.

Kayıtların saklanması özelliğini adım adım etkinleştiriyoruz. Bu özellik senin ortamında aktifse, görüşmenin yanında oynatma, indirme ve silme düğmelerini içeren bir kayıt bloğu görürsün. Bu bloğu görmüyorsan, ortamın için kayıt saklama kapalıdır ve dönüştürme işleminin ardından kaydın silinir.

5. Verileri kimlerle paylaşıyoruz?

Verileri asla satmıyoruz. Yalnızca Rapportly'nin çalışması için gerekli olan tedarikçilerle paylaşıyoruz. Bunların tamamı şunlardır: Vercel (web sitesi barındırma), Railway (uygulama ve API), Supabase (veritabanı ve giriş; Frankfurt'ta AB içinde depolama), Anthropic (belgelerini oluşturan yapay zeka), Speechmatics (sesi Avrupa'daki EU1 uç noktası aracılığıyla metne dönüştürme) ve Resend (e-posta gönderme, teslimatların ve o e-postadaki bağlantı tıklamalarının kaydedilmesi). Bu tedarikçiler verileri yalnızca bize hizmet sunmak amacıyla işleyebilir.

Kişisel veri işleyen yeni bir tedarikçi devreye aldığımızda veya mevcut birini değiştirdiğimizde, Rapportly kullanan ofisleri önceden bilgilendiririz; böylece itiraz etme fırsatı bulabilirler. Güncel liste vragen@rapportly.io adresinden talep edilebilir.

Posta kutunuzu bağlarsanız Rapportly, kutuda taslak oluşturmak için izin verdiğiniz Google (Gmail) veya Microsoft (Outlook) bağlantısını kullanır. Onaydan sonra gönderimin sunulduğu yerlerde bunu Rapportly’de ayrıca etkinleştirir; her iletinin alıcısını, varsa Gizli alıcılarını, konusunu, metnini ve eklerini kontrol edersiniz. Onayınızdan sonra Rapportly, gönderimi ayarlanan zaman aralığında işler. Google taslak yönetimini ve taslak göndermeyi tek izinde birleştirir. Microsoft, taslaklar için okuma ve yazma erişimi ile ayrı bir gönderim izni ister.

Verilerin Avrupa Ekonomik Alanı dışında işlendiği durumlarda bu, bir yeterlilik kararına (AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi gibi) veya AB standart sözleşme maddelerine dayanılarak yapılır.

Rapportly tarayıcı uzantısı aracılığıyla alınan bilgilerin kullanımı, Sınırlı Kullanım gereklilikleri dahil olmak üzere Chrome Web Store Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur. Rapportly bu verileri yalnızca kullanıcının seçtiği toplantı kaydını yerel olarak güvenli şekilde saklamak, kendi Rapportly hesabına göndermek ve metne dönüştürmek amacıyla kullanır. Bu verileri satmıyoruz; reklam, kredi değerlendirmesi veya ilgisiz başka amaçlar için kullanmıyoruz. Çalışanlar içeriği okumaz; yalnızca somut bir destek talebi için açıkça izin verirsen, güvenlik açısından erişim zorunluysa veya yasa bunu gerektiriyorsa istisna geçerlidir.

Posta kutusu bağlantısı için bağlı e-posta adresini, verilen izinleri ve erişim belirteçlerini işleriz. Bağlantıyı yenileyen belirteç sunucuda şifreli saklanır. Bir ileti için alıcıyı, varsa Gizli alıcılarını, konuyu, metni, ek referanslarını, sağlayıcının taslak veya ileti referansını ve işlem durumunu saklarız. Seçtiğiniz içerik ve ekleri taslak oluşturmak ve onaydan sonra göndermek üzere sağlayıcınıza iletiriz. Bu müşteri e-postası işlevi gelen kutunuzdaki iletileri almaz. Gönderildi durumu sağlayıcının kabulünü doğrular; teslim veya okunma kanıtı değildir.

Rapportly, Google API’lerinden alınan bilgileri Limited Use gereklilikleri dâhil Google API Services User Data Policy uyarınca yalnızca seçtiğiniz görünür işlevler için kullanır. Bu verileri satmayız; reklam, kredi değerlendirmesi veya genel yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanmayız. İnsan erişimi, açıkça izin verdiğiniz destek, gerekli güvenlik amaçları veya yasal yükümlülüklerle sınırlıdır. Yukarıda belirtilen teknik sağlayıcılar verileri yalnızca bu işlevleri sunmak ve korumak için işler.

6. Verileri ne kadar süre saklıyoruz?

Hesabın aktif olduğu sürece, belgelerine geri dönüp okuyabilmen ve yeniden kullanabilmen için verilerini saklarız. Bir belgeyi veya müşteriyi silersen, o içerik uygulamadan kaldırılır. Hesabının ve verilerinin silinmesini istiyorsan vragen@rapportly.io adresine e-posta gönder; verilerini aktif sistemlerden sileriz, ardından yedekleme takvimine göre yedeklerden de kaldırılır.

Ses kayıtları: henüz yüklenmemiş bir tarayıcı uzantısı kaydı, yükleme başarılı olana veya sen kendisi silene kadar yerel kuyrukta kalır. Başarılı yüklemeden sonra uzantı yerel kaydı siler. Rapportly'de 'kayıtları sakla' kapalıysa, sunucu kopyası yalnızca dönüştürme sırasında var olur ve ardından silinir. Açıksa, kaydı ve ilgili metni görüşmeyle birlikte sen silene veya hesabın silinene kadar saklarız. Metin alanındaki transkripti, tıpkı kendin yapıştırdığın metin gibi, kullandığın sürece saklarız: raporu başlatana ya da alanı temizleyene kadar otomatik kaydedilmiş taslak olarak, sonrasında ise belgenin bir parçası olarak. Bir taslağı hiç tamamlamazsan, alanı temizleyene veya hesabın silinene kadar kalır; daha önce kaldırmamızı istersen bize haber ver.

Müşterilere gönderilen e-postalar ve bunların durumunu (teslim edildi, tıklandı) ilgili görüşmeyle birlikte dosyada saklarız; bu süre hesabın var olduğu ya da o görüşmeyi sildiğin zamana kadar devam eder.

Yasal olarak daha uzun süre saklamamız gereken verileri (faturalar gibi, 7 yıllık vergi saklama yükümlülüğü) ve kayıt onaylarının ile güncel Rapportly hizmet dayanağının belgelerini, bu yükümlülük veya gereklilik devam ettiği sürece saklarız.

Hesabım → Bağlantılar bölümünden posta kutunuzun bağlantısını kesebilirsiniz. Rapportly saklanan bağlantı kimlik bilgisini siler. Google veya Microsoft üzerinden de erişimi iptal edebilirsiniz. Önce gönderim kuyruğunda bekleyen onaylı iletileri kontrol edin. Bağlantıyı kesmek Rapportly’deki e-posta geçmişini veya sağlayıcınızda zaten bulunan taslak ve gönderilmiş iletileri silmez. Rapportly’deki verileri silmek için yukarıdaki seçenekler ve saklama süreleri geçerlidir. Posta kutusu verilerini sağlayıcınızda yönetirsiniz.

7. Verilerini nasıl güvende tutuyoruz?

Bağlantılar şifreli (https). Veriler, veritabanı düzeyinde de (satır düzeyinde güvenlik) her organizasyon için ayrı tutulur. İki adımlı doğrulama tüm Rapportly hesapları için mevcuttur ve varsayılan olarak isteğe bağlıdır. Ekip yöneticisi, tüm ekip için iki adımlı doğrulamayı zorunlu kılabilir. Üretim sistemlerine erişim yalnızca ihtiyaç duyanlarla sınırlıdır.

8. Hakların

Verilerine erişim, düzeltme, silme, kısıtlama ve taşınabilirlik haklarına sahipsin; ayrıca işlemeye itiraz edebilirsin. Verdiğin onayı (örneğin iş ortağı ilişkilendirmesi için) istediğin zaman geri alabilirsin; bu, önceki işlemeleri etkilemez.

Talebini vragen@rapportly.io adresine e-posta ile ilet; bir ay içinde yanıt veririz. Verilerinin doğru işlenmediğini düşünüyorsan, Autoriteit Persoonsgegevens'e (autoriteitpersoonsgegevens.nl) şikayette bulunabilirsin.

9. Çerezler ve yerel depolama

İzninizle, reklamları ölçmek için herkese açık sayfa ziyaretlerini ve IP adresiniz dahil tarayıcı verilerini Meta’ya göndeririz. Meta çerez kullanabilir ve ziyaretleri hesabınızla ilişkilendirebilir. Müşteri içeriklerini paylaşmayız. Seçiminiz 90 gün geçerlidir. Çerez ayarlarından izninizi geri çekebilirsiniz. Aynı izinle, adınızı, e-posta adresinizi veya şirket bilgilerinizi göndermeden hesap kaydınızın tamamlandığını da bildiririz. Tarayıcında nelerin saklandığı (giriş, dil tercihi ve yalnızca onayınla iş ortağı kodu) çerez bildiriminde ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Tarayıcı uzantısını kullanıyorsan, uzantı ayrıca şunları yerel olarak saklar: geçici giriş oturumun, en son kullanılan Rapportly hesabının dahili hesap kimliği, mikrofonu daha önce izin verip vermediğin, bir kaydın devam edip etmediği, Meet, Teams ve Zoom'daki hatırlatmayı görmek isteyip istemediğin ve henüz yüklenmemiş kayıtların kuyruğu. Bu kuyruk; ses verisini ve kurtarma ile yükleme için gereken durum, zaman, süre, boyut, dosya türü, hesap bağlantısı ile varsa randevu başlığı veya dahili müşteri referansını içerir. Bir tarayıcı alarmı ek kişisel veri saklamaz; yalnızca mevcut bir kuyruk öğesi için yeni bir yükleme denemesi planlar.

10. Değişiklikler

Bu bildirimin içeriği değişirse, üstteki sürüm numarasını ve tarihi günceller ve önemli değişiklikleri uygulamada bildiririz. Sürüm 2.0, 2026-10-01 tarihinden itibaren geçerlidir ve sorumlu şirket olarak Rapportly B.V. ile iletişim adresi olarak vragen@rapportly.io bilgisini belirtir.