Перейти до вмісту

Посібники

Папки клієнтів і безпечний обмін

Папка клієнта об’єднує контактні дані, звіти й пакети розмов. Доступ клієнта та відкриття доступу до документів налаштовуються окремо.

Коротко

  1. Відкрийте Клієнти. Знайдіть наявну папку або натисніть «Нова папка клієнта».
  2. Укажіть назву й створіть папку. Потім відкрийте Контакти, щоб керувати контактними даними.
  3. Використовуйте Подання матеріалів для адреси прийому або безпечного посилання для надсилання, якщо це доступно для організації.
  4. Використовуйте Вхід клієнта, щоб запросити клієнта. За замовчуванням клієнт нічого не бачить у папці; відкривайте доступ до кожного документа окремо через «Надати доступ клієнту».
  5. Після відкриття доступу перевірте, що видно. Відкликайте посилання або доступ, щойно вони більше не потрібні.

Зверніть увагу. Не використовуйте справжню папку клієнта для вправ. Портал клієнта або посилання для надсилання можуть залежати від тарифного пакета.

Завдання

Створити папку клієнта

Можливості: Нова папка клієнта · контактні дані

  1. Відкрийте Клієнти й виберіть «Нова папка клієнта».
  2. Укажіть ім’я клієнта й створіть папку.
  3. Відкрийте папку й заповнюйте контактні дані лише тоді, коли вони потрібні для вашої роботи.
  4. Перевірте, що робота потрапляє до правильної папки клієнта.

Знайти папку клієнта

Можливості: Пошук · відкрити папку

  1. Відкрийте Клієнти й скористайтеся полем пошуку.
  2. Перевірте знайдену назву й відкрийте потрібну папку.
  3. Використовуйте вкладки для контактів, матеріалів, подання матеріалів або доступу.

Оновити дані клієнта

Можливості: Контакти · адреса електронної пошти

  1. Відкрийте потрібну папку клієнта й виберіть Контакти.
  2. Оновлюйте лише потрібні контактні дані.
  3. Перевірте збережені дані, перш ніж використовувати запрошення або лист.

Отримувати документи через адресу електронної пошти клієнта

Можливості: Адреса прийому · відомий відправник · отримання вкладень

  1. Відкрийте папку клієнта й укажіть у Контакти адресу електронної пошти клієнта.
  2. Відкрийте Подання матеріалів і створіть адресу прийому, якщо цю функцію ввімкнено для вашого офісу.
  3. Передайте адресу клієнту й пізніше перевірте отримані файли в папці.
  4. Для записів і транскриптів використовуйте окрему адресу для надсилання матеріалів вашого офісу.

Запросити клієнта до порталу клієнта

Можливості: Вхід клієнта · запросити · портал

  1. Укажіть правильну адресу електронної пошти клієнта в Контакти.
  2. Відкрийте Вхід клієнта й виберіть «Запросити клієнта», якщо портал доступний для вашого пакета.
  3. Перевірте статус запрошення.
  4. Потім відкривайте доступ до документів окремо; запрошення до порталу не надає доступу до них автоматично.

Поділитися документом із клієнтом

Можливості: Доступ до кожного документа · перевірити · відкликати

  1. Відкрийте потрібний документ у папці клієнта.
  2. Виберіть «Надати доступ клієнту» і перевірте, до якого документа ви відкриваєте доступ.
  3. Після відкриття доступу перевірте, що клієнт бачить на порталі.
  4. Відкличте доступ, якщо документ більше не має бути видимим.

Пов’язати папку клієнта з новим завданням

Можливості: Вибрати наявну папку · створити нову папку

  1. Відкрийте нове завдання, наприклад Звіт або Пакет розмови.
  2. У полі Папка клієнта виберіть потрібну наявну папку або скористайтеся «Нова папка клієнта».
  3. Перевірте зв’язок, перш ніж запускати обробку.
  4. Потім перевірте результат у відповідній папці клієнта.

Докладне пояснення

Папки клієнтів, надсилання та вхід

Одна папка на клієнта з усіма звітами та пакетами розмов. Так при повторній зустрічі ти одразу знайдеш усе необхідне.

Відкрийте Клієнти і виберіть папку клієнта. Використовуйте Контакти для даних клієнта, Подання матеріалів для надсилання матеріалів, Вхід клієнта для доступу клієнта, а Надати доступ клієнту для надання доступу до документів.

Клієнти

Подача документів електронною поштою

Надай цьому клієнту власну електронну адресу для подачі відсутніх документів. Те, що він туди надішле, наприклад фото розрахункового листка, автоматично потрапить до досьє цього клієнта.

  1. Електронна адреса:

    Введи електронну адресу цього клієнта вище. Без неї його листи ігноруватимуться: пропускаються лише відомі відправники.

  2. Створити адресу подачі документів

    Цей клієнт може надсилати відсутні документи на цю адресу. Вкладення автоматично потраплять до його досьє. Фото розрахункового листка або річної довідки про доходи також приймаються.

Адміністратор має ввімкнути приймання документів для вашого офісу, перш ніж клієнти зможуть надсилати файли електронною поштою.

Ця адреса призначена для документів від клієнта. Записи та транскрипти надсилай на адресу здачі матеріалів твого офісу у пакеті розмов.

Безпечне посилання для надсилання

Дай клієнту посилання, за яким він сам надішле запис і документи. Обліковий запис не потрібен, і він не бачить вмісту свого досьє.

  1. Створити посилання для надсилання

    Посилання готове. Надішли його клієнту.

  2. Скасувати доступ

    Кожен, хто має посилання, може надсилати файли до завершення строку дії, але нічого не може переглядати. Відклич посилання, щойно завершиш.

Безпечне посилання для надсилання доступне починаючи з Pro+.

Клієнтський портал

Надай клієнту власний доступ для входу. Він бачить лише свою клієнтську папку, а в ній тільки те, до чого ти відкриваєш доступ. Надсилати матеріали він може завжди.

  1. Електронна адреса:

    Спочатку введи адресу електронної пошти цього клієнта в його даних; на неї буде надіслано запрошення.

  2. Запросити клієнта

    Клієнт отримує запрошення електронною поштою та входить за посиланням. Пароль не потрібен.

  3. Що може бачити твій клієнт

    За замовчуванням клієнт не бачить нічого з цієї папки. Відкривай доступ окремо до кожного матеріалу, який йому можна бачити; доступ можна скасувати будь-коли.

Захищений клієнтський портал

Клієнтський портал доступний у Pro+ і вищих пакетах.

Те, що ви бачите, може залежати від вашої ролі, тарифного пакета та інтеграцій вашої організації. Перевіряйте кожну створену чернетку, перш ніж поділитися нею або надіслати її.